莫妮思

摘 要 行政事業(yè)單位辦公室的工作和管理關(guān)系著該事業(yè)單位的整體運(yùn)行，作為單位運(yùn)作的樞紐，單位辦公室有著十分重要的作用，包括綜合協(xié)調(diào)，承上啟下。轉(zhuǎn)變行政事業(yè)單位辦公室的工作方法，提高管理效率和工作效率對行政事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展有著舉足輕重的作用。

關(guān)鍵詞 行政單位 辦公室管理 管理效率

一、對行政事業(yè)單位辦公室管理工作的認(rèn)識

辦公室是行政單位對外的臉面。因此，工作人員要清楚地了解自己的工作定位。目前，對行政事業(yè)單位辦公室的理解有很多種，總的來說就是集收集整理資料、下達(dá)上級決策、傳遞信息、接待來訪人員、組織各項(xiàng)工作為一體的綜合部門。辦公室管理工作的好壞能夠直接影響到上級領(lǐng)導(dǎo)的工作效率以及決策的準(zhǔn)確性。從工作形式來看，行政事業(yè)單位辦公室是集文秘、信息、組織為一體的工作機(jī)構(gòu)；從地位上來看，辦公室是聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)、上下級和群眾的樞紐。行政事業(yè)單位的辦公室擔(dān)負(fù)著行政單位日常事務(wù)，雖然都是小事、瑣事或者說是相對于一些重大決策而言不足掛齒的事情，但是往往人民群眾都是通過這個(gè)辦公室來評價(jià)整個(gè)行政事業(yè)單位的辦事風(fēng)格和效率，所以地位不容小覷。另外，外界也有很多理解和表述來針對行政單位辦公室的管理工作，他們認(rèn)為在辦公室內(nèi)要按照所規(guī)定的程序和步驟在上級所規(guī)定的總目標(biāo)下完成工作任務(wù)；其二，就是組織領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)工作，利用辦公室和單位資源做好領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)和輔佐工作。

整個(gè)單位的工作效率和工作進(jìn)度都離不開單位辦公室的協(xié)調(diào)配合；另一方面也對社會的發(fā)展產(chǎn)生影響。在新形勢下，不僅是事業(yè)單位包括社會都對行政單位辦公室的工作予以厚望，但也提出了更高的要求，因此辦公室工作人員要深入了解自己的工作角色并要時(shí)刻關(guān)注社會、認(rèn)真思考，從而更好地對辦公室的管理工作奉獻(xiàn)力量。

二、行政事業(yè)單位辦公室管理工作的特點(diǎn)

（一）輻射面廣，工作復(fù)雜

首先從行政事業(yè)單位辦公室的工作形式就可以得知，辦公室需要承上啟下、聯(lián)系上下級工作、組織會議、聯(lián)系群眾等，所涉及的人和事都十分廣泛。即使在其他部門看來都是一些處理文案、信息的小事，但是往往都是這些小事決定了整個(gè)事業(yè)單位的整體工作或者決策。有時(shí)，一個(gè)小小的錯(cuò)誤就會造成巨大的災(zāi)難或失誤。因此，行政事業(yè)單位辦公室作為整個(gè)單位的樞紐是整個(gè)單位的參謀部門、核心機(jī)構(gòu)。

（二）工作要求高，與時(shí)俱進(jìn)

為什么說辦公室管理工作要求高呢？這是由它的工作性質(zhì)所決定的?！凹?xì)節(jié)決定成敗”、辦公室工作牽扯到整個(gè)單位的運(yùn)作。而發(fā)揮辦公室的職能也要貫徹到工作與管理兩者中去，因此更需要工作人員與時(shí)俱進(jìn)，時(shí)刻轉(zhuǎn)變工作方式和管理方法。

（三）協(xié)調(diào)性強(qiáng)，綜合性強(qiáng)

作為部門工作的樞紐，行政事業(yè)單位辦公室不僅擔(dān)負(fù)著群眾、領(lǐng)導(dǎo)、各部門的聯(lián)系工作，也同時(shí)擔(dān)負(fù)著協(xié)調(diào)各部門的任務(wù)。辦公室工作人員將工作分配出去，其他的部門通過配合或者分工細(xì)化工作，雖然單位辦公室一直是為其他部門服務(wù)，但正是這種綜合性和協(xié)調(diào)性才奠定了其他部門工作的基礎(chǔ)，這也正是它的價(jià)值所在。

三、行政事業(yè)單位辦公室管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）管理機(jī)制體制的問題

管理機(jī)制體制落后主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一個(gè)是制度問題；另一個(gè)是工作人員的問題。在管理制度上工作方式方法比較落后，作為一個(gè)綜合性的部門更需要提高工作效率，協(xié)調(diào)各部門的工作，但在平時(shí)的工作中往往忽視了綜合工作的要求，僅僅依靠傳統(tǒng)方法完成工作是不能與時(shí)代接軌的。其次，管理的觀念也不夠先進(jìn)，多數(shù)工作人員認(rèn)為在辦公室里只是做一些瑣事、整理收集工作，無法調(diào)動工作人員的積極性造成了被動的工作局面，也限制了辦公室工作職能的更好發(fā)揮。另外，工作人員方面也存在著很大的漏洞。第一，辦事程序不規(guī)范；第二，很多工作人員對自己工作的認(rèn)識不夠深入定位不夠準(zhǔn)確，另外在沒有獎勵和懲罰的工作環(huán)境中，很容易讓工作人員產(chǎn)生厭倦的心理狀況；第三，作為一名行政單位辦公室工作人員需要較強(qiáng)的綜合工作能力，而大部分行政單位往往忽視專業(yè)工作人員的工作技能培養(yǎng)，而且現(xiàn)在我國對于行政工作人員的培養(yǎng)方案和政策還不夠完善，因此對行政辦公室工作的進(jìn)一步開展造成了困擾。

（二）行政辦公室工作進(jìn)一步拓展空間不大

由于工作現(xiàn)狀以及工作性質(zhì)，現(xiàn)有的行政辦公室工作人員往往在工作中滿足于現(xiàn)狀，依賴傳統(tǒng)的工作方式和方法。例如在為領(lǐng)導(dǎo)整理資料的時(shí)候就容易忽視自己參政的工作能力，提供一些價(jià)值不大的信息給其他部門或者領(lǐng)導(dǎo)造成一些不必要的麻煩。另外，在接待群眾工作時(shí)，不了解基層情況也容易給群眾造成一些誤導(dǎo)，從而引起矛盾。

四、提高行政事業(yè)單位管理效率的方法與建議

（一）學(xué)習(xí)管理工作方法，完善管理工作制度，建立管理工作標(biāo)準(zhǔn)

建立一套科學(xué)的管理工作方法是行政事業(yè)單位辦公室提高自我管理效率的好方法。利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)整理相關(guān)文件、篩選有價(jià)值的信息，能夠在一定程度上節(jié)約人力物力。另外，完善辦公室管理制度能夠讓工作人員在辦公時(shí)有章可循，讓群眾看到一個(gè)工作規(guī)范、程序規(guī)范、辦事人員規(guī)范的行政單位。而新的管理工作標(biāo)準(zhǔn)，也能更好地促進(jìn)工作人員的工作態(tài)度由被動向主動轉(zhuǎn)變，由消極向積極的一面轉(zhuǎn)變。例如建立獎勵機(jī)制，從而改變工作人員學(xué)習(xí)創(chuàng)新的思想態(tài)度，只有管理者、工作人員和管理制度同時(shí)轉(zhuǎn)變，才能更好地提高辦公室的工作效率從而進(jìn)一步提高管理效率。

（二）發(fā)揮辦公室管理工作的各項(xiàng)職能，因事施策將管理工作最優(yōu)化

行政單位辦公室有幾項(xiàng)重大的工作職能：一是文字工作。整理好各部門需要的文件，篩選必要的信息，提高文件的質(zhì)量。二是信息工作。不僅僅是文字信息，還有上級領(lǐng)導(dǎo)信息的傳達(dá)、基層群眾情況的反映、各部門信息的傳達(dá)與交流等多方面信息交流。三是會議工作。無論是會議召開準(zhǔn)備還是會議過程的記錄，后續(xù)政策的下達(dá)都需要辦公室工作人員協(xié)調(diào)完成。而這些工作的進(jìn)行就需要工作人員不斷提高自身的工作能力，根據(jù)不同的工作需求完善工作計(jì)劃，將計(jì)劃落到實(shí)處。提高工作效率和工作態(tài)度，通過自己的遠(yuǎn)見圍繞三大工作職能做好把關(guān)工作。不僅如此還要發(fā)揮工作職能和參政意識，發(fā)展創(chuàng)新思想，積極聽取其他同事其他部門的工作意見，認(rèn)真完善自己的工作方式，根據(jù)新形勢、新要求、新工作不斷調(diào)整自己和辦公室的角色，堅(jiān)守為人民服務(wù)的工作理念。在實(shí)踐中獲得寶貴的工作經(jīng)驗(yàn)。

另外，還要學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識，引進(jìn)高水平的人才。不能一味地埋頭苦干，也要適時(shí)的與社會接軌，有資歷的工作人員要將傳統(tǒng)的辦事方法與先進(jìn)的辦事方式相結(jié)合，也可以通過與其他部門交流來開展各項(xiàng)培訓(xùn)活動在工作中發(fā)現(xiàn)問題，也要在工作中解決問題。

五、結(jié)語

在現(xiàn)代行政事業(yè)單位中，單位辦公室一定要認(rèn)清自己工作定位以及自己所肩負(fù)的責(zé)任與任務(wù)。因此，作為單位的形象窗口，行政事業(yè)辦公室更應(yīng)該提高自我的辦事效率、管理效率，從而更好地為單位、群眾服務(wù)。

（作者單位為國家知識產(chǎn)權(quán)局專利局專利審查協(xié)作河南中心）

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