企業(yè)會(huì)計(jì)電算化后財(cái)務(wù)檔案管理探索

何柳蔭

（湖南省核工業(yè)地質(zhì)局302大隊(duì) 湖南郴州 423000）

企業(yè)會(huì)計(jì)電算化后財(cái)務(wù)檔案管理探索

何柳蔭

（湖南省核工業(yè)地質(zhì)局302大隊(duì) 湖南郴州 423000）

計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸引領(lǐng)技術(shù)潮流，計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子信息技術(shù)也開始應(yīng)用于企業(yè)的財(cái)會(huì)管理工作中，在提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理效率的同時(shí)，促進(jìn)財(cái)會(huì)工作的發(fā)展和改革。本文即闡述了會(huì)計(jì)電算化檔案的主要內(nèi)容，探討了企業(yè)的會(huì)計(jì)電算化財(cái)務(wù)檔案的管理方法，以供參考。

會(huì)計(jì)；電算化；財(cái)務(wù)；檔案管理

1 引言

企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的主要作用在于記錄、反映企業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)狀況，通過會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料的方式，明確企業(yè)受益等財(cái)務(wù)問題，因而具有重要的經(jīng)濟(jì)意義。企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，高效實(shí)時(shí)的財(cái)務(wù)管理是企業(yè)維持正常運(yùn)作的關(guān)鍵。當(dāng)前企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)中，也應(yīng)用了會(huì)計(jì)電算化技術(shù)，以高效、實(shí)時(shí)處理并完成企業(yè)財(cái)務(wù)任務(wù)。

2 會(huì)計(jì)電算化檔案概述

2.1 會(huì)計(jì)電算化檔案內(nèi)容

（1）機(jī)讀會(huì)計(jì)檔案。該部分檔案包含的內(nèi)容主要是計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)，即軟硬盤、光盤等，這些介質(zhì)所存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)通常僅能以電子數(shù)據(jù)形式保存下來，例如會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)。

（2）機(jī)制會(huì)計(jì)檔案。所謂機(jī)制會(huì)計(jì)檔案，主要包括的內(nèi)容是從會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)所打印輸出的所有會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等各種紙質(zhì)的檔案，其中還包括依法保存的會(huì)計(jì)檔案移交、保管、銷毀清冊(cè)等相關(guān)資料。

（3）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案。該檔案中則主要記錄的是硬件系統(tǒng)規(guī)格參數(shù)，例如型號(hào)、存儲(chǔ)空間等；計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)的型號(hào)；會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)的名稱、版本號(hào)，相配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡和用戶手冊(cè)等全套的文檔資料。

2.2 會(huì)計(jì)電算化檔案特點(diǎn)

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案，指的是會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿以及會(huì)計(jì)報(bào)表等用于會(huì)計(jì)核算的專門材料，其中主要記錄、反映了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)重要史料與證據(jù)，要求具備嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、序時(shí)性與嚴(yán)肅性。各級(jí)企業(yè)單位在實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化之后，對(duì)于許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)的數(shù)據(jù)和文件管理更加便捷，同時(shí)，財(cái)務(wù)人員的日常工作、歷年會(huì)計(jì)資料調(diào)閱等，均可由計(jì)算機(jī)代勞，為會(huì)計(jì)檔案賦予了新特點(diǎn)。

（1）會(huì)計(jì)電算化檔案在保留傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的同時(shí)，還可以將資料存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)硬盤、其他磁性介質(zhì)或光盤中，擴(kuò)大了會(huì)計(jì)電算化檔案的存儲(chǔ)范圍和領(lǐng)域。

（2）會(huì)計(jì)電算化的資料由于存儲(chǔ)于磁性介質(zhì)上，無法直觀可視，因此，在調(diào)用會(huì)計(jì)電算化檔案時(shí)，也需要相應(yīng)的軟硬件環(huán)境支持才行。

（3）會(huì)計(jì)電算化檔案容易遭到破壞，其存儲(chǔ)還受到載體質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息有效期等多方面條件的限制，因此在安全性、完整性方面的要求更高。

（4）電算化使用一定時(shí)間之后，相關(guān)軟件等會(huì)產(chǎn)生版本的更新，因此，會(huì)計(jì)電算化檔案管理同樣需要隨之更新。

3 會(huì)計(jì)電算化檔案的管理方法

3.1 會(huì)計(jì)電算化檔案的收集

①明確會(huì)計(jì)檔案中應(yīng)當(dāng)包括的內(nèi)容，在此過程中，應(yīng)當(dāng)力求心中有數(shù)，該收集的要及時(shí)收集，盡可能避免遺漏；②每個(gè)月末、季末、年末，都需要對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等進(jìn)行及時(shí)跟進(jìn)收集，既可以將會(huì)計(jì)檔案工作消化于日常的工作中，還能有效避免檔案的遺失或遺漏，從而保證檔案內(nèi)容的完整、資料的齊全；③由于會(huì)計(jì)電算化檔案主要存儲(chǔ)于磁性介質(zhì)中，因此，依據(jù)信息載體的物理特質(zhì)，在形成檔案過程中，應(yīng)當(dāng)注意備份。

3.2 會(huì)計(jì)電算化檔案的立卷和保管

（1）會(huì)計(jì)憑證歸檔。會(huì)計(jì)憑證在一經(jīng)取得之后，就具備了法律效力，需要妥善保管避免散亂丟失，憑證至少應(yīng)當(dāng)每月裝訂一次，裝訂之前應(yīng)當(dāng)按照記編號(hào)的順序，進(jìn)行排列審查，確保沒有錯(cuò)漏或串號(hào)問題。最后填寫齊全封面項(xiàng)目，印鑒蓋全。裝訂后的憑證要按照時(shí)間順序規(guī)整，可以加用會(huì)計(jì)憑證盒，并在其表面將信息填寫齊全。

（2）會(huì)計(jì)賬簿歸檔。會(huì)計(jì)賬簿主要是以會(huì)計(jì)憑證作為依據(jù)，全面系統(tǒng)地記錄并反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)簿籍，設(shè)置并登記賬簿。針對(duì)每個(gè)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)設(shè)置總賬、明細(xì)賬目。根據(jù)核算和實(shí)際管理需求，設(shè)置必要的輔助臺(tái)賬、備查賬等，并整理歸檔。

（3）會(huì)計(jì)報(bào)表的歸檔。會(huì)計(jì)報(bào)表主要是以貨幣為計(jì)量單位的，結(jié)合相關(guān)資料，即可對(duì)單位一定時(shí)期內(nèi)的財(cái)務(wù)收支、經(jīng)營(yíng)成果報(bào)告文件進(jìn)行匯總整理。會(huì)計(jì)報(bào)表所提供的指標(biāo)，相較于其他的會(huì)計(jì)資料更加集中系統(tǒng)。

（4）對(duì)于存儲(chǔ)在介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)檢查是否注明了文件的名稱、備份時(shí)間等，并將其統(tǒng)一存放，注明文件的名稱類別。

3.3 會(huì)計(jì)電算化檔案管理與保存

（1）機(jī)讀檔案與軟件檔案的保存

根據(jù)檔案信息載體所具有的特征，需要重視備份保存，并且在每份備份上都標(biāo)注檔案形成的具體時(shí)間、操作人員姓名等信息，存放于不同地點(diǎn)，從而防止會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)癱瘓而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。在保存這些檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡可能遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，并注意防潮、防塵。

（2）保持機(jī)讀檔案和軟件檔案版本一致

計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)會(huì)隨時(shí)間推移、應(yīng)用深化以及財(cái)務(wù)制度變革等因素，出現(xiàn)版本的更新，以不斷改善電算化軟件系統(tǒng)性能，從而形成以下兩種情況：①所查閱的會(huì)計(jì)檔案版本號(hào)，應(yīng)當(dāng)與當(dāng)前的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)保持一致；②與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的版本號(hào)不一致。如果所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案版本號(hào)不一致，則應(yīng)當(dāng)首先調(diào)閱軟件檔案，并在另一臺(tái)電腦上安裝相應(yīng)版本的電算化軟件系統(tǒng)，然后即可進(jìn)行機(jī)讀檔案的調(diào)閱。

3.4 會(huì)計(jì)電算化檔案的整理與利用

電算化會(huì)計(jì)檔案的整理與利用，有著傳統(tǒng)意義會(huì)計(jì)檔案管理工作所無可比擬的優(yōu)勢(shì)。通過整理，可以利用歷年的數(shù)據(jù)對(duì)本單位、本部門進(jìn)行歷史會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的比較與分析，從而為企業(yè)和部門的決策者提供可靠的決策依據(jù)。

4 企業(yè)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的優(yōu)化與完善

隨著會(huì)計(jì)電算化的迅速發(fā)展，其系統(tǒng)軟件的智能化水平也不斷地提高，為了能夠進(jìn)一步完善企業(yè)的財(cái)務(wù)控制管理，需要重點(diǎn)從以下方面對(duì)會(huì)計(jì)電算化進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)。

4.1 健全會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用章程

首先應(yīng)當(dāng)保證會(huì)計(jì)電算化財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的安全、規(guī)范操作，會(huì)計(jì)人員必須熟練掌握操作流程做到操作過程準(zhǔn)確、可靠。按照會(huì)計(jì)電算化財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的模塊設(shè)置劃分人員操作范圍，明確程序使用注意事項(xiàng)和操作責(zé)任，未經(jīng)批準(zhǔn)不能由他人操作自己的管理模塊。同時(shí)，設(shè)置備份和文件驗(yàn)證碼，以防止在會(huì)計(jì)人員交接班時(shí)，忽略、遺漏重要信息的存儲(chǔ)；實(shí)時(shí)檢測(cè)硬件設(shè)備和維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)，保證系統(tǒng)一直處于正常的運(yùn)行狀態(tài)。

4.2 提高會(huì)計(jì)檔案的安全性及完整性

會(huì)計(jì)電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理工作雖說有了更多的發(fā)展機(jī)遇，但同時(shí)也面臨著隱性的危機(jī)，需要采取合理的手段和措施，不斷地提高其安全性、完整性。具體來說：①單位要結(jié)合會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)時(shí)情況，派遣專業(yè)人士對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行定期的補(bǔ)充與完善，通過構(gòu)建防火墻系統(tǒng)、密碼登陸、殺毒軟件更新、操作權(quán)限設(shè)置等合理的手段，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案利用和流通的安全性；②各種會(huì)計(jì)資料包括打印出來的相關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，以及儲(chǔ)存會(huì)計(jì)信息和資料的微縮膠片、光盤以及軟盤等，在沒有獲得單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的情況下不得私自挪用或外借；③要根據(jù)國(guó)家檔案局的相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度，根據(jù)一定的順序?qū)﹄娮訒?huì)計(jì)檔案分類著錄和編號(hào)，并做好防潮、防腐蝕、防塵以及防壓等必要的工作；④要在更大的程度上加大對(duì)軟硬件設(shè)施設(shè)備的投入和建設(shè)，結(jié)合本單位的發(fā)展實(shí)際選用合適的電算化會(huì)計(jì)軟件和硬件設(shè)施，最好是具備檔案管理的輔助功能的軟件，并且配備較高清晰度的打印水準(zhǔn)的噴墨打印機(jī)或者激光掃描儀，為會(huì)計(jì)檔案的輸出做好準(zhǔn)備。

4.3 做好電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)保密工作

會(huì)計(jì)電算化檔案管理與紙質(zhì)檔案相比，更容易遭到篡改，并且不留痕跡，不易被人發(fā)現(xiàn)。因而從計(jì)算機(jī)程序方面進(jìn)行考慮，應(yīng)當(dāng)在一定的程序步驟中進(jìn)行數(shù)據(jù)加密，從根源上保障電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的安全性，從而才能有效的杜絕問題的發(fā)生。

4.4 對(duì)備份進(jìn)行有效管理

檔案管理部門應(yīng)該重視電算化會(huì)計(jì)檔案管理過程中各個(gè)環(huán)節(jié)，尤其應(yīng)當(dāng)對(duì)備份的環(huán)節(jié)引起足夠的重視。對(duì)電算化的備份來說一般做好異地備份與外存儲(chǔ)備份，因不脫機(jī)備份在遇到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)崩潰時(shí)會(huì)給數(shù)據(jù)造成不可估量的影響。此外，還應(yīng)當(dāng)高度的重視系統(tǒng)平臺(tái)及軟件載體及補(bǔ)充程序的備份，從而確保數(shù)據(jù)格式及軟件載體能夠得到相應(yīng)有效的兼容。

4.5 對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的分類

在會(huì)計(jì)電算化的檔案管理過程中會(huì)出現(xiàn)較多的形式的文件數(shù)據(jù)，需要定期對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，建立相同格式文件的統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)，便于查閱數(shù)據(jù)。對(duì)于文本型的數(shù)據(jù)庫(kù)在保存的過程中應(yīng)當(dāng)分類保存，對(duì)于數(shù)值型的數(shù)據(jù)可以備份成電子表格文件，為單位的財(cái)務(wù)管理提供有效地服務(wù)。

5 結(jié)語

由于電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理的信息化逐漸替代傳統(tǒng)手工工作是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。加強(qiáng)并完善會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作，成為各企業(yè)財(cái)務(wù)工作、財(cái)務(wù)檔案管理工作的必然發(fā)展方向。隨著會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的蒸蒸日上，會(huì)計(jì)電算化在財(cái)務(wù)檔案管理工作中的實(shí)際應(yīng)用必然會(huì)不斷更新改良，從而發(fā)揮更加出色的作用。

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[2]王劍盛.會(huì)計(jì)電算化課程向“會(huì)計(jì)信息化”進(jìn)階的路徑[J].財(cái)會(huì)月刊，2014（8）：115～118.

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F232

A

1004-7344（2016）12-0003-02

2016-3-24

何柳蔭（1969-），女，館員，本科，主要從事檔案管理工作。