物資類(lèi)集中采購(gòu)招標(biāo)方案制定與采購(gòu)問(wèn)題研究

陳君

摘 要：集中采購(gòu)是一種現(xiàn)代企業(yè)物資采購(gòu)模式，其與項(xiàng)目招標(biāo)存在較為明顯的區(qū)別，具有涉及面廣、時(shí)間跨度大等顯著特點(diǎn)。集中采購(gòu)的難點(diǎn)在于執(zhí)行管理以及產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)確定、需求評(píng)估等幾個(gè)方面，優(yōu)勢(shì)在于規(guī)模效應(yīng)顯著、采購(gòu)物資的性?xún)r(jià)比更高。所以，當(dāng)前已經(jīng)有不少的大型企業(yè)開(kāi)始實(shí)行此種物資采購(gòu)模式。集中采購(gòu)需要重點(diǎn)關(guān)注招標(biāo)方案制定與采購(gòu)實(shí)施中的一些細(xì)節(jié)問(wèn)題，文章嘗試對(duì)此進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：物資采購(gòu)；集中采購(gòu)；招標(biāo)方案；采購(gòu)問(wèn)題

中圖分類(lèi)號(hào)：F252 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2016）12-0141-02

物資采購(gòu)是現(xiàn)代企業(yè)開(kāi)展生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的基礎(chǔ)，也是對(duì)企業(yè)效益影響最大的因素之一。所以，在當(dāng)前的形勢(shì)下，不少企業(yè)均開(kāi)始重視采購(gòu)管理工作。集中采購(gòu)以其成本低、效益好等明顯優(yōu)勢(shì)，贏得了很多大型企業(yè)的青睞[1]。集中采購(gòu)在實(shí)施中應(yīng)加強(qiáng)對(duì)招標(biāo)方案制定環(huán)節(jié)的重視，以降低采購(gòu)成本。

1 物資集中采購(gòu)概述

按照表面意思去理解，所謂集中采購(gòu)，指的就是將同類(lèi)物資需求整合到一起進(jìn)行較為集中的采購(gòu)。很顯然，集中采購(gòu)與以往實(shí)行的隨需而購(gòu)模式具有很大的差別，可以說(shuō)，集中采購(gòu)以往年采購(gòu)信息為依據(jù)，分散采購(gòu)是集中采購(gòu)的基礎(chǔ)。由于集中采購(gòu)的物資是統(tǒng)籌歸納往年數(shù)據(jù)得來(lái)的，所以，這也就決定了其采購(gòu)對(duì)象具有通用性特征[2]。

結(jié)合現(xiàn)實(shí)來(lái)講，出于控制成本的考慮，此類(lèi)采購(gòu)的合同通常有兩到三年的有效期，在這樣的情況下，保證物資性能是需要特別注意的部分。所以，更新?lián)Q代周期短以及處于完善過(guò)程的物資，最好不要實(shí)行集中采購(gòu)，以免出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題。

2 案例分析

某大型企業(yè)集團(tuán)為了優(yōu)化物資采購(gòu)流程，對(duì)于部分需求量大、品種雜的物資實(shí)行了集中采購(gòu)。采購(gòu)的基本方案是下屬單位將自身需求統(tǒng)一報(bào)送集團(tuán)，之后由集團(tuán)進(jìn)行統(tǒng)一采購(gòu)。此種模式具有下述優(yōu)勢(shì)：可以確保采購(gòu)計(jì)劃制定的較為準(zhǔn)確，按需采購(gòu)得以實(shí)現(xiàn)；物資價(jià)格分析的有效性顯著提高，為談判定價(jià)創(chuàng)造了有利條件；實(shí)現(xiàn)了有效的供應(yīng)商評(píng)估，降低了集團(tuán)的采購(gòu)成本，提升了采購(gòu)工作的效率。另外，借助此種模式，該集團(tuán)還能夠?qū)ζ湎聦倨髽I(yè)進(jìn)行采購(gòu)跟蹤，形成了監(jiān)督機(jī)制。

在具體管控措施方面，該集團(tuán)還制定了物資標(biāo)準(zhǔn)目錄，推動(dòng)了采購(gòu)的規(guī)范化；完善了需求管理，需求匯總機(jī)制使得采購(gòu)效率大幅提升；成立了專(zhuān)項(xiàng)部門(mén)負(fù)責(zé)集中采購(gòu)工作；實(shí)行采購(gòu)權(quán)、定價(jià)權(quán)分離；在集中招標(biāo)模式實(shí)行的同時(shí)，還輔以競(jìng)爭(zhēng)談判，采購(gòu)靈活性更高；強(qiáng)化了價(jià)格監(jiān)控，實(shí)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管。

3 物資類(lèi)集中采購(gòu)招標(biāo)方案制定分析

公開(kāi)招標(biāo)的競(jìng)爭(zhēng)性最為明顯，能夠提高采購(gòu)物資的性?xún)r(jià)比，因此，很多企業(yè)都會(huì)選擇采用這種方法。集中采購(gòu)的物資一般都是通用產(chǎn)品以及技術(shù)完善的產(chǎn)品，符合公開(kāi)招標(biāo)的條件，采購(gòu)企業(yè)可以通過(guò)物資供應(yīng)企業(yè)的激烈競(jìng)爭(zhēng)，選擇最佳合作單位[3]。所以，實(shí)行集中采購(gòu)的企業(yè)通常會(huì)公開(kāi)招標(biāo)，來(lái)確定合作企業(yè)。招標(biāo)方案是影響招投標(biāo)成敗的重要因素，所以，在方案制定過(guò)程中必須格外慎重。通常來(lái)講，這個(gè)環(huán)節(jié)需要關(guān)注的重點(diǎn)有下述幾個(gè)。

3.1 劃分標(biāo)包

對(duì)于集中采購(gòu)來(lái)講，由于存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)通常會(huì)進(jìn)行標(biāo)包劃分。這個(gè)過(guò)程需要結(jié)合采購(gòu)企業(yè)與物資供應(yīng)商的實(shí)際情況進(jìn)行。比如，若企業(yè)需要采購(gòu)的物資數(shù)量較大，物資供應(yīng)商需要分批次供貨或供貨需求變化的可能性較大，為了降低物資供應(yīng)單位的壓力，具體實(shí)施中應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商產(chǎn)量均值，將采購(gòu)總量進(jìn)行合理劃分，使多家供應(yīng)商同時(shí)供貨，以保證采購(gòu)計(jì)劃能夠順利完成。

上述供貨辦法除了可以防止因個(gè)別供應(yīng)商出現(xiàn)問(wèn)題而影響企業(yè)效益之外，還可以借助相應(yīng)的獎(jiǎng)懲延續(xù)競(jìng)爭(zhēng)，有助于改善物資供應(yīng)商管理效果。

我國(guó)是一個(gè)疆域非常遼闊的國(guó)家，不同地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展側(cè)重點(diǎn)不相同，物資采購(gòu)各有特點(diǎn)，企業(yè)對(duì)物資性能的要求也存在差別。舉例子來(lái)講，東南地區(qū)由于臨近海洋，濕度較大，所以，在采購(gòu)產(chǎn)品的時(shí)候，防潮要求會(huì)比較高。在這樣的情況下，標(biāo)包劃分最好以地理位置和環(huán)境特點(diǎn)為依據(jù)。

3.2 預(yù)審以及后審環(huán)節(jié)

由于集中采購(gòu)的物資一般都具有通用性強(qiáng)以及技術(shù)完善等顯著特點(diǎn)，所以，供應(yīng)商數(shù)量會(huì)比較多，在公開(kāi)招標(biāo)中必須考慮到這一點(diǎn)。為減輕評(píng)標(biāo)負(fù)擔(dān)，節(jié)省時(shí)間，此類(lèi)招標(biāo)的資格預(yù)審?fù)ǔ?huì)實(shí)行有限數(shù)量制。

3.3 獲取數(shù)據(jù)方面

為了使投標(biāo)產(chǎn)品彼此的差別更為顯著，在招標(biāo)過(guò)程中，可以實(shí)行“統(tǒng)一樣品”的方式。

具體來(lái)講，就是要求所有的投標(biāo)企業(yè)統(tǒng)一提供樣品，并由第三方負(fù)責(zé)對(duì)樣品進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)。在這樣的模式下，檢測(cè)結(jié)果可用作評(píng)標(biāo)參考。

在產(chǎn)品經(jīng)過(guò)檢測(cè)之后，應(yīng)在同一角度將其關(guān)鍵部分拍攝下來(lái)，并制成音像資料。

3.4 評(píng)標(biāo)方面

在現(xiàn)實(shí)中，使用頻率較高的評(píng)標(biāo)辦法通常有兩種，即綜合評(píng)估、最低價(jià)法。方法不同，側(cè)重點(diǎn)也不一樣，向投標(biāo)企業(yè)傳達(dá)的信息也存在差異。

為了避免投標(biāo)企業(yè)刻意壓低價(jià)格危害產(chǎn)品質(zhì)量，評(píng)標(biāo)中可實(shí)行綜合評(píng)估，即將產(chǎn)品價(jià)格、技術(shù)等統(tǒng)一折算，進(jìn)行比較分析后，選擇最符合招標(biāo)要求的供應(yīng)商。

4 采購(gòu)實(shí)施中的幾項(xiàng)問(wèn)題

物資采購(gòu)由兩大部分組成，一為采購(gòu)招標(biāo)，二為采購(gòu)實(shí)施，前者屬于商務(wù)活動(dòng)，后者則屬于執(zhí)行部分。在集中采購(gòu)模式下，出于降低庫(kù)存管理成本的考慮，很多企業(yè)實(shí)行的都是“先集中、后分散”的方法。此種方法指的是招投標(biāo)結(jié)束后，采購(gòu)企業(yè)與中標(biāo)方先簽訂合同，具體執(zhí)行時(shí)采取分批次供貨和付款的方式。鑒于很多時(shí)候投標(biāo)方案制作者并未參與執(zhí)行環(huán)節(jié)，企業(yè)必須重視強(qiáng)化層級(jí)配合，以保證采購(gòu)規(guī)范執(zhí)行。在采購(gòu)執(zhí)行中，需要注意的內(nèi)容有下述幾項(xiàng)。

4.1 信息共享

在實(shí)行集中采購(gòu)的時(shí)候，由于采購(gòu)涉及的產(chǎn)品比較多，發(fā)生矛盾的可能性也更高，在采購(gòu)執(zhí)行中必須重視加強(qiáng)執(zhí)行管理。采購(gòu)方案設(shè)計(jì)人員不可能時(shí)時(shí)刻刻都在矛盾事件現(xiàn)場(chǎng)，因此，在履行合同的過(guò)程中，若發(fā)生糾紛，公平處理的難度是比較大的。在這樣的情況下，糾紛是否能夠妥善解決，主要取決于采購(gòu)企業(yè)是否能夠?qū)崿F(xiàn)與供應(yīng)商的有效溝通。這就對(duì)信息共享與交流提出了較高的要求。

4.2 供應(yīng)商管理

以供貨類(lèi)型為依據(jù)，供應(yīng)商可以細(xì)化為四個(gè)種類(lèi)，其中，比較常見(jiàn)的有戰(zhàn)略型以及一般型。

在供應(yīng)商管理中，應(yīng)依據(jù)其所屬類(lèi)型，實(shí)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲辦法，對(duì)其形成正面激勵(lì)作用，保證合同的規(guī)范履行。

具體實(shí)施中，可采用績(jī)效評(píng)估以及關(guān)系評(píng)估等方式，對(duì)合作供應(yīng)商進(jìn)行有效評(píng)估。

5 結(jié) 語(yǔ)

集中采購(gòu)具有成本優(yōu)勢(shì)，是企業(yè)物資采購(gòu)中最常用的采購(gòu)方法。此種方法在應(yīng)用過(guò)程中，應(yīng)注意合理制定招標(biāo)方案，在評(píng)標(biāo)與選擇供應(yīng)商的過(guò)程中應(yīng)注意進(jìn)行綜合對(duì)比，選擇與采購(gòu)需求最符合的物資供應(yīng)商。在采購(gòu)執(zhí)行過(guò)程中，應(yīng)采取有效的管控措施，確保合同的規(guī)范履行。

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