中小企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制存在的問題和解決措施

趙　婷

(作者單位：山東財(cái)經(jīng)大學(xué)會(huì)計(jì)學(xué)院)

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中小企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制存在的問題和解決措施

趙婷

由于我國(guó)中小企業(yè)多為家族企業(yè)且組織形式多樣，同時(shí)二職合一的情況普遍存在，而且企業(yè)的管理者和財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，這些特征對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理產(chǎn)生較大影響。正是這些特征導(dǎo)致了我國(guó)中小企業(yè)的平均壽命只有5.7年只接近歐洲等國(guó)家中小企業(yè)平均壽命的一半。部分中小企業(yè)陷入困境的原因正是貨幣資金內(nèi)部控制出現(xiàn)問題。

中小企業(yè)；貨幣資金；內(nèi)部控制

貨幣資金是企業(yè)維持經(jīng)營(yíng)所必須的資產(chǎn)，也算其中最活躍的部分，被稱為企業(yè)的血液，是重要的支付方式，沒有貨幣資金企業(yè)的市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)就將陷入困境[1]。貨幣資金的流動(dòng)性強(qiáng)，極易發(fā)生舞弊行為，因此要借助內(nèi)部控制手段來強(qiáng)化對(duì)貨幣資金使用的監(jiān)督和約束，降低挪用、貪污的風(fēng)險(xiǎn)。

(一)我國(guó)中小企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制存在的問題

中小企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制的目標(biāo)是要保證貨幣資金的安全性、完整性、合法性和效益性。即要防止發(fā)生挪用、貪污也要保證收支合法，還要借助投資、籌資手段來提高貨幣資金的使用效率[2]。但是，我國(guó)中小企業(yè)對(duì)貨幣資金的內(nèi)部控制缺少重視，貨幣資金的運(yùn)轉(zhuǎn)在流入、周轉(zhuǎn)、流出三個(gè)步驟漏洞頻出。

在貨幣資金流入點(diǎn)，部分收入不入賬，存在私設(shè)“小金庫(kù)”的現(xiàn)象。貨幣資金流入講的是錢如何進(jìn)入企業(yè)、以什么形式進(jìn)入企業(yè)、金額是多少等這些問題。然而我國(guó)部分中小企業(yè)在這一節(jié)點(diǎn)上往往存在收到的貨幣資金推遲入賬或侵占、挪用、不足額入賬的現(xiàn)象。家族式的管理模式，所有者直接對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理負(fù)責(zé)，部分管理層認(rèn)為單位現(xiàn)金收入與自己的財(cái)富無(wú)異，所以自行截留日常貨幣資金收入，更有甚者，部分領(lǐng)導(dǎo)私設(shè)“小金庫(kù)”。單位“小金庫(kù)”的存在，不僅會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真，還會(huì)擾亂經(jīng)濟(jì)秩序，造成國(guó)家稅收的流失，更會(huì)影響中小企業(yè)自身的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

此外，一些中小企業(yè)為了減少稅收負(fù)擔(dān)，偷稅漏稅。管理層往往自行或授意財(cái)務(wù)人員隱匿部分收入或高估成本，以此來縮小稅基，以達(dá)到少交甚至不交所得稅的目的。這些不合理現(xiàn)象使得中小企業(yè)缺少流動(dòng)資金的支持，使經(jīng)營(yíng)陷入停頓。因此，在流入點(diǎn)的內(nèi)部控制是貨幣資金內(nèi)部控制的起點(diǎn)。

貨幣資金周轉(zhuǎn)中缺少合理地預(yù)算，資金使用效率低下。資金預(yù)算是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的核心內(nèi)容之一，它是企業(yè)貨幣資金控制的考核標(biāo)準(zhǔn)，是完善中小企業(yè)內(nèi)部管理的基礎(chǔ)性工作，可以促使管理人員注意到貨幣資金的“短缺”和“剩余”情況，及時(shí)了解本公司的貨幣資金狀況[3]。但是，部分中小企業(yè)忽視資金的預(yù)算規(guī)劃，貨幣資金使用有一定的隨意性，計(jì)劃籠統(tǒng)且粗略，缺乏嚴(yán)密的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)和考核依據(jù)，簡(jiǎn)單的金額匯總很難對(duì)中小企業(yè)的貨幣資金管理產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的作用，很多情況下都是即支即用，這就導(dǎo)致資金周轉(zhuǎn)使用效率低下。此外，部分中小企業(yè)的管理層受限于自身專業(yè)素質(zhì)，往往只注重保證貨幣資金的安全性和完整性而忽略了貨幣資金的效益性。在貨幣資金周轉(zhuǎn)過程中缺少運(yùn)用各種投資、籌資手段來高效使用貨幣資金，提高效益性的意識(shí)，導(dǎo)致貨幣資金的使用效率低下。所以合理完備的貨幣資金預(yù)算制度是中小企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有序進(jìn)行的重要保證，也是企業(yè)進(jìn)行控制、監(jiān)督、審計(jì)、考核的主要依據(jù)，尤其是對(duì)于貨幣資金的內(nèi)部控制會(huì)產(chǎn)生重要影響。

貨幣資金流出點(diǎn)的審批制度不完善。流出點(diǎn)涉及到的是貨幣資金以什么形式流出、什么時(shí)間流出、流出原因和流出金額等問題。中小企業(yè)貨幣資金流出點(diǎn)較多，例如原材料的采購(gòu)、員工工資的支付、繳納企業(yè)所得稅等等。因此，減少不合理的貨幣資金流出就相當(dāng)于增加貨幣資金的流入。但是，部分中小企業(yè)對(duì)貨幣資金的支出管理不健全，雖然建立了審批制度但是審批權(quán)限混亂，執(zhí)行不力，缺少監(jiān)督和制衡。

中小企業(yè)的貨幣資金指出審批流于形式，雖有審批流程和規(guī)章但執(zhí)行效果不盡如人意?！耙恢ЧP”審批的現(xiàn)象仍然存在。往往領(lǐng)導(dǎo)一句話說出去，財(cái)務(wù)人員就付款，對(duì)發(fā)票的單價(jià)、數(shù)量、金額沒有嚴(yán)格仔細(xì)的審核，這就使得一些不合理的開支全部都得到報(bào)銷，造成企業(yè)貨幣資金的流失。此外，單位領(lǐng)導(dǎo)也存在越權(quán)審批現(xiàn)象，例如，公司審批規(guī)章規(guī)定總經(jīng)理的審批權(quán)限是10萬(wàn)元，財(cái)務(wù)部門的審批權(quán)限是5萬(wàn)元，該公司有一筆資金支付是8萬(wàn)元，財(cái)務(wù)部門人為將其分成兩筆4萬(wàn)元而自己審批。正是這些不合理現(xiàn)象的存在導(dǎo)致中小企業(yè)實(shí)際支付的款項(xiàng)往往會(huì)高于應(yīng)付款項(xiàng)，貨幣資金的安全受到威脅。流出點(diǎn)的控制是貨幣資金內(nèi)部控制的終點(diǎn)，缺少有效的約束會(huì)給中小企業(yè)帶來?yè)p失，逐步降低企業(yè)的活力。

(二)解決中小企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制存在問題的措施

健全中小企業(yè)貨幣資金的內(nèi)部控制，加強(qiáng)對(duì)貨幣資金流入、周轉(zhuǎn)和流出的管理和控制，是提高中小企業(yè)管理水平的一項(xiàng)重要內(nèi)容，貫穿于中小企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的各個(gè)方面。

第一，把好收入關(guān)，建立和完善相應(yīng)的內(nèi)部審計(jì)制度。想要掌控好貨幣資金的流入點(diǎn)，就要把控好收入關(guān)。杜絕小金庫(kù)，做到該入賬的收入及時(shí)入賬、全額入賬就需要加強(qiáng)對(duì)日常收入的審計(jì)。內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)進(jìn)行自我評(píng)價(jià)的一種活動(dòng)[4]。存在內(nèi)部審計(jì)的情況下，內(nèi)部控制制度才有可能是健全的。借助內(nèi)部審計(jì)可以監(jiān)督中小企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制制度執(zhí)行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)執(zhí)行中暴露出來的問題，對(duì)貨幣資金內(nèi)部控制的漏洞和薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行針對(duì)性的強(qiáng)化。在對(duì)貨幣資金進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)時(shí)可以突擊盤存現(xiàn)金，檢查收據(jù)存根。盤點(diǎn)現(xiàn)金需要掌握好時(shí)機(jī)，選擇出納人員思想上放松和麻痹的時(shí)機(jī)進(jìn)行盤點(diǎn)。除了對(duì)現(xiàn)金的盤點(diǎn)之外，還可以加強(qiáng)與銀行的對(duì)賬，強(qiáng)化對(duì)銀行存款的監(jiān)督。在內(nèi)部審計(jì)的過程中，要注重保證銀行對(duì)賬單的真實(shí)性[5]。盡量安排專人領(lǐng)取銀行存款對(duì)賬單并與銀行存款日記賬核對(duì)，排除未達(dá)賬項(xiàng)和錯(cuò)賬的影響后，如果仍然存在不一致的情況則需要重點(diǎn)關(guān)注是否存在“小金庫(kù)”。

第二，加強(qiáng)貨幣資金的預(yù)算管理，提高資金使用效率。貨幣資金的預(yù)算管理也是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要組成部分[6]。資金不夠充裕往往是制約中小企業(yè)發(fā)展的瓶頸，因此想要獲得長(zhǎng)久的發(fā)現(xiàn)就須得做到量入為出、精打細(xì)算同時(shí)還要關(guān)注貨幣資金的效益性。一般情況下中小企業(yè)的貨幣資金的預(yù)算可以按月編制，某些貨幣資金收支波動(dòng)比較大的企業(yè)，可以根據(jù)本企業(yè)收支的實(shí)際情況按周或按日編制預(yù)算。預(yù)算編制后還要關(guān)注預(yù)算的執(zhí)行情況，貨幣資金預(yù)算是否有效執(zhí)行決定著貨幣資金預(yù)算管理成功與否。此外，預(yù)算的考核也不能忽略。預(yù)算的考評(píng)結(jié)果可以和各個(gè)部門的考評(píng)掛鉤，也可以落實(shí)到各個(gè)員工的工資和獎(jiǎng)金上，與個(gè)人的升遷掛鉤。最重要的是使得基層員工明白，貨幣資金預(yù)算不僅僅是單位領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人或者財(cái)務(wù)部門的事情，自己也是貨幣資金預(yù)算的參與者。在企業(yè)整體樹立貨幣資金效益性，調(diào)動(dòng)員工對(duì)貨幣資金管理的積極性，以保證貨幣資金得到合理、高效的使用。

第三，建立并完善授權(quán)審批制度。授權(quán)審批制度既要明確規(guī)定審批人的授權(quán)批準(zhǔn)權(quán)限、程序、范圍、責(zé)任等內(nèi)容也要注意避免出現(xiàn)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層層審核、重復(fù)簽字的局面，這樣會(huì)加大的降低企業(yè)的效率[7]。所以，完善的授權(quán)審批制度需要明確資金支出審批人員的責(zé)任和權(quán)限，堅(jiān)持權(quán)責(zé)對(duì)等，還要明確資金支出的審批程序。具體來說，首先用款部門提出申請(qǐng)，接下來進(jìn)行有審批權(quán)限的人員在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行審批，提出處理意見。此外，還要對(duì)審批進(jìn)行復(fù)核，包括對(duì)程序、金額、原始憑證等的復(fù)核。最后，由出納人員對(duì)復(fù)核后的申請(qǐng)辦理貨幣資金的支付，同時(shí)登記企業(yè)的現(xiàn)金或銀行存款的日記賬。

(作者單位：山東財(cái)經(jīng)大學(xué)會(huì)計(jì)學(xué)院)

[1]張榮海．風(fēng)險(xiǎn)管理視角下企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制研究[J]．財(cái)會(huì)通訊．2011(12)．

[2]劉潔．貨幣資金內(nèi)部控制的管理[J]．財(cái)會(huì)研究．2011(10)．

[3]安寧.完善集團(tuán)公司貨幣資金內(nèi)部控制體系的思考—基于財(cái)務(wù)集中管控視角[J].會(huì)計(jì)之友.2014(34)

[4]閻艷玲．對(duì)貨幣資金內(nèi)部控制的思考[J]．科技信息．2011(26)．

[5]樊珊珊.企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制存在的問題及對(duì)策[J].會(huì)計(jì)之友.2013(05)．

[6]馬玲燕．淺談建立和完善企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制機(jī)制[J]．經(jīng)濟(jì)師．2011(12)．

[7]張宏．加強(qiáng)小企業(yè)貨幣資金管理初探[J]．工作研究．2008(11)．

趙婷(1989—)，女，漢族，山東省，碩士研究生，山東財(cái)經(jīng)大學(xué)會(huì)計(jì)學(xué)院，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)研究。