大數(shù)據(jù)背景下如何做好檔案管理工作

劉麗麗

摘 要：大數(shù)據(jù)的影響已悄然滲透到社會(huì)各行各業(yè)，本文以大數(shù)據(jù)時(shí)代為依托，闡述了我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀、檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及如何做好檔案管理工作。重點(diǎn)從確立檔案大數(shù)據(jù)的戰(zhàn)略地位、加快檔案服務(wù)工作轉(zhuǎn)型和如何提高檔案管理人員素質(zhì)與技能的角度對(duì)今后檔案工作提出宏觀發(fā)展新思路。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案大數(shù)據(jù)；檔案管理；檔案信息化

麥肯錫全球研究所對(duì)“大數(shù)據(jù)”給出的定義是：一種規(guī)模大到在獲取、存儲(chǔ)、管理、分析方面大大超出了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件工具能力范圍的數(shù)據(jù)集合，具有海量的數(shù)據(jù)規(guī)模、快速的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、多樣的數(shù)據(jù)類型和價(jià)值密度低四大特征[1]。檔案大數(shù)據(jù)是大數(shù)據(jù)的一個(gè)組成部分，所以也具有了跟大數(shù)據(jù)類似的特性。大數(shù)據(jù)的迅速崛起，極有可能像計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)一樣，掀起一場(chǎng)新的技術(shù)革命。

1 我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀

檔案管理即檔案工作，是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱[2]。我國(guó)檔案管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的管理體制。

1、自上世紀(jì)90年代起，檔案信息化建設(shè)成為國(guó)家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分，檔案信息數(shù)字化、檔案網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)等方面取得了重要進(jìn)展。進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理部門處于信息資源管理的轉(zhuǎn)型期，理論、技術(shù)、設(shè)備、法律等各方面改革刻不容緩。

2、檔案管理依附于國(guó)家機(jī)構(gòu)，檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)有待提高。因?yàn)闅v史原因，我國(guó)的檔案館室具有封閉性、保密性、服務(wù)于內(nèi)部機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)，檔案工作和檔案管理人員本身得不到社會(huì)的認(rèn)可；國(guó)內(nèi)檔案專業(yè)學(xué)歷教育、繼續(xù)教育和專業(yè)培訓(xùn)資源相對(duì)匱乏，檔案管理人員年齡老化，職業(yè)素養(yǎng)不高，容易產(chǎn)生集體倦怠。

3、公眾的社會(huì)檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱。檔案部門和社會(huì)管理部門對(duì)檔案作用的宣傳滯后，檔案館室不能向公眾開放，檔案信息資源未能實(shí)現(xiàn)全民共享。公眾、企業(yè)利用檔案主要用來解決工作中的問題和打官司，未能發(fā)現(xiàn)其提高社會(huì)文化素養(yǎng)、提供決策信息的潛在服務(wù)功能。

4、檔案管理技術(shù)水平較低，檔案管理囿于傳統(tǒng)的管理模式，不能與信息技術(shù)的發(fā)展相匹配，在檢索工具、利用手段、咨詢服務(wù)等方面與發(fā)達(dá)國(guó)家存在明顯差距。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1、檔案管理理念的變化。與計(jì)算機(jī)時(shí)代相比，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息采集、存儲(chǔ)和利用方式發(fā)生了質(zhì)的變化。如何采集龐大的檔案數(shù)據(jù)、尋找更科學(xué)實(shí)用的數(shù)據(jù)庫類型、提供快速簡(jiǎn)便的檢索方式、甄別和消除低質(zhì)量數(shù)據(jù)，成為新技術(shù)領(lǐng)域，檔案管理人員必須更新管理理念，適應(yīng)時(shí)代需要。

2、檔案管理存在安全隱患。一是物理環(huán)境安全隱患：音頻、視頻、圖像等檔案信息存儲(chǔ)載體和設(shè)備易受溫濕度、磁場(chǎng)等因素影響而發(fā)生老化和故障；二是硬件環(huán)境安全隱患：大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理嚴(yán)重依賴云計(jì)算應(yīng)用系統(tǒng)，除系統(tǒng)自身難免存在漏洞外，更易受到互聯(lián)網(wǎng)病毒、黑客入侵、不法分子惡意刪改等威脅。

3、檔案管理技術(shù)水平的新要求。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理將在云平臺(tái)上建設(shè)云檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)云存儲(chǔ)，如何將有價(jià)值的檔案信息資源挖掘、整合、加工分析，找出原有檔案的新用途，為領(lǐng)導(dǎo)決策、社會(huì)公查詢借鑒提供咨詢服務(wù)，成為檔案信息化管理面對(duì)的又一個(gè)挑戰(zhàn)。

4、保障檔案信息安全方面的法律不健全。當(dāng)前，我國(guó)檔案管理立法方面存有：檔案法規(guī)系統(tǒng)尚有缺陷；檔案法規(guī)內(nèi)容滯后，可操作性不強(qiáng)；檔案管理現(xiàn)代化和新型載體材料檔案未納入檔案管理法規(guī)，在利用過程中會(huì)涉及利用者信息權(quán)、文件內(nèi)容隱私權(quán)、檔案公布權(quán)等權(quán)益方面的問題，依法治檔力度不夠。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代如何做好檔案管理工作

我國(guó)檔案管理工作起步較晚，在管理理念、技術(shù)、教育、法律法規(guī)等方面同發(fā)達(dá)國(guó)家存在很大差距，進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，這些差距迅速放大，必須從根本上進(jìn)行變革和完善。

1、檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化。檔案大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用于對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求越來越高。這就要求檔案管理部門加大宣傳力度，制定檔案立法規(guī)劃，重視檔案法學(xué)研究，中央和地方立法部門要盡快出臺(tái)相應(yīng)的法律法規(guī)，加快檔案法制建設(shè)，確保檔案管理工作“有法可依、有法必依”，使之不再成為阻礙檔案事業(yè)發(fā)展的絆腳石。

2、確立檔案大數(shù)據(jù)的戰(zhàn)略地位，加快檔案服務(wù)工作轉(zhuǎn)型。2015年9月，國(guó)務(wù)院印發(fā)了《促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動(dòng)綱要》，系統(tǒng)部署大數(shù)據(jù)發(fā)展工作。檔案管理部門要與時(shí)俱進(jìn)的構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)應(yīng)用戰(zhàn)略體系，夯實(shí)大數(shù)據(jù)發(fā)展技術(shù)，樹立服務(wù)化、資產(chǎn)化的大數(shù)據(jù)資源理念，促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型。例如，設(shè)立國(guó)家數(shù)據(jù)中心，各級(jí)檔案部門以國(guó)家數(shù)據(jù)中心為依托，在保障國(guó)家安全、商業(yè)機(jī)密、個(gè)人隱私和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的前提下，加快實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)開放共享，為政府部門、公眾、企業(yè)提供快速、精準(zhǔn)、有價(jià)值的檔案信息資源，幫助它們降低成本、提高效率、做出更明智的業(yè)務(wù)決策。

3、加強(qiáng)檔案信息管理的環(huán)境安全建設(shè)。通過維持合適的溫濕度、遠(yuǎn)離干擾磁場(chǎng)、制作備份信息、異地存放等手段，為檔案信息管理創(chuàng)造良好的保存環(huán)境。通過減少和修復(fù)系統(tǒng)自身漏洞，引入和應(yīng)用加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)、內(nèi)外網(wǎng)隔離技術(shù)等安全技術(shù)措施，加強(qiáng)從數(shù)據(jù)創(chuàng)建之初到數(shù)據(jù)保存每一個(gè)環(huán)節(jié)的安全保護(hù)措施。

4、多種手段提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)水平。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作需要的是具備檔案學(xué)、信息學(xué)等理論知識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。首先，教育部門應(yīng)該加強(qiáng)檔案學(xué)科建設(shè)，合理設(shè)置檔案學(xué)專業(yè)課程。學(xué)生不僅要掌握全面的檔案知識(shí)，更應(yīng)深入了解與之相關(guān)的社會(huì)、管理、行政、法律以及計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)，使所學(xué)與工作實(shí)踐和社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)；第二，檔案管理部門要?jiǎng)?chuàng)建職業(yè)資格證書制度，改變當(dāng)前檔案管理人員學(xué)而不專，職業(yè)素養(yǎng)參差不齊的現(xiàn)狀；第三，檔案職業(yè)部門、普通高校及科研機(jī)構(gòu)應(yīng)為檔案從業(yè)者提供繼續(xù)教育和定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，培訓(xùn)內(nèi)容要有針對(duì)性、科學(xué)性、實(shí)用性和先進(jìn)性，多種渠道為從業(yè)者提供終身學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)；第四，建立有效的激勵(lì)機(jī)制，為檔案從業(yè)者提供編制、待遇、晉升、獎(jiǎng)懲等方面與其他職業(yè)公平競(jìng)爭(zhēng)的機(jī)會(huì)，提高從業(yè)者的工作積極性；第五，檔案管理人員應(yīng)該合理規(guī)劃自身職業(yè)生涯，主動(dòng)提高自己的職業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)水平，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，積極應(yīng)對(duì)時(shí)代挑戰(zhàn)。