劉嚴(yán)蔚

摘 要：公路建設(shè)項(xiàng)目檔案，是項(xiàng)目自立項(xiàng)審批（核準(zhǔn)）至竣工驗(yàn)收過程中產(chǎn)生的，具有保存、查考利用價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，是適應(yīng)公路建設(shè)項(xiàng)目特點(diǎn)和需要的。公路建設(shè)項(xiàng)目檔案形成時(shí)間長、形成單位多、專業(yè)性強(qiáng)、載體多樣性、牽扯到的工程環(huán)節(jié)多等特點(diǎn)，在項(xiàng)目進(jìn)程中必然產(chǎn)生大量的檔案資料需要保存和整理。在以往的公路建設(shè)過程中，對檔案的管理工作往往存在重視施工進(jìn)度而忽略檔案管理等問題，再加上項(xiàng)目管理人員對檔案資料重視程度的不足，公路檔案管理工作的現(xiàn)狀已不能適應(yīng)當(dāng)今公路建設(shè)飛速發(fā)展的步伐。公路建設(shè)項(xiàng)目各參建單位必須在檔案工作上加以重視，在檔案管理機(jī)制、制定檔案工作目標(biāo)和計(jì)劃等工作上加強(qiáng)力度，尤其是在檔案管理的關(guān)鍵點(diǎn)上要下大力氣進(jìn)行整治。

關(guān)鍵詞：公路建設(shè)；檔案管理；關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)

公路建設(shè)項(xiàng)目檔案保存自立項(xiàng)至竣工驗(yàn)收全過程的有關(guān)記錄，目的是為建設(shè)項(xiàng)目在建成交付使用后的營運(yùn)管理、養(yǎng)護(hù)維修、改擴(kuò)建提供重要依據(jù)。檔案保存工作為公路建設(shè)不斷發(fā)展中產(chǎn)生的各類信息提供了安全的保存方式。本文結(jié)合廣東某公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的工作要點(diǎn)和流程，對公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行探討。

一、項(xiàng)目檔案管理工作階段與節(jié)點(diǎn)

（一）項(xiàng)目開工前的檔案管理準(zhǔn)備

1.配備硬件。建立檔案室，添置檔案柜（架）、滅火器、空調(diào)（或抽濕設(shè)備）等硬件設(shè)施。

2.成立檔案管理機(jī)構(gòu)。明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)、主管部門、專職檔案管理員，各部門設(shè)兼職檔案員，形成項(xiàng)目檔案的工作架構(gòu)。

3.制定檔案制度。結(jié)合工程項(xiàng)目具體情況，制定操作性強(qiáng)的檔案管理制度。如建設(shè)單位制定《項(xiàng)目檔案管理辦法》、《項(xiàng)目檔案編制實(shí)施細(xì)則》、《項(xiàng)目檔案管理考核及獎(jiǎng)懲辦法》，確定項(xiàng)目檔案、竣工圖編制套數(shù)。各參建單位建立內(nèi)部檔案管理制度。建立統(tǒng)一的單位、分部、分項(xiàng)工程劃分原則和施工用表、填寫規(guī)范及排序要求。[1]

（二）項(xiàng)目施工過程中的檔案管理

1.根據(jù)廣東檔案局、廣東省交通運(yùn)輸檔案信息管理中心相關(guān)文件要求編制上報(bào)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作規(guī)劃》和《廣東省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表》、《交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表一》。確定項(xiàng)目檔案軟件，及時(shí)進(jìn)行檔案軟件安裝、調(diào)試和項(xiàng)目檔案編制、檔案軟件培訓(xùn)。

2.按照檔案工作總體規(guī)劃來部署管理實(shí)施工作。對竣工文檔編制進(jìn)行動(dòng)態(tài)指導(dǎo)、檢查，分階段規(guī)范技術(shù)管理文件和工程實(shí)體資料的質(zhì)量，將檔案管理工作納入工程質(zhì)量管理體系中加以督導(dǎo)，提出檔案工作管理目標(biāo)，同時(shí)做好檔案的信息化管理工作，定期對檔案工作完成進(jìn)度和質(zhì)量進(jìn)行考核，將考核結(jié)果予以通報(bào)，對出現(xiàn)的問題落實(shí)整改到位。

3.已經(jīng)完成的檔案要進(jìn)行及時(shí)收集、整理和歸檔。杜絕拖沓和散漫造成檔案丟失、散落。例如工程結(jié)束了而資料還散落在工地或者施工人員手中，這種現(xiàn)象就是檔案工作的嚴(yán)重失職。監(jiān)理單位檔案管理部門的重要職責(zé)就是將檔案資料與工程進(jìn)展進(jìn)行同步管控，這是一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)。

4.做好項(xiàng)目檔案預(yù)立卷工作。預(yù)立卷工作做得不完善會(huì)導(dǎo)致檔案工作返工，給檔案管理造成混亂和資源浪費(fèi)。預(yù)立卷工作除施工、監(jiān)理文件外還包括業(yè)主前期文件歸檔鑒定、整理等工作。

5.重視對工程施工關(guān)鍵工序、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的現(xiàn)場拍照，重視竣工圖的編制，并根據(jù)工程進(jìn)度及時(shí)編制竣工圖。

（三）項(xiàng)目交工驗(yàn)收至通車階段的檔案管理

1.對已形成的文件材料全面開展預(yù)立卷工作。施工單位須將系統(tǒng)化整理的項(xiàng)目檔案（含電子版）連同案卷目錄和編制說明提交監(jiān)理單位審核。

2.監(jiān)理單位對施工單位項(xiàng)目檔案、案卷目錄的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性進(jìn)行檢查審核并形成項(xiàng)目檔案質(zhì)量審核評價(jià)報(bào)告，提交建設(shè)單位。

3.建設(shè)單位組織專家審核監(jiān)理單位和施工單位提交的項(xiàng)目檔案，并形成自檢報(bào)告，同時(shí)，作為交工驗(yàn)收備案文件向初步設(shè)計(jì)審批單位進(jìn)行備案。

4.建設(shè)單位邀請上級主管部門和專家進(jìn)行項(xiàng)目交工驗(yàn)收階段檔案專項(xiàng)審查，根據(jù)審查后的書面評價(jià)，對不合格的檔案應(yīng)要求整改，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

5.督促開展交工驗(yàn)收文件的收集、整理、歸檔工作。

（四）項(xiàng)目通車至檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的檔案管理

1.除竣工資料以及少量未完成的檔案外，其余各類檔案應(yīng)完成符合驗(yàn)收和移交標(biāo)準(zhǔn)的組卷和編目。

2.各參建單位對各自檔案形成文件的組卷和編目進(jìn)行自檢，按變更批復(fù)情況修改完善竣工圖，確?？⒐D和工程實(shí)際情況保持一致；業(yè)主組織對檔案進(jìn)行移交工作，防治人員流動(dòng)后檔案的擠壓，重點(diǎn)監(jiān)控竣工圖的質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)。

3.建設(shè)單位對經(jīng)系統(tǒng)化整理和排列的所有案卷匯總、編制總目錄（含電子版）及項(xiàng)目檔案整理情況說明。[2]

4.項(xiàng)目檔案具備檔案專項(xiàng)驗(yàn)收條件后，建設(shè)單位以公文形式向上級公司提出檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請（符合《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》粵檔發(fā)[2006]32號文驗(yàn)收條件），并組織項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。

（五）項(xiàng)目檔案移交階段

工程全部完工交付使用并經(jīng)過缺陷責(zé)任保修期和竣工驗(yàn)收后，應(yīng)完成后續(xù)文件的整理組卷。建設(shè)單位于項(xiàng)目通過竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，將項(xiàng)目檔案原件（含電子版）正式移交營運(yùn)管理公司及其他單位。

二、公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理要點(diǎn)

（一）構(gòu)建檔案管理機(jī)構(gòu)

公路工程建設(shè)項(xiàng)目工期從幾年到十幾年不等，時(shí)間長、任務(wù)重、人員龐雜、分項(xiàng)眾多，設(shè)立一個(gè)專職檔案管理機(jī)構(gòu)相當(dāng)重要，同時(shí)配備具有專業(yè)技術(shù)能力的專職檔案管理人員和兼職檔案人員，及時(shí)收集散亂的資料、文件、數(shù)據(jù)等，然后將這些海量的信息加以規(guī)范整理，采用科技手段進(jìn)行歸檔，保證項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

（二）明確建設(shè)單位和參建單位的合同關(guān)系，設(shè)立檔案管理專用經(jīng)費(fèi)，將檔案管理等納入工程施工管理體系中，與工程款合并進(jìn)行收支審核管理工作，并實(shí)施檔案管理工作的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對按照要求完成檔案管理工作的單位給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，對檔案工作做得不好，沒有完成檔案管理工作的單位給予懲罰。檔案管理專用經(jīng)費(fèi)管理及獎(jiǎng)懲目的是強(qiáng)制參建單位做好檔案收集、整理、歸檔工作。[3]

（三）制定檔案管理工作的目標(biāo)和階段控制。從本文所舉的廣東某公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理要點(diǎn)和流程來看，檔案管理工作伴隨著工程項(xiàng)目的特點(diǎn)，也是一個(gè)長期復(fù)雜的工作。因此，制定檔案工作的總體規(guī)劃和分項(xiàng)管理計(jì)劃是實(shí)現(xiàn)工程檔案工作圓滿完成的保證。目的是強(qiáng)化建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作程序與質(zhì)量控制，保證檔案管理與工程進(jìn)展同步開展，形成符合工程實(shí)際的檔案管理體系。

三、結(jié)語

綜上，工程項(xiàng)目檔案管理的每個(gè)階段和節(jié)點(diǎn)都有各自不同的特點(diǎn)和要求，但對檔案管理工作的總體規(guī)劃的宗旨只有一個(gè)，就是確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。從工程建設(shè)的前期開始，就要開始準(zhǔn)備檔案管理各項(xiàng)工作，包括樹立高度的責(zé)任意識和使命意識、建立完善的組織架構(gòu)、同步完成工程項(xiàng)目建設(shè)與檔案的收集、整理和歸檔工作；做好檔案編制和驗(yàn)收工作，確保通車后期檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為工程項(xiàng)目的營運(yùn)管理、養(yǎng)護(hù)維修、改擴(kuò)建等提供最有力的數(shù)據(jù)支持和服務(wù)保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]高原.檔案專業(yè)人員參與工程項(xiàng)目檔案管理的困境[J].檔案管理，2013（2）：86.

[2]陳貴娥.提高工程項(xiàng)目檔案管理的有效措施[J].價(jià)值工程，2015（19）：33-34.

[3]李英麗.完善工程項(xiàng)目檔案管理的對策[J].城建檔案，2014 （4）：38-39.