會(huì)計(jì)電算化檔案管理的問(wèn)題淺析

李春星

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算方式也發(fā)生了巨大變化，許多單位都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化，從目前情況看，會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施在大大減輕財(cái)務(wù)人員勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率的同時(shí)也不同程度地存在著某些問(wèn)題。針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理中所存在的問(wèn)題，應(yīng)完善會(huì)計(jì)軟硬件設(shè)施建設(shè)和會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度，配備專業(yè)人員，提高會(huì)計(jì)部門人員素質(zhì)。

一、電算化會(huì)計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容

1.電算化會(huì)計(jì)檔案管理是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，要嚴(yán)格按照財(cái)政部有關(guān)規(guī)定的要求對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，由專人負(fù)責(zé)。

2.對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。

3.采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失。

4.通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開發(fā)相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料，以及會(huì)計(jì)軟件程序，視同會(huì)計(jì)檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

二、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

1.領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，電算化會(huì)計(jì)檔案意識(shí)缺乏。高質(zhì)量的會(huì)計(jì)檔案管理，能為經(jīng)濟(jì)主體的日?，F(xiàn)金活動(dòng)、財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)與計(jì)劃、科學(xué)的財(cái)務(wù)決策等提供重要的財(cái)務(wù)信息與資料。但在實(shí)際工作中，各單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案工作認(rèn)識(shí)不足，檔案意識(shí)嚴(yán)重缺乏，認(rèn)為電算化會(huì)計(jì)檔案工作單一，管理簡(jiǎn)單，無(wú)須設(shè)立專門的財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)，無(wú)須設(shè)立專職人員，造成電算化會(huì)計(jì)檔案管理不規(guī)范，更難于保證電算化會(huì)計(jì)檔案的安全。

2.電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善

會(huì)計(jì)電算化工作是一種無(wú)紙化工作，所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)均存在計(jì)算機(jī)的硬盤上，實(shí)際工作中常有以下幾種不當(dāng)情況發(fā)生：一是部分操作人員未養(yǎng)成每天備份的習(xí)慣，機(jī)器一但出現(xiàn)故障，則部分帳務(wù)數(shù)據(jù)將會(huì)丟失。二是不少操作者對(duì)備份的數(shù)據(jù)盤不能做到定期檢查，一旦發(fā)生問(wèn)題就無(wú)法進(jìn)行補(bǔ)救。三是習(xí)慣性用軟盤備份。由于軟盤存在著容量小、易出故障等缺陷，在數(shù)據(jù)恢復(fù)上易出現(xiàn)麻煩。準(zhǔn)確、真實(shí)和安全是會(huì)計(jì)檔案的生命所在，是對(duì)會(huì)計(jì)工作提出的最基本的要求。由于會(huì)計(jì)檔案主要對(duì)財(cái)務(wù)收支進(jìn)行價(jià)值量的記錄和描述，反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的質(zhì)的變化，要求極準(zhǔn)確的資料。然而在會(huì)計(jì)電算化條件下，由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被記錄在磁盤或光盤等磁性介質(zhì)上，在技術(shù)上對(duì)電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡。若被修改，就很難辨別出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的“原貌”，會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性就難以保證；再者，電算化條件下，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的高度集中在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，未經(jīng)授權(quán)的人員出于私利和不正當(dāng)?shù)哪康挠锌赡芡ㄟ^(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀一些重要的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)信息的完整性、安全性也因此受到挑戰(zhàn)。 可見，由于磁性材料易被遺失、污染、竄改、復(fù)制、銷毀等，因此，防潮、防盜、防塵、防火、防竄改、防過(guò)期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了電算化會(huì)計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容。

3.缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才

眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問(wèn)題，但目前一般單位都僅僅對(duì)以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會(huì)計(jì)人員僅學(xué)會(huì)了操作，而管理與維護(hù)對(duì)他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。一般會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)豐富，但計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)卻很匱乏，難以勝任用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作。他們?cè)谑褂梦C(jī)處理業(yè)務(wù)的過(guò)程中往往很多是除了開機(jī)使用財(cái)務(wù)軟件之外，對(duì)微機(jī)的軟硬件知識(shí)了解甚少，一旦微機(jī)出現(xiàn)故障或與平常見到的界面不同時(shí)，就束手無(wú)策，即使廠家在安裝會(huì)計(jì)軟件時(shí)都做了系統(tǒng)的培訓(xùn)，但一些從未接觸過(guò)計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)人員入門還是很慢，而且在上機(jī)時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)誤操作，一旦出錯(cuò)，可能就會(huì)使自己很長(zhǎng)時(shí)間的工作成果付諸東流，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，嚴(yán)重的導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰。

三、如何改善電算化下會(huì)計(jì)檔案的管理

1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)提高對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案工作的認(rèn)識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要前提和關(guān)鍵，只有建立和落實(shí)各級(jí)電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作責(zé)任制，明確職責(zé)，完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作所需的硬件設(shè)施，才能使電算化會(huì)計(jì)檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實(shí)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)科學(xué)管理電算化會(huì)計(jì)檔案的重要性，督促有關(guān)制度的建立和落實(shí)，大力開發(fā)檔案信息資源，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

2.建立健全電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度

首先、保證機(jī)房設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行是進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化的前提條件，要經(jīng)常對(duì)有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，保持機(jī)房和設(shè)備的整潔，防止意外事故的發(fā)生；確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除； 對(duì)磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份；對(duì)正在使用的會(huì)計(jì)核算軟件進(jìn)行修改、對(duì)通用會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行升版和計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行更換等工作，要有一定的審批手續(xù)；在軟件修改、升版和硬件更換過(guò)程中，要保證實(shí)際會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督；健全計(jì)算機(jī)硬件和軟件出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行排除的管理措施，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的完整性；健全必要的防治計(jì)算機(jī)病毒的措施。

其次、電算化會(huì)計(jì)檔案，是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以其它磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式和計(jì)算公式）等數(shù)據(jù)；電算化會(huì)計(jì)檔案管理是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，要嚴(yán)格按照財(cái)政部有關(guān)規(guī)定的要求對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，由專人負(fù)責(zé)；對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)；采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失。通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開發(fā)相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料以及會(huì)計(jì)軟件程序，視同會(huì)計(jì)檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

3.配備專業(yè)人員，提高綜合素質(zhì)

會(huì)計(jì)系統(tǒng)是由人來(lái)操作的，一個(gè)系統(tǒng)是否安全，不但取決于系統(tǒng)本身，更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì)，未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身，對(duì)系統(tǒng)的安全是一種威脅。要提高會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度。企業(yè)應(yīng)立足于國(guó)際水準(zhǔn)，培養(yǎng)或聘用一批高級(jí)技術(shù)人才，推動(dòng)企業(yè)電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。各基層單位應(yīng)積極支持及組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會(huì)計(jì)電算化知識(shí)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，為本單位盡快建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。同時(shí)，要加強(qiáng)并制定實(shí)事求是的會(huì)計(jì)電算化人員培訓(xùn)計(jì)劃，要注重實(shí)效，不搞一刀切。對(duì)會(huì)計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員，應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進(jìn)行培訓(xùn)。