醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀與對(duì)策

摘 要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院加快發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，良好的檔案管理是醫(yī)院科學(xué)管理的依據(jù)和保證。本文較為詳細(xì)地論述了醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀、存在的問題及解決的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

醫(yī)院檔案是重要的信息資源，是醫(yī)院加快發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，它觸及醫(yī)院的各個(gè)部門，與個(gè)人息息相關(guān)。良好的檔案管理是醫(yī)院科學(xué)管理的依據(jù)和保證，因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，對(duì)于充分發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢(shì)、更好地為人民群眾身體健康及醫(yī)學(xué)教育科研工作服務(wù)具有重要作用。

1 醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

從目前嶧城區(qū)縣級(jí)醫(yī)院檔案管理情況來看，檔案管理的內(nèi)容主要分為兩部分：一是醫(yī)院檔案室，包括文書類、科技類、財(cái)務(wù)類、聲像類和實(shí)物等檔案。這類檔案室?guī)旆棵娣e比較小，約10-30平方米，配有一名兼職檔案員，資料收集不是很齊全。在硬件建設(shè)方面，多數(shù)配備五節(jié)檔案櫥，還有部分木質(zhì)櫥。管理制度、“八防”設(shè)備等不太健全。二是病案室，主要是各類病歷檔案，這類檔案室面積比較大，約40-100平方米，而且是單獨(dú)的病案庫房，配有2-3名專職人員，室藏?cái)?shù)量、病案檔案資料比較齊全，只要是住院病人的資料，全都?xì)w入病案室保存。

2 醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視程度不高，認(rèn)識(shí)不到位。由于檔案工作在醫(yī)院不是主要的業(yè)務(wù)工作，因此要想讓主要領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常過問檔案工作也不易做到。在實(shí)際工作中，假如主要領(lǐng)導(dǎo)不同意，辦公室主任積極性就不高，不去各部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，檔案工作人員的工作就不好開展，檔案工作就只能緩慢發(fā)展。

（二）檔案管理制度不健全，檔案資料收集不齊全。在醫(yī)院管理中，各級(jí)醫(yī)院制定了適用于本院的、較為健全的醫(yī)院醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒有將檔案工作納入目標(biāo)考核，由此造成了檔案管理制度不健全，檔案資料收集不齊全的現(xiàn)象。

（三）檔案意識(shí)不強(qiáng)，利用率較低。由于人們對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)較淡薄，認(rèn)為檔案可有可無，意識(shí)不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性，因此造成了檔案信息資源開發(fā)不足，檔案利用率不高。

（四）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高沒有納入計(jì)劃和要求，檔案管理人員平時(shí)進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，許多檔案管理人員的管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。

（五）檔案工作硬件投入不足，檔案管理現(xiàn)代化水平不高。有些醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。另外，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索上，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

3 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對(duì)策

（一）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視是關(guān)鍵。提高領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，特別是提高一把手對(duì)檔案工作的重視程度是關(guān)鍵的關(guān)鍵。在這方面我認(rèn)為可以做好兩點(diǎn)：一是宣傳檔案在各項(xiàng)實(shí)際工作中所發(fā)揮的作用，可以舉出有典型說服力的事例來進(jìn)行宣傳報(bào)道，擴(kuò)大影響面，提高檔案工作的知名度；二是加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的宣傳力度，提高大家依法歸檔的自覺性。通過對(duì)檔案工作的大力宣傳，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工都充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，認(rèn)識(shí)檔案工作與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，從而更好地支持檔案工作，促進(jìn)全員檔案意識(shí)觀念的形成。

（二）完善檔案管理制度，建立科學(xué)的檔案管理體系，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理的關(guān)鍵。各醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度。對(duì)各科室的各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核、同步發(fā)展。

（三）建立醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式，為檔案開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。由醫(yī)院院長(zhǎng)或副院長(zhǎng)直接分管，形成一個(gè)以分管院長(zhǎng)全面領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任或副主任負(fù)責(zé)，各科室負(fù)責(zé)人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式。醫(yī)院的檔案管理應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，從而有利于貫徹上級(jí)精神，有利于組織監(jiān)督各職能部門的檔案工作，有利于檔案的收集和利用，有利于解決檔案綜合管理中的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問題，有利于醫(yī)院檔案的安全、完整，為醫(yī)院檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。

（四）結(jié)合實(shí)踐、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案人員素質(zhì)。一是通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)知識(shí)水平。二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對(duì)檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作中的好經(jīng)驗(yàn)、好做法，推動(dòng)檔案管理水平的提高。

（五）加大投入，提高配備，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。加強(qiáng)資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調(diào)設(shè)備，高效滅蟲、滅火設(shè)備，這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容；另一方面要引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理，用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存整個(gè)醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時(shí)查找、利用，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，提高工作效率。因此，醫(yī)院應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)管理、應(yīng)用設(shè)計(jì)完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化。

（六）重視檔案信息的開發(fā)利用工作，發(fā)揮檔案的社會(huì)效益。檔案保管的最終目的就是使檔案得到充分利用。因此，醫(yī)院檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使醫(yī)院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。同時(shí)，積極開展多種編研活動(dòng)，對(duì)信息進(jìn)行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方面、有實(shí)效的信息。另外，還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，實(shí)現(xiàn)各級(jí)醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。

作者簡(jiǎn)介

孫中華（1978-），女，棗莊市嶧城區(qū)中醫(yī)院辦公室，從事工作或研究：辦公室從事檔案管理。