企業(yè)綜合檔案室建設(shè)初探

史波君

摘 要：綜合檔案室是統(tǒng)一管理企業(yè)全部檔案的管理機構(gòu)，它的建立不僅能夠?qū)嵭薪y(tǒng)一集中管理檔案，防止政出多門，還能夠通過成立檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，使檔案工作延伸到各部門，通過各檔案員對各類別檔案進行收集、整理并移交綜合檔案室管理，能夠為企業(yè)提供利用服務(wù)工作，真正發(fā)揮檔案應(yīng)有的價值和作用。本文從組建企業(yè)綜合檔案室的管理現(xiàn)狀及必要性入手，提出切實可行的建設(shè)目標及管理體制，從而探討企業(yè)綜合檔案室的建設(shè)方案。

關(guān)鍵詞：綜合檔案室 管理現(xiàn)狀 建議目標 現(xiàn)代化管理

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及組建綜合檔案室的必要性

黨和政府高度重視檔案管理工作，隨著人們的檔案意識不斷增強，對檔案工作的地位和作用的認識也逐漸深入，對綜合檔案室的檔案工作也提出了更新更高的要求。對于企業(yè)而言，建設(shè)綜合檔案室勢在必行。目前，我司檔案室主要工作是收集項目開工前及施工、監(jiān)理工程文件。檔案室場地和硬件配置情況良好，用房能夠滿足20年的檔案存儲需要。隨著進入新的發(fā)展階段，企業(yè)經(jīng)營管理、建設(shè)、運營、開發(fā)、人事、財務(wù)等各部門的快速發(fā)展都急需建立與之相適應(yīng)的、較為科學完備的檔案管理體系。對照有關(guān)標準，公司檔案管理已成為不容忽視的“短板”。主要存在問題：一是管理體制，未建立企業(yè)綜合檔案室，相關(guān)的制度不完善，缺乏考核目標和手段。檔案管理辦法制訂還不夠完善，缺乏包括歸檔范圍、全宗、分類、編號體系等基礎(chǔ)的工作依據(jù)。對檔案室和各部門檔案工作未進行考核，與檔案行政主管部門之間的業(yè)務(wù)接口還需進一步加強。二是在日常工作中，檔案員與各部門檔案員互動交流不足，無法全面掌握資料的全局和動態(tài)。過程檢查指導(dǎo)、日常收集、加工整理、庫房硬件都有不同程度的欠缺，尚未形成完整的檔案管理工作鏈條。三是未建設(shè)數(shù)字檔案室，是現(xiàn)階段急需開展的工作。四是歷史欠賬問題，企業(yè)檔案包括黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類統(tǒng)一歸綜合檔案室，目前還是由各部門保管。2014年，中央、省、市于分別就檔案工作出臺了《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》系列重要的文件。這些文件明確了檔案室在檔案事業(yè)體系中的基礎(chǔ)作用，企事業(yè)單位要建立綜合檔案室或相應(yīng)機構(gòu)，集中收集保管本單位各類檔案并提供利用。規(guī)范化檔案室建設(shè)要求：一是要建立檔案工作機構(gòu)，配備檔案管理人員，明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入本單位發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃并落實；二是要建立健全檔案工作各項規(guī)章制度并履行報批手續(xù)；三是應(yīng)配備符合國家標準、至少能存放20年檔案數(shù)量的專門庫房，并與辦公用房、閱覽室分設(shè)，庫房內(nèi)應(yīng)配備充足必要的硬件設(shè)施，滿足庫房“八防標準”；四是檔案收集應(yīng)歸盡歸，確保完整、準確和系統(tǒng)，檔案保管、利用、鑒定及統(tǒng)計應(yīng)規(guī)范開展；五是開展數(shù)字檔案室建設(shè)，建立目錄、重要文件數(shù)據(jù)庫。數(shù)字檔案室分為數(shù)字檔案室、規(guī)范化數(shù)字檔案室和示范數(shù)字檔案室三個等級，推進數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，是一項必須完成的硬任務(wù)。

二、企業(yè)綜合檔案室建設(shè)的具體途徑

1.明確綜合檔案室的建設(shè)目標。結(jié)合企業(yè)實際，制訂建設(shè)規(guī)范化綜合檔案室建設(shè)目標，一是以“組織機構(gòu)到位、制度建設(shè)到位、硬件配置到位、檔案業(yè)務(wù)正常開展”為標志，2017年完成公司綜合檔案室建設(shè)，2018年建成規(guī)范化綜合檔案室。二是建設(shè)示范化數(shù)字檔案室，2017年完成檔案管理軟件的開發(fā)，2018年企業(yè)數(shù)字檔案室通過驗收；2018年企業(yè)示范數(shù)字檔案室通過驗收。

2.完善檔案管理體制和管理制度。明確綜合檔案室的機構(gòu)定位、隸屬關(guān)系、部門職責。綜合檔案室負責統(tǒng)籌全公司檔案管理工作，包括制度建設(shè)、加工整理、檔案日常管理、數(shù)字檔案室建設(shè)，負責對內(nèi)協(xié)調(diào)，對外聯(lián)系。各部門負責根據(jù)歸檔范圍將文件移交給綜合檔案室。建議綜合檔案室設(shè)負責人及檔案管理員網(wǎng)絡(luò)，明確崗位職責。完善檔案管理制度，合理設(shè)計檔案管理工作流程，出臺檔案管理的主要制度，根據(jù)實際分批出臺檔案管理的標準規(guī)范類制度。包括《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，檔案全宗、分類大綱及編目原則、歸檔范圍及保管期限、檔案質(zhì)量標準、各專業(yè)工程檔案的編制辦法、檔案與資料范圍及內(nèi)容劃分標準、聲像檔案的管理辦法、檔案室日常管理制度等。

3.加強檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和現(xiàn)代化管理。綜合檔案室建設(shè)工作應(yīng)有一定物質(zhì)條件作保證，企業(yè)需要考慮檔案室的庫房建設(shè)，合理劃分功能區(qū)域，完善配置，達到標準。檔案庫房在防盜、防潮方面需要完善，防盜方面要更換庫房防盜門及鎖，安裝紅外線攝像監(jiān)控系統(tǒng)。防潮方面，根據(jù)庫房面積，需要增加庫房除濕設(shè)備，建議采購自動除濕機，安裝恒溫恒濕管理系統(tǒng)。電子計算機具高效的信息處理功能，能以極快的速度讀入、存儲和輸出數(shù)據(jù)。因此，檔案工作的檔案統(tǒng)計、庫存管理、編目與檢索及檔案系統(tǒng)的行政管理均可以運用計算機技術(shù)，實現(xiàn)微機化管理。結(jié)合企業(yè)信息化建設(shè)，對數(shù)字檔案室進行整體規(guī)劃，從網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、技術(shù)條件、軟硬件設(shè)施設(shè)備，到信息系統(tǒng)使用、應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)及業(yè)務(wù)流程設(shè)計等方面，制訂數(shù)字檔案室建設(shè)總體方案及檔案軟件開發(fā)。檔案工作者應(yīng)當認真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理的規(guī)定與標準，探索一項符合本單位實際情況的電子文件和電子檔案管理辦法，加快檔案信息化進程。

三、結(jié)語

檔案工作是企業(yè)的一項基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作，這項工作做的如何，直接影響到企業(yè)其它工作的開展，綜合檔案室的建設(shè)是完成檔案本身發(fā)揮的一個重要前提，是能否有效地利用檔案的前提和必要條件，也是企業(yè)在經(jīng)濟建設(shè)和科學技術(shù)管理工作的重要組織部分，是關(guān)系到一個企業(yè)能否科學管理的重要條件，是推動企業(yè)檔案工作持續(xù)不斷地向前發(fā)展，為企業(yè)發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

參考文獻：

[1]王巍，《略論企業(yè)綜合檔案室的功能與業(yè)務(wù)建設(shè)》，《辦公自動雜志》2015（1）.

[2]第三組.何酉寧，《淺談綜合檔案室的設(shè)置》，《檔案管理學論文》2015（7）.