如何發(fā)揮現(xiàn)代國(guó)企秘書的有效職能

徐文靖

中圖分類號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2016）02-000-01

摘 要 隨著國(guó)有企業(yè)深化改革，企業(yè)秘書的地位得以凸顯，企業(yè)賦予秘書的職責(zé)不斷強(qiáng)化和擴(kuò)大。作為國(guó)企秘書，必須找準(zhǔn)角色定位，努力提高職業(yè)素養(yǎng)，完備自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，自覺融入大局，才能系統(tǒng)、有效地發(fā)揮秘書職能。

關(guān)鍵詞 國(guó)企 秘書 有效職能

隨著中國(guó)改革開放的日益深入和現(xiàn)代國(guó)企的快速發(fā)展，企業(yè)面臨的競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈。參與企業(yè)主體工作的秘書，其職業(yè)素養(yǎng)直接關(guān)系到企業(yè)工作水平，并對(duì)企業(yè)決策有著相當(dāng)?shù)挠绊憽?/p>

一、現(xiàn)代國(guó)企對(duì)秘書職能轉(zhuǎn)化的要求

（一）從傳統(tǒng)技能型向智能型轉(zhuǎn)化

我們今天已經(jīng)屬于信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，信息技術(shù)給我們的生活以及方方面面的都帶來了翻天覆地的變化。在這個(gè)信息技術(shù)發(fā)展的大背景下，我們對(duì)秘書工作的要求也越來越高，秘書素質(zhì)要跟隨時(shí)代的潮流，要在掌握齊備的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)和理論知識(shí)的基礎(chǔ)上，主動(dòng)積極地學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，提高科技含量。此外，秘書還要充分了解其工作的企業(yè)的具體經(jīng)營(yíng)情況，只有在熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)的情況下，結(jié)合國(guó)內(nèi)外經(jīng)濟(jì)動(dòng)向，才能在工作中出色地完成任務(wù)，協(xié)助管理。最后，一個(gè)優(yōu)秀的秘書應(yīng)該要掌握一門外語和必要的外貿(mào)和涉外知識(shí)以及相關(guān)的法律法規(guī)。這是屬于從傳統(tǒng)的技能型向智能型轉(zhuǎn)化的過程。這樣的秘書將屬于智能型群體，使對(duì)企業(yè)發(fā)展十分重要的主力軍之一。

（二）從事務(wù)性服務(wù)向信息化服務(wù)轉(zhuǎn)化

信息已成為當(dāng)今世界資源的重要組成部分，能否捕捉到核心信息是社會(huì)活動(dòng)效率的關(guān)鍵因素，信息收集和整理是秘書工作的重中之重。作為一名優(yōu)秀的秘書，就應(yīng)該發(fā)揮好其輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的作用，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策要求秘書首先要掌握本企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的具體情況，做好市場(chǎng)調(diào)查工作，把各方面有效的數(shù)據(jù)和信息搜集起來，并有效地進(jìn)行歸類整理，以供領(lǐng)導(dǎo)決策提供必要的參考。這是一個(gè)現(xiàn)代秘書必須具有的素質(zhì)的體現(xiàn)。具體來說，以下幾點(diǎn)能力是評(píng)判一位秘書是否具有職業(yè)素質(zhì)和能力的標(biāo)準(zhǔn)。第一，信息獲取能力。優(yōu)秀的秘書能夠快速高效地利用身邊一切資源，建立信息渠道，全面地搜集信息；第二，信息選擇能力。除了搜集大量的信息，還要對(duì)信息進(jìn)行理解和判斷，把握不同信息的價(jià)值，對(duì)其進(jìn)行分類整合；第三，信息預(yù)測(cè)能力。秘書要根據(jù)現(xiàn)有的信息和數(shù)據(jù)等資源做出自己的分析判斷，理性地預(yù)測(cè)今后的走向和發(fā)展趨勢(shì)；第四，信息運(yùn)用能力，秘書要有開闊敏捷的思維，把自己的創(chuàng)意想法融入進(jìn)信息處理的工作中，并能夠嫻熟靈活地把這些信息傳遞給他人。

（三）從被動(dòng)輔佐向主動(dòng)配合轉(zhuǎn)化

秘書同領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，從管理方面來說，秘書屬于從屬地位，領(lǐng)導(dǎo)屬于決策的中心地位。因此，秘書要要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的工作來展開自己的工作，在跟隨領(lǐng)導(dǎo)參加領(lǐng)導(dǎo)層的會(huì)議時(shí)，要主動(dòng)參與研究問題活動(dòng)中來，并提出相應(yīng)的意見和看法，但這只是屬于參與發(fā)言而不是參與決策。同時(shí)，處理問題時(shí)，秘書要按照領(lǐng)導(dǎo)的要求來操作，不能以自己的意志來完成相關(guān)工作事宜，秘書的工作效率要得到保證，因?yàn)橛行实妮o助將對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策產(chǎn)生很重要的推動(dòng)作用，這關(guān)乎到系統(tǒng)是否順利運(yùn)行的成敗。

二、現(xiàn)代國(guó)企秘書必須具備的職業(yè)素質(zhì)

（一）敢于創(chuàng)新，有與時(shí)俱進(jìn)的銳氣

創(chuàng)新是事物的本源，也是事物得以進(jìn)步的根本，創(chuàng)新引導(dǎo)著事物不斷地變化發(fā)展，而不至于呈現(xiàn)出與它以往相同的面貌。假如沒有了創(chuàng)新，事物的發(fā)展便成了一灘死水一般，驚不起一絲的漣漪。作為國(guó)企秘書，要具備超前意識(shí)，要有一股與時(shí)俱進(jìn)的銳氣，要敢于突破常規(guī)，開拓創(chuàng)新。一是勇于一是要改變傳統(tǒng)的思維模式，突破常規(guī)，開拓視野。嘗試著用與傳統(tǒng)不同的思維和方式方法進(jìn)行工作。二是要對(duì)制度進(jìn)行創(chuàng)新，制度對(duì)于秘書的工作有一定的約束作用，更為創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)的制度有助于秘書以更加積極地態(tài)度進(jìn)行自己的工作。三是要對(duì)工作的方式進(jìn)行創(chuàng)新，秘書除了協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好自己的本職工作以外，還可以充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，活躍自己的思維，為企業(yè)的發(fā)展提出自己的策略，使枯燥死板的工作變得更加的有趣味=。四是要對(duì)服務(wù)的方式進(jìn)行創(chuàng)新。時(shí)代在迅速的發(fā)展，所以對(duì)秘書的服務(wù)也提出了不一樣的要求。只有與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新自己的服務(wù)方式才能提高秘書在工作中的效率。秘書工作者要樹立“終生學(xué)”的意識(shí)，及時(shí)掌握新的知識(shí)和技術(shù)，這樣就能做好國(guó)企的辦公室工作。

（二）擁有良好的溝通和協(xié)調(diào)能力

秘書作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，應(yīng)具備協(xié)調(diào)事物的能力，也就是對(duì)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門或者是員工之間的工作進(jìn)行協(xié)調(diào)。還應(yīng)當(dāng)具備良好的溝通能力，秘書作為一個(gè)橋梁，連接著企業(yè)的上級(jí)與下級(jí)，只有做好指示和請(qǐng)示的傳達(dá)工作，才能在上級(jí)與下級(jí)、員工與員工之間形成一種和諧的共事關(guān)系。但是這個(gè)“橋梁”并不是簡(jiǎn)單地做一個(gè)傳聲筒，秘書需要找準(zhǔn)自己的位置，恪盡職守。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)某些欠缺妥當(dāng)?shù)目紤]還要在適時(shí)、適地提出自己的見解，一切要從企業(yè)的利益出發(fā)。通過會(huì)議討論、進(jìn)度安排等有效方法，使得各部門之間能夠有效配合，督促企業(yè)內(nèi)部部門達(dá)成一致目標(biāo)。

（三）具備準(zhǔn)確研究政策的能力

對(duì)國(guó)家政策的研究是國(guó)企秘書最突出的職責(zé)。對(duì)上級(jí)提出的企業(yè)經(jīng)營(yíng)策略要弄清楚，搞明白，以便在實(shí)際的運(yùn)用中能夠靈活的使用，而不至于照本宣科，畢竟現(xiàn)實(shí)生活中的企業(yè)經(jīng)營(yíng)會(huì)遇到很多的突發(fā)狀況，這是很難提前預(yù)想到的。同時(shí)還要積極的展開市場(chǎng)調(diào)查，了解市場(chǎng)的真正需求所在，這樣有助于企業(yè)進(jìn)行下一步的活動(dòng)。企業(yè)的員工是企業(yè)順利運(yùn)轉(zhuǎn)而必不可少的部分，所以作為秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)關(guān)注企業(yè)員工員工的工作積極性。員工只有具備工作的熱情和激情，才能夠更為高效的完成企業(yè)的工作目標(biāo)。

總而言之，秘書就是要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，作為一名合格的秘書，應(yīng)當(dāng)解放思想、與時(shí)俱進(jìn)、不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓展知識(shí)層面，轉(zhuǎn)化知識(shí)能力，緊跟時(shí)代脈搏，不斷補(bǔ)充知識(shí)，并在工作實(shí)際中做到知識(shí)、思想方法和表達(dá)技能有機(jī)統(tǒng)一，多理解，多摸索，把自己的感想體會(huì)升華到理論知識(shí)，把自己所學(xué)的基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)知識(shí)轉(zhuǎn)化為實(shí)際運(yùn)用能力，就會(huì)有效發(fā)揮國(guó)企秘書的職能。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 姜玲，周明.培養(yǎng)秘書和諧素質(zhì)，提高秘書協(xié)調(diào)能力[J].西昌學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2006（4）.