淺談秘書(shū)人員如何提升溝通能力

韓茹

[摘 要] 秘書(shū)崗位處在領(lǐng)導(dǎo)與職能機(jī)構(gòu)與受控系統(tǒng)的中間，秘書(shū)人員是紐帶，是橋梁，溝通左右內(nèi)外的關(guān)系，直接輔助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施管理。因其職能的特殊性，所以溝通能力的強(qiáng)弱，直接影響秘書(shū)的工作效率。從秘書(shū)人員與領(lǐng)導(dǎo)溝通、與同事溝通兩個(gè)方面闡釋了秘書(shū)人員如何提升溝通能力。

[關(guān) 鍵 詞] 秘書(shū)；溝通能力；提升方法

[中圖分類號(hào)] C931.46 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2016）28-0069-01

當(dāng)下，秘書(shū)崗位的市場(chǎng)需求量很大，秘書(shū)職業(yè)的薪資待遇和發(fā)展前景也讓很多求職者趨之若鶩。經(jīng)常有人將秘書(shū)職業(yè)稱為夾心族。原因就在于秘書(shū)人員崗位和職能的中介性。處在中間態(tài)的秘書(shū)人員，溝通能力的高低，直接影響工作的效率。

一、與領(lǐng)導(dǎo)溝通

秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通是職場(chǎng)中頻次最高、也是最關(guān)鍵的溝通。秘書(shū)崗位是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)崗位的需要而設(shè)置的，秘書(shū)崗位的重要價(jià)值在于輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、輔助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施管理，而在工作過(guò)程中，秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的耳目與喉舌，所以溝通自然更多。那秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)如何實(shí)現(xiàn)良好溝通呢？

（一）秘書(shū)要把握領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人好惡、工作方式、工作思路

所謂知己知彼，百戰(zhàn)不殆，領(lǐng)導(dǎo)作為秘書(shū)首要的工作對(duì)象，秘書(shū)必須熟悉領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人好惡、領(lǐng)導(dǎo)的工作方式和思路，只有這樣，才能做好溝通。比如，領(lǐng)導(dǎo)出差返回當(dāng)天一般喜歡回到單位聽(tīng)工作匯報(bào)，那秘書(shū)人員就要提前搜集好資料安排會(huì)議。作為秘書(shū)要把握上情，了解領(lǐng)導(dǎo)，懂得恰當(dāng)?shù)赝镀渌?，適時(shí)溝通，這樣才能事半功倍。

（二）秘書(shū)要能夠按照領(lǐng)導(dǎo)的工作需要“變形”

這里所謂的“變形”是指秘書(shū)人員要以領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為目標(biāo)，要以領(lǐng)導(dǎo)的需求進(jìn)行自我改變。我們經(jīng)常聽(tīng)到形容秘書(shū)工作的一句話是“秘書(shū)是水，領(lǐng)導(dǎo)是容器，”這句話也恰當(dāng)?shù)孛枋隽嗣貢?shū)與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系。水本身是無(wú)形的，容器是有形的，以無(wú)形入有形，需改變其形方能成其形。秘書(shū)何嘗不是如此，秘書(shū)工作的總體目標(biāo)就是服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的工作目標(biāo)。所以，秘書(shū)人員首先要把握領(lǐng)導(dǎo)的工作目標(biāo)；其次要依照領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)制定自我工作目標(biāo)。比如，領(lǐng)導(dǎo)分管教育，那秘書(shū)人員就要了解前沿教育動(dòng)態(tài)，平常要注意搜集這方面的信息，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)需要時(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策課題或者輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。

（三）秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)溝通時(shí)要善言

我們的溝通有書(shū)面語(yǔ)言溝通和口語(yǔ)溝通，還有其他非語(yǔ)言形式的溝通，當(dāng)我們進(jìn)行語(yǔ)言類溝通時(shí)，應(yīng)注意語(yǔ)言的運(yùn)用。比如，當(dāng)提醒領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)時(shí)赴約時(shí)，語(yǔ)言應(yīng)委婉，如“領(lǐng)導(dǎo)，您在下午3點(diǎn)與王氏木業(yè)的王董有約，您沒(méi)忘記吧？”“領(lǐng)導(dǎo)，下午3點(diǎn)與王氏木業(yè)王董的約會(huì)您能準(zhǔn)時(shí)參加嗎？”顯然是后者更能讓人接受。在與領(lǐng)導(dǎo)溝通時(shí)，除了我們經(jīng)常說(shuō)的時(shí)間、地點(diǎn)、時(shí)機(jī)的選擇外，語(yǔ)言的運(yùn)用也極其重要。不能因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)納諫如流而口不擇言，秘書(shū)人員不僅要考慮領(lǐng)導(dǎo)的接受能力，也要考慮作為秘書(shū)人員的語(yǔ)言形象。

二、與同事的溝通

秘書(shū)作為上傳下達(dá)，溝通內(nèi)外的紐帶，活動(dòng)于領(lǐng)導(dǎo)與職能部門及受控系統(tǒng)之間，在普通大眾眼里，秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)層的人員，而在領(lǐng)導(dǎo)眼里，秘書(shū)又是廣大員工。其實(shí)除部分高級(jí)秘書(shū)外，大部分秘書(shū)是普通工作人員，如何融洽地與同事相處，擁有良好的群眾基礎(chǔ)，對(duì)于秘書(shū)開(kāi)展工作，營(yíng)造融洽的工作氛圍、進(jìn)行積極的溝通具有重要意義。

（一）真誠(chéng)以待，和諧相處

秘書(shū)人員經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，在同事的感覺(jué)中，秘書(shū)要比其他同事與領(lǐng)導(dǎo)走得近一些，所以在某種程度上，秘書(shū)被排外的幾率就大一些。所以，秘書(shū)在與同事相處的過(guò)程中，應(yīng)主動(dòng)融入大眾中，真誠(chéng)相待，與同事和諧共處。與同事相處融洽，對(duì)于秘書(shū)人員來(lái)說(shuō)不僅可以形成融洽的工作氛圍，還可以緩解自己的工作壓力。

（二）講究原則，按章辦事

秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，知道的機(jī)密事項(xiàng)多一些，而且工作的便利條件也多一些，所以就有可能遇到有些關(guān)系好的同事有事相求的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候，作為秘書(shū)人員一定要嚴(yán)守紀(jì)律，按章辦事，不能徇私，不讓自己陷入被動(dòng)。

（三）主動(dòng)聯(lián)絡(luò)，共同進(jìn)步

很多時(shí)候，每個(gè)部門的同事各自為政。這種情況下秘書(shū)人員要主動(dòng)聯(lián)絡(luò)各部門，只有具有良好的群眾基礎(chǔ)才能更好地從事上傳下達(dá)的溝通工作。另外，在接待工作中，在對(duì)領(lǐng)導(dǎo)輔助決策中，了解各個(gè)部門的同事，也是自己增強(qiáng)與各部門溝通、拓寬信息源的良好途徑。

秘書(shū)人員溝通能力的提升是做好本職工作的基礎(chǔ)。秘書(shū)人員在日常溝通中，要倍加重視與領(lǐng)導(dǎo)同事溝通能力的提升，除了使用一些恰當(dāng)?shù)臏贤记赏?，總結(jié)規(guī)律也會(huì)事半功倍。

參考文獻(xiàn)：

向國(guó)敏.現(xiàn)代秘書(shū)學(xué)與秘書(shū)實(shí)務(wù)[M].華東師范大學(xué)出版社，2006.