耿艷江蘇省鹽城市西潮河閘管理所
推動(dòng)檔案管理信息化的初步探索
耿艷
江蘇省鹽城市西潮河閘管理所
摘要:眾所周知,信息社會(huì)已經(jīng)到來,為社會(huì)發(fā)展和人類的生活帶來了前所未有的便利,推動(dòng)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的信息化建設(shè)已經(jīng)成為大勢(shì)所趨。檔案管理作為現(xiàn)代社會(huì)管理事業(yè)的重要組成部分,進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)也是刻不容緩。通過加大信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投入,培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案信息化管理人員,提升檔案信息化管理的安全水平,建立相關(guān)的規(guī)章制度,可以有效保障檔案管理信息化建設(shè)的效果,加快檔案管理信息化的進(jìn)程。
關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化;措施
檔案中記載著很多重要信息,是具有很強(qiáng)的保存價(jià)值的資料,對(duì)于社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)、各類企、事業(yè)單位的發(fā)展具有著不容忽視的重要作用。在當(dāng)前信息化社會(huì)建設(shè)的時(shí)代背景下,推動(dòng)檔案管理信息化,改革傳統(tǒng)的檔案管理方法,提升檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化水平,可以推動(dòng)檔案管理事業(yè)上升到一個(gè)新的高度,更好的發(fā)揮檔案管理的服務(wù)功能。相對(duì)來說,由于檔案管理工作沒有得到應(yīng)有的重視,檔案管理的信息化建設(shè)水平也普及較低,因此,迫切的需要加快檔案管理信息化建設(shè),提升檔案管理信息化水平,結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀,具體可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施:
在當(dāng)前各種檔案不斷增多的情況下,傳統(tǒng)落伍的檔案管理方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時(shí)代的腳步,同時(shí),檔案管理的實(shí)際需求也對(duì)于信息化建設(shè)提出了更高的要求。盡管我國各行各業(yè)在信息化建設(shè)方面也進(jìn)行了一些有益的探索,取得了初步的成效,尤其是最近幾年,網(wǎng)絡(luò)方便快捷的優(yōu)勢(shì)吸引著人們,帶動(dòng)了網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。但是,由于對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不足,重視程度不夠,相對(duì)于一些高科技行業(yè)來說,信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投入明顯不足,檔案管理的信息化基礎(chǔ)設(shè)施還比較陳舊,很多先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施還沒有得到推廣應(yīng)用,現(xiàn)有的信息化基礎(chǔ)設(shè)施也還存在著閑置的情況,利用率不高,設(shè)備設(shè)施老化,電腦等設(shè)備配置較低,導(dǎo)致檔案管理的工作效率不高,直接限制了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程,使檔案管理電子化、數(shù)字化的程度還比較低,很多檔案管理工作還是靠人力手工操作,效率低下且容易出現(xiàn)疏漏。為了加快檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程,首先需要加大信息化所需要的硬件設(shè)施的投入,提高硬件的配置,加快基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的更新?lián)Q代,最大程度的開發(fā)利用信息化基礎(chǔ)設(shè)施的價(jià)值,為檔案管理的信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的支持。
檔案管理信息化建設(shè)除了需要先進(jìn)的硬件設(shè)施給予支持之外,還需要運(yùn)用各種規(guī)范化、簡便易行的軟件,實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化操作,才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。但是,不論哪種軟件的應(yīng)用,還是檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)和運(yùn)用,都需要檔案管理人員具有扎實(shí)的信息技術(shù)知識(shí),能夠比較熟練的操作應(yīng)用各種軟件系統(tǒng)。目前來看,檔案管理人員的檔案管理專業(yè)技能和信息技術(shù)普遍比較薄弱,成為制約檔案管理信息化建設(shè)水平的重要因素。由此看來,為了提升檔案管理的信息化水平,培養(yǎng)具備良好的信息技術(shù)和檔案管理專業(yè)知識(shí)的人才隊(duì)伍成為非常重要的一步。首先,針對(duì)現(xiàn)在檔案管理人員信息技術(shù)有限的情況,結(jié)合檔案管理信息化的實(shí)際需求,通過聘請(qǐng)專門的信息技術(shù)人員對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專門的信息技術(shù)方面的培訓(xùn),讓現(xiàn)在的檔案管理人員掌握必備的信息技術(shù)知識(shí)和操作技能,并且提升檔案管理人員的信息素養(yǎng),增強(qiáng)這些人員的學(xué)習(xí)創(chuàng)新意識(shí),調(diào)動(dòng)他們自主學(xué)習(xí)的積極性。其次,信息技術(shù)發(fā)展日新月異,為了確保檔案管理人員能夠跟上信息技術(shù)發(fā)展的步伐,還需要定期的組織檔案管理人員進(jìn)行有關(guān)信息技術(shù)方面的繼續(xù)教育,做好相關(guān)的考評(píng)工作,切實(shí)提升檔案管理人員信息技術(shù)水平。最后,高校在培養(yǎng)檔案管理人才時(shí)也需要注重信息技術(shù)的學(xué)習(xí),為檔案管理事業(yè)輸送更多高素質(zhì)人才,也為檔案管理信息化工作的開展提供人才保障。
信息技術(shù)的快速發(fā)展確實(shí)為檔案管理的信息化建設(shè)創(chuàng)造了有利的條件,但是,由于檔案管理工作具有一定的特殊性,在安全性方面具有較高的要求,很多資料需要保密。在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中,也還需要通過各種手段確保檔案管理的安全高效,這也是加快檔案管理信息化建設(shè)的重要條件。具體來說,可以通過從提高信息化基礎(chǔ)設(shè)施的配置,采取先進(jìn)的信息技術(shù)手段,安裝各種性能優(yōu)越的防病毒、防黑客軟件,從技術(shù)方面為檔案信息的安全提供支持,加強(qiáng)檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)的安全管理,增強(qiáng)檔案管理人員的信息安全意識(shí)等方面,保障檔案管理信息化的安全性。
檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作。在進(jìn)行信息化建設(shè)過程中,也需要進(jìn)行相關(guān)規(guī)章制度的建設(shè),建立檔案管理信息化的保障體系,完善工作流程,明確各個(gè)崗位的工作職責(zé),清晰的界定檔案管理人員的職能,加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德教育,讓檔案管理信息化工作可以有序的推進(jìn)。比方說,為了確保檔案管理的安全性,專門制定檔案管理的安全制度、保密制度,檔案歸檔的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)等,以及對(duì)檔案管理人員登錄檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限進(jìn)行科學(xué)的設(shè)置,以及對(duì)于違規(guī)操作的懲罰等相關(guān)的規(guī)定。通過嚴(yán)格、規(guī)范的制度體系讓檔案管理的信息化工作更加高效、安全。
總之,在檔案管理中應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù),進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè),實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化,是當(dāng)前信息時(shí)代的必然要求。尤其是隨著社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的快速發(fā)展,大量重要的資料需要保存、管理和應(yīng)用,更加突顯了檔案信息化管理的重要意義。檔案信息化管理是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程,需要從信息化的硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)、人才團(tuán)隊(duì)、制度規(guī)范的建設(shè)等各個(gè)方面全面推進(jìn),才能使檔案管理在信息化建設(shè)的進(jìn)程中更加卓有成效。
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