夏艷

摘要：綜合大學(xué)藝術(shù)學(xué)院的教學(xué)管理既有一般教學(xué)秘書的共性又有其特殊性，要做好藝術(shù)學(xué)院的教學(xué)秘書工作除了政治、法律素養(yǎng)及職業(yè)道德外，還應(yīng)從專業(yè)知識、工作作風(fēng)、統(tǒng)籌管理、溝通協(xié)調(diào)、信息管理五方面進行修煉。

關(guān)鍵詞：藝術(shù)學(xué)院；教學(xué)秘書；素質(zhì)；修煉

中圖分類號：G647 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）21-0022-02

教學(xué)工作是高校兩大核心工作之一，要確保教學(xué)順利進行，提高教學(xué)質(zhì)量，培養(yǎng)優(yōu)秀的專業(yè)人才，就需要高水平的教學(xué)管理。在高校教學(xué)管理體系中，教學(xué)秘書處于十分重要的節(jié)點，既是高校教學(xué)管理各項制度的具體執(zhí)行者，又是高校教務(wù)部門與各學(xué)院之間、學(xué)院各系之間、教師之間及教師與學(xué)生之間聯(lián)系的橋梁。在整個教學(xué)管理系統(tǒng)中居于承上啟下的樞紐地位。教學(xué)秘書的素質(zhì)與能力，直接影響到教學(xué)管理水平，對于維持良好的教學(xué)秩序、提高教學(xué)質(zhì)量起著重要的作用。

一、教學(xué)秘書的角色和職責(zé)

教學(xué)秘書在行政上受所在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上接受教務(wù)處指導(dǎo)，是學(xué)院教學(xué)管理的重要力量，扮演著多重角色并承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)。

（一）教學(xué)管理者

教學(xué)秘書負責(zé)學(xué)院常規(guī)教學(xué)管理工作，包括教學(xué)計劃管理、教學(xué)建設(shè)管理、教學(xué)運行管理、教學(xué)質(zhì)量管理、教學(xué)研究管理五大方面。其中每個方面又有若干子項，諸如：專業(yè)培養(yǎng)計劃制定和實施過程的管理、排課管理、課程建設(shè)管理、實習(xí)實訓(xùn)管理、教師考評管理、教學(xué)資源和教學(xué)檔案管理、教材和教改項目管理等等，工作繁雜而艱巨。

（二）服務(wù)保障者

為教學(xué)服務(wù)、為教師服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)，是教學(xué)秘書根本職責(zé)和工作的出發(fā)點。教學(xué)秘書的一切工作都是為了維持教學(xué)系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)，通過教學(xué)常規(guī)管理、處理教學(xué)突發(fā)情況、反映師生教學(xué)需求等為教師工作和學(xué)生學(xué)習(xí)提供支持和保障。

（三）溝通協(xié)調(diào)者

在教學(xué)運行系統(tǒng)中，教學(xué)秘書處于信息交匯點，經(jīng)常性的溝通對象就包括學(xué)校教務(wù)處、學(xué)院分管教學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)、各系主任、專任教師、學(xué)生、輔導(dǎo)員、校內(nèi)相關(guān)學(xué)院等等，形成一個上下貫通、左右聯(lián)通的復(fù)雜的溝通網(wǎng)絡(luò)。教學(xué)秘書不僅要做好各方的溝通工作，使信息暢通，使上情下達，下情及時反饋，還要在此基礎(chǔ)上協(xié)調(diào)各方，化解矛盾，推動教學(xué)有序進行。

（四）檢查督促者

教學(xué)是一個動態(tài)展開的過程，教學(xué)秘書對學(xué)院的教學(xué)活動不僅要起到計劃、組織、溝通、協(xié)調(diào)的作用，還負有檢查督促之責(zé)任，以推進教學(xué)制度的貫徹和教學(xué)舉措的落實，確保教學(xué)活動的順利進行。

（五）決策參謀者

教學(xué)秘書身處教學(xué)管理的第一線，對學(xué)校和學(xué)院的教學(xué)制度和教學(xué)舉措、師生情況、教學(xué)活動的進程、教改課題的開展等方面最為了解，對教學(xué)中存在的問題和師生的意見也能及時掌握。因此教學(xué)秘書也自然成為分管教學(xué)的學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的助手，對其在教學(xué)方面的決策提供咨詢和參謀。

二、藝術(shù)學(xué)院教學(xué)管理的特殊性

（一）專業(yè)和培養(yǎng)方式的特殊性

藝術(shù)學(xué)院與其他文史理工等學(xué)院在專業(yè)設(shè)置和培養(yǎng)方式上存在極大區(qū)別。文史理工等學(xué)院雖然也有若干個專業(yè)，但這些專業(yè)間的共性較多，往往幾個專業(yè)建立在共同的平臺上，以至于一些高校在一二年級以通識類基礎(chǔ)課為主，到第三年才細分為不同的專業(yè)（方向）。與之不同的是，藝術(shù)學(xué)院各專業(yè)之間差異很大，以筆者所在的重慶大學(xué)藝術(shù)學(xué)院為例，設(shè)有藝術(shù)設(shè)計（含環(huán)境藝術(shù)設(shè)計、視覺傳達設(shè)計、室內(nèi)設(shè)計三個專業(yè)方向）、繪畫（含國畫、油畫兩個專業(yè)方向）、產(chǎn)品設(shè)計、動畫、音樂舞蹈等5個本科專業(yè)，9個專業(yè)方向。這些專業(yè)雖然都屬于藝術(shù)學(xué)這個大門類，但彼此差異相當(dāng)大，繪畫、音樂、舞蹈專業(yè)分屬不同領(lǐng)域，而環(huán)境藝術(shù)設(shè)計、產(chǎn)品設(shè)計與建筑城規(guī)、機械等工科專業(yè)有相當(dāng)程度的關(guān)聯(lián)。各專業(yè)的課程設(shè)置、培養(yǎng)方式可以說完全不同，這種特殊性就使得藝術(shù)學(xué)院的教學(xué)管理更加復(fù)雜。

（二）課程安排和教學(xué)組織形式的特殊性

在課程安排上，非藝術(shù)專業(yè)的課程通常比較均勻地開設(shè)在一個學(xué)期，也就是說從第一周到期末每周2～4節(jié)。藝術(shù)類專業(yè)的課程安排有相當(dāng)部分是集中安排在數(shù)周內(nèi)完成，每周課時達到16節(jié)左右，如繪畫課要求4節(jié)甚至8節(jié)連排，開課時間學(xué)期初、學(xué)期中和學(xué)期末都有，造成了課程起止時間的不一致，也造成了短期內(nèi)師生教與學(xué)的強度都相當(dāng)大；在教學(xué)組織形式上，藝術(shù)類專業(yè)大多是小班教學(xué)，像聲樂、鋼琴課甚至實行一對一教學(xué)；教學(xué)場所也多種多樣，普通教室、畫室、練功房、琴房等等，除了課堂教學(xué)，還要外出寫生、素材收集、實地參觀考察。這些特殊性給教學(xué)管理增加了難度。

（三）師生的特殊性

藝術(shù)學(xué)院的師生長于形象思維，沉浸在藝術(shù)世界的他們個性比較隨意和張揚，情緒化色彩濃厚，行事方式特立獨行，不太喜歡嚴格的制度管束；藝術(shù)專業(yè)學(xué)生文化知識水平相對較低，加之藝術(shù)專業(yè)的實踐性很強，因此學(xué)生對理論學(xué)習(xí)和專業(yè)之外的課程缺乏興趣。師生的這些特殊性給教學(xué)制度的落實帶來阻力。

三、藝術(shù)學(xué)院教學(xué)秘書的五項修煉

鑒于藝術(shù)學(xué)院教學(xué)管理工作的特殊性，筆者認為要做好藝術(shù)學(xué)院教學(xué)秘書工作，除了政治素養(yǎng)，法律素養(yǎng)及敬業(yè)愛崗的職業(yè)操守外，還應(yīng)當(dāng)扎實進行以下五方面的修煉。

（一）專業(yè)知識修煉

俗話說外行不能管理好內(nèi)行，由于前述藝術(shù)學(xué)院之特殊性，要做好藝術(shù)學(xué)院教學(xué)秘書工作，除了秘書學(xué)的相關(guān)知識技能外，還需通過學(xué)習(xí)和調(diào)研熟悉掌握本學(xué)院各專業(yè)的學(xué)科特點和教學(xué)規(guī)律，讓自己對各專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)過程、教學(xué)特點、專業(yè)要求、考核方法等方面有更透徹的認識，從而使課程進度的安排、實習(xí)實踐環(huán)節(jié)的設(shè)置和要求、考核指標(biāo)體系的構(gòu)建、教師工作量的計算等方面更加切合各專業(yè)實際，使教學(xué)管理與專業(yè)教學(xué)的契合度更高。這是藝術(shù)學(xué)院教學(xué)秘書的基礎(chǔ)修煉，對于非藝術(shù)專業(yè)學(xué)科背景的教學(xué)秘書來說尤為重要。

（二）工作作風(fēng)修煉

工作作風(fēng)影響工作行為和績效，教學(xué)工作無小事，教學(xué)管理中的一個小小的疏漏就可能釀成重大的教學(xué)事故。教學(xué)秘書要強化責(zé)任意識，圍繞“嚴細實快”進行自身修煉，打造優(yōu)良的工作作風(fēng)。

嚴：嚴格遵照校院兩級各項教學(xué)規(guī)章制度，對待每一項工作要本著嚴謹?shù)木?、嚴肅的態(tài)度、嚴格的要求，做到教學(xué)管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。

細：對待工作要一絲不茍，要狠抓細節(jié)管理。要遵照教育部本科教育教學(xué)評估指標(biāo)體系和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定進行對標(biāo)管理。養(yǎng)成細致入微、精益求精、周到全面的辦事習(xí)慣，才能為師生提供準(zhǔn)確無誤、精細優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

實：對人要實心實意，對事要踏實務(wù)實。教學(xué)管理工作繁忙細碎，面對不喜制度約束的師生，工作不能只停留在辦了事，而是要積極跟進，確保落實，以求實效。如畢業(yè)設(shè)計的選題、審查、任務(wù)書、開題報告等都有嚴格的流程和時間表，超過時間學(xué)校畢業(yè)設(shè)計系統(tǒng)會自動關(guān)網(wǎng)。而實際工作中不少師生容易忽略時間的限制，這就需要教學(xué)秘書從導(dǎo)師和學(xué)生管理兩條線反復(fù)通知督促，以確保畢業(yè)設(shè)計工作的正常運行。

快：要增強時間觀念，踩準(zhǔn)工作節(jié)奏，不推諉、不拖延，按時完成各項工作；要樹立效率觀念，通過提高自身的業(yè)務(wù)知識和技能來增強工作效能，提高工作效率。

（三）統(tǒng)籌管理能力修煉

教學(xué)秘書工作涉及面廣、工作量大且瑣碎繁雜，除了每天的常規(guī)性教學(xué)管理工作外，還時不時有突擊性工作或突發(fā)事件要處理。教學(xué)管理工作還具有周期性和階段性特點，即學(xué)期初和學(xué)期末最為繁忙，學(xué)期中段相對寬松，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)根據(jù)這一特點，厘清各事項的輕重緩急，遵循“要事第一”的原則作好工作計劃，重要而緊急的事優(yōu)先做，重要而不緊急的事重點做，緊急而不重要的事可交給助管做，既不重要又不緊急的事盡量不做。這樣就能合理地統(tǒng)籌時間和精力，增強工作的預(yù)見性和可控性，做到忙而不亂，有條不紊。

（四）溝通協(xié)調(diào)能力修煉

教學(xué)秘書居于教學(xué)系統(tǒng)中相關(guān)各方聯(lián)系的橋梁和樞紐位置，要求其具有良好的人際溝通能力和協(xié)調(diào)能力。在溝通方面，教學(xué)秘書要以尊重、理解、寬容、分享、共贏為基礎(chǔ)，做一個好的聆聽者，鍛煉提高語言表達能力，提升溝通技巧。例如針對藝術(shù)學(xué)院在課程安排和教學(xué)組織形式的特殊性，教學(xué)秘書就要與學(xué)校教務(wù)處多作溝通工作，使其理解相關(guān)專業(yè)教學(xué)的特殊性，從而在全校公共課程的安排上，在教學(xué)設(shè)施和場所的提供上，在實習(xí)實踐環(huán)節(jié)時段的安排上滿足實際教學(xué)需要；在協(xié)調(diào)方面，要主動配合分管領(lǐng)導(dǎo)的工作，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，到位不越位，攬事不弄權(quán)。要有團隊意識，與學(xué)校和學(xué)院其他教學(xué)管理人員團結(jié)協(xié)作達成目標(biāo)。要有服務(wù)觀念，根據(jù)課程和師生特點以及教學(xué)需要來協(xié)助整合資源，為教學(xué)提供服務(wù)和保障。

（五）信息管理能力修煉

教學(xué)秘書每天要面對大量的文件、檔案、資料、電話，對這些信息材料及時而妥善的處理是保證教學(xué)工作正常進行所必須。因此教學(xué)秘書要強化檔案意識，做好信息管理。對重要的電話要作好記錄以利執(zhí)行；對文字、音像資料要依據(jù)重要性和時效性進行篩選整理，分門別類收藏存檔，特別是對學(xué)期的每門課程結(jié)束后的教學(xué)文檔，要形成規(guī)范收集、登記入庫的制度，以備隨時查驗；對學(xué)校教務(wù)處的通知要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，或向有關(guān)教師通報；對在教學(xué)進程中收集到的情況、意見和建議要歸納整理成文，呈送領(lǐng)導(dǎo)作為決策參考。做到教學(xué)信息管理的科學(xué)化、規(guī)范化。

近年來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，教務(wù)工作趨向于數(shù)字化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化。筆者學(xué)校已經(jīng)構(gòu)建起OA系銃，實行網(wǎng)上辦公，電子教務(wù)。因此教學(xué)秘書還必須不斷學(xué)習(xí)計算機應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識，熟練掌握電子文檔編輯排版、圖像圖形處理、表格處理、數(shù)據(jù)庫處理，以及數(shù)碼相機、復(fù)印機、傳真機等現(xiàn)代辦公設(shè)備，使教學(xué)管理工作更快捷、更高效。

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