淺談會計檔案管理的重要性

孫麗茹

哈爾濱市社會主義學(xué)院

淺談會計檔案管理的重要性

孫麗茹

哈爾濱市社會主義學(xué)院

會計檔案是對經(jīng)濟活動進行的記錄，可以反映單位、部門或地區(qū)的經(jīng)濟活動狀況，是單位預(yù)算和財務(wù)收支計劃的重要依據(jù)，是組織經(jīng)濟工作、制定經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃，進行會計監(jiān)督、經(jīng)濟分析、經(jīng)濟決策、實現(xiàn)科學(xué)管理的重要依據(jù)。充分認(rèn)識會計檔案管理的重要性，有助于做好會計檔案管理工作、提高財務(wù)工作水平，促進經(jīng)濟健康發(fā)展。

會計檔案；管理；重要性

2015年12月11日，財政部、國家檔案局發(fā)布修訂后的《會計檔案管理辦法》，標(biāo)志我國會計檔案管理工作邁入新常態(tài)。做好會計檔案管理工作，充分發(fā)揮會計檔案的作用，有助于完善財務(wù)管理，提高工作效率，促進財務(wù)工作水平整體提高，對促進國家經(jīng)濟發(fā)展、保障國家利益也都具有重要意義。

一、會計檔案管理的內(nèi)容

按照《會計檔案管理辦法》規(guī)定，會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

會計檔案歸檔管理的主要內(nèi)容包括：

1、會計憑證。包括原始憑證、記賬憑證；

2、會計賬簿。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；

3、財務(wù)會計報告。包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告；

4、其他會計資料。包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

各單位應(yīng)當(dāng)加強會計檔案管理工作，建立和完善有關(guān)會計檔案的收集、整理、歸檔立卷、保管、移交、查閱、利用和鑒定銷毀等方面的管理制度，并嚴(yán)格按照制度對會計檔案進行管理，同時采取可靠的安全防護技術(shù)和措施進行保管，以保證會計檔案的真實、完整、安全、可用。

按照《會計檔案管理辦法》規(guī)定，會計檔案由本單位的檔案機構(gòu)或者檔案工作人員所屬機構(gòu)負(fù)責(zé)管理，也可以委托具備檔案管理條件的機構(gòu)代為管理。

此外，在財務(wù)工作過程中形成的，具有連續(xù)利用價值的有關(guān)文字和數(shù)據(jù)資料，但未包括在國家規(guī)定的會計檔案管理范圍內(nèi)的，可以按照內(nèi)部會計檔案資料由財務(wù)部門內(nèi)部負(fù)責(zé)保管。

二、會計檔案管理的作用

1、保管原始憑證，具有法律效力。原始憑證是記載各單位經(jīng)濟活動的最初的書面材料，它以表、單、臺帳等形式來記錄、反映單位的財務(wù)活動。會計檔案中收集的原始憑證，是進行財務(wù)核算的重要依據(jù)，是記錄單位財務(wù)活動、明確經(jīng)濟責(zé)任的憑證，具有法律效力。如果單位平時不重視會計檔案管理工作，沒有做好原始憑證的積累和保管，當(dāng)需要查證某些事實時，就會因找不到原始憑證來做依據(jù)而影響單位的正當(dāng)權(quán)益。

2、作為反映財務(wù)活動的信息資源，可用于會計分析和信息綜合開發(fā)利用。會計檔案作為一種檔案資料，也是一種信息資源，記錄了單位的財務(wù)活動情況和各種財務(wù)數(shù)據(jù)，可以通過對會計檔案資料進行分析，了解單位財務(wù)活動情況，考核財務(wù)計劃和預(yù)算的執(zhí)行情況。還可從會計檔案中提取反映經(jīng)濟活動和財務(wù)收支情況的各項指標(biāo)數(shù)據(jù)，運用現(xiàn)代信息技術(shù)進行分類整理、綜合分析，有助于總結(jié)經(jīng)驗、查找問題、優(yōu)化管理、輔助決策。

3、作為會計檢查的主要依據(jù)，可用于開展財務(wù)監(jiān)督。在進行會計檢查時，為查明事實，弄清責(zé)任，需對有關(guān)會計檔案資料進行檢查、核對、分析。通過會計檔案可以查明單位的財務(wù)活動是否符合政策制度的規(guī)定，有無損害國有資產(chǎn)的行為，對違規(guī)、違紀(jì)行為具有一定的監(jiān)督、預(yù)防作用，有助于保護國家利益。比如：單位負(fù)責(zé)人離任時要進行審計，就需要對其在任期間的財務(wù)檔案進行檢查、核實，以確定離任者在職時單位的財務(wù)狀況，從而可以對離任者進行客觀公正的評價。

4、作為歷史資料，具有參考借鑒作用。會計檔案保存了會計憑證、會計帳簿、財務(wù)會計報告以及其他財務(wù)會計資料，通過檢閱會計檔案，可以全面了解單位的各項資產(chǎn)、經(jīng)營情況，可以分析對比歷年的資金運用情況、財務(wù)計劃的執(zhí)行情況，可以為編制以后的財務(wù)計劃提供參考和借鑒，還可以為單位開展歷史研究、編寫大事記和年鑒、以及經(jīng)濟管理和經(jīng)濟工作研究提供原始?xì)v史素材。

三、做好會計檔案管理的重要意義

1、做好會計檔案管理有助于促進經(jīng)濟發(fā)展。會計檔案是社會經(jīng)濟活動中形成的基礎(chǔ)材料。做好會計檔案管理工作，可以為國家各種經(jīng)濟統(tǒng)計工作提供準(zhǔn)確、真實、完整的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，國家可以通過對各機關(guān)、企事業(yè)單位的會計檔案反映出來的數(shù)據(jù)進行逐級匯總，來掌握有關(guān)財務(wù)計劃和預(yù)算的執(zhí)行情況，通過對這些情況進行統(tǒng)計分析，可以預(yù)測經(jīng)濟發(fā)展傾向，有助于制訂更合理的財務(wù)計劃、預(yù)算和決策。對于各單位來講，做好會計檔案管理工作，可以為單位財務(wù)活動提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，有助于優(yōu)化管理，提高單位的經(jīng)濟活動能力。

2、做好會計檔案管理有助于保護國家利益。伴隨改革開放，我國經(jīng)濟發(fā)展迅猛的同時，也存在一些單位和個人鉆法律和政策的空子，在財務(wù)活動中，巧立名目、鋪張浪費、偷漏稅費，甚至中飽私囊，使國有資產(chǎn)流失。做好會計檔案管理工作，可以將財務(wù)活動的情況真實的記錄下來，包括違反國家財經(jīng)法紀(jì)的情況也會被會計檔案記錄和反映出來，通過對會計檔案進行核查、分析，可以及時發(fā)現(xiàn)問題，打擊違法亂紀(jì)的行為，從而保障國家利益。

3、做好會計檔案管理有助于提升財務(wù)管理水平。財務(wù)工作項目繁多，要求精細(xì)，標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格，做好會計檔案管理工作，有助于財務(wù)工作的規(guī)范操作、提高工作效率，可以使會計檔案的查閱更為便捷，還便于在財務(wù)崗位工作人員發(fā)生變動時，新接手的人員可以及時了解情況、開展工作。為做好會計檔案管理工作，更有效地利用會計檔案，就必須建立和完善有關(guān)會計檔案管理的規(guī)章制度，明確有關(guān)事項、工作流程、業(yè)務(wù)規(guī)范，明確各環(huán)節(jié)的管理標(biāo)準(zhǔn)，從而促進財務(wù)工作的專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化，從整體上提高財務(wù)工作水平。

[1]惠東梅.淺談做好會計檔案管理的作用及意義[J].《中國科技博覽》，2014(22)∶108-108

[2]薛秀娥陳春華.規(guī)范會計檔案管理之我見[J].《經(jīng)濟師》，2010（07）：157-158