鐘靜

【摘要】 隨著社會的飛速發(fā)展，如何進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理成為關(guān)注的焦點(diǎn)。科技的進(jìn)步，促進(jìn)了計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了管理的規(guī)范化、查詢的便捷化。然而面對信息化社會中計(jì)算機(jī)帶來的不安全因素，也要采取相關(guān)的有效措施，做到防患于未然，使檔案管理工作朝著現(xiàn)代化方向邁進(jìn)。

【關(guān)鍵詞】 計(jì)算機(jī) 檔案管理 應(yīng)用分析

引言：文件管理是社會生活中不可缺少的一部分，而傳統(tǒng)的人工檔案管理方式，已經(jīng)滿足不了現(xiàn)代科技對檔案利用的需求。計(jì)算機(jī)的運(yùn)用與普及，正順應(yīng)時代的潮流，具有重大意義。采用計(jì)算機(jī)管理的方式，不僅便于管理，還可壓縮保存，促進(jìn)了檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。

一、計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用

在現(xiàn)代化的社會中，大到國家安全，小到生活瑣事，都存在著資料、文件的保存與管理。就國家大事而言，由于其重要性，相關(guān)的檔案部門必須進(jìn)行認(rèn)真嚴(yán)格的管理，及時并準(zhǔn)確的完成該部門和上級業(yè)務(wù)部門的材料整理歸檔工作，以及檔案資料的保密工作。這些檔案資料可能包含文書材料和多媒體文件，例如行政文件、技術(shù)信息、圖片、影音資料等。在人們的日常生活中，照片的保存就是最常見的文件管理。

1、檔案管理規(guī)范化。在科技快速發(fā)展的今天，面對數(shù)量龐大的檔案文件，如果依舊采用傳統(tǒng)的人工管理方法，極易出現(xiàn)文件錯誤分類或不明確定義、管理不妥善、效率低等問題，甚至造成無可挽回的巨大損失。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)的方式進(jìn)行管理，可大大減少工作人員的負(fù)擔(dān)，能夠高效率高標(biāo)準(zhǔn)的完成工作。將文件轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)能夠識別的文本文件，圖紙可用計(jì)算機(jī)掃描處理，圖片、影音等媒體文件傳到計(jì)算機(jī)內(nèi)，各式各樣的文件在計(jì)算機(jī)內(nèi)部進(jìn)行壓縮保存與管理，不僅能夠節(jié)省存儲空間而且能夠長時間儲存，同時方便修改或輸出。由此可見計(jì)算機(jī)的數(shù)字化管理，有利于檔案管理的規(guī)范化有序化。

2、檔案查詢便捷化。對于種類豐富數(shù)量巨大的資料，人工查詢是一件浩大費(fèi)力的工程，而計(jì)算機(jī)處理信息的能力是毋庸置疑的，快速輸入數(shù)據(jù)、存儲、輸出信息等。此外，通過工程師的編程設(shè)計(jì)，可以實(shí)現(xiàn)邏輯判斷甚至更高級的功能，更加有利于檔案信息的分類、提取、分析、加工，避免雜亂無章的情況出現(xiàn)。經(jīng)由應(yīng)用計(jì)算機(jī)的方式，可以更高效、更精準(zhǔn)的檢索提取信息，避免費(fèi)時費(fèi)力而得到的結(jié)果卻不準(zhǔn)確，同時更有利于提高檔案信息的時效性。

二、計(jì)算機(jī)在檔案管理中存在問題

運(yùn)用計(jì)算機(jī)，是為了方便存儲、管理、輸出，但如果存儲的數(shù)據(jù)得不到保護(hù)，計(jì)算機(jī)的使用就沒有意義了。數(shù)據(jù)安全方面常見問題有以下兩點(diǎn)：

1、網(wǎng)絡(luò)安全問題。存儲大量文件資料的是計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫，在保證數(shù)據(jù)庫安全的前提下，例如對數(shù)據(jù)庫備份、加密、設(shè)置權(quán)限等，更要注意網(wǎng)絡(luò)安全，這是常見的損壞性較高的一點(diǎn)。伴隨全球互聯(lián)網(wǎng)的逐步發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的不安全因素日益增加，資料數(shù)據(jù)的安全性和可靠性面臨挑戰(zhàn)。一般規(guī)律是當(dāng)網(wǎng)絡(luò)用戶迅速增加時，網(wǎng)絡(luò)的危險性會以幾何數(shù)字增加。目前主要的不安全因素有：非法黑客的入侵、計(jì)算機(jī)病毒的感染、修改網(wǎng)絡(luò)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)等。雖然現(xiàn)有的防火墻、應(yīng)用權(quán)限、口令等能夠預(yù)防一些此等因素，但仍攔不住一些黑客高手，對于重要的數(shù)據(jù)信息，應(yīng)采用內(nèi)網(wǎng)，以保證其安全。

2、電子文件受損程度大。電子文件雖然易于管理，但也有弊端，其原始性容易遭到破壞。由于目前的科學(xué)技術(shù)，對于修改的文件尚無法辨別真假，這是世界性難題。隨著全球信息化、網(wǎng)絡(luò)化，網(wǎng)絡(luò)黑客來自世界各地，電子文件的安全性面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

三、計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用對策

1、加強(qiáng)檔案管理措施。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，必須針對工作中出現(xiàn)的問題尋找解決措施?？蓮囊韵聨追矫娣治觯菏紫龋芾砣藛T應(yīng)擺正工作意識、樹立服務(wù)觀念，規(guī)范的使用計(jì)算機(jī)處理工作。其次，應(yīng)對計(jì)算機(jī)操作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高專業(yè)技術(shù)水平，更加熟練高效的完成工作。最后要重視計(jì)算機(jī)的使用和維護(hù)，尤其是硬件方面。目前可通過添加一些新的技術(shù)設(shè)備，例如防磁柜、多磁盤備份、硬件防火墻等來保證電子檔案的安全。

2、優(yōu)化文檔保存問題。一方面，統(tǒng)一各部門的管理模式以及使用的系統(tǒng)軟件，避免出現(xiàn)文件資料不一致的現(xiàn)象。另一方面，針對現(xiàn)有的電子文件特性進(jìn)行研究、監(jiān)管、分析，對重要的數(shù)據(jù)資料實(shí)行手工保存，確保原始文件的真實(shí)性和安全性，同樣也是作為一種備份文件。計(jì)算機(jī)在文檔保存中的應(yīng)用，具有一次輸入反復(fù)利用的優(yōu)點(diǎn)，同時方便快捷高效的對文件進(jìn)行保管、整理和利用。

結(jié)語：伴隨著全球一體化的進(jìn)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)也將高速發(fā)展，因此檔案管理工作也要跟上世界的腳步，與計(jì)算機(jī)應(yīng)用更好的結(jié)合起來，促進(jìn)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，而這是一項(xiàng)綜合性的系統(tǒng)工程，也是工作者努力的目標(biāo)。

參 考 文 獻(xiàn)

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[2]任緒娥.計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用[J].輕工科技，2012，36（44）：67-68.

[3]沈曉妹.計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用及應(yīng)用探討[J].計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2015，42（25）：51-52.