劉春霞

(黃岡職業(yè)技術學院，湖北 黃岡 438002)

高職院校數(shù)字檔案室建設探析

劉春霞

(黃岡職業(yè)技術學院，湖北 黃岡 438002)

摘要：數(shù)字檔案室具有資源呈現(xiàn)數(shù)字化、管理過程系統(tǒng)化、信息傳遞網(wǎng)絡化、服務利用智能化等特征。其建設對高職校檔案目標管理等級升級、優(yōu)質院校項目建設和提升綜合管理能力具有重要意義。它是一項系統(tǒng)工程，包括基礎設施建設、應用系統(tǒng)建設、數(shù)字檔案資源建設、保障體系建設等多個方面，建設中需要制訂科學的建設方案，建立部門協(xié)調機制，納入數(shù)字校園建設整體規(guī)劃，適當引導社會力量參與。

關鍵詞:高校院校；檔案管理；數(shù)字檔案室；建設研究

近年來，隨著信息技術的發(fā)展，特別是辦公自動化的廣泛應用，高職院校以電子形式呈現(xiàn)的檔案數(shù)量和所占比重越來越大，借助信息技術采集、傳遞、處理和利用檔案信息已成為工作常態(tài)。分布于校內(nèi)外的廣大檔案用戶也希望學校的檔案管理部門能提高檔案的信息化程度，以滿足多樣化需求?？梢?，建設以數(shù)字化為基本特征的電子檔案室已成為提高高職院校檔案管理水平、促進綜合管理提質增效的重要抓手。事實上，不僅是高職院校的建設和發(fā)展需要建好數(shù)字檔案室，國家檔案局早在2014年發(fā)布的《數(shù)字檔案室建設指南》(簡稱《指南》)，明確指出建設數(shù)字檔案室是機關、團體和其他社會組織檔案信息化建設中亟須強化的重要節(jié)點，是提高工作效率和工作質量的必要條件。盡管該《指南》發(fā)布實施已經(jīng)兩年有余，但從實際建設情況來看，由于一些學校對數(shù)字檔案室建設的重視不夠，建設內(nèi)容與思路不清，方法措施不夠到位，成效不明顯。當前，我國高職院校正在按《國務院關于加快發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育的決定 》的相關要求，借助互聯(lián)網(wǎng)+，加快發(fā)展，爭創(chuàng)優(yōu)質高校、爭創(chuàng)國際先進水平，這就對檔案信息化建設水平提出了新要求，需要我們一步明確數(shù)字化檔案室建設的意義和行動路線，加快建設。

一、高職院校建設數(shù)字檔案室的重要意義

高職院校數(shù)字檔案室指學校在辦學過程中，運用現(xiàn)代信息技術對教學、科研、社會服務和其他活動中產(chǎn)生的電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網(wǎng)絡提供共享利用和有限檔案信息服務的檔案信息集成管理平臺。它實際上是真實記錄高職院校各項工作的一種電子化載體，同普通檔案一樣具有記錄、憑證和參考作用。其建設水平不僅反映高職院校綜合管理能力，也有利于促進學校的科學決策，促進內(nèi)涵建設。

(一)建設數(shù)字檔案室是提高檔案目標管理等級的必要條件

《中華人民共和國檔案法》實施以來，為規(guī)范檔案工作、提升檔案管理綜合水平，國家實施了檔案目標管理制度，對全國各級組織的檔案工作實施等級管理，規(guī)定達到相應等級，可享受檔案達標先進單位獎勵政策，并允許各省市根據(jù)當?shù)貙嶋H情況和行業(yè)性質制訂相應的目標管理認證或考評方法。如湖北省制訂了《機關檔案工作目標管理等級考評辦法》《湖北省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范管理等級評審辦法》，前者將檔案綜合管理分為省特級、省一級、省二級三個等級，特級為最高，后者則分為A、AA、AAA三個等級，AAA級為最高。這些法規(guī)適用對象和具體內(nèi)容不盡相同，但都將檔案數(shù)字化建設例為重要內(nèi)容，而且等級越高，對數(shù)字化檔案要求程度越高。如湖北省檔案局要求最高等級的檔案認證必須“完成6年以上電子文件歸檔管理；室藏檔案全部建立目錄數(shù)據(jù)庫，近10年的文書及主要業(yè)務檔案實現(xiàn)了計算機全文管理。系統(tǒng)電子文件管理規(guī)范安全無事故”[1]，可見數(shù)字化建設在檔案升級中的重要性。2016年4月，國家檔案局印發(fā)了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，提出“十三五”期間要積極響應數(shù)字中國建設，加快推進信息技術與檔案工作深度融合，持續(xù)推進數(shù)字檔案館(室)建設?？梢灶A見，新一輪的數(shù)字化檔案建設高潮即將到來，數(shù)字化管理是檔案事業(yè)發(fā)展進步的必然趨勢[2]，高職院校加快數(shù)字檔案室建設是大勢所需。

(二)建設數(shù)字檔案室是優(yōu)質高校建設的重要內(nèi)容

當前正在實施的《高等職業(yè)教育創(chuàng)新發(fā)展行動計劃(2015-2018年)》提出在未來三年要建設200所優(yōu)質高職院校。全國1200多所高職院校都瞄準這一目標，加強建設，提升綜合水平。所謂優(yōu)質高校，其基本內(nèi)涵是：辦學定位準確、專業(yè)特色鮮明、社會服務能力強、綜合辦學水平領先、與地方經(jīng)濟社會發(fā)展需要契合度高、行業(yè)優(yōu)勢突出“[3]?？梢姡瑑?yōu)質高職院校不僅需要一流的教育理念、一流的專業(yè)、一流的師資，也要有一流的管理和一流的服務能力。為此，教育部出臺了《職業(yè)院校管理水平提升行動計劃(2015-2018年)》，將管理信息化水平提升行動作為高職院校管理水平的重要手段，要求職業(yè)院校要以落實《職業(yè)院校數(shù)字校園建設規(guī)范》為重點，加快信息化技術系統(tǒng)建設，建立健全信息化管理機制，增強信息化管理素養(yǎng)和能力，促進信息技術與教育教學的深度融合。一方面，檔案管理是高職院校管理工作的重要組成部分，高職院校管理的信息化離不開檔案的信息化、數(shù)字化。另一方面，檔案管理作為一定管理活動的映像反映[4]，其管理特征與方法應與一定管理活動的特征相匹配，才能真實地記錄管理活動，服務于管理活動。因此，建好數(shù)字化檔案室既是優(yōu)質高校建設的重要內(nèi)容，也是高職院校綜合辦學水平高低的重要標志，應加快建設。

(三)建設數(shù)字檔案室是提高學校管理能力的重要抓手

從建設過程來看，數(shù)字檔案室建設本身是校園信息化建設的重要組成部分，同時又需要有較先進的管理理念和數(shù)字化辦公、數(shù)字化教務等現(xiàn)代化的信息技術環(huán)境作為支撐。以其為抓手將極大地促進信息化校園建設，促進高職院校管理理念和管理水平的提升。從檔案管理過程來看，數(shù)字化檔案室建成后可實現(xiàn)檔案收集、管理、移交和利用的網(wǎng)絡化，提高信息的交流和反饋速度，提高管理效率。從檔案利用來看，數(shù)字檔案是對高職院校教育教學和管理過程的電子化記錄，數(shù)字檔案建成后能實現(xiàn)由檔案的提供向知識的提供轉變，便于相關機構采集、分析、利用相關知識，提高高職院校的決策水平。

二、高職院校數(shù)字檔案室的基本特征與建設要求

《指南》已對數(shù)字檔案室的特征與建設規(guī)范作了原則性規(guī)定。我們在充分認識其指導意義的同時，還要看到它在具體單位、具體項目實施中的不足。要建設好高職院校的數(shù)字檔案室，就要將《指南》與學校的運行實際結合起來，明確其特征與建設要求。

(一)基本特征

與高職院校傳統(tǒng)的檔案室相比較，其數(shù)字檔案室具有以下特點。

1．資源呈現(xiàn)數(shù)字化。借助現(xiàn)代化的信息技術手段，以數(shù)字的形式記錄、存儲高職院校在育人、管理和社會服務過程中產(chǎn)生的文本、圖像、聲音、視頻等信息資源。通過掃描、格式轉換等方式對紙張、膠片、照片、錄音、錄像等傳統(tǒng)實體檔案進行數(shù)字化加工，實現(xiàn)全部檔案資源數(shù)字化呈現(xiàn)。

2．管理過程系統(tǒng)化。借助職業(yè)院校正在興起的信息化校園建設，建設數(shù)字化檔案室應用系統(tǒng)，規(guī)范檔案業(yè)務流程和標準，把好數(shù)字檔案入口關，同時按檔案管理規(guī)范，做好檔案管理系統(tǒng)與辦公管理、學生管理、教務管理、黨務管理等不同系統(tǒng)間的對接與轉換，實現(xiàn)檔案收集、處理、儲存的系統(tǒng)化管理。

3．信息傳遞網(wǎng)絡化。通過管理過程的系統(tǒng)化建設，可實現(xiàn)檔案建設、管理與網(wǎng)絡的高度融合。一方面可充分利用不同類型的網(wǎng)絡和管理系統(tǒng)實現(xiàn)網(wǎng)上收集、管理和移交檔案。另一方面，用戶可以通過授權，足不出戶實現(xiàn)網(wǎng)上查詢、索取所需的信息。

4．服務利用智能化。數(shù)字檔案室的數(shù)字化和系統(tǒng)化管理可使檔案信息“活起來”，由靜態(tài)呈現(xiàn)向動態(tài)分布、由孤立呈現(xiàn)向有機鏈接轉變，具備初步的智能利用功能。用戶可借助數(shù)字關聯(lián)，通過搜索、鏈接迅速找到目標檔案信息進行篩選、比較、分析，提高檔案利用效率。

(二)建設要求

從上文所述的定義、特征和已成功經(jīng)驗來看，高職院校的數(shù)字檔案室建設是一項系統(tǒng)工程，包括基礎設施建設、應用系統(tǒng)建設、數(shù)字檔案資源建設、保障體系建設等多個方面。只有這些方面的硬軟件條件全部實現(xiàn)，才能真正實現(xiàn)檔案的全數(shù)字化管理，促進高職院校管理水平的綜合提升。

1．建設完備的數(shù)字化基礎設施

高職院校數(shù)字檔案室基礎設施的建設要突出完備和數(shù)字化兩個基本要求。完備是指軟硬件齊備、系統(tǒng)完整、終端及輔助設備齊全。數(shù)字化指這些設備、設施與學校的其它設備、系統(tǒng)之間具有兼容性，能適應數(shù)字檔案資源管理要求、滿足數(shù)字檔案室各項管理與服務需求并具有一定的超前性。具體要求見表1：

表1　高職院校數(shù)字檔案室基本基礎設施一覽表(根據(jù)《指南》整理)

2．開發(fā)科學的數(shù)字化應用系統(tǒng)

數(shù)字化應用系統(tǒng)建設是數(shù)字化檔案室建設的關鍵，其質量的高低直接影響高職院校數(shù)字檔案的資源質量、建設效率和安全保障。我們應在其完整性、便捷性和安全性上，努力提高其科學性。

(1)系統(tǒng)的完整性。從檔案管理的邏輯出發(fā)，應基于開放檔案信息系統(tǒng)參考模型(OAIS) 設計功能架構，具備收集、元數(shù)據(jù)捕獲、登記、分類、編目、著錄、存儲等22項檔案管理基本功能；從高職院校管理的邏輯出發(fā)，應能集成學校已運行的教務、學管、就業(yè)、黨務等各個管理系統(tǒng)、各門類的數(shù)字檔案資源，做好接口，實現(xiàn)相應檔案資源的網(wǎng)絡化處理與應用。

(2)系統(tǒng)的便捷性。一要注意參考國家相關標準，結合高職院校的運行實際，按機構、問題、時間結合的方法做好電子檔案的分類管理，在實現(xiàn)各門類電子檔案和輔助管理實體檔案資料功能的同時，具備可擴展功能，實現(xiàn)檔案資料門類等方面的擴展管理；二要實現(xiàn)以在線或離線方式自動或半自動接收、采集形成于學校不同部門、不同環(huán)境且經(jīng)過系統(tǒng)整理的各門類電子文件及其元數(shù)據(jù)，自動登記歸檔電子文件；三要支持電子文件根據(jù)已有的分類方案，實現(xiàn)自動分類、編目、命名和存儲；四要支持多途徑、目的的檢索和利用，滿足用戶多元化需求。此外，還應具有鑒定處置、統(tǒng)計報告等方面的功能。

(3)系統(tǒng)的安全性。即系統(tǒng)應具備審計跟蹤、用戶與權限管理、數(shù)據(jù)維護、參數(shù)設置等功能，確保學校檔案數(shù)據(jù)不丟失、不泄密。

3.豐富多元化的數(shù)字檔案資源

數(shù)字化檔案資源是數(shù)字化檔案室建設的核心。由于其記錄的信息以”數(shù)字“化形式呈現(xiàn)，極大地壓縮了存儲空間，改變了信息的收集、組織、存儲、呈現(xiàn)方式，對高職院校過去受客觀條件限制，無法、無力管理的檔案信息進行全面管理已成為可能，為我們進一步豐富檔案信息資源創(chuàng)造了條件。主要方法有：

(1)拓寬信息采集圍。一是擴大采集對象，根據(jù)學校實際，將學校各院系、職能部門、直附屬部門甚至名師等特殊個體的相關信息全部列為采集對象；二是細化檔案目錄，將檔案信息收集范圍從管理性、結論性、標志性信息向過程性、工作性、基層性信息延伸；三是擴大信息收集載體，將流媒體、自媒體產(chǎn)生的電子文件，聲像、文書等傳統(tǒng)載體檔案及其數(shù)字副本甚至公務電子郵件、網(wǎng)頁等門類的電子檔案全部納入采集范圍。

(2)虛擬化實體檔案。制訂轉化計劃，借助掃描儀、數(shù)碼照相機、打印機等終端設備將本校歷史檔案進行電子化轉換。

(3)鏈接關聯(lián)性檔案。根據(jù)需要，簽訂關聯(lián)協(xié)議，將一些與本校教學、科研、社會服務聯(lián)系密切的機構的相關檔案資源庫在本校檔案管理平臺建立鏈接按鈕，為師生服務。

4．建立完善的數(shù)字化保障體系

數(shù)字化為檔案信息的收集、處理、存儲和利用帶來便利的同時也帶來了極大的安全隱患，應建立完善的數(shù)字化保障體系。一要建立健全的安全管理制度，建立注冊和系統(tǒng)管理員、安全管理員、安全審計員分權管理機制；二是配備必要的軟硬件設施，完善災難恢復應急機制，確保數(shù)字檔案室建設和運行的安全；三是配備必要的恒溫恒濕防磁柜等設施設備，建立數(shù)據(jù)備份制度，明確數(shù)據(jù)備份對象、技術要求和備份周期，保障數(shù)據(jù)安全。

三、高職院校數(shù)字檔案室建設的主要方法

高職院校數(shù)字檔案建設是一個系統(tǒng)化工程，涉及面廣，技術性強、資金投入大，建設周期也相對較長。盡管《指南》發(fā)布后，大多數(shù)院校已開始起步，但成效并不明顯，需要我們進一步加強研究，講究方法，才能又快又好地完成建設任務。

(一)系統(tǒng)設計，科學制訂建設方案

系統(tǒng)性的工程建設需要系統(tǒng)性設計，只要我們以《指南》為藍本，遵循檔案建設和高等職業(yè)教育的運行規(guī)律，科學地制訂建設方案才能事半功倍。方案制訂中要集中專家智慧、聽取檔案、信息、保密和各業(yè)務部門的意見，處理好數(shù)字檔案與實體檔案、重點突破與整體推進、網(wǎng)絡化與安全性之間的關系。特別是要注意處理好資源多樣化與標準規(guī)范化之間的關系，《指南》中涉及的《電子信息系統(tǒng)機房設計規(guī)范》(GB 50174-2008)等13個國家或行業(yè)規(guī)范要嚴格遵守。

(二)分工協(xié)作，建立部門協(xié)調機制

數(shù)字檔案室建設包括基礎設施、應用系統(tǒng)、數(shù)字檔案資源、保障體系等多個方面，需要多個部門共同參與才能完成。在方案實施中需要建立專門的協(xié)調機制。組織上要建立以主管校領導為組長，相關業(yè)務部門領導參加的領導小組，負責建設中的組織協(xié)調工作，提供人力保證。制度上建立包括電子文件歸檔管理制度、數(shù)字檔案資源備份管理制度，數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)運維和安全管理制度，電子文件形成部門、信息化部門職責分工及獎懲制度等在內(nèi)的制度體系；經(jīng)費上要求各部門將數(shù)字檔案的形成、管理以及數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)的運維、升級費用等納入本單位預算。

(三)借力突破，融入信息化校園建設

當前，國家正在加快推進職業(yè)教育信息化發(fā)展，教育部制訂了《職業(yè)院校數(shù)字校園建設規(guī)范》，各地也出臺了相關實施辦法并提供了相應的資金和技術支持。各?？筛鶕?jù)本校實際，將數(shù)字化檔案室建設納入數(shù)字校園建設整體規(guī)劃，借力建設發(fā)展。

(四)共同發(fā)展，引導社會力量參與

部分高職院校自身建設力量不夠，應注意整合社會力量參與建設，共同出力，共同受益，共同發(fā)展。如2015年四川省委辦公廳、省政府辦公廳出臺的《關于進一步加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》，提出的“建立檔案管理新模式、社會力量參與檔案事務機制”；“推廣政府購買檔案事務服務。規(guī)范并支持檔案中介機構、有關專業(yè)機構提供檔案管理技術、設施、勞務等服務，倡導企業(yè)、社會組織和個人依法設立檔案事業(yè)發(fā)展基金，激活社會資源，服務檔案搶救、保護和開發(fā)利用”[5]的建設思路值得借鑒。

參考文獻：

[1]湖北省檔案局.湖北省機關檔案工作目標管理等級考評辦法[Z].2011-6-22.

[2]吳緒成.社會信息化與檔案信息化[M].武漢:湖北人民出版社,2014:174.

[3]教育部.高等職業(yè)教育創(chuàng)新發(fā)展行動計劃(2015-2018年)[Z].2015-10-19.

[4]劉春霞 .高校資產(chǎn)檔案管理中的系統(tǒng)性剖析[J].黃岡職業(yè)技術學院學報.2014(02).

[5]郝勇.引入競爭機制推廣政府購買檔案事務服務[N].四川日報,2015/02/15.

[責任編輯：羅幼平]

Analysis on Digital Record Room Construction in Higher Vocational Colleges

Liu Chunxia

(HuanggangPolytechnicCollege，Huanggang438002Hubei)

Abstract:The digital archives room has the following features liked digital resources presentation,systematical management process,internet information transmission and intelligent service use.The construction of higher vocational school archives management has an important significance on objective level upgrade,high-quality project construction and the comprehensive management ability promotion.It is a systematic project,including many aspects as follows: the construction of infrastructure,application system construction,digital archives resources construction and the construction of security system.During the construction process,we need to formulate scientific construction plan,establish sector coordination mechanism,involve in the overall planning of the construction of digital campus and guide appropriately the social forces to participate.

Key words:Colleges and universities; Archives management; Digital record room; Construction research

* 收稿日期：2016-05-14

作者簡介：劉春霞，女，湖北黃州人，館員。研究方向：檔案管理。

中圖分類號：G472.4

文獻標識碼：A

文章編號：1672-1047(2016)03-0059-05

DOI：10.3969/j.issn.1672-1047.2016.03.17