藝術(shù)檔案的管理與收集探析

黃璐路

摘 要：藝術(shù)檔案是藝術(shù)的資料記載，更是珍貴的歷史資料，但長(zhǎng)期以來(lái)沒(méi)有被引起足夠的重視，尤其是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的今天，很多珍貴的藝術(shù)檔案甚至被人遺忘在藝術(shù)研究所、檔案館、文化館的角落里，長(zhǎng)期不為人知，也就更談不上有效保護(hù)、合理利用，其職能和作用顯然遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有被開(kāi)發(fā)出來(lái)。因此，如何加強(qiáng)藝術(shù)檔案的管理，使之發(fā)揮出積極的作用，促進(jìn)文化藝術(shù)事業(yè)的繁榮發(fā)展，已成為一個(gè)甚為重要的現(xiàn)實(shí)課題。

關(guān)鍵詞：藝術(shù)檔案；管理；收集

中圖分類號(hào)：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1005-5312（2016）24-0285-01

文化藝術(shù)檔案也是檔案工作和文化工作的重要組成部分，它是指文化藝術(shù)單位和藝術(shù)工作者在藝術(shù)創(chuàng)作、演出、教育、研究以及文化交流等工作和活動(dòng)中形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。隨著我國(guó)文化產(chǎn)業(yè)的蓬勃發(fā)展，文化藝術(shù)檔案的地位和作用也日益凸顯。文化藝術(shù)檔案發(fā)揮了不可或缺的重要作用。如何做好文化藝術(shù)檔案的管理工作，需要我們認(rèn)真加以研究和總結(jié)。

一、加強(qiáng)文化藝術(shù)檔案的收集

文化藝術(shù)檔案的內(nèi)容非常豐富，文學(xué)創(chuàng)作，藝術(shù)表演，美術(shù)、攝影，社會(huì)文化，藝術(shù)研究，藝術(shù)教育，文化交流，個(gè)人藝術(shù)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種藝術(shù)材料（包括文字、聲像、照片、實(shí)物等載體形式），均屬歸檔范圍。做好對(duì)錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光盤(pán)等非紙質(zhì)載體的藝術(shù)檔案材料的收集工作。將每一單項(xiàng)（盒或盤(pán)）作為一個(gè)保管單位，單獨(dú)編排檔號(hào)，并采取按年度結(jié)合內(nèi)容的方法分類整理和編號(hào)。其中與文字材料有直接聯(lián)系的應(yīng)編寫(xiě)互見(jiàn)號(hào)或互見(jiàn)卡。為便于利用、保管和安全，我們對(duì)文學(xué)劇本、導(dǎo)演闡述、劇本審查意見(jiàn)、與劇本內(nèi)容有關(guān)的依據(jù)和歷史考證材料、取材或者改編前的原作、服裝（道具）設(shè)計(jì)圖、演員定妝照（場(chǎng)景）、工作日志和主創(chuàng)人員藝術(shù)創(chuàng)作總結(jié)以及獲部省級(jí)獎(jiǎng)的證件、復(fù)印件，都進(jìn)行了備份。

還有就是做好個(gè)人藝術(shù)檔案的收集工作。個(gè)人藝術(shù)檔案反映了每個(gè)藝術(shù)工作者的工作成績(jī)，業(yè)務(wù)水平和創(chuàng)造能力，它是對(duì)藝術(shù)工作者進(jìn)行藝術(shù)考核，評(píng)定藝術(shù)職稱，晉級(jí)等工作的必要依據(jù)。檔案工作人員在平時(shí)剪報(bào)和收集各種資料過(guò)程中，對(duì)于劇團(tuán)最近的演出、活動(dòng)、會(huì)議等都要做到心中有數(shù)，平時(shí)還要做一個(gè)有心人，留意報(bào)刊、雜志的報(bào)道，將相關(guān)資料收集起來(lái)，并及時(shí)歸檔。

用科學(xué)的方法對(duì)文化藝術(shù)檔案進(jìn)行整理、分類、編目立卷、歸檔以及提供利用。藝術(shù)檔案的編目，可以結(jié)合本單位的實(shí)際，借鑒文書(shū)檔案、圖書(shū)資料的編目辦法。我們藝術(shù)劇院是根據(jù)劇團(tuán)和劇目的不同情況進(jìn)行編目，如大的編目分為甬劇團(tuán)、越劇團(tuán)、歌舞團(tuán)、藝術(shù)研究所等，再根據(jù)當(dāng)年的演出劇目、得獎(jiǎng)情況、創(chuàng)作劇本或改編的劇目，按文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式從高到低，以時(shí)間順序進(jìn)行編目。這種方法對(duì)文化藝術(shù)檔案的查找和有效利用起到了積極的作用。

從某種意義說(shuō)，藝術(shù)檔案使文化藝術(shù)的生命得以延續(xù)和傳承。加強(qiáng)文化藝術(shù)檔案的管理，推動(dòng)文化大發(fā)展大繁榮，正是檔案人的職責(zé)所在。

二、有效解決檔案收集工作的問(wèn)題

文化藝術(shù)檔案本身就是一門(mén)藝術(shù)，領(lǐng)導(dǎo)重視是這項(xiàng)工作之根本，加強(qiáng)引導(dǎo)宣傳又是一個(gè)重要環(huán)節(jié)，首先必須單位領(lǐng)導(dǎo)自身要意識(shí)到文化藝術(shù)檔案的價(jià)值和重要性，才能督促下屬做好文化藝術(shù)檔案的收集、整理以及管理工作，要把文化藝術(shù)檔案管理工作列入到重要的工作日程，將檔案管理工作經(jīng)費(fèi)納入到年度財(cái)政經(jīng)費(fèi)預(yù)算，進(jìn)一步加大硬件設(shè)施的投入，解決實(shí)際困難和問(wèn)題。另外可以通過(guò)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、刊物、微信等平臺(tái)宣傳檔案收集工作，將檔案收集工作的重要意義、檔案工作違紀(jì)違法的規(guī)定滲透各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)，引起全員對(duì)單位檔案工作的重視，增強(qiáng)檔案積累、保護(hù)和收集歸檔意識(shí)。營(yíng)造一種良好的檔案工作氛圍。

一個(gè)單位，文書(shū)檔案固然重要，但對(duì)文化藝術(shù)部門(mén)來(lái)說(shuō)，他具有業(yè)務(wù)性非常強(qiáng)的性質(zhì)，主要工作是公共文化服務(wù)，都是通過(guò)不同的藝術(shù)形態(tài)和文化服務(wù)來(lái)滿足廣大人民群眾對(duì)日益增長(zhǎng)的文化需求，可想而知藝術(shù)檔案對(duì)文化藝術(shù)團(tuán)體來(lái)說(shuō)更是一筆寶貴的財(cái)富，所以，凡是有保存價(jià)值的各種載體、各種形式、各種門(mén)類的檔案都要及時(shí)收集，除了藝術(shù)檔案、文書(shū)檔案外，單位的設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案等都要建立起來(lái)，并且根據(jù)社會(huì)發(fā)展，都要形成數(shù)字化管理，建立門(mén)類齊全、資源豐富的檔案庫(kù)，才能更好地為單位各項(xiàng)工作服務(wù)，滿足利用者的查檔需求。

總之，檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)也是分門(mén)別類，這就需要我們從事檔案工作的人員自身要有熟悉各個(gè)門(mén)類專業(yè)特征，了解各活動(dòng)項(xiàng)目所要?dú)w檔的范圍，才能達(dá)到事半功倍的效果。除了有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)水平外，責(zé)任心尤為重要，長(zhǎng)期以來(lái)，檔案收集基本處于被動(dòng)收集的局面，你來(lái)交我就收，交多少收多少，材料完整不完整，似乎與檔案人員毫無(wú)關(guān)系，責(zé)任意識(shí)不夠強(qiáng)烈。這種思想一定要改變，檔案人員必須清自己的角色。多于各部門(mén)加強(qiáng)溝通，變過(guò)去的被動(dòng)收集為主動(dòng)收集，讓業(yè)務(wù)部門(mén)工作人員時(shí)刻感受到檔案的重要性。