如何做好醫(yī)院檔案管理工作分析

李文超

摘 要：檔案管理作為一種知識管理，在社會發(fā)展中具有越來越重要地位和作用，檔案工作繁瑣枯燥，但對工作的開展卻極為重要，醫(yī)院的各類檔案是工作中可靠依據(jù)和參考資料，本文從檔案管理的必要性出發(fā)，探討做好檔案管理的一些途徑。

關(guān)鍵詞：縣級醫(yī)院；檔案管理；工作分析

醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財富，它是集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其他各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫(yī)院工作的可靠依據(jù)和參考資料。在當前，醫(yī)療技術(shù)突飛猛進，市場經(jīng)濟飛速發(fā)展，怎樣做好醫(yī)院檔案管理工作是我們當前需要考慮的問題。

一、改變檔案工作模式，建立健全醫(yī)院檔案管理的相關(guān)制度

（一）改變檔案管理工作模式，充分開發(fā)利用檔案資源

醫(yī)院檔案管理中，要改變被動的管理模式。以前總是認為檔案管理工作不能為醫(yī)院產(chǎn)生任何經(jīng)濟效益，所以形成了“重管輕用”的局面，檔案資源沒有得到充分的開發(fā)利用。隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，為了更全面地為醫(yī)療服務(wù)，必須打破常規(guī)，主動到各職能科室及臨床科室“催、要”檔案，征詢醫(yī)務(wù)人員對檔案資源的需求，以便我們更完善，有效的收集檔案資料，并為他們提供檔案資料，把檔案資源充分開發(fā)利用起來，全方位地為醫(yī)院提供服務(wù)。

（二）建立健全醫(yī)院檔案管理制度，明確職責(zé)，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展

建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系，明確職能，將醫(yī)院各個部門，各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展，同時，要積極拓展檔案的歸檔范圍。

二、制定檔案管理遠景規(guī)劃，提高檔案工作效益

（一）重視檔案管理遠景規(guī)劃，實現(xiàn)檔案信息化管理

在醫(yī)院近期和遠期規(guī)劃中，一般對醫(yī)院規(guī)模、診療科目、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)劃。而對檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展。檔案管理水平的滯后，必將影響醫(yī)院管理水平的提高，影響業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展。重視醫(yī)院檔案管理規(guī)劃，保證檔案建設(shè)與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步發(fā)展。醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，在醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展中是不可缺少或替代的。醫(yī)院在制定中長期規(guī)劃中，應(yīng)充分考慮檔案管理的設(shè)計和建設(shè)，要根據(jù)醫(yī)院發(fā)展規(guī)模和需要，不斷增加投入，提高檔案管理的建設(shè)力度，使檔案管理的用房條件、設(shè)備配置、人員配備、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、管理水平等綜合實力與醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)[2]。并逐步實現(xiàn)檔案信息化管理，使檔案信息資源得到充分開發(fā)利用。只有逐步實現(xiàn)現(xiàn)代科學(xué)的管理方法和先進的科學(xué)技術(shù)，利用計算機進行檔案文件的查找、利用等工作，才能使檔案工作人員能夠全面、系統(tǒng)、迅速的管理和提供檔案資料，更充分地發(fā)揮檔案的作用。

（二）開展檔案編研工作，提高醫(yī)院檔案工作效益

隨著醫(yī)療改革進一步深化，檔案工作的利用率會越來越大，利用的要求也會越來越高，利用者不會僅僅滿足于檔案文件，而是希望檔案部門能夠提供一些編撰文件，為他們開展醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作提供有力資料，這就要求檔案人員認真研習(xí)本專業(yè)知識，編寫一些專題匯編，充分開發(fā)檔案資源。雖然在醫(yī)院管理中檔案工作遠遠不可能像醫(yī)療工作能為醫(yī)院帶來可觀的經(jīng)濟效益，但是深入開發(fā)檔案信息資源、提高工作效益，可以為醫(yī)院各項工作提供服務(wù)。

三、提高檔案工作者素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。在醫(yī)院從事檔案管理的人員大部分都是從行政、后勤、醫(yī)技、護理等崗位轉(zhuǎn)崗過來的，檔案專業(yè)出身的人員很少，在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，不能很好地適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理。因此，醫(yī)院必須正視現(xiàn)實，重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)。要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)，通過學(xué)歷教育、專業(yè)培訓(xùn)、進修學(xué)習(xí)等手段，提高業(yè)務(wù)水平，建立檔案管理人才梯隊，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，不斷總結(jié)探索檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)律，全面提高檔案管理人員素質(zhì)，推動檔案管理水平的提高。

四、做好檔案的安全和保密工作

在影響檔案安全的各種因素中，人是決定性的因素。檔案安全的最大保障是認真，檔案安全的最大危險是疏忽。檔案安全事故的發(fā)生，就源自于思想不重視、認識不到位，疏于防范，所以這就要求檔案管理人員一定要加強檔案安全意識，把安全第一當作管理好檔案工作的一項重要戰(zhàn)略。檔案管理人員的主要職責(zé)是要維護好檔案的安全與完好，這是檔案工作人員的基本任務(wù)和工作目的，在具體工作中檔案人員要始終做到不丟失檔案資料，不損壞檔案文件，使檔案文件整齊有序，查找方便。醫(yī)院檔案管理工作是光榮而艱巨的基礎(chǔ)工作，檔案管理人員要時刻警記，防止檔案的破損丟失，為檔案管理工作提供良好基礎(chǔ)。

五、結(jié)束語

檔案管理人員要始終貫徹學(xué)習(xí)《保密法》的精神，面對醫(yī)院機密文件要保密，但是保密的目的之一是為了提供利用，只能是在特定的時間、地點，查看對象有范圍限制。此外，還要對檔案的電子文件進行安全備份。電子文件容易被遠程控制，信息容易丟失，所以這就需要檔案管理人員做相應(yīng)的拷貝，防止電子文件信息丟失而無法讀取，為檔案文件的安全工作做好保障。

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