事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)及意義論述

摘 要：目前，我國的科技發(fā)展已經(jīng)進入極為迅猛的階段，計算機科學發(fā)展也隨之日益強大，人類已經(jīng)認識到計算機在生產(chǎn)，生活，工作發(fā)揮的強大功能，在企業(yè)單位中，計算機科學已經(jīng)深入檔案領(lǐng)域。本文作者分析現(xiàn)代企業(yè)事業(yè)檔案的數(shù)字化管理工作，闡述了檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢及其特點，為事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的更好發(fā)展提出寶貴的建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；數(shù)字化管理；發(fā)展

隨著科技的不斷進步，人類已經(jīng)全面的進入信息化發(fā)展的時代，工作，生活都與計算機密切相關(guān)聯(lián)。有了計算機的輔佐，人類的工作效率得到了明顯的提升，工作的質(zhì)量也得到了相應(yīng)的保障。事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理就是將檔案內(nèi)容從實體性的儲存方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。以下本文將從實際出發(fā)，對事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理進行分析，希望事業(yè)單位管理者從中得到啟示，更好的利用計算機進行檔案數(shù)字化管理，以提高檔案的利用率，使其更好的為人民，為事業(yè)單位，為社會服務(wù)。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的優(yōu)越性

在實地考察中，筆者總結(jié)歸納出幾點事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢，并給予了較為詳細的解說，以便事業(yè)單位的管理人員參考借鑒。

1.1 提高了員工個人檔案的利用率

當前我們可以看到，由于換工作等外在因素的影響，人們增加了對個人檔案的使用頻率，社會進行的多種活動都與個人檔案息息相關(guān)。如果采用傳統(tǒng)的紙板檔案處理模式，人們在需要檔案時候就可能去不同的地方調(diào)取信息，程序繁瑣，而且也可能造成檔案的丟失。人們?nèi)绻扇n案數(shù)字化管理模式，將自己的個人信息儲存在數(shù)據(jù)庫中，需要使用時直接在網(wǎng)上進行查閱。因此，檔案數(shù)字化管理方便快捷的優(yōu)勢在社會各界廣受歡迎。事業(yè)單位進行檔案數(shù)字化管理模式，在為群眾辦事時候不僅能為群眾提供他們所需的基本信息，也能為他們及時找到所需要的檔案以及文件，節(jié)省了大把的時間，同時也極大的提升了個人檔案的利用效率。

1.2 提高事業(yè)單位的辦公效率

傳統(tǒng)的個人檔案管理模式，使事業(yè)單位的工作變得繁瑣而冗長。個人檔案的搜集耗費了大量的人力，物理和財力，耗損了工作人員的精力，降低了信息的準確率。長時間下去降低了工作人員的積極性?？疾煺甙l(fā)現(xiàn)，自從事業(yè)單位采取檔案數(shù)字化管理模式后，群眾的個人檔案查詢工作簡單了，檔案存儲信息丟失的現(xiàn)象很少發(fā)生，單位管理人員的積極性提高了。所以說，檔案數(shù)字化管理模式集中快捷性、高效性、環(huán)保型為一體，使事業(yè)單位的辦公效率明顯的提升。

1.3 提高了事業(yè)單位的經(jīng)濟效益

傳統(tǒng)紙板的個人檔案管理模式使得工作人員對信息的搜集和整理程序產(chǎn)生反感的心理，最終導(dǎo)致工作效率及其質(zhì)量降低，影響事業(yè)單位的社會形象。檔案數(shù)字化管理的有效參與節(jié)省了單位物資的自出，檔案電子化的轉(zhuǎn)變縮小了檔案的占地空間，整理歸納的程序變得有序合理，提高了工作的效率和準確度，減輕了事業(yè)單位的經(jīng)濟負擔，有利于事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

2 事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的優(yōu)化對策

雖然檔案數(shù)字化管理的模式優(yōu)越性很多，這種模式取得的效果也大快人心，但是目前仍有很多事業(yè)單位沒有采用檔案數(shù)字化管理的模式，以下本文總結(jié)數(shù)字化管理的優(yōu)化對策。

2.1 事業(yè)單位應(yīng)完善辦公設(shè)備

只有擁有現(xiàn)代化的，高端的辦公設(shè)備，事業(yè)單位的檔案管理才得以向數(shù)字化管理發(fā)生轉(zhuǎn)型。事業(yè)單位應(yīng)該積極深入調(diào)查，聽取群眾的心聲以及專家的建議，對經(jīng)費進行合理的預(yù)算，引進高端的辦公設(shè)備，以提高辦公質(zhì)量。

2.2 構(gòu)建事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理體系

以發(fā)展的眼光開袋這個社會，數(shù)字化是這個社會發(fā)展的必然走向。因而，事業(yè)單位需要積極的建立完整無暇的檔案數(shù)字化管理體系，實現(xiàn)信息資源共享的目標，為群眾，為社會提供最為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，最終提高個人檔案的使用率和事業(yè)單位的辦公效率。在檔案管理體系的規(guī)劃中，事業(yè)單位應(yīng)該做好電子版檔案的質(zhì)量等相關(guān)工作，并在實際工作中做好防火，防潮工作，將一切安全隱患消除，為檔案數(shù)字化管理工作營造良好的，優(yōu)質(zhì)的，放心的環(huán)境。

2.3 提高事業(yè)單位管理人員的綜合素質(zhì)

為了使檔案數(shù)字化管理工作得以有效的進行，必須使工作人員的綜合素質(zhì)有所提高。對于老員工而言，幫助他們使用現(xiàn)代化的機械設(shè)備，提高他們的技能水平；對于新員工而言，要培養(yǎng)他們?yōu)槿罕姺?wù)的理念，提高服務(wù)質(zhì)量，努力學習，積極探究未知的領(lǐng)域，掌握更多的有關(guān)檔案管理知識，是檔案數(shù)字化管理不斷優(yōu)化。

2.4 健全個人檔案管理安全保密制度

無論是個人還是組織機構(gòu)的檔案信息，事業(yè)單位都要做到妥善管理，保密制度。這要求工作人員保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，群眾需要時候才可以打開檔案，使用完畢后應(yīng)及時關(guān)閉，以防止群眾信息的泄露，對其造成損害。另外，事業(yè)單位應(yīng)該配備專業(yè)的技術(shù)人員對事業(yè)單位存有的檔案進行加密管理，對辦公設(shè)備進行定期的檢查和維修。除此之外，事業(yè)單位應(yīng)該配備充足的保安人員，以維持單位秩序。

3 事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的必要性

所謂的事業(yè)單位，是指國家為了社會公益目的，由國家機關(guān)舉辦或者其他組織利用國有資產(chǎn)舉辦的，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動的社會服務(wù)組織。檔案管理大體上包括三部分內(nèi)容，即文書檔案，基建檔案以及人事檔案，這三種檔案是事業(yè)單位有效運作的核心，它們涵蓋的內(nèi)容對事業(yè)單位的決策者和管理者都至關(guān)重要，占據(jù)著舉足輕重的地位，所以說數(shù)字化管理能夠為群眾提供充足完整的檔案信息，數(shù)字化管理它具備方便快捷的特點。在調(diào)查中我們看到，實際生活中檔案的使用范圍得以擴大在很大程度上依賴于檔案數(shù)字化管理制度的有效實施。數(shù)字化管理制度挖掘了檔案的使用價值，企業(yè)在經(jīng)費上得以節(jié)儉，提高了事業(yè)單位的經(jīng)濟效益，提升了事業(yè)單位的辦公效率等。這些優(yōu)勢說明事業(yè)單位實行檔案數(shù)字化管理是社會發(fā)展的必然趨勢，它是新時代科技發(fā)展帶來的完美產(chǎn)物。

4 事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的發(fā)展措施

檔案相關(guān)管理人員知道，文書是檔案工作的基礎(chǔ)，因此管理人員對其處理的好壞，優(yōu)劣直接影響著整個檔案的內(nèi)在質(zhì)量。數(shù)字化管理占據(jù)著快捷方便的優(yōu)勢，減輕了管理人員年終整理檔案的工作壓力，縮短了繁瑣的工作流程，提高了檔案管理的質(zhì)量。另外，檔案電子化建設(shè)不僅僅是一門技術(shù)，也是一項系統(tǒng)工程，它包含了對各種系統(tǒng)的管理，例如操作系統(tǒng)管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案密級管理、卷內(nèi)目錄管理、單位分類管理等，建設(shè)系統(tǒng)工程的開展，從機制上實現(xiàn)了事業(yè)單位共享的目標。

5 檔案數(shù)字化管理的未來發(fā)展趨勢

從以上詳細的闡釋中，我們可以得出這樣的結(jié)論：現(xiàn)代社會的發(fā)展離不開檔案的有效參與，事業(yè)單位的檔案離不開數(shù)字化管理。在這種形式的驅(qū)動下，事業(yè)單位必須提高意識，積極采取科學的，合理的規(guī)劃和調(diào)整數(shù)字化檔案管理模式，以提高檔案的利用率為目標，以樹立事業(yè)單位良好的社會形象為前進動力，在穩(wěn)定中求得更好的發(fā)展，在事業(yè)單位數(shù)字化管理順利的運轉(zhuǎn)中保障檔案的安全性，只有這樣，才能使事業(yè)單位得以長久的發(fā)展壯大，邁進合格的服務(wù)型單位的行列。

6 結(jié)束語

檔案數(shù)字化管理有助于事業(yè)單位對檔案信息資源的開發(fā)以及利用，與傳統(tǒng)紙板的檔案資料相比，檔案數(shù)字化的最大特點是它借助于互聯(lián)網(wǎng)這個渠道流動性強。檔案數(shù)字化管理它徹底的突破傳統(tǒng)的檔案管理模式，在檔案的管理，利用等方面另辟蹊徑，提高群眾對檔案的利用率，促進了事業(yè)單位的經(jīng)濟效益及其事業(yè)的發(fā)展進程。展望未來，我們相信，伴隨著高科技迅猛發(fā)展，信息技術(shù)的頻繁使用，檔案數(shù)字化管理會引領(lǐng)時代的潮流，當然，數(shù)字化管理也會取得更好的發(fā)展前景。

參考文獻

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作者簡介

張曼（1987-）女山西省陽泉市人，漢族，助理館員，本科，研究方向：檔案管理數(shù)字化。