摘要：相對于紙質(zhì)文件來說，電子文件極大地提高了我們的查詢速度和工作效率。然而，伴隨著網(wǎng)絡化的出現(xiàn)，電子文件自身的優(yōu)勢也變成了它的弊端，并影響著電子文件的發(fā)展，保護電子文件的安全顯得尤為重要。

關鍵詞：電子文件； 管理問題； 保護對策

中圖分類號：G648 文獻標識碼：B 文章編號：1672-1578（2016）05-0002-01

1.網(wǎng)絡安全對策

網(wǎng)絡化環(huán)境中系統(tǒng)的安全問題，必須從技術上著手，采取多種專業(yè)技術來防止電子文件信息的泄密，保護電子文件信息安全的策略主要有防黑客技術、防病毒技術、數(shù)據(jù)備份加密等技術。

1.1防黑客技術。

1.1.1身份認證。身份認證是一種保障電子文件信息真實性的重要手段。它是某一用戶進入系統(tǒng)后的第一道防線。身份驗證就是系統(tǒng)可以密碼或特征信息等對用戶的真實身份進行確認，它只會對確認了身份的用戶給予相應的訪問權(quán)限，如增加、刪除、修改等，否則予以拒絕，這在一定程度上會限制了黑客的隨意入侵，同時對操作權(quán)限的限制也避免了操作人員的泄密或者不規(guī)范的操作。

1.1.2數(shù)字簽名。數(shù)字簽名采用的是公開密鑰體制下的加密措施，發(fā)方利用自己不公開的密鑰對發(fā)出的電子文件進行加密處理，生成一個數(shù)字簽名，與電子文件一起發(fā)出，以此來保證信息的安全性，而收方會用一個公開的密鑰運用公開的算法解碼檢驗數(shù)字簽名是否與傳輸?shù)囊恢?，從而提高電子文件的真實性和信息的安全?/p>

1.1.3設置防火墻。防火墻技術實為一項隔離技術，其任務是防止外部未經(jīng)授權(quán)的用戶進入內(nèi)部網(wǎng)或?qū)Ｓ镁W(wǎng)，當防火墻成為內(nèi)外部網(wǎng)絡的唯一信息通道時，即它可以為這一信息通道發(fā)揮最大的防護功能，因此防火墻的位置非常特殊，它會成為內(nèi)外部網(wǎng)絡間所有的網(wǎng)絡信息流的必經(jīng)之地，所以設置防火墻既可以隔離風險區(qū)域與安全區(qū)域的連接，同時也會阻礙用戶對風險區(qū)域的訪問。

1.2防病毒技術。在計算機中存在的一種具有破壞性的程序，可以通過克隆自身將破壞性程序傳染給更多的計算機，該程序即為網(wǎng)絡病毒。對計算機病毒應采取先進的防病毒技術，同時配置防病毒卡和查殺病毒的軟件，嚴禁使用來歷不明的軟件進入操作系統(tǒng)，為電子文件的使用營造一個良好的機房環(huán)境。

1.3數(shù)據(jù)備份，并加密。

1.3.1備份技術。縮微和光盤技術是文件資料進行備份的重要技術措施?？s微技術是采用專門的設備、材料和工藝把文件資料以縮小影像的形式拍攝記錄在膠片上，經(jīng)加工制作成縮微品保存和使用的技術?？s微技術的明顯特征是標準化程度高，縮微膠片使用保存壽命長，縮微膠片存儲文獻資料的安全性也非常高，許多國家已開始使用并確立了縮微膠片的法律地位。光盤技術是指將文件資料以縮小影像的形式刻錄在光盤上，它與縮微技術的應用有很多相似之處，相對于縮微技術：它的優(yōu)點在于設備費用比較低，檢索速度快，存儲量較大，同時還可以還原色彩，但它也有明顯的缺點即發(fā)展太快導致穩(wěn)定性差，讀取信息對軟硬件依賴性強，保存期限短，特別是光盤系統(tǒng)的可編輯性差，使其法律憑證效力還無法認定。

1.3.2加密技術。采用加密技術可以保證電子文件內(nèi)容的保密性。電子文件的加密方法有很多種，如在傳輸過程中采用"雙密鑰碼"進行加密。網(wǎng)絡中的每一個加密通信者擁有一對密鑰：一個是可以公開的加密密鑰，一個是嚴格保密的解密密鑰，發(fā)方使用收方的公開密鑰發(fā)文，收方只用自己知道的解密密鑰解密，這樣任何人都可以利用公開密鑰向收方發(fā)文，而只有收方才能獲得這些加密的文件。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文來，這對于傳輸中的電子文件具有很好的保密效果。

2.管理安全對策

七分管理，三分技術，文件的管理貫穿整個安全防范體系，是安全防范體系的核心，管理是單位網(wǎng)絡安全的核心，技術是安全管理的保證。只有制定完整的規(guī)章制度、行為準則并和安全技術手段合理結(jié)合，電子文件管理的安全才會有最大的保障。

2.1管理人員對策。

2.1.1加強安全管理力度，健全管理制度。每個單位都應建立一套科學、合理、嚴密的電子文件全過程的管理制度，做到有章可循、有據(jù)可查，使電子文件的管理如同紙質(zhì)文件一樣，達到標準化、制度化、規(guī)范化。如：制訂機房管理制度、各類人員職責分工明確、安全保密規(guī)定、安全防護記錄等一系列的制度，保證各部門安全、高效地運作。

2.1.2加強安全防范意識，提高相關人員素質(zhì)。培養(yǎng)或培訓一支精通網(wǎng)絡技術和管理的隊伍，來保證網(wǎng)絡化管理安全、平穩(wěn)、正常地運行，同時加強對電子文件的制作者和管理人員的教育，使他們增強對信息的主體意識、獲取意識、更新意識，培養(yǎng)他們忠于職守的品質(zhì)、認真負責的精神、一絲不茍的工作作風、精益求精的技術水平，引導他們自覺安裝防病毒軟件，定期自動更新操作系統(tǒng)，對不熟悉的軟件不要輕易安裝。

2.2電子文件管理對策。

2.2.1保證環(huán)境的安全性。一般情況下，電子文件是單獨存貯在磁、光介質(zhì)上的，因此要建立一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，如環(huán)境溫度應嚴格控制在14℃～24℃之間，相對濕度控制在45%～60%之間；存放載體的柜架及庫房也應達到有關標準，如：載體應置于盒中，直立排放，避免大量堆疊、相互擠壓，并存放在避光、防塵、防霉、防蟲、防雷電、防變形的地方；使用時要正確拿放光盤，保持讀寫面的清潔，軟磁盤、磁帶亦要輕拿輕放，不要在載體讀寫面留下指紋，避免各種劃傷。

2.2.2保證操作的規(guī)范性。不規(guī)范的操作會損害電子文件的使用壽命，因此在使用的過程中必須規(guī)范操作程序，如防止隨意關機和頻繁啟動計算機，保持電源穩(wěn)定，避免因操作不當而造成計算機上的電子文件信息丟失等。以上這些措施，對于證實電子文件內(nèi)容的真實、可靠，保證電子文件在存貯、傳輸過程中的安全性、保密性，防范對電子文件的非法訪問和隨意改動，都具有良好的效果。

3.電子文件自身對策

3.1保護載體的安全。在對電子文件進行整理和因軟硬件平臺發(fā)生改變而對電子文件實行格式轉(zhuǎn)換時，要特別注意防止轉(zhuǎn)換過程中的信息失真。對電子文件要定期進行安全性、有效性檢查，發(fā)現(xiàn)載體或信息有損傷時，要及時采取維護措施，進行修復或拷貝。

3.2防止改動的措施。在許多軟件中我們都可以將文件設置為"只讀"狀態(tài)，在這種狀態(tài)下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。這種記錄方法可以有效地防止用戶更改電子文件的內(nèi)容，從而保持電子文件的原始性和真實性。

總之，伴隨著社會的進步，計算機技術日新月異的發(fā)展，電子文件會變得越來越重要，而其信息的安全問題也顯得尤為重要。在這個開放的網(wǎng)絡環(huán)境，面對技術挑戰(zhàn)，我們只有不斷提高自身的技術水平來防止各種可能出現(xiàn)的技術問題，同時不斷強化內(nèi)部的管理體制，提高自身素質(zhì)，以保障電子文件的信息安全和長期的有效使用。

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作者簡介：

張德艷（1995.03-），女，西北師范大學文學院，甘肅省民勤人，大學本科學歷，語言文學方向。