華南理工大學(xué)廣州學(xué)院管理學(xué)院 王一明
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淺議Excel對(duì)管理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理和分析①
——以變動(dòng)成本法為例
華南理工大學(xué)廣州學(xué)院管理學(xué)院 王一明
摘 要:隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展,管理會(huì)計(jì)信息化趨勢(shì)越發(fā)明顯,Excel在對(duì)管理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)分析處理上起到了舉足輕重的作用。本文從變動(dòng)成本法角度探討并介紹了Excel的數(shù)據(jù)處理功能,為企業(yè)利用管理會(huì)計(jì)進(jìn)行預(yù)測(cè)和決策提供了參考。
關(guān)鍵詞:變動(dòng)成本法 Excel 管理會(huì)計(jì)
1.1管理會(huì)計(jì)信息化需求
會(huì)計(jì)電算化利用財(cái)務(wù)軟件將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)融入到會(huì)計(jì)工作當(dāng)中,使眾多企業(yè)從傳統(tǒng)繁瑣的手工做賬中解脫出來(lái),實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)軟件做賬的轉(zhuǎn)變,不僅提高了工作效率,也順應(yīng)了信息技術(shù)潮流的發(fā)展。然而,互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)技術(shù)日新月異,純粹的會(huì)計(jì)電算化已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者的決策需要,因此必須將電算化的外延擴(kuò)大,不僅要滿(mǎn)足會(huì)計(jì)人員做賬的需求,還需要進(jìn)一步滿(mǎn)足管理者決策的需求。管理會(huì)計(jì)主要為企業(yè)內(nèi)部管理者提供決策需要,如果具備更為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠?jì)算方法和準(zhǔn)確的結(jié)果,就能使企業(yè)高層的決策具有科學(xué)性和正確性,因而管理會(huì)計(jì)信息化勢(shì)在必行,計(jì)算機(jī)技術(shù)也與管理會(huì)計(jì)的關(guān)系逐漸密切。
1.2Excel對(duì)管理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)分析的貢獻(xiàn)
管理會(huì)計(jì)利用計(jì)算機(jī)就可以根據(jù)會(huì)計(jì)部門(mén)呈交的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和信息準(zhǔn)確及時(shí)地進(jìn)行處理和分析,并且出具報(bào)告,極大地方便了企業(yè)的各級(jí)管理人員根據(jù)報(bào)告的內(nèi)容對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)做出預(yù)測(cè)和決策。而計(jì)算機(jī)技術(shù)中Excel工具目前在管理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)分析中最為常用。管理會(huì)計(jì)主要包括變動(dòng)成本法、本量利分析、經(jīng)營(yíng)預(yù)測(cè)、經(jīng)營(yíng)決策、存貨決策、投資決策、標(biāo)準(zhǔn)成本法和全面預(yù)算幾部分內(nèi)容。Excel在對(duì)管理會(huì)計(jì)預(yù)測(cè)、決策、預(yù)算等內(nèi)容提供的數(shù)據(jù)可以通過(guò)圖表、宏、控件、函數(shù)等工具來(lái)分析和處理,常用到的函數(shù)有MAX、MIN、FV、PV、LOOKUP、VLOOKUP、HLOOKUP、NPV、IRR、CORREL、SLOPE、INTERCEPT、SUMPRODUCT、LINEST、IF、SQRT等。
例如,在對(duì)混合成本進(jìn)行分解時(shí),可以利用MAX、MIN、LOOKUP函數(shù)對(duì)樣本數(shù)據(jù)進(jìn)行高低點(diǎn)法分析,也可利用IRR、CORREL、SLOPE、INTERCEPT函數(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行回歸分析,求出回歸方程y=a+bx,即混合成本方程;在對(duì)本量利分析時(shí),可作出盈虧臨界點(diǎn)圖,并利用窗體控件等工具顯示單價(jià)、單位變動(dòng)成本、固定成本、銷(xiāo)量四因素的變動(dòng)對(duì)盈虧臨界點(diǎn)的動(dòng)態(tài)影響,使盈虧臨界點(diǎn)和銷(xiāo)售收入線(xiàn)、總成本線(xiàn)、固定成本線(xiàn)的移動(dòng)更加直觀(guān);在多品種經(jīng)營(yíng)決策時(shí),可利用規(guī)劃求解工具聯(lián)立方程組,做出產(chǎn)品組合優(yōu)化決策;進(jìn)行投資決策時(shí),可以利用FV、PV、SUM、NPV、IRR函數(shù)計(jì)算復(fù)利終值、復(fù)利現(xiàn)值、年金、投資報(bào)酬率、凈現(xiàn)值和內(nèi)部報(bào)酬率等,大大簡(jiǎn)便了計(jì)算過(guò)程。Excel在對(duì)管理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理時(shí),不僅精確快速,而且可以同步更新計(jì)算結(jié)果。只要模型設(shè)置得當(dāng),當(dāng)樣本數(shù)據(jù)發(fā)生變動(dòng)時(shí),只要輸入更新后的樣本數(shù)據(jù),通過(guò)模型就可自動(dòng)更新相應(yīng)結(jié)果,有時(shí)還可以通過(guò)結(jié)果反求條件,使管理者縮減無(wú)效勞動(dòng),把更多精力放在管理和決策之上。
變動(dòng)成本法是管理會(huì)計(jì)重要內(nèi)容,也是貫穿管理會(huì)計(jì)的重要線(xiàn)索。在企業(yè)中,生產(chǎn)和銷(xiāo)售是命脈,所有企業(yè)都在尋求利潤(rùn)最大化,然而,有時(shí)高利潤(rùn)并不意味著企業(yè)有良好的經(jīng)營(yíng)成果,反而掩蓋了企業(yè)產(chǎn)品滯銷(xiāo)、庫(kù)存過(guò)剩的真實(shí)情況。用變動(dòng)成本法求解出的利潤(rùn)可以讓管理者更加理智地對(duì)待生產(chǎn)和銷(xiāo)售,不會(huì)為了提高賬面利潤(rùn)而盲目生產(chǎn)換來(lái)利潤(rùn)虛增。Excel在變動(dòng)成本法中的應(yīng)用,不僅因?yàn)槿菀撰@取企業(yè)生產(chǎn)銷(xiāo)售情況和成本資料的樣本數(shù)據(jù),便于分析,而且更符合企業(yè)利潤(rùn)最大化的奮斗目標(biāo)。
2.1變動(dòng)成本法與完全成本法比較
在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中是用完全成本法求解利潤(rùn),把一定期間內(nèi)在生產(chǎn)過(guò)程中所消耗的直接材料、直接人工、全部制造費(fèi)用都?xì)w納到產(chǎn)品成本和存貨成本中去。在計(jì)算稅前利潤(rùn)時(shí)用銷(xiāo)售收入扣除銷(xiāo)售成本和期間費(fèi)用,單位產(chǎn)品成本受產(chǎn)量的直接影響,產(chǎn)量越大,單位產(chǎn)品成本越低,就越能刺激企業(yè)提高產(chǎn)品生產(chǎn)的積極性。換言之,如果企業(yè)生產(chǎn)過(guò)大,銷(xiāo)售不足,會(huì)導(dǎo)致扣除的銷(xiāo)售成本小而虛增利潤(rùn),夸大生產(chǎn)業(yè)績(jī),不利于企業(yè)管理者進(jìn)行預(yù)測(cè)分析、參與決策以及編制彈性預(yù)算等。
管理會(huì)計(jì)中引入變動(dòng)成本法來(lái)彌補(bǔ)完全成本法的不足。變動(dòng)成本法把成本分為固定成本和變動(dòng)成本,計(jì)入產(chǎn)品成本的是生產(chǎn)過(guò)程中所消耗的直接材料、直接人工和變動(dòng)性制造費(fèi)用,將變動(dòng)非生產(chǎn)成本和固定成本全部作為期間成本,在計(jì)算稅前利潤(rùn)時(shí)一次性全部扣除。企業(yè)銷(xiāo)售量越大,銷(xiāo)售收入越高,利潤(rùn)就越高,因而可以刺激企業(yè)銷(xiāo)售,避免企業(yè)盲目生產(chǎn),積壓存貨。
2.2Excel在變動(dòng)成本法中的作用
根據(jù)企業(yè)往年的生產(chǎn)銷(xiāo)售情況和產(chǎn)品成本資料,用兩種成本分析方法分析稅前利潤(rùn),不僅計(jì)算量大,而且不易與時(shí)俱進(jìn),如果數(shù)據(jù)發(fā)生變化又要重新進(jìn)行分析。用Excel創(chuàng)建兩種成本法模型,利用公式嵌套,就很容易比較稅前利潤(rùn),還能夠根據(jù)目標(biāo)利潤(rùn),利用單變量求解工具反求相關(guān)條件的變動(dòng)程度,方便快捷、一目了然。
3.1搜集企業(yè)樣本數(shù)據(jù)
用Excel創(chuàng)建模型之前必須先搜集樣本數(shù)據(jù),即必須明了企業(yè)生產(chǎn)量、銷(xiāo)售量和成本情況,把企業(yè)所發(fā)生的成本按照成本性態(tài)歸類(lèi)為變動(dòng)成本和固定成本兩部分。例如,某企業(yè)成本資料情況如表1所示。
表1 某企業(yè)成本資料
根據(jù)該企業(yè)相關(guān)資料比較變動(dòng)成本法和完全成本法的稅前利潤(rùn),若手工求解必然要花一定工夫,如果企業(yè)有不同的目標(biāo)利潤(rùn),要分別找到單價(jià)、銷(xiāo)量、單位變動(dòng)成本和固定成本的目標(biāo)值,則又更加繁瑣。因此,用Excel處理分析數(shù)據(jù)就顯得極為必要。
3.2構(gòu)建Excel變動(dòng)成本法模型
在Excel工作表中錄入該企業(yè)成本資料樣本數(shù)據(jù),如表2所示。
表2 某企業(yè)Excel成本資料
在錄入原始樣本數(shù)據(jù)時(shí),為方便數(shù)據(jù)更新,可以在單元格里嵌套公式,將某些單元格聯(lián)系起來(lái),這樣,只要更改非公式單元格內(nèi)容就會(huì)引起公式單元格計(jì)算結(jié)果的變動(dòng)。在該模型中,本期銷(xiāo)售量通過(guò)“期初存貨+本期生產(chǎn)-期末存貨”公式獲得;變動(dòng)成本率通過(guò)“1-貢獻(xiàn)毛益率”獲得;變動(dòng)成本法下單位產(chǎn)品成本通過(guò)“單位直接材料+單位直接人工+單位變動(dòng)制造費(fèi)用”獲得,完全成本法下單位產(chǎn)品成本通過(guò)“單位直接材料+單位直接人工+單位制造費(fèi)用”獲得;單價(jià)通過(guò)“單位變動(dòng)成本/變動(dòng)成本率”獲得。設(shè)置好這些公式后,就可以創(chuàng)建稅前利潤(rùn)計(jì)算模型了,如表3所示。
在圖2中變動(dòng)成本法稅前利潤(rùn)通過(guò)“銷(xiāo)售收入-變動(dòng)成本-固定成本”求得,完全成本法下稅前利潤(rùn)通過(guò)“銷(xiāo)售收入-銷(xiāo)售成本-期間費(fèi)用”求得,最終計(jì)算結(jié)果如表4所示。
表3 兩種成本法稅前利潤(rùn)Excel模型
表4 稅前利潤(rùn)計(jì)算結(jié)果
3.3數(shù)據(jù)更新與反求
Excel模型創(chuàng)建完畢后,若企業(yè)生產(chǎn)量、銷(xiāo)售量、庫(kù)存量、貢獻(xiàn)毛益率、直接材料、直接人工、制造費(fèi)用發(fā)生變動(dòng)后,可以直接修改無(wú)公式的單元格數(shù)據(jù),這樣,有公式嵌套的單元格計(jì)算結(jié)果會(huì)自動(dòng)相應(yīng)更新。如果變動(dòng)成本法下要實(shí)現(xiàn)稅前利潤(rùn)32650元,求銷(xiāo)量最低臨界點(diǎn),此為反求,在Excel中可以利用單變量求解,如圖1所示。
圖1 在Excel中利用單變量求解
單變量求解工具目標(biāo)單元格為變動(dòng)成本法下稅前利潤(rùn),目標(biāo)值為32650元,可變單元格為期末存貨,在此不能夠選擇銷(xiāo)量單元格,因?yàn)樵谠O(shè)置模型時(shí)銷(xiāo)量單元格中有公式,所以選擇期末存貨,確定以后模型會(huì)自動(dòng)求出銷(xiāo)量值。最終更新結(jié)果如表5所示。即當(dāng)本期銷(xiāo)售量至少達(dá)到3550件時(shí),才能實(shí)現(xiàn)目標(biāo)利潤(rùn)32650元。
表5 根據(jù)目標(biāo)利潤(rùn)反求銷(xiāo)量
全面建設(shè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)已經(jīng)是大勢(shì)所趨,管理會(huì)計(jì)不僅是會(huì)計(jì)體系重要組成部分,也為企業(yè)管理者提供預(yù)測(cè)決策支撐,因而對(duì)管理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確分析就日益重要。管理會(huì)計(jì)信息化要求計(jì)算機(jī)參與到企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)決策分析中,而Excel的數(shù)據(jù)處理功能對(duì)管理會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展起到了不可忽視的推動(dòng)作用,也將極大地便利人們的工作和學(xué)習(xí)。
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作者簡(jiǎn)介:王一明(1988-),女,漢族,全日制碩士研究生,華南理工大學(xué)廣州學(xué)院管理學(xué)院會(huì)計(jì)教研室教師,主要從事管理會(huì)計(jì)、會(huì)計(jì)電算化、會(huì)計(jì)實(shí)訓(xùn)教學(xué)方面的研究。
基金項(xiàng)目:①?gòu)V東省教育廳教學(xué)成果獎(jiǎng)培育項(xiàng)目(第二類(lèi))“經(jīng)管類(lèi)大規(guī)模高質(zhì)量實(shí)訓(xùn)化教學(xué)模式實(shí)踐與探索”(JY150406)。
中圖分類(lèi)號(hào):F234.3
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
文章編號(hào):2096-0298(2016)04(a)-174-03