淺談SaaS系統(tǒng)在現(xiàn)代中小企業(yè)管理中的作用和意義

摘 要：在經(jīng)濟一體化浪潮下，對于企業(yè)來說，信息技術(shù)的應(yīng)用效果決定了它的成敗。由于傳統(tǒng)信息化模式不僅對計算機硬件要求非常高，并且購買軟件價格也不低，客戶購入成本非常大，加大了中小企業(yè)的資金運行難度，不利于企業(yè)信息建設(shè)?；诖朔N情況，筆者對SaaS系統(tǒng)在中小企業(yè)管理的應(yīng)用進行了深入地分析，并提出了自己的幾點建議。

關(guān)鍵詞：SaaS；中小企業(yè)；管理；作用

科學(xué)技術(shù)的進步是SaaS技術(shù)得以應(yīng)運而生的基礎(chǔ)，它不僅降低了企業(yè)的使用成本，更減少了企業(yè)在IT方面的投入，還推進了企業(yè)信息化進程的高速發(fā)展，促進了企業(yè)工業(yè)化和信息化的完美融合，實現(xiàn)了企業(yè)的信息化發(fā)展目標(biāo)，推動產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化和升級。本文以SaaS系統(tǒng)概述作為文章內(nèi)容的切入點，并對傳統(tǒng)中小企業(yè)開展信息化管理工作過程中存在的主要問題進行了詳細地闡述。

一、SaaS系統(tǒng)概述

SaaS，Software-as-a-service，軟件即服務(wù)，是一種軟件應(yīng)用新模式，它主要是以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，并以此來提供軟件服務(wù)。企業(yè)根據(jù)自己的實際需要，向廠商制定需要的軟件服務(wù)，并根據(jù)服務(wù)時間的長短來進行費用的支付。企業(yè)不用像以前進行軟件購買，而是租用Web軟件來開展以前企業(yè)的經(jīng)營和管理活動，不需要企業(yè)進行維護，其特點就是研發(fā)零投入，使用低成本、運營高效率。對于現(xiàn)代的中小企業(yè)來說，應(yīng)用SasS系統(tǒng)是時代發(fā)展的必然需求，減少了企業(yè)進行程序維修的麻煩，提高了企業(yè)的運行效率。

二、傳統(tǒng)中小企業(yè)開展信息化管理工作過程中存在的主要問題

信息化作為促進企業(yè)管理質(zhì)量提升的重要手段，其作用就是能夠有效降低企業(yè)的運營成本，提高企業(yè)的競爭力。中小型企業(yè)的傳統(tǒng)信息化模式，其實施方式主要是以軟件許可為主。企業(yè)只需要對軟件許可費進行支付即可，并購買相配套的軟件和系統(tǒng)等等。市場競爭的日益加劇，中小企業(yè)對信息化的要求也越來越高，越來越迫切。但是，傳統(tǒng)信息化模式在實施的過程中還有很多的問題，具體表現(xiàn)在：

1.資金壓力大

現(xiàn)階段，我國中小型企業(yè)對于IT方面的預(yù)算非常少，這主要是由于企業(yè)面臨的資金壓力非常大，他們在發(fā)展的過程中都會面臨資金短缺的問題。尤其是在次貸危機發(fā)生之后，使得中小型企業(yè)面臨更加尷尬的境地，自然IT預(yù)算就更加有限。但是，軟件許可模式必須以大量的建設(shè)投入、維護成本為依托，這就無形之中加大了中小企業(yè)的壓力。

2.缺乏專業(yè)人才

中小企業(yè)由于受到自身技術(shù)水平的限制，他們的軟硬件技術(shù)設(shè)備配置不夠完善，并且，很多專業(yè)人才因為薪酬較少并且發(fā)展空間又十分有限而不愿到這些中小企業(yè)來，企業(yè)很難留住這些高級專業(yè)化的信息人才，這就導(dǎo)致信息化工作很難有效開展，不利于中小企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

3.管理不夠規(guī)范

和大型企業(yè)相比，在管理方面我國中小企業(yè)還不夠規(guī)范，比如，業(yè)務(wù)操作流程、財務(wù)制度、決策、控制的過程都缺乏規(guī)范性，有著較強的隨意性和主管決策，這體現(xiàn)在家族企業(yè)中尤為明顯，主要以老板的意志為轉(zhuǎn)移，并沒有對經(jīng)營情況進行客觀評估，這種較為松散的管理模式加大了中小型企業(yè)信息系統(tǒng)的實施難度。

4.業(yè)務(wù)類型不固定

中小型企業(yè)最大的特點之一，就是經(jīng)營具有動態(tài)性，他們的對于主營業(yè)務(wù)的選擇主要是根據(jù)市場的變化而變化的，這就使得不同企業(yè)在信息系統(tǒng)管理方面具有自己的獨特性，而業(yè)務(wù)的靈活多變使得信息管理工作很難高效開展。

三、SaaS系統(tǒng)應(yīng)用在現(xiàn)代中小企業(yè)管理中的作用

SaaS獲得軟件服務(wù)的方式是以在線租用為主，相對傳統(tǒng)信息化的實施方式，SaaS系統(tǒng)應(yīng)用在現(xiàn)代中小企業(yè)管理中其優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個方面：推進信息化進程；降低企業(yè)運行成本；降低了企業(yè)的風(fēng)險；節(jié)約企業(yè)維護精力；具體內(nèi)容如下：

1.推進信息化進程

SaaS作為一種隨插隨用的軟件，其商業(yè)運行模式是遠程主機托管為主，這就減少了中小企業(yè)減少了系統(tǒng)架設(shè)的時間，降低了成本的投入，從而推進中小企業(yè)的信息化進程，促進企業(yè)現(xiàn)代化水平的提升。

2.降低企業(yè)運行成本

SaaS系統(tǒng)的應(yīng)用，中小企業(yè)只需要對租用費進行支付即可，以Internet為載體，可以應(yīng)用CRM和ERP等多種管理信息系統(tǒng)，并享有后期維護服務(wù)，比如使用、升級、維修等服務(wù)。這樣企業(yè)就不用在硬件設(shè)備上大量投資，使得通信、人力等方面的投資也有所減少，同時又能享有最先進的技術(shù)服務(wù)和應(yīng)用軟件。

3.降低了企業(yè)的風(fēng)險

SaaS系統(tǒng)的應(yīng)用，使軟件供應(yīng)商和企業(yè)之間的溝通非常透明，且他們的服務(wù)質(zhì)量也明顯提升。不僅功能清晰、明確，且價格也合理，同時，還可以對一些有消費意向的客戶提供先試后買的服務(wù)，這就讓用戶對系統(tǒng)的功能有一個詳細地了解，讓他們對產(chǎn)品功能有直觀體驗，用戶通過使用效果來決定是否應(yīng)用相關(guān)系統(tǒng)，有效降低了企業(yè)在實施信息化過程中所面臨的風(fēng)險。

4.節(jié)約企業(yè)維護精力

SaaS系統(tǒng)在中小企業(yè)中的應(yīng)用，對于系統(tǒng)的更新和維護都是由系統(tǒng)提供商負責(zé)的，而不需要企業(yè)進行維護，這在一定程度上減少了企業(yè)在物力、人力上的投資和壓力，企業(yè)可以集中精力對核心業(yè)務(wù)進行經(jīng)營、運營。新型技術(shù)的應(yīng)用和更新，滿足了企業(yè)的新要求，提高了企業(yè)的辦公效率。

總之，推動中小企業(yè)進行信息化管理的因素有很多，國家政策、市場競爭、科技進步都是重要原因。但是，不容忽視的是企業(yè)的信息化也面臨著巨大的阻力，如，信息化建設(shè)資金投入量的增加、實施信息化所面臨的風(fēng)險以及人才短缺，這些都是制約中小企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展的重要原因。而SaaS在企業(yè)中的應(yīng)用，則有效緩解了上述的問題，并且，它有著非常大的應(yīng)用空間，也必將得到更多用戶的認可。因此，在企業(yè)未來的發(fā)展中，SaaS必將成為推動中小企業(yè)開展信息化建設(shè)的重要力量。

四、SaaS應(yīng)用在中小企業(yè)管理中存在的問題

雖然，SaaS能夠幫助企業(yè)順利實現(xiàn)信息化發(fā)展，但是，這并不代表這一系統(tǒng)沒有任何問題，具體來說，SaaS應(yīng)用在中小企業(yè)管理中問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：存儲數(shù)據(jù)有安全風(fēng)險；對提供商依賴性較高；無法滿足不同類型企業(yè)的個性化需求；企業(yè)后期財務(wù)成本不穩(wěn)定；項目管理工作不到位；具體內(nèi)容如下：

1.存儲數(shù)據(jù)有安全風(fēng)險

在我國，很多企業(yè)都不愿意將重要資料存在公共平臺處理，或者是放在第三方場所，出現(xiàn)這種情況的原因是因為信任缺失，信用體系的不夠健全。而在SaaS平臺上，其中的數(shù)據(jù)往往是企業(yè)的重要機密，若是SaaS系統(tǒng)發(fā)生信息泄露，將對企業(yè)產(chǎn)生非常的影響，數(shù)據(jù)泄露將造成企業(yè)的重大損失。

2.對提供商依賴性較高

在傳統(tǒng)信息化模式下，企業(yè)需要自配技術(shù)人員，雖然，在一定程度上增加了企業(yè)的運營資金，但是，對于提供商的依賴性卻非常小，然而，SaaS系統(tǒng)應(yīng)用在企業(yè)的系統(tǒng)中，軟件的建設(shè)、維護都依賴于提供商，因此，軟件提供商的專業(yè)水平、能力、服務(wù)態(tài)度、質(zhì)量都對SaaS系統(tǒng)的應(yīng)用效果起著重大的影響。一旦軟件提供商沒有及時提供后續(xù)的服務(wù)，這就會對企業(yè)的正常運行產(chǎn)生影響，不利于企業(yè)的長足、穩(wěn)定的發(fā)展。

3.無法滿足不同類型企業(yè)的個性化需求

雖然，SaaS有著廣闊的應(yīng)用空間，但是，這一技術(shù)仍然處在初級發(fā)展階段，其市場還沒有真正發(fā)展到依靠用戶的需求來推動市場發(fā)展的階段，更多的是依靠廠商來推動市場發(fā)展。一直以來，SaaS都是依靠廠商來拉動市場發(fā)展，這種標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)滿足中大部分小企業(yè)的信息化需求，但是，卻無法滿足一些企業(yè)的個性化需求。當(dāng)然，若企業(yè)進行個性化的私人訂制，由于要給付定制費用以及相應(yīng)的服務(wù)費費用，且SaaS服務(wù)一般都是按年支付的，因此成本也是相當(dāng)高昂的。

4.企業(yè)后期財務(wù)成本不穩(wěn)定

眾所周知，SaaS系統(tǒng)一旦應(yīng)用成功，企業(yè)對提供商的依賴程度就會越來越大，那么其運營的成本也將越來越高。雖然，現(xiàn)階段開展SaaS服務(wù)的提供商，其收費模式都是根據(jù)用戶數(shù)量、時間、模塊來進行收費的，但是，倘若計價模式一旦發(fā)生改變，這就使企業(yè)的后期財務(wù)投入具有一定的不穩(wěn)定性，無法實現(xiàn)企業(yè)對財務(wù)工作的有效開展。

5.項目管理工作不到位

中小企業(yè)傳統(tǒng)實施信息化的方式非常注重對項目的管理，同時，軟件提供商也會在企業(yè)派駐技術(shù)建設(shè)團隊，來幫助企業(yè)加速信息化建設(shè)進程，對于規(guī)模較大的項目，提供商還會通過聘請管理咨詢團隊為企業(yè)解決項目建設(shè)過程中所面對的問題和困難。而SaaS系統(tǒng)的提供商出于利潤的考慮不會像實施傳統(tǒng)信息化方式一樣，對每個客戶都提供上門服務(wù)，這樣就是的中小中關(guān)于SaaS系統(tǒng)的項目管理出于空白狀態(tài)，這就加大了企業(yè)的信息化風(fēng)險。

五、SaaS系統(tǒng)應(yīng)用在中小企業(yè)中的有效路徑

對于中小企業(yè)來說，信息化一直都是一個難以解決的問題，而SaaS的有效應(yīng)用，則為企業(yè)提供了可以借鑒的模式。針對中小企業(yè)中應(yīng)用SaaS系統(tǒng)所面臨的新問題，在實施過程中應(yīng)注意以下幾個事項：給予需求調(diào)查足夠的重視；企業(yè)應(yīng)對SaaS提供商進行評估；對中小企業(yè)的運營流程進行優(yōu)化；積極開展好風(fēng)險控制工作；具體內(nèi)容如下：

1.給予需求調(diào)查足夠的重視

傳統(tǒng)企業(yè)管理信息建設(shè)是非常重視需求調(diào)查的，這對工作的開展奠定了一定的基礎(chǔ)。因此，在應(yīng)用SaaS系統(tǒng)的過程中，也要給予需求調(diào)查足夠的重視。需求調(diào)查應(yīng)在系統(tǒng)建設(shè)開始之初，就應(yīng)對企業(yè)的經(jīng)營情況、管理過程中的細節(jié)調(diào)查清楚，一般來說，SaaS系統(tǒng)應(yīng)用的需求調(diào)查主要可以分為初步和詳細調(diào)查這兩種。開展初步調(diào)查工作時，應(yīng)對企業(yè)需求、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、運行情況和管理模式來開展企業(yè)的調(diào)研活動，并將SaaS系統(tǒng)應(yīng)用企業(yè)中的可行性進行認真調(diào)研。而在開展詳細調(diào)查的過程中，應(yīng)對企業(yè)的管理業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)等流程開展調(diào)研活動，為后期企業(yè)選擇SaaS系統(tǒng)提供商提供依據(jù)。

2.企業(yè)應(yīng)對SaaS提供商進行評估

可以說，SaaS市場發(fā)展非常迅速，產(chǎn)品種類也豐富多彩，但供應(yīng)商的質(zhì)量亦參差不齊。提供商都積極推動自己的軟件運營服務(wù)，資質(zhì)雄厚的提供商，其產(chǎn)品不僅服務(wù)體制非常完善，并且質(zhì)量可靠，安全性非常高，其數(shù)據(jù)中心具有一定規(guī)模。對于規(guī)模較小的提供商，對于企業(yè)來說，其優(yōu)勢就是價格非常劃算。中小企業(yè)應(yīng)對各個提供商的服務(wù)、質(zhì)量、資質(zhì)、信譽度、數(shù)據(jù)管理方式等方面進行考量，分析其產(chǎn)品能夠真正符合企業(yè)的實際發(fā)展需要。

3.對中小企業(yè)的運營流程進行優(yōu)化

一直以來，我國大部分中小企業(yè)的管理模式都比較隨意，但是，SaaS系統(tǒng)都是建立在標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程基礎(chǔ)上的，這就加大了SaaS系統(tǒng)在中小企業(yè)中的實施難度。在這樣的背景下，企業(yè)應(yīng)以信息化為手段對流程進行優(yōu)化，從而達到促進企業(yè)管理決策能力提升的目的。在開展信息化建設(shè)之前，應(yīng)在調(diào)查的基礎(chǔ)上，優(yōu)化企業(yè)的運營流程。

4.積極開展好風(fēng)險控制工作

SaaS系統(tǒng)的特點決定了企業(yè)在應(yīng)用的過程中一定面臨著信息化風(fēng)險，具體為實施過程中所面臨的風(fēng)險、信息泄露和丟失所面臨的風(fēng)險，價格變化給企業(yè)帶來的成本風(fēng)險等等?？梢哉f，關(guān)于SaaS系統(tǒng)應(yīng)用中所面臨的風(fēng)險管控問題，是現(xiàn)階段企業(yè)、提供商面臨的首要問題，需要兩者協(xié)同一致、共同努力來完成，將風(fēng)險控制在最低。

六、結(jié)束語

總而言之，軟件技術(shù)和通信技術(shù)在企業(yè)中的不斷融合，使得SaaS技術(shù)得以應(yīng)用在中小企業(yè)的管理中，大大提高了企業(yè)的運營效率，贏得了更大的利潤空間。中小企業(yè)無需付出過多的精力，對軟件、數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)進行維護，只要開展好應(yīng)用工作的即可。但是，這不代表SaaS在中小企業(yè)的應(yīng)用中是沒有一點阻力的，因此，企業(yè)和提供商應(yīng)針對SaaS系統(tǒng)現(xiàn)有的問題不斷進行完善，讓SaaS能夠在中小企業(yè)中得到更好的應(yīng)用，從而實現(xiàn)企業(yè)的高效發(fā)展。

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作者簡介：邊境（1984- ），女，漢族，黑龍江齊齊哈爾人，中國人民大學(xué)，在職研究生，研究方向：企業(yè)管理