王　平（江蘇省太湖水利規(guī)劃設(shè)計研究院有限公司，江蘇蘇州，21155112288）

?

淺談水利檔案信息資源的整合

王平
（江蘇省太湖水利規(guī)劃設(shè)計研究院有限公司，江蘇蘇州，21155112288）

水利檔案是指水利系統(tǒng)各單位，在從事水利工作及相關(guān)活動中直接形成的，對國家、社會和本單位具有保存價值的不同形式的歷史記錄，是國家檔案資源的重要組成部分。水利檔案資源不僅反映了水利工作歷史的真實面貌，而且是水利建設(shè)的重要依據(jù)和科研活動的可靠保障，對水利事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展起著重要的作用。加快水利信息化建設(shè)步伐，用水利信息化驅(qū)動水利現(xiàn)代化，這是“十三五”規(guī)劃確定的目標(biāo)。作為水利基層單位的檔案室要瞄準(zhǔn)這個方向，堅持“統(tǒng)一規(guī)劃，協(xié)調(diào)推進；需求牽引，應(yīng)用主導(dǎo)；平臺共用，資源共享；基礎(chǔ)先行，分步實施；實用先進，發(fā)揮效益”的基本原則，逐步整合基層水利單位檔案室的水利信息資源，做好檔案工作。

江蘇省太湖水利規(guī)劃處（江蘇省太湖水利規(guī)劃設(shè)計研究院）隸屬江蘇省水利勘測設(shè)計研究院有限公司（原江蘇省水利勘測設(shè)計院），于1983年成立，2004年改制設(shè)立江蘇省太湖水利規(guī)劃設(shè)計研究院有限公司。公司從成立開始，就注重人力、物力、財力的投入，開展水利信息資源建設(shè)工作，并取得一些成效。然而，信息化建設(shè)是技術(shù)性較強、牽涉面較廣的系統(tǒng)工程。要實現(xiàn)水利檔案資源信息化，必須充分認(rèn)識水利檔案信息資源的特點，客觀分析基層水利單位信息資源整合的障礙，更新管理理念，轉(zhuǎn)換管理模式，努力探索水利檔案信息資源整合之路。

一、基層水利單位檔案信息資源的特點

電子檔案是基層水利單位檔案信息資源的重要組成部分。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案數(shù)字化進程不斷加快，基層水利檔案信息資源管理模式正在向以網(wǎng)絡(luò)傳遞為主要手段，以數(shù)據(jù)媒介為主要載體，管理環(huán)境數(shù)字化、管理手段電子化的模式轉(zhuǎn)變。電子檔案將是未來基層水利檔案信息資源的主體，具有以下特點：

1.信息資源載體電子化

目前，太湖水利規(guī)劃設(shè)計研究院檔案室室藏包括了文本、表格、圖片、影像等各種格式的電子文件。檔案的儲存形式從紙質(zhì)向電磁介質(zhì)轉(zhuǎn)變，以U盤、光盤、移動硬盤等存儲設(shè)備作為主要存貯介質(zhì)，其占用空間小、儲存容量大的特點不僅可以節(jié)省檔案庫房空間，節(jié)約大量的人力、財力和物力，還可以顯著提高檔案管理工作效率。

2.信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化

傳統(tǒng)檔案的整理和歸檔主要以手工方式進行，進入信息化時代，檔案的查閱和利用方式產(chǎn)生了根本性變化，檔案管理軟件實現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案管理過程中編目、歸檔、查詢檢索等工作，實現(xiàn)了檔案信息資源建設(shè)的自動接收、傳遞和存儲。太湖水利規(guī)劃設(shè)計研究院檔案室借助檔案管理軟件對檔案進行過程管理、借閱管理和信息發(fā)布，為實現(xiàn)本單位水利檔案信息資源共享提供了渠道。

3.查詢檢索自動化

水利檔案在實際工作中，需要提高資源的利用率，只有及時有效地發(fā)布已有的科技成果和技術(shù)，才能夠充分開發(fā)和利用水利檔案信息資源。本單位實現(xiàn)水利檔案信息資源共享后，啟用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)管理，改進檢索方式，實現(xiàn)了引導(dǎo)和自主查閱，提高了檔案信息的查全率和查準(zhǔn)率。

二、基層水利檔案信息資源整合面臨的問題

1.原始檔案利用率低

長期以來，檔案管理活動中輕“用”重“藏”觀念突出，重視實體檔案的管理、庫房設(shè)備的齊全和檔案管理硬件設(shè)備的投入，評價檔案工作者的業(yè)績主要看案卷歸檔的數(shù)量、裝訂案卷的美觀程度，卻忽視檔案信息資源的根本目的是開發(fā)利用。導(dǎo)致檔案工作出現(xiàn)“死”檔案低產(chǎn)出，同時又高積累的怪現(xiàn)象，讓有利用價值的水利檔案塵封在檔案庫房中，難以被開發(fā)利用并轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力，不能為發(fā)展現(xiàn)代化水利事業(yè)提供服務(wù)。

2.原始檔案信息資源歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

太湖水利規(guī)劃設(shè)計研究院從成立到改制多年來，檔案室一直是半封閉式管理，檔案管理以保管為主要目的，而在不同階段對不同歷史時期的檔案，對整理質(zhì)量有著不同的要求，歷史的痕跡比較明顯。

首先是實體檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)不一，導(dǎo)致檔案實體的形式不統(tǒng)一，檔號編制不規(guī)范，案卷標(biāo)題不規(guī)范，造成了卷內(nèi)文件內(nèi)容難以在案卷標(biāo)題中體現(xiàn)出來，卷里有些文件就很難檢索到，影響檔案利用率。而且組卷方式也不規(guī)范，既按時間排列，又以職能部門管轄權(quán)限為序排列。隨著檔案整理工作的不斷發(fā)展，檔案整理開始以“件”為單位，但又出現(xiàn)了“卷”和“件”分不清的現(xiàn)象。如文書檔案、質(zhì)量檢測檔案、合同檔案等，均可以“件”為單位進行整理，但在實際工作中還是有牽強組卷、按案卷整理的現(xiàn)象，這種情況的出現(xiàn)既不方便利用，也不利于檔案資源的信息化管理。

其次是檔案數(shù)字化后電子文件的歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，同種類型的電子文件歸檔的數(shù)據(jù)交換格式各不相同，難以對其進行標(biāo)準(zhǔn)化管理。例如，水利檔案的特點導(dǎo)致其歸檔時有大量的技術(shù)設(shè)計圖紙、照相和攝像形成的圖像信息，這些圖片文件的處理、電子文件格式轉(zhuǎn)換、檔案數(shù)據(jù)壓縮等都是水利檔案工作者面臨的難題。

信息化檔案管理系統(tǒng)

三、基層水利檔案信息資源整合的原則

針對水利檔案整合中面臨的問題，檔案部門需要積極開拓檔案信息資源整合的新模式、新方法，建立完整的水利檔案信息資源體系。在資源整合過程中，需要遵循以下原則：

1.綜合性原則

綜合性原則主要是根據(jù)服務(wù)目標(biāo)或主要對象，保證整合資源的學(xué)科和內(nèi)容的綜合性。比如，一個水利設(shè)計項目的信息資源在物理上可能不是一個完整整體，有若干子項目，是分布資源，存在著內(nèi)部關(guān)聯(lián)，要揭示數(shù)據(jù)對象間內(nèi)在聯(lián)系，在邏輯上形成整體，這就要求檔案管理人員在信息資源的開發(fā)利用工作中綜合性整理開發(fā)，使項目間的內(nèi)容科學(xué)合理關(guān)聯(lián)。

2.實用性原則

實用性原則主要是根據(jù)實際情況進行合理規(guī)劃，調(diào)研服務(wù)管理對象，從實用角度進行科學(xué)組織，利用有限資源確保整合后系統(tǒng)在知識和信息交互接口上能無縫鏈接。從實用角度整合各類資源。水利工作中形成的合同、文書、會計、基建等不同種類檔案，數(shù)字化后轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式的電子檔案，存儲于電子檔案管理系統(tǒng)，或者使用規(guī)范化檔案信息交換平臺實現(xiàn)各類檔案的數(shù)字化管理，實現(xiàn)水利檔案信息資源共享。

3.價值性原則

檔案信息資源具有現(xiàn)實價值和長遠(yuǎn)價值，在檔案信息資源開發(fā)和利用過程中，需要重視發(fā)掘這兩個價值。水利檔案對現(xiàn)行工作具有現(xiàn)實利用價值，而經(jīng)過保存和二次開發(fā)的檔案信息資源的利用價值和時效性經(jīng)過拓展，對未來的工作具有長遠(yuǎn)的保存和利用價值。

4.獨立性原則

獨立性原則是整合的信息資源有一個完整的結(jié)構(gòu)。要強化文件管理的前期指導(dǎo)，歸檔范圍明確、分類準(zhǔn)確、整理規(guī)范、檔案編號設(shè)置合理、電子文件交換格式符合國家標(biāo)準(zhǔn)，確保文件交換格式與檔案管理系統(tǒng)緊密銜接，歸檔時可以讓各部門檔案協(xié)辦人利用本單位的局域網(wǎng)，將規(guī)范的電子文件全文自動傳送到檔案室或者專用服務(wù)器進行歸檔，利用時能在規(guī)定的權(quán)限內(nèi)單獨調(diào)閱、查看檔案，保證整合后的水利檔案信息資源獨立性。

以上為檔案信息資源整合時需考慮到的主要原則，在進行信息資源整合過程中，還應(yīng)根據(jù)一定方式逐個量化，科學(xué)評估，以提高檔案信息資源整合的質(zhì)量和效率。

四、水利檔案信息資源整合的對策

整合基層水利檔案信息資源，必須以應(yīng)用為需求。要依托水利檔案信息資源業(yè)務(wù)系統(tǒng)共享交換機制，將水利檔案信息化管理全面應(yīng)用于基層水利單位的日常業(yè)務(wù)工作中。重點加強對信息密集、經(jīng)濟社會效益明顯、社會公眾關(guān)注度高、實時性強的農(nóng)村水利、防汛防旱、水利行政管理、水資源管理等業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)，提高水利行政管理效率，提升水利管理能力。

整合基層水利檔案信息資源，必須一切從實際出發(fā)。要對信息資源整合的理論基礎(chǔ)、整合方法、整合技術(shù)進行探索，在協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫、檢索方式等方面進行研究。在信息資源整合過程中，借鑒先進理論，指導(dǎo)整合實踐，優(yōu)化整合流程，提升整合水平。

基層水利單位檔案信息資源整合是一個全新的課題，要實現(xiàn)基層水利單位電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)化，遵循信息資源整合原則，更新信息管理理念，轉(zhuǎn)換信息管理模式，就一定能做好信息資源整合工作，最終實現(xiàn)檔案信息資源共享。