新形勢下對檔案管理信息化建設的思考

薛君妍

摘 要：隨著我國社會經濟與科學技術的不斷發(fā)展，各個事業(yè)單位檔案的需求與數量都呈現(xiàn)為不斷增長的趨勢，再加上信息化技術在各行各業(yè)的不斷普及，檔案管理信息化建設已經成為檔案事業(yè)的必然發(fā)展趨勢，檔案管理信息化發(fā)展程度已經成為衡量檔案管理質量的重要標準。鑒于此，本文主要針對檔案管理信息化建設的重要進行了詳盡的探討，在此基礎上提出幾點檔案管理信息化建設的措施，旨在為促進檔案管理事業(yè)的發(fā)展貢獻自己的綿薄之力。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；措施

當前這個時代是一個信息化技術快速普及與發(fā)展的時代，信息技術已經逐漸成為知識經濟時代最為重要的資源，各行各業(yè)信息化的發(fā)展程度逐漸發(fā)展成衡量一個行業(yè)、一個地區(qū)、乃至于一個國家社會發(fā)展程度與經濟發(fā)展水平的重要指標[1]。檔案管理信息化建設，能夠進一步提升相關工作的效率與質量，真正實現(xiàn)檔案資料共建共享的目標。所以，為進一步滿足社會現(xiàn)代化發(fā)展的相關需求，檔案管理信息化建設就成為必然的發(fā)展趨勢。

1 檔案管理信息化建設的重要作用

我國各個事業(yè)單位是社會和諧發(fā)展、社會經濟建設的中流砥柱，而事業(yè)單位檔案則是公共服務的重要提供載體，事業(yè)單位檔案管理信息化建設能夠有效提升檔案管理工作的效率與質量，進一步促進社會事業(yè)穩(wěn)定、快速的發(fā)展，有效滿足廣大人民群眾不斷增長的物質文化需求。事業(yè)單位檔案管理屬于社會進步的記錄者，其客觀、真實的記錄了相關的歷史資料，其是有效維護社會健康、有序發(fā)展的重要工具，信息化時代推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設，使得檔案管理工作能夠與各項工作進行有效的整合，能夠有效促進社會事業(yè)的大繁榮、大發(fā)展[2]。檔案管理信息化可以進一步保障檔案原件的真實性與完整性，能夠更為深入的進行檔案資料開發(fā)利用。與此同時，檔案管理信息化建設能夠有效改革傳統(tǒng)檔案管理中繁重的工作，使得檔案收集、分類以及整理等相關流程更為便捷、簡單，同時也能夠進一步提升檔案管理工作的規(guī)范性。

2 檔案管理信息化建設的措施與建議

（一）加大各項基礎的建設力度

1、檔案管理局域網建設

事業(yè)單位應當主動爭取上級部門的支持，通過綜合籌資，加強檔案管理局域網建設，積極將檔案管理系統(tǒng)與上級機關、一線部門進行有效的對接。與此同時，事業(yè)單位還應當主動與電信機構進行更為深入的交流合作，針對互聯(lián)網寬帶數據實施技術改造，不斷提升網絡傳輸的質量與速度，使得檔案管理網絡能夠逐漸形成連接快速、覆蓋面廣以及網點多的網絡，能夠為檔案管理工作共建共享提供堅實的網絡基礎。

2、檔案管理硬件系統(tǒng)建設

各個事業(yè)單位應當主動為檔案部門配置打印機、復印機、掃描以及高性能計算機等硬件設施，針對部分涉及到國計民生的事業(yè)單位還應當配置專門應用于檔案收集、整理的電腦，以便于檔案資料的網絡化傳遞，充分發(fā)揮硬盤儲存便捷、容量大以及檢索便捷等優(yōu)勢。

3、檔案管理數據庫建設

事業(yè)單位應當積極選擇先進的開發(fā)工具，進一步加大檔案管理數據庫建設力度，通過建立統(tǒng)一、標準的數據庫標準，有效解決傳統(tǒng)檔案管理中各個事業(yè)單位自行收集、各自為政的局面。與此同時，還應當將之前分散的、多種介質的檔案文本、照片、錄像以及錄音等進行有效的轉化歸檔處理，真正實現(xiàn)檔案資料的自動整理、檢索、查閱以及利用，進一步提升檔案管理工作的精確度與質量。

（二）建立健全檔案管理制度與監(jiān)督制度

處在我國基本國情狀況下，事業(yè)單位本身的性質較為特殊，在傳統(tǒng)的管理理念下，事業(yè)單位檔案管理部門完全處于邊緣化的部門。要想改變上述局面，事業(yè)單位在進行檔案信息化建設的過程中，必須要嚴格根據國家與地方主管機構推薦的相應標準，綜合參考自身的實際情況，建立健全檔案管理制度。主管機構應當將檔案管理信息化建設納入到檔案管理工作的業(yè)績考核指標，在進一步提升事業(yè)單位對檔案管理信息化建設的重視程度的同時，以此來激發(fā)廣大工作人員的能動性，使其能夠更為積極主動的投入到檔案管理信息化建設工作中。

科學合理的監(jiān)督制度是保障事業(yè)單位檔案管理信息化建設的有序開展，通過對檔案管理信息化建設進程中進行有效的監(jiān)督與制約，能夠保障相關工作始終處于法律法規(guī)允許的范圍內開展。這就需要事業(yè)單位綜合參考自身的實際情況，充分利用內部監(jiān)督與外部監(jiān)督，使得兩者進行互相合作、互相結合、互相補充，以此來充分調動檔案管理人員的創(chuàng)新性、積極性以及主動性，充分保障檔案管理信息化建設高效、穩(wěn)定的開展。

（三）加強檔案管理隊伍培訓教育

人才隊伍是決定檔案信息化建設的關鍵因素之一。對檔案信息化建設工作來說，需要檔案管理人員具備良好的知識素養(yǎng)與先進技術能力。反觀各個事業(yè)單位的檔案管理隊伍，復合型人才的缺失是各個事業(yè)單位普遍存在的現(xiàn)象。與此同時，因為一些事業(yè)單位對檔案管理信息化建設的重視程度不足，導致廣大檔案管理人員嚴重缺乏相應的態(tài)度與責任心，檔案管理信息化建設并不理想。針對上述情況，檔案管理部門應當做好以下幾點，進一步加強檔案管理隊伍的培訓教育工作：首先，檔案管理部門應當進一步加強培訓教育工作，通過開展多門類、多層次的知識體系培訓教育，根據檔案部門、檔案管理人員自身的實際情況以及信息化建設的相關要求，進一步完善檔案管理人員的知識體系。其次，檔案管理部門應當積極組織相應的專題學術、業(yè)務交流會議，積極舉辦形式豐富的專業(yè)網絡業(yè)務學習活動，通過邀請相關專家舉辦講座的模式，積極向檔案管理部門領導層與基層員工講解檔案管理的先進方法、發(fā)展趨勢以及辦信息化技術發(fā)展趨勢等，切實提升領導層與檔案管理人員的管理水平與工作能力[3]。再者，高度重視檔案管理隊伍的繼續(xù)教育，通過制定一套科學合理的人才引入制度，同時還應當制定一套符合事業(yè)單位實際情況的激勵晉升體系，積極吸引并引入檔案管理人才。最后，事業(yè)單位還必須要高度重視檔案管理隊伍的學歷教育，通過在職培訓，有效提升檔案管理隊伍的職稱水平。

（四）加大網絡安全管理力度

網絡在帶來各種優(yōu)勢的同時，也帶來一些弊端。要想保障檔案管理信息化建設的安全，就必須要高度重視網絡安全管理工作。首先，檔案管理部門的路由器必須要針對全部IP地址實施屏蔽處理，然后再有選擇性的將部分IP接入到檔案網絡系統(tǒng)當中。其次，設置專門的防火墻，針對單位檔案管理系統(tǒng)的內網與外網進行有效的隔離，通過有效的認證機制來保障檔案系統(tǒng)的安全[4]。

3 結語

檔案管理信息化建設主要是綜合利用信息化技術與互聯(lián)網平臺的建設，針對檔案進行信息化管理，通過檔案管理信息化建設，對事業(yè)單位科研力量的加強、組織建設的增強以及工作質量的提升等都具有重要的促進作用。這就需要各個事業(yè)單位意識到檔案管理信息化建設的重要作用，通過加大各項基礎的建設力度、建立健全檔案管理制度與監(jiān)督制度、加強檔案管理隊伍培訓教育以及加大網絡安全管理力度，有效保障檔案管理信息化建設的有序開展。

參考文獻

[1]林國錦.大數據時代政協(xié)委員履職檔案信息化建設路徑探析——以浙江省政協(xié)為例[J].浙江檔案，2015，03：22-25.

[2]佘潔華.基于霍爾三維模型檔案信息化建設管理探討[J].包頭職業(yè)技術學院學報，2015，02：87-90.

[3]熊玲.以破解“五個不到位”為推手 加強檔案信息化建設[J].湖北檔案，2012，11：31-32.

[4]張雨薇，李鋒.人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略分析[J].科協(xié)論壇（下半月），2013，11：148-149.