論怎樣發(fā)揮職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能

景通

山東淄博市技術(shù)學(xué)院

論怎樣發(fā)揮職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能

景通

山東淄博市技術(shù)學(xué)院

職業(yè)院校的檔案中含有非常豐富信息，涉及到了教育管理、基礎(chǔ)建設(shè)以及科研工作等各個方面的內(nèi)容，具有極高的利用價值與保存價值。但是從檔案管理現(xiàn)狀來看，檔案管理工作快速提升，服務(wù)職能依然處于薄弱環(huán)節(jié)。本文闡述了檔案工作的重要性，并從檔案管理服務(wù)現(xiàn)狀中分析存在的問題，在解決問題基礎(chǔ)上提出增強服務(wù)職能措施。

職業(yè)院校；檔案管理；服務(wù)職能

1 前言

檔案是記錄原始的歷史，而職業(yè)院校的檔案包含了圖表、文字以及聲像等多種載體與形式。但是隨著職業(yè)院校不斷擴大招生比例，擴大建設(shè)規(guī)模，檔案資源無論是種類還是數(shù)量均發(fā)生著巨大變化，自然對檔案的要求也就不斷提升。在這種環(huán)境中，檔案工作就要發(fā)揮自身的服務(wù)職能，才能夠適應(yīng)學(xué)校發(fā)展所需。

2 檔案管理工作的重要性

從現(xiàn)實來看，檔案管理是各個單位管理中的基本工作之一，其重要性體現(xiàn)在如下幾個方面：

2.1 客觀記錄歷史；檔案發(fā)揮著記載歷史的作用與價值，而且通過記錄檔案材料才能夠讓歷史重演，從新展現(xiàn)歷史，因此客觀記錄歷史是管理的基礎(chǔ)功能與價值。

2.2 參考借鑒功能；檔案不僅僅能夠記錄歷史，還能夠通過查閱檔案，讓閱讀者知曉過去的事情，從中吸取經(jīng)驗與教訓(xùn)，為今天發(fā)展服務(wù)。

3 職業(yè)院校檔案管理的服務(wù)現(xiàn)狀

職業(yè)院校的檔案資料范圍廣，而且參考價值較高，并且利用的空間較大，所以檔案管理就必須要發(fā)揮自身的服務(wù)職能。但是從其現(xiàn)狀來看，服務(wù)職能的發(fā)揮上還存在如下一些問題：

3.1 利用檔案資源參差不齊

近些年來，職業(yè)院校的檔案資源數(shù)量不斷增長，其種類日漸增多，但是對檔案的利用率及價值上卻層次不齊，比如許多職業(yè)院?；ù罅馐占c開發(fā)實物類、黨群類以及財會類的檔案卻極少利用，但是利用率相對較高的比如教學(xué)檔案、學(xué)生檔案以及科研檔案等，卻到頭來是開發(fā)不利，種類不全，投入不足等現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。

3.2 檔案服務(wù)途徑比較單一

隨著信息技術(shù)不斷普及，檔案服務(wù)逐漸成為了網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)的重要途徑，但是從現(xiàn)實來看，工作中由學(xué)生或者教職工到檔案室面對面服務(wù)，這種現(xiàn)象依然是發(fā)揮服務(wù)職能的有效途徑，服務(wù)態(tài)度比較被動，途徑比較單一，依然影響著檔案管理水平。

3.3 檔案管理人員和需求者缺乏溝通

只有充分進行溝通才能夠真正提升檔案管理的服務(wù)職能，但是從檔案管理現(xiàn)實來看，許多管理人員根本不和需求者溝通，也不給需求者解答疑惑。而且即便是稍有點溝通都是面對面的說幾句，自然會約束檔案服務(wù)職能的質(zhì)量。

4 發(fā)揮職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能措施

從前面的分析來看，職業(yè)院校的檔案管理服務(wù)職能中還存各種問題，因此就需要結(jié)合職業(yè)院?，F(xiàn)狀采取合理的提升措施，才能夠發(fā)揮檔案管理的服務(wù)職能。

4.1 優(yōu)化檔案資源的結(jié)構(gòu)

為了保障檔案資源中數(shù)量充足、種類齊全、結(jié)構(gòu)合理，檔案管理人員就要采取措施確保檔案資源的參考價值及利用率等，要確立出合理的、合理的資源結(jié)構(gòu)，從中發(fā)掘收集與和開發(fā)檔案資源的重點，要有測重的、有針對性開展收集、管理以及歸檔的工作，比如在職業(yè)院校之中，教學(xué)檔案、學(xué)生檔案以及科研檔案使用率常常比較高，管理人員就要加強檔案的整理、催交、保管以及歸檔工作，還要做好相應(yīng)的統(tǒng)計及錄入工作，便于使用檔案者快捷、便利獲取所需檔案資料。

4.2 創(chuàng)新服務(wù)手段

在信息化時代，檔案管理單位就要合理應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)拓展檔案服務(wù)職能的渠道。首先，還要將傳統(tǒng)的親自辦理，委托辦理作為傳統(tǒng)服務(wù)形式外，還要通過網(wǎng)絡(luò)聊天、電話等各種工具解決需求者提出的疑問，從而了解需求。也可以通過郵箱、傳真等多種方式將相應(yīng)檔案資料發(fā)送出去，有效提升辦事效率，從而周到、快捷的發(fā)揮檔案服務(wù)職能。其次檔案管理單位還要采取專題檔案的展覽、陳列，展示日常的活動等各種途徑，讓需求者全面了解檔案資源和檔案管理工作，了解檔案資源，還應(yīng)該采取多種渠道與方式獲得檔案服務(wù)。最后檔案管理人員還必須要加強目錄建設(shè)，把檔案室中現(xiàn)有電子檔案、紙質(zhì)檔案錄入電腦，對檔案目錄進行完善，給需求者提供方便。

4.3 增強檔案管理人員的素質(zhì)

事實上，要提高檔案管理的服務(wù)職能就必須要擁有一支高素質(zhì)的管理隊伍，所以職業(yè)院校一定要重視管理人員的培訓(xùn)，要鼓勵檔案管理人員參加相應(yīng)專業(yè)的培訓(xùn)、進修學(xué)習(xí)，盡量提供一些優(yōu)惠的照顧正常，要多鼓勵檔案管理者和同行間進行交流溝通；在信息時代背景下，檔案管理人員不但要具有過硬的管理知識，綜合運用能力，同時還必須要具有運用網(wǎng)絡(luò)知識、建設(shè)數(shù)據(jù)庫技能，同時檔案部門還要積極組織專題學(xué)習(xí)活動，不斷提高綜合管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而有效發(fā)揮檔案管理的服務(wù)職能。

4.4 加強檔案需求者間的溝通

溝通是人們必須傳遞信息的重要橋梁，只有進行充分溝通才能夠拉近二者的距離。首先要降低檔案服務(wù)職能的應(yīng)用中不必要沖突；其次要全面了解雙方情況，讓需求者更加充分的表現(xiàn)所檔案所需，有針對性提出合理的服務(wù)職能。隨著全面應(yīng)用智能手機，檔案管理者和需求者之間必須要常常溝通，而且溝通不僅僅局限在面對面，還可以通過微信、郵箱、QQ等各種途徑和需求者之間進行互動與溝通，才能夠滿足學(xué)者實際所需，有效提供檔案的服務(wù)職能。

5 結(jié)束語

在新形勢下，職業(yè)院校一定要認清所處位置，一定要高度重視檔案管理的作用，要采取合理措施加強檔案管理的服務(wù)職能。所以管理檔案部門就要服務(wù)檔案資源、對服務(wù)手段進行創(chuàng)新、提升服務(wù)意識等等入手，才能夠真正發(fā)揮檔案管理工作的服務(wù)職能。

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