淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設

高穎

摘 要：進入新時期后，網絡技術得到了普及及運用，事業(yè)單位檔案管理過程中，需要積極開展信息化建設，創(chuàng)新檔案管理模式，增強事業(yè)單位檔案管理的便捷性和高效性，與社會現代化需求所適應，將檔案管理的作用充分發(fā)揮出來，促進事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展。本文簡要分析了事業(yè)單位檔案管理信息化建設，希望能夠提供一些有價值的參考意見。

關鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 信息化建設

具體來講，檔案管理信息化建設指的是檔案原始內容信息不受影響的基礎上，信息轉換檔案本身以及檔案形式，通過檔案信息化建設，與社會現代化需求、市場經濟發(fā)展需求所適應。為了能夠有效共享檔案信息資源，事業(yè)單位辦公運行工作效率得到提升，事業(yè)單位需要積極開展檔案管理信息化建設工作，促進事業(yè)單位健康、有序發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理的特點

1.檔案存儲環(huán)境優(yōu)勢。傳統檔案管理模式下，采取紙質資源和人工錄入，紙張容易遭到損壞，增加了信息資源采集、存儲和管理的難度。而通過信息化建設，則可以將電子、網絡平臺構建起來，采取電子錄入的方式，可以更好地管理信息內容，檔案信息管理的方式、途徑也得到了改變，能夠在電子磁盤中存儲檔案，檔案不需要占據較大的空間，信息管理、儲存難度降低。信息化管理模式下，對存儲環(huán)境沒有較高的要求，可以更好地開展信息儲存工作。

2.檔案使用查詢優(yōu)勢。檔案信息是事業(yè)單位發(fā)展的重要基礎，在檔案使用和查詢方面，需要重點考慮信息資源的管理和運用，更加便捷地共享信息。傳統的檔案使用和查詢模式下，容易有諸多問題出現，如紙張老化、繁瑣的手續(xù)等。為了促使檔案資源利用率得到顯著提高，檔案使用流程得到優(yōu)化，需要積極開展信息化檔案管理。

二、現階段事業(yè)單位檔案信息化管理中存在的問題

1.事業(yè)單位沒有充分重視檔案管理工作。調查研究發(fā)現，部分事業(yè)單位對自身發(fā)展比較重視，而忽略了檔案管理工作的開展，僅僅將高技術人才引入過來，在檔案管理信息化建設方面沒有足夠的投入，影響到事業(yè)單位檔案管理建設的有效性和完善性；且事業(yè)單位在檔案信息化建設中沒有投入足夠的資金，沒有將事業(yè)單位檔案管理信息化資金機制構建起來，這樣就影響到事業(yè)單位檔案管理信息化建設的發(fā)展速度，影響到事業(yè)單位的健康、持續(xù)發(fā)展。

2.事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在弊端。部分事業(yè)單位在發(fā)展過程中，雖然開展了檔案管理信息化建設內容，但是依然將紙質錄入的方式運用到辦公過程中，導致后期資料查找和使用等方面出現較大的難度；同時，本種辦公模式下，不容易保存辦公資料，增加檔案管理難度。因為管理等因素的綜合作用，事業(yè)單位丟失掉大量早期辦公資料，制約到單位未來的發(fā)展。

3.事業(yè)單位缺乏檔案管理信息化建設方面的人才。人才是21世紀的核心要素，只有具備了高新技術人才，方可以順利開展事業(yè)單位檔案管理信息化建設。但是相較于私營企業(yè)，事業(yè)單位有一定的門檻，人才流動機制受限，吸引不到優(yōu)秀的人才，導致在檔案管理信息化建設中，缺乏相應的人才?，F階段檔案管理從事人員往往具有較大的年齡，接受新事物難度較大，導致檔案管理信息化建設進程比較滯后。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的發(fā)展策略

1.大力提升管理人員的綜合素質。管理人員是檔案信息化建設的重要基礎，需要大力提升管理人員的綜合素質，推進檔案信息化建設進程。首先，要通過教育、培訓等措施的運用，讓檔案管理人員從思想上重視檔案工作，把握工作開展過程中的注意事項；其次，要定期經常地培訓檔案管理工作人員，如積極開展檔案管理講座，深入講解檔案工作信息化、檔案管理常態(tài)化、檔案工作目標管理要求等方面的內容，促使檔案管理人員的工作技能、計算機技術水平等得到有效提升；同時，構建嚴格完善的考核機制，考核檔案管理人員的各項專業(yè)能力，不斷提升其綜合素質，培養(yǎng)出大量優(yōu)秀人才，滿足事業(yè)單位檔案管理信息化建設要求。

2.積極開展檔案管理硬件建設。為了促使檔案資料能夠得到有效保存，事業(yè)單位檔案管理部門需要積極開展硬件設施建設，保證硬件設施具有穩(wěn)定的性能，且不會受到外界的破壞。在硬件設施建設中，需要投入足夠的資金，以便促使檔案工作管理得到順利開展，檔案資料得到切實保存。檔案管理工作中，需要積極滲透高水平技術，將電子存儲的功能作用充分發(fā)揮出來。只有具備了相應的備份硬件，方可以具有符合要求的儲存容量，進而順利開展信息錄入、存儲工作。

3.結業(yè)事業(yè)單位發(fā)展需求，對檔案管理信息化總體規(guī)劃科學制定。為了能夠協調發(fā)展檔案信息化，事業(yè)單位需要對檔案信息化系統的靈活性、可擴展性充分重視，結合單位實際情況，對檔案管理信息化總體規(guī)劃科學制定。要將事業(yè)單位人才信息需求充分納入考慮范圍，結合經濟發(fā)展要求，將網絡管理模式完善構建起來，且構建的網絡管理模式在靈活性與可擴展性方面也需要與事業(yè)單位實際發(fā)展需求所適應。

4.構建實用的檔案信息網站。事業(yè)單位檔案部門需要積極構建檔案信息網站，以便順利實現事業(yè)單位發(fā)展檔案管理的信息化。借助于網頁形式，可以將檔案信息服務提供給相關人員，促使檔案信息網上咨詢、查找、電子文件下載、瀏覽使用等服務功能得到實現，提升檔案信息化管理水平。通過構建實用的檔案信息網站，為了方便共享檔案信息資源，要對檔案信息管理操作系統合理選擇，保證具有升級開發(fā)能力，以便與檔案網絡管理不斷發(fā)展的需求所適應，順利開展檔案信息化建設。要將市場上比較主流的標準化設備運用過來，積極聯系具有一定實力的軟硬件公司，結合事業(yè)單位具體情況，針對性地定做檔案管理操作系統，以便促使檔案信息得到有效的更新和換代，更好地管理和操作檔案數據。

5.做好定期維護及涉密管理工作，促使安全運行得到保證。對于檔案管理來講，需要對檔案信息化設備與檔案信息管理系統定期檢查和維護，檔案信息化設備包括磁盤陣列、服務器、掃描儀、計算機等，而檔案信息管理系統則包括電子檔案網絡、檔案信息網站等，且病毒檢測檔案信息網絡，促使檔案信息化設備、檔案信息網絡運行的安全性和穩(wěn)定性得到保證，檔案信息安全得到切實維護。同時，要做好涉密管理工作，對保密承諾書科學簽訂，對檔案信息公開保密審查程序有機規(guī)范，在公開檔案信息之前，需要設置專門的工作人員保密審查所有的內容，保證不會公開涉密信息，促使檔案信息失泄密隱患得到消除，檔案信息安全得到保證。

四、結語

綜上所述，傳統檔案管理模式在實踐中逐漸暴露出來了諸多的問題和不足，影響到事業(yè)單位的整體發(fā)展和進步。針對這種情況，就需要深入開展信息化建設，大力培養(yǎng)人才，投入足夠資金成本，加強軟、硬件設施建設，共享信息資源，加強檔案資源的管理和利用，進而充分發(fā)揮檔案管理的功能和作用。

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