基于審計監(jiān)督視角的記賬憑證“業(yè)務摘要”的改進

陳蕓

摘 要：在信息化環(huán)境下，被審計單位的記賬憑證中的摘要說明不完整、不清晰、不具體，直接影響到了在線審計監(jiān)督的質量。為此，國網晉城供電在信息系統(tǒng)中改變了“模糊業(yè)務摘要”的狀況，切實發(fā)揮了信息系統(tǒng)的功能和提升審計監(jiān)督的力度和效率。

關鍵詞：審計監(jiān)督；記賬憑證；業(yè)務摘要

“實時反映、實時分析、實時監(jiān)控”是ERP系統(tǒng)最顯著的特點。ERP系統(tǒng)中，信息都是從最原始的業(yè)務中產生的，數(shù)據來源實現(xiàn)了唯一性、及時性，為實現(xiàn)事中審計，乃至實時審計提供了極大的便利。在大數(shù)據時代，如何從海量的數(shù)據中快速查找審計線索，財務信息系統(tǒng)數(shù)據的準確、完整是前提。但審計過程中，審計人員發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中部分憑證摘要說明不完整、不清晰、不具體，直接影響到了審計監(jiān)督的質量。本文就此方面進行闡述。

一、經濟業(yè)務摘要概述

所謂“摘要”，就是摘錄要點?！敖洕鷺I(yè)務摘要”，就是在記賬憑證中的“業(yè)務摘要”一欄中，用簡潔明了的詞語，概括出經濟業(yè)務的基本內容，眾所周知，在會計業(yè)務中，記賬憑證是會計人員根據審核無誤的原始憑證按照經濟業(yè)務事項的內容加以分類，并據以確定會計分錄后所填制的會計憑證。它是登記賬簿的直接依據。原始憑證作為會計核算工作的原始資料和重要依據，作為附件粘貼在記賬憑證之后。記賬憑證填制時，應填寫的基本內容包括：填制憑證的日期、憑證編號、經濟業(yè)務摘要、會計科目；金額；所附原始憑證張數(shù)；填制憑證人員、稽核人員、記帳人員、會計機構負責人、會計主管人員簽名或者蓋章?？梢?，經濟業(yè)務摘要是記賬憑證中的基本要素之一。其主要作用，在于使人們不用翻看記賬憑證背面的原始憑證，就能大致了解經濟業(yè)務的具體內容。

二、傳統(tǒng)的經濟業(yè)務摘要填寫對內部審計的影響

長期以來，大多企業(yè)對于記賬憑證的填制質量要求，主要集中在以下方面：會計科目使用正確，即會計分錄正確；日期準確；金額正確；憑證連續(xù)編號；后面所附的原始憑證真實無誤；簽字蓋章完整等。但多數(shù)企業(yè)往往都未注重（或忽視）經濟業(yè)務摘要的填寫質量。究其原因，主要在于多數(shù)財務部門（及人員）都持有一種普遍的認識，即經濟業(yè)務摘要的作用不大（甚至認為是可有可無的）；如果有人需要了解業(yè)務的內容，完全可以查閱所附的原始憑證，那樣會對業(yè)務了解得更為清楚。再加上大多財務部門缺乏對經濟業(yè)務摘要如何填寫進行要求或規(guī)定，由此導致在實踐中，財務人員普遍不重視“摘要”的填寫，填寫時或隨心所欲，或語焉不詳，或惜墨如金，多用過于簡單或含糊的文字來描述經濟業(yè)務，形成了“模糊業(yè)務摘要”，經濟業(yè)務摘要并未做到“摘錄要點”，反而是“省略要點”，導致人們無法通過摘要了解到經濟業(yè)務的基本內容。

經濟業(yè)務摘要填寫不詳，對企業(yè)財務管理工作的影響此處并不探討，但對企業(yè)內部審計工作是有較大影響的。在傳統(tǒng)的手工審計下，給公司審計的不利影響，就是增加了審計人員查閱資料的工作量，當審計人員無法從摘要中了解到具體業(yè)務內容時，開始大量查閱記賬憑證所附原始憑證來進行了解，尚可基本解決業(yè)務摘要不詳所產生的困難。但在信息化審計下，這種困難則非常難以解決，從而給審計人員帶來了新的困擾。

近年來，隨著信息技術日新月異地發(fā)展，國內企業(yè)信息化建設取得了長足發(fā)展，也給內部審計產生了較大的沖擊。以國家電網公司為例，隨著公司ERP等管理信息系統(tǒng)的上線運行，傳統(tǒng)的、以手工編制為基礎的審計資料查閱審計方式，在現(xiàn)代信息化、網絡化管理的基礎上，出現(xiàn)了不適應的現(xiàn)象，傳統(tǒng)審計方式不能夠與現(xiàn)代信息管理模式的相融合，制約了審計效率的提升，增大了審計風險。為此對傳統(tǒng)審計方式進行變革，提升審計工作效率也就提到了日程上來。目前，國家電網公司大力推進審計工作創(chuàng)新，審計手段信息化是創(chuàng)新工作的重要組成部分。公司將全面開展審計綜合管理、作業(yè)實施、監(jiān)控預警“三位一體”的審計信息系統(tǒng)建設，搭建一體化審計工作平臺，實現(xiàn)信息共享、全程控制、在線監(jiān)督和輔助分析“四項功能”。開展信息化審計的主要的前提和基礎，就是信息系統(tǒng)中的資料要求真實和完整。而公司財務人員所形成了“模糊業(yè)務摘要”并反映在ERP系統(tǒng)及財務管控系統(tǒng)中，給審計人員在信息系統(tǒng)中發(fā)現(xiàn)審計線索帶來了較大的困難。

從審計監(jiān)督角度看，這種看似無關緊要的“模糊業(yè)務摘要”，給公司內部審計開展工作帶來了極大的不便。目前公司審計人員開展工作時，為了提高效率，開始逐漸減少現(xiàn)場審計的次數(shù)，逐漸增加在線審計。在線審計時，主要利用審計業(yè)務綜合管理系統(tǒng)和ERP審計系統(tǒng)，在公司龐大的業(yè)務管理信息系統(tǒng)中發(fā)現(xiàn)審計線索，進而揭示問題。但目前國網公司的ERP系統(tǒng)和財務管控系統(tǒng)中，原始憑證并未上線，審計人員僅僅能夠在信息系統(tǒng)中看到原始憑證的編號，而無法直接穿透到原始憑證。在這種情況下，更需要審計人員通過記賬憑證中的經濟業(yè)務摘要，來分析和推斷業(yè)務發(fā)生的是否真實及合理。而目前大量存在的“模糊業(yè)務摘要”給審計人員的分析判斷造成了很大的困難和障礙，審計人員難以通過業(yè)務摘要，歸納、匯總同類的業(yè)務內容并分析，無法知曉經濟業(yè)務的具體經辦人、具體事項等，這無疑增加了審計人員在線審計的難度。因此改進經濟業(yè)務摘要的填寫，對審計人員開展在線審計，提高審計監(jiān)督力度會有積極的作用。

三、改進經濟業(yè)務摘要填寫的具體策略

國網晉城供電公司從強化審計監(jiān)督角度出發(fā)，改進經濟業(yè)務摘要填寫所存在的缺陷，主要從以下幾方面入手：

第一，完善經濟業(yè)務摘要的要素填寫。一項經濟業(yè)務，應當包含了以下必要的要素：業(yè)務的經辦人員；發(fā)生時間；發(fā)生地點；具體事項。例如，公司某采購員備品備件，財務人員在摘要一欄中，需要填寫：采購人員；采購時間；采購地點；采購物品的類型及數(shù)量。即：張三某月某日辦理購進某廠某工程某材料。內容翔實的摘要顯示在信息系統(tǒng)中，對審計人員了解經濟業(yè)務很有裨益。

第二，在信息系統(tǒng)中，將業(yè)務摘要的要素形成獨立的字段，這樣有利于方便對業(yè)務的查詢、分類及匯總。比如，利用業(yè)務摘要就能夠統(tǒng)計出某項基建工程中購進了某類辦公用品的數(shù)量及金額，審計人員就可以運用職業(yè)判斷，來判斷此項支出的真實與否。再比如，利用摘要也能夠統(tǒng)計出某個采購員在某個公司購進的原材料的數(shù)量及金額，這也有利于強化對監(jiān)督業(yè)務人員舞弊的監(jiān)督，做到責任追究到人，強化對人員權力的監(jiān)督制約。

第三，對ERP系統(tǒng)改進的建議：根據國網公司統(tǒng)一合同模板，按照不同的經濟業(yè)務編制出憑證摘要的模板，如：工程施工費業(yè)務摘要為“某部門某某辦理某廠某工程施工費”；差旅費業(yè)務摘要為“某部門某某報銷去某處差旅費”；更正錯賬摘要為“注銷某年某月某日某號憑證”、“訂正某年某月某日某號憑證”、“調整某年某月某日某號憑證”等等，通過下拉菜單的形式進行查找、選擇。不僅促進公司會計工作向著更加科學化、規(guī)范化管理的進程前進，同時，也為審計人員開展在線審計工作提供了便利。