事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理的工作思考

史良

摘 要：規(guī)范化管理是事業(yè)單位建設(shè)的重要方向，在事業(yè)單位登記檔案的規(guī)范化管理過程中要注意以下幾點：加強人員培養(yǎng)機制建設(shè)，建立一支專業(yè)的登記管理人才隊伍；規(guī)范化檔案管理，加強檔案的收集、保管和利用制度建設(shè)；加強登記檔案的信息化建設(shè)，提高檔案使用效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；登記檔案；規(guī)范化管理

事業(yè)單位管理的一項重要工作就是對登記檔案的管理，登記檔案是事業(yè)單位的重要文件材料，記錄著事業(yè)單位的諸多事項，對登記檔案進行規(guī)范化管理是事業(yè)單位的重要任務(wù)也是重要目標(biāo)。事業(yè)單位在其規(guī)范化管理上要注重從多個方位、多個角度入手，完善登記檔案的相關(guān)規(guī)章制度，從資料的收集到資料的保管和利用都要建立一套嚴(yán)格的規(guī)范程序，提高檔案管理人員的辦公素質(zhì)，強化其辦公的責(zé)任意識，優(yōu)化登記檔案的管理模式。

1 加強工作人員優(yōu)質(zhì)化培養(yǎng)，提升管理素質(zhì)

專業(yè)化的人才隊伍是各項工作得以順利進行的關(guān)鍵，登記檔案的規(guī)范化管理工作也不例外。在事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理的過程中必須要建立一支專業(yè)化的人才隊伍，從招聘、培訓(xùn)、激勵上把好關(guān)口，擇優(yōu)選拔，加強培訓(xùn)，重視激勵。首先在人員招聘上，事業(yè)單位應(yīng)該規(guī)范統(tǒng)一招考制度，科學(xué)命題，保障考試選拔人才的公平性和有效性。在人員面試環(huán)節(jié)上也要科學(xué)處理，將德才擺在首位，作為招募人才的第一目標(biāo)，嚴(yán)厲杜絕托關(guān)系走后門、蘿卜招聘的現(xiàn)象，從而保障在人員招聘上把好進口關(guān)。在人員培訓(xùn)上，事業(yè)單位要重視對本單位員工的培訓(xùn)，不僅對新進員工進行入職培訓(xùn)，對老員工也要進行在崗培訓(xùn)，幫助其不斷更新知識，做好登記檔案管理工作。在人員激勵上，事業(yè)單位應(yīng)該建立完善的人員激勵制度，對工作做得認(rèn)真負(fù)責(zé)的員工給予獎勵，而對工作完成得不認(rèn)真的員工應(yīng)該給予相應(yīng)的懲處。在激勵上不僅要注重物質(zhì)激勵還應(yīng)該重視精神激勵，激發(fā)員工內(nèi)在的工作熱情。

2 落實登記檔案規(guī)范化管理，建立有效機制

2.1 加強檔案收集制度建設(shè)

任何文件材料只要是在事業(yè)單位的登記管理范圍內(nèi)的，都必須要交由事業(yè)單位進行統(tǒng)一的登記管理。在事業(yè)單位內(nèi)部的檔案登記管理人員應(yīng)該嚴(yán)格把好檔案的收集關(guān)口，認(rèn)真做好應(yīng)收集檔案資料的明細(xì)，最好將應(yīng)該收集的資料以清單的方式列出，分門別類，這樣才能保證在收集的時候做到不重不漏。事業(yè)單位的登記檔案涉及眾多方面，包括了事業(yè)單位登記注冊的相關(guān)材料、日常監(jiān)管的相關(guān)材料、變更登記的相關(guān)材料、年度檢查的相關(guān)材料、日常調(diào)研的相關(guān)材料以及規(guī)范化評估的相關(guān)材料等。所以在收集整理的時候必須要做到分類分冊歸檔，否則容易造成文件混亂，增加管理難度。檔案收集工作繁雜，難度大，因此在材料收集上必須要做到按照程序進行。事業(yè)單位的檔案收集工作有一系列有章可循的程序，從區(qū)分卷宗到編制案卷目錄都要做到清晰規(guī)范。在檔案收集完成之后，檔案管理人員必須按照檔案目錄進行再一次的檢查，核準(zhǔn)是否有重復(fù)或者遺漏項目以便及時補充。

2.2 加強檔案保管制度建設(shè)

事業(yè)單位的登記檔案屬于本單位的重要文件必須要做好妥善保存，建立嚴(yán)格的檔案保管制度。首先在登記檔案管理中要遵守以下原則：一是將檔案室同其他資料室進行分離，保障檔案室的獨立性。并且要建立嚴(yán)格的檔案室出入登記管理制度，不允許無關(guān)人士擅自進入檔案室查詢檔案以防止檔案材料的損壞遺失。二是在檔案室工作的人員不允許攜帶無關(guān)物品，尤其是危險易燃易爆的物品進入檔案室內(nèi)，不允許在檔案室內(nèi)吸煙，防止在檔案室內(nèi)引發(fā)火災(zāi)損壞檔案。在登記檔案保管工作中還要注重對檔案進行及時的篩查和更新，在日常管理中有需要進行重新歸檔的資料必須要在檔案室進行登記造冊，由檔案管理人員按照其屬性對其進行分類歸檔。此外，檔案管理人員在工作過程中還必須對登記檔案進行定期的篩查，比如對于一些過期的秘密文件或者隨著單位變化、時代變化已經(jīng)喪失價值的文件資料要進行妥善的處置，不能隨意丟棄。

2.3 加強檔案利用制度建設(shè)

檔案收集保管的目的是為了能夠更好地利用檔案進行工作，檔案利用制度建設(shè)不健全會影響檔案的利用效率。建立檔案利用制度的關(guān)鍵在于嚴(yán)管理，檔案管理人員必須要對檔案利用人員進行嚴(yán)格的登記管理防止有人混水摸魚破壞檔案、偷盜檔案。在檔案利用上必須建立憑證查閱檔案制度，中國公民在查閱檔案時必須要憑借相關(guān)身份證明并進行登記，任何不能出示有效身份證件的人員檔案管理人員有權(quán)拒絕其進入檔案室查閱檔案。另外，在檔案利用上必須遵循安全和效率的原則，不允許無關(guān)人士擅自盜取檔案、偽造檔案、銷毀檔案、涂改檔案、復(fù)印檔案、在檔案上進行標(biāo)記等，不允許個人私自截留檔案，利用檔案從事違規(guī)違法行為。尤其是對于具有保密性質(zhì)的文件更要建立嚴(yán)格的查閱制度，防止有人盜取單位秘密。

3 完善登記檔案信息化建設(shè)，提高使用效率

無紙化辦公是我們近些年來一直在提倡的辦公理念，紙質(zhì)文件的繁雜讓很多檔案管理人員感到麻煩，登記檔案的信息化建設(shè)勢在必行。在進行登記檔案信息化建設(shè)的過程中事業(yè)單位必須要著重從以下幾個方面入手：一是加強信息的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，為單位內(nèi)部以及其它與單位有關(guān)的數(shù)據(jù)信息建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，將日常監(jiān)管資料、年檢信息、評估信息等都進行分類整理加入數(shù)據(jù)庫中以方便單位人員進行數(shù)據(jù)信息的查詢，遇到信息更新的時候也要注意必須在數(shù)據(jù)庫終端進行電子信息更新。二是要注重電子文件的規(guī)范化建設(shè)。所有電子文件都必須要進行統(tǒng)一的分類，每一類別都要建立一個單獨的文件夾以方便查找，這樣歸類建立文件夾也方便以后進行更新管理。但是在建立電子文件檔案的時候也要注重加強文件的保密性，在網(wǎng)絡(luò)時代電子文件相比紙質(zhì)文件會有更大的風(fēng)險，各單位在建立電子文件的時候要加強電腦的防護設(shè)置，對重要文件設(shè)置防火墻。

目前，事業(yè)單位正在進行改革，隨著改革的不斷深化對登記檔案的規(guī)范化要求也在逐步加強。登記檔案是事業(yè)單位各項活動的真實反映，對事業(yè)單位本身和社會來說都具有很重大的價值，能夠為事業(yè)單位自身開展各項活動以及登記管理機關(guān)和業(yè)務(wù)主管部門對事業(yè)單位進行管理提供現(xiàn)實依據(jù)。登記檔案的規(guī)范化管理有利于提高事業(yè)單位的工作效率，但是從目前我國事業(yè)單位登記檔案管理的現(xiàn)實情況來看，對事業(yè)單位的登記檔案實施規(guī)范化管理并非易事，也不是一朝一夕可以完成的，而是需要進行長期的探索。

參考文獻

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