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      淺析小微型企業(yè)采購(gòu)成本控制

      2016-05-14 03:11:00祝江月
      中國(guó)經(jīng)貿(mào) 2016年6期
      關(guān)鍵詞:采購(gòu)成本成本控制

      祝江月

      【摘 要】我國(guó)小微型企業(yè)數(shù)目約占企業(yè)總數(shù)的90%,是我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要組成部分,但小微型企業(yè)在實(shí)施采購(gòu)成本控制的過(guò)程中卻存在諸多問(wèn)題,本文采用理論與實(shí)踐相結(jié)合的方法,針對(duì)小微型企業(yè)在采購(gòu)成本控制的實(shí)踐過(guò)程中面臨的問(wèn)題提出了一些建議,希望對(duì)相關(guān)人員能有所幫助。

      【關(guān)鍵詞】采購(gòu)成本;成本控制;小微型企業(yè)

      采購(gòu)成本是企業(yè)總成本的重要組成部分,一般而言,企業(yè)采購(gòu)成本占總成本的40%~70%,因此,對(duì)采購(gòu)成本實(shí)施控制成為降低小微型企業(yè)總成本的一個(gè)有效途徑。由于小微型企業(yè)中有很多都是家庭作坊式企業(yè)或個(gè)體工商戶,企業(yè)員工人數(shù)很少,大多沒(méi)有專業(yè)的采購(gòu)工作人員,采購(gòu)成本控制也很難得到有效實(shí)施。

      小微型企業(yè)實(shí)施采購(gòu)成本控制,首先應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類評(píng)估,建立備選供應(yīng)商資料庫(kù)。小微型企業(yè)應(yīng)按照供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品類別來(lái)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類,然后對(duì)過(guò)去供應(yīng)商在產(chǎn)品價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量等方面的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和評(píng)估,從中挑選備選供應(yīng)商,建立完善備選供應(yīng)商資料庫(kù)。建立備選供應(yīng)商資料庫(kù),首先應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商的情況進(jìn)行全面了解,不僅要記錄供應(yīng)商每次供貨的價(jià)格、數(shù)量及質(zhì)量,同時(shí)應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的組織管理、財(cái)務(wù)狀況、生產(chǎn)技術(shù)、主要客戶等方面進(jìn)行評(píng)估,然后再對(duì)這些情況進(jìn)行綜合考慮,重新整理供應(yīng)商備選名單,剔除財(cái)務(wù)狀況不佳或無(wú)法按時(shí)交貨的供應(yīng)商。再在電腦中建立備選供應(yīng)商文件夾,其中按照不同原材料分為不同文件夾收錄供應(yīng)商名單及其詳細(xì)資料。

      其次應(yīng)建立完善的供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系,對(duì)備選供應(yīng)商資料庫(kù)中合格的供應(yīng)商進(jìn)行準(zhǔn)確評(píng)價(jià),以便此后每次采購(gòu)在備選供應(yīng)商的資料庫(kù)中挑選出合適的供應(yīng)商。在建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系的過(guò)程中,小微型企業(yè)應(yīng)一方面維護(hù)和供應(yīng)商的關(guān)系;另一方面完善供應(yīng)商備選資料庫(kù)。在對(duì)供應(yīng)商備選資料庫(kù)中的資料進(jìn)行評(píng)估時(shí),應(yīng)從產(chǎn)品質(zhì)量、交貨速度、產(chǎn)品價(jià)格和售后服務(wù)四個(gè)方面對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行劃分。產(chǎn)品質(zhì)量要從每批產(chǎn)品的合格率和對(duì)產(chǎn)品不良問(wèn)題的改善兩個(gè)方面進(jìn)行考慮,交貨速度則要考慮逾期率與逾期日數(shù)兩方面,售后服務(wù)要考慮對(duì)逾期交貨和原材料不良問(wèn)題的處理效率。

      然后,則需要健全小微型企業(yè)的采購(gòu)質(zhì)量、物流與合同控制。在采購(gòu)質(zhì)量控制方面,由于小微型企業(yè)每次采購(gòu)物料數(shù)量較小,采購(gòu)員每次采購(gòu)都應(yīng)檢查產(chǎn)品質(zhì)量是否合格,發(fā)現(xiàn)不合格產(chǎn)品應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商反應(yīng)情況。采購(gòu)結(jié)束后,應(yīng)在公司供應(yīng)商檔案中對(duì)此次貨物質(zhì)量是否合格進(jìn)行記錄,為下次對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行選擇提供依據(jù)。在采購(gòu)物流控制方面,由于不同企業(yè)采購(gòu)的產(chǎn)品所適用的運(yùn)輸方式不同,供應(yīng)商提出的交貨方式也不同,小微型企業(yè)應(yīng)該通過(guò)詢問(wèn)物流公司或貨車(chē)司機(jī)來(lái)掌握貨物運(yùn)輸狀況并進(jìn)行記錄,以便在貨物出現(xiàn)逾期情況時(shí)立即采取補(bǔ)救措施。在合同控制方面,合同一旦簽訂當(dāng)即具有法律效力,無(wú)論哪方違規(guī),都可能造成經(jīng)濟(jì)損失。因此,采購(gòu)合同管理是企業(yè)采購(gòu)成本控制的主要環(huán)節(jié)之一。在每個(gè)合同簽訂前,總經(jīng)理都應(yīng)對(duì)合同和供應(yīng)商進(jìn)行認(rèn)真審核,防止違規(guī)行為出現(xiàn)。合同應(yīng)小心保管,采購(gòu)結(jié)束后,在供應(yīng)商檔案中對(duì)供應(yīng)商是否存在違規(guī)行為進(jìn)行記錄。

      此外,小微型企業(yè)也可以通過(guò)完善采購(gòu)流程控制采購(gòu)成本。完善采購(gòu)流程有利于小微型企業(yè)對(duì)資金流進(jìn)行有效控制,從而提高資金使用率。由于小微型企業(yè)的采購(gòu)?fù)ǔS煽偨?jīng)理主導(dǎo),采購(gòu)流程審批不完善,隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大,采購(gòu)成本漸漸到變得難以控制。因此需要在采購(gòu)前制定出行之有效的采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)準(zhǔn)則,要求采購(gòu)員嚴(yán)格按照采購(gòu)流程和采購(gòu)準(zhǔn)則行事。小微型企業(yè)完善采購(gòu)流程可以從人員安排和完善審批流程兩方面著手。在人員安排方面,由于大多數(shù)小微型企業(yè)并沒(méi)有專門(mén)的采購(gòu)部門(mén),采購(gòu)業(yè)務(wù)由總經(jīng)理主導(dǎo),由行政人員從旁協(xié)助,行政人員沒(méi)有獨(dú)立的決策權(quán),導(dǎo)致采購(gòu)效率降低,采購(gòu)成本難以受到有效控制。隨著小微型企業(yè)不斷發(fā)展,采購(gòu)業(yè)務(wù)不斷增加,小微型企業(yè)應(yīng)招聘專業(yè)的采購(gòu)人員,逐步組建自身的采購(gòu)部門(mén)。在完善審批流程方面,由于小微型企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)量較少,采購(gòu)審批流程并不完善,通常所有的采購(gòu)流程都需要經(jīng)過(guò)總經(jīng)理決定、審核,然而隨著小微型企業(yè)的不斷發(fā)展,采購(gòu)業(yè)務(wù)不斷增加,這樣的采購(gòu)審批流程顯然將會(huì)增加總經(jīng)理的工作量,使采購(gòu)控制成本提升。由此,隨著企業(yè)的不斷發(fā)展,小微型企業(yè)應(yīng)該逐漸擴(kuò)大采購(gòu)部門(mén)管理人員的審批權(quán)限,提升采購(gòu)部門(mén)的工作效率,減少公司的采購(gòu)成本。

      建立采購(gòu)成本風(fēng)險(xiǎn)控制制度也是小微型企業(yè)控制采購(gòu)成本的一種方式。供應(yīng)商、自身產(chǎn)品銷(xiāo)量和市場(chǎng)外圍環(huán)境這3個(gè)方面是小微型企業(yè)采購(gòu)成本控制風(fēng)險(xiǎn)的主要來(lái)源。針對(duì)這3個(gè)方面,小微型企業(yè)應(yīng)采取一定的規(guī)避策略。在供應(yīng)商方面,小微型企業(yè)面臨的主要風(fēng)險(xiǎn)是由供應(yīng)商供貨不穩(wěn)定而導(dǎo)致的,對(duì)企業(yè)采購(gòu)成本控制的影響最大。如果供應(yīng)商不能及時(shí)供貨,或供貨質(zhì)量達(dá)不到企業(yè)的要求,則可能造成企業(yè)停產(chǎn),因此預(yù)防供應(yīng)商供貨風(fēng)險(xiǎn)控制對(duì)小微型企業(yè)十分重要。企業(yè)可以一邊建立健全完善的供應(yīng)商信用管理機(jī)制,據(jù)此對(duì)公司的供應(yīng)商進(jìn)行信用評(píng)估,根據(jù)其結(jié)果,選擇信用指數(shù)較好的供應(yīng)商進(jìn)行合作;一邊與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期供需合作關(guān)系,以此防范供貨風(fēng)險(xiǎn)。在預(yù)防小微型企業(yè)自身產(chǎn)品銷(xiāo)量的風(fēng)險(xiǎn)方面,產(chǎn)品銷(xiāo)量降低會(huì)導(dǎo)致物料堆積,采購(gòu)成本占企業(yè)總成本的比例上升,使得采購(gòu)成本增加。因此,對(duì)于小微型企業(yè),采購(gòu)物資時(shí)最好不要采購(gòu)太多,造成呆滯庫(kù)存。在預(yù)防小微型企業(yè)市場(chǎng)外圍環(huán)境的風(fēng)險(xiǎn)方面,運(yùn)輸費(fèi)用的上升,供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量不好,會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)人力增加,也會(huì)造成企業(yè)采購(gòu)成本上升。因此,對(duì)運(yùn)輸、服務(wù)質(zhì)量方面的考量也應(yīng)該納入供應(yīng)商評(píng)估體系。

      參考文獻(xiàn):

      [1]采購(gòu)與供應(yīng)管理,伍蓓等編著,浙江大學(xué)出版社,2010.

      [2]采購(gòu)管理簡(jiǎn)單講(實(shí)戰(zhàn)精華版),楊吉華主編,廣東經(jīng)濟(jì)出版社,2012.

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