蘭紅

當前，經(jīng)開區(qū)檔案館實行的是定期接收歸檔的傳統(tǒng)檔案管理模式，既費時費力又不便提高整個部門的工作效率。21世紀是以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為特征的信息化技術(shù)發(fā)展的時代，此種管理模式已不能滿足經(jīng)開區(qū)跨越式發(fā)展的需要。因此，如何做好電子文件的歸檔與管理，如何強化檔案管理的信息化、數(shù)字化建設(shè)，已成為經(jīng)開檔案人需要面對的一個嶄新的課題。

一、經(jīng)開區(qū)檔案館現(xiàn)狀

（一）管轄范圍增大，分類大綱依舊

2008年以來，隨著經(jīng)開區(qū)實施實體化管理，管轄范圍從原有的5.7平方公里擴展到156.6平方公里，原有的組織機構(gòu)驟增，部門已增至40多個。但是，至今仍然使用原制定的分類大綱，并缺乏相適應(yīng)的全宗指南。

（二）清理庫藏檔案，提高整體質(zhì)量

經(jīng)開區(qū)檔案館現(xiàn)有庫藏檔案門類眾多，近年來，檔案管理人員變動頻繁，應(yīng)適時清點理順庫藏檔案，讓現(xiàn)有檔案管理人員對庫藏檔案做到心中有數(shù)，了如指掌，以提高工作效率，并做到發(fā)現(xiàn)問題及時查缺補漏。

（三）檔案設(shè)施陳舊，管理軟件滯后

經(jīng)開區(qū)檔案館目前的檔案設(shè)施陳舊，檔案管理工作無專業(yè)的、與之對口的檔案管理軟件，顯然已不能適應(yīng)新形勢下檔案管理的需要。

（四）檔案管理制度的落實，乃當務(wù)之急

早在1998年，經(jīng)開區(qū)檔案館就建立健全了檔案管理各項規(guī)章制度。但制度上墻不落實、制度形同虛設(shè)直接導(dǎo)致同一部門規(guī)范不統(tǒng)一、標準不一致。

二、規(guī)范電子檔案管理

面對新時期檔案管理工作的需要，經(jīng)開區(qū)檔案館只有創(chuàng)新思維、創(chuàng)新舉措，才能在新形勢下確保電子檔案標準化、規(guī)范化。

（一）加大宣傳、確保落實

檔案館應(yīng)通過會議、培訓(xùn)、內(nèi)網(wǎng)信息等多種形式，宣傳電子檔案具體歸檔要求和檔案數(shù)字化、信息化管理的重大意義，不斷提高干部職工的思想認識，全面推行《昆明市檔案條例》和《電子文件管理與歸檔辦法》。

（二）分門別類，整理組盤

1.文書電子檔案整理。分內(nèi)部和外部文件：內(nèi)部文件，一按不同年代、組織機構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，以延長歸檔電子文件的保管壽命；二按不同年代、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤，檔案部門在接收歸檔文件時集中完成組盤，建立盤內(nèi)文件目錄，便于計算機對盤內(nèi)文件查找。外來文件、書面文件通過文書室處理，掃描成影像文件進入網(wǎng)絡(luò)；電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，通過檔案管理信息進入檔案數(shù)據(jù)庫。2.科技電子文件歸檔?？萍茧娮游募n案種類較多，可分門別類歸檔管理?；n案對紙質(zhì)文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。3.會計電子文件整理。工資以光盤形式歸檔時，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細工資等，同時還應(yīng)附移交清單，作為財務(wù)和檔案部門雙方交接時的憑證。

（三）加強保護，延長壽命

光盤作為新型的存貯載體，有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存。因此，要選用耐久的光盤并且每4年轉(zhuǎn)存一次。平常保管時應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷，為防光盤氧化、變形、老化、潮濕使光盤片基霉變，存放溫度宜控制在17～20℃，相對濕度35%～45%。

三、檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的意義及內(nèi)容

逐步全面實現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)，是轉(zhuǎn)變檔案工作方式、促進檔案工作可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)檔案事業(yè)跨越式發(fā)展，提高檔案管理水平，促進經(jīng)開區(qū)檔案工作全面協(xié)調(diào)發(fā)展的重大舉措。

（一）檔案信息化建設(shè)的意義

當前，我國檔案信息化建設(shè)是為了將檔案信息資源進行整合，實現(xiàn)檔案資源社會共享，為各級領(lǐng)導(dǎo)、機關(guān)、社會各界以及廣大公民提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.檔案數(shù)字化是檔案信息化的基礎(chǔ)。新型的檔案管理是由紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化檔案管理為主轉(zhuǎn)變的。全面推行電子公文，在收集和保存電子文件和電子檔案方面要注意實施前端控制，使檔案能夠準確、及時地接收、存儲、提供利用，控制和篩選無用文件，實現(xiàn)文檔一體化管理。2.檔案網(wǎng)絡(luò)化是檔案信息化的關(guān)鍵。檔案信息服務(wù)由以往面對面服務(wù)為主向以網(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主轉(zhuǎn)變，借閱者通過網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請，檔案信息管理員通過網(wǎng)絡(luò)審核并借出。整個借閱過程，借閱者無須到檔案室，從而提高檔案信息的利用率。3.檢索自動化是檔案信息化的最終目的。傳統(tǒng)的檔案管理雖然也編制有不少檢索工具，但當查閱信息量較大時，使用效率會降低，而計算機檢索速度快、效率高，可大大提高工作效率。

（二）檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要包括計算機、路由器、存儲器以及操作系統(tǒng)等，其核心是計算機網(wǎng)絡(luò)。只有建設(shè)先進的計算機網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。2.檔案信息資源建設(shè)。主要包括兩方面，一是現(xiàn)有庫藏檔案的數(shù)字化，二是收集和接收各種形式的電子文件，然后集成到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫中。3.標準規(guī)范建設(shè)。管理規(guī)范包括數(shù)字檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、移交、整理、價值鑒定、安全性保證、利用方式等；業(yè)務(wù)規(guī)范包括數(shù)字檔案的術(shù)語標準、資源描述、數(shù)字檔案的文件格式、對象數(shù)據(jù)格式標準等；技術(shù)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標準、軟件系統(tǒng)工作平臺技術(shù)標準、存儲壓縮格式等。4.應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。檔案部門應(yīng)依靠上級檔案行政管理部門的有關(guān)科研院所和技術(shù)力量，選用先進、適用和可靠的檔案管理軟件。5.人才隊伍建設(shè)。要不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，一是分期分批對檔案人員進行電子文件與電子檔案管理的培訓(xùn)。二是組織檔案人員去外地學(xué)習(xí)關(guān)于電子文件與電子檔案管理的經(jīng)驗和方法，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

四、如何逐步實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)

檔案管理信息化是一項系統(tǒng)工程，涉及管理、技術(shù)、人員、資金等多方面的問題，具有一定的復(fù)雜性，需要統(tǒng)籌考慮。實現(xiàn)檔案數(shù)字化，任務(wù)比較艱巨，結(jié)合經(jīng)開區(qū)實際情況，堅持統(tǒng)籌兼顧、循序漸進的原則，分步實施，逐步實現(xiàn)。

（一）分段作業(yè)，循序漸進

以2015年為界，分兩步走，采取老檔老辦法，新檔新辦法的檔案管理模式，即2015年以前收集、接收進庫的檔案資料，暫以現(xiàn)有的實體檔案保存，查找借閱采取老的檔案管理模式。2015年接收進庫的采用“雙軌制”“兩套制”保存形式，即實體移交的紙質(zhì)檔案與電子檔案一起歸檔并一一對應(yīng)，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。一般查詢利用電子檔案，快捷方便，也確保了紙質(zhì)檔案的保存完好。之后，再擇機更新改造，逐步實現(xiàn)全面檔案信息化建設(shè)。

（二）創(chuàng)新舉措，確保安全

2015年檔案歸檔實行“兩套制”保存形式，1992～2014年檔案，根據(jù)檔案的實際利用需求，采取先部分，再全局的步驟，對利用率、利用價值高的檔案資料優(yōu)先考慮，優(yōu)先進行數(shù)字化，滿足社會利用需求。同時，充分利用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)、進行計算機檢索，實現(xiàn)遠程查檔、調(diào)檔，在完善數(shù)字化管理系統(tǒng)的同時，進一步提高服務(wù)效率，改進服務(wù)質(zhì)量。1992～2014年接收進庫的所有庫藏檔案，可采取社會公開招投標形式，一次性數(shù)字化（歷時長，需投入一定資金），以實現(xiàn)經(jīng)開區(qū)檔案館檔案信息化。

（作者單位為昆明經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)城市管理局）