分析高速公路建設(shè)項目檔案的控制與管理

李妮

摘 要：針對高速公路建設(shè)項目檔案，在簡單介紹項目檔案管理特點的基礎(chǔ)上，提出建立可靠的管理機(jī)構(gòu)、借助合同關(guān)系明確各方權(quán)責(zé)、完善檔案控制管理計劃與目標(biāo)以及不同階段選定對應(yīng)的檔案管理重點等有效控制與管理措施，為高速公路建設(shè)項目檔案管理目標(biāo)的實現(xiàn)打下堅實基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：高速公路；建設(shè)項目；工程檔案；檔案控制與管理

高速公路建設(shè)項目檔案是一種準(zhǔn)確反映項目建設(shè)總體過程的重要資料，對于項目竣工驗收、管控以及維護(hù)等均有著十分重要的作用，所以，保證檔案資料的可靠性與準(zhǔn)確性，是高速公路檔案管理工作的基本內(nèi)容，也是必然要求。然而，由于高速公路建設(shè)項目對應(yīng)的檔案存在數(shù)量大、涉及領(lǐng)域多、跨度長等特點，使得編制一套準(zhǔn)確、可靠的檔案資料有著很大的難度。

1 高速公路建設(shè)項目檔案控制與管理的主要特點

1.1 系統(tǒng)性與完整性

在常規(guī)的檔案管理工作中，占據(jù)較大分量的是科技檔案和專業(yè)檔案，在檔案分類、組卷需求等方面存在著不同的具體要求，這和工程的業(yè)務(wù)性質(zhì)、管理等有著十分密切的聯(lián)系，因此高速公路建設(shè)項目檔案具有系統(tǒng)性與完整性特點[1]。

1.2 流轉(zhuǎn)復(fù)雜性

檔案的類型較為繁多，工作人員在進(jìn)行劃分時程序十分復(fù)雜，實際情況中必須由專業(yè)的機(jī)構(gòu)或部門負(fù)責(zé)，并根據(jù)檔案的特點等實際情況制定一套有效且具有足夠?qū)I(yè)性的管理辦法，以此提升檔案管理工作的效率。

1.3 檔案數(shù)量龐大

建設(shè)項目檔案的主要作用是收錄與記載建設(shè)管理過程和結(jié)果，由于高速公路本身會涉及到眾多學(xué)科和內(nèi)容，所以與其相關(guān)的檔案數(shù)量較為龐大。此外，從項目立項開始，一直延續(xù)到項目使用，檔案形成的時間很長，需要經(jīng)過許多單位，工作量與難度都很大，想要做好檔案的編制與管理需要付出很多的努力和實踐。

1.4 檔案的載體具有多樣性

除了基本的紙質(zhì)形式，高速公路建設(shè)項目檔案還包括各種媒體檔案和實體檔案，這在很大程度上也增加了檔案整理與管理的難度，相關(guān)管理部門應(yīng)給予足夠的重視。

2 高速公路建設(shè)項目檔案控制管理措施分析

2.1 建立可靠的管理機(jī)構(gòu)

項目檔案編制需要按照接收流程，如圖1所示，收集建設(shè)過程中的所有材料，但由于高速公路工程跨度較長，使得工程建設(shè)單位很容易在前期忽視檔案管理工作，主要體現(xiàn)在對應(yīng)機(jī)構(gòu)未及時落實、人員配置不完整等方面，使得重要材料的收集不能及時開展，不僅增加了工作量和難度，還無法保證項目檔案的真實性與完整性[2]。因此，作為高速公路工程的建設(shè)方，首先應(yīng)對檔案管理給予足夠重視，在此基礎(chǔ)上，建立一個可靠的檔案管理專業(yè)機(jī)構(gòu)，配備足夠的專業(yè)人員和技術(shù)設(shè)備，從而在第一時間收集項目資料。另外，項目建設(shè)方還需同時配置專職管理人員，如今委托咨詢單位對檔案編制與管理進(jìn)行負(fù)責(zé)較為常見，雖然這種管理辦法可以為建設(shè)方提供有效幫助，但這并不代表可以完全取代建設(shè)方所具有的管理職能。作為建設(shè)項目專職管理人員，除了要具備完整的專業(yè)知識，還要對高速公路工程有一定的認(rèn)識和了解，首先要能在實際工作中及時發(fā)現(xiàn)問題，工程檔案是一個復(fù)雜且龐大的整體，如果管理人員的專業(yè)知識掌握不到位，可能無法準(zhǔn)確定位檔案中潛在的問題，進(jìn)而對檔案管理的效果和作用造成不利影響。

2.2 借助合同關(guān)系明確各方權(quán)責(zé)

在正式開展施工作業(yè)時，工期通常十分緊張，此時，施工單位與監(jiān)理單位無暇顧及檔案管理，將其視作“軟任務(wù)”，使得檔案材料收集和編制與施工出現(xiàn)嚴(yán)重的脫節(jié)，進(jìn)而對檔案的實效性與真實性造成不必要的影響。因此，項目建設(shè)方應(yīng)借助合同關(guān)系與制約，設(shè)立與檔案管理直接相關(guān)的專項條款，明確項目各方的具體責(zé)任和權(quán)力，與此同時將檔案編制的時間要求融入到施工管理主體中，必要時和工程款支付形成掛鉤，以此來提升各參建方的積極性和主動性，確保檔案編制可以和施工同時進(jìn)行，保證其實效性與真實性。

2.3 完善檔案控制管理計劃與目標(biāo)

完善檔案控制管理計劃與目標(biāo)是切實做好檔案管理工作，使其發(fā)揮應(yīng)有作用和效果的重要前提。為確保工程檔案達(dá)到優(yōu)質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，從項目建設(shè)初期就應(yīng)該制定一個科學(xué)的計劃和目標(biāo)，然后所有的工作都需要圍繞這個計劃和目標(biāo)展開，環(huán)環(huán)相扣，有序推行工程檔案的目標(biāo)管理。尤其是省級重要建設(shè)項目檔案評比的“金冊獎”，其注重檔案形成與管理過程中的質(zhì)量控制，這是因為將檔案管理融入到工程建設(shè)全過程可以起到提升檔案管理質(zhì)量的作用。

2.4 不同階段選定對應(yīng)的檔案管理重點

總的來說，無論實際的管理水平如何，用于檔案管理的主體力量始終都是有限的，考慮到高速公路工程點多、線長、面廣的實際特點和要求，檔案管理需要在不同的階段選定對應(yīng)的管理重點，具體內(nèi)容如下：

（1）高速公路建設(shè)項目籌建時期，檔案管理的重點為及時對項目立項方面的資料進(jìn)行收集和整理，以便為后續(xù)管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

（2）正式開始施工前，檔案管理的重點為對及時對地質(zhì)勘察等方面的資料進(jìn)行收集和整理，對于一式多份的相關(guān)資料，可以先保留一份進(jìn)行歸檔[3]。

（3）項目建設(shè)施工階段，檔案管理的重點為檔案與施工同步進(jìn)行，簡單來說就是對施工的各項行為和成果進(jìn)行記錄，同時確保檔案的真實性和完整性。除此之外，全部已經(jīng)形成的施工與監(jiān)理資料，應(yīng)滿足檔案預(yù)立卷提出的實際要求，這一要求主要指除了要進(jìn)行頁碼打印和裝訂外，還要達(dá)到指定的專項驗收標(biāo)準(zhǔn)。

3 結(jié)束語

總而言之，檔案形成及其管理是工程建設(shè)的主要內(nèi)容之一，想要切實做好管理工作，需要從立項開始，認(rèn)識到檔案管理的重要作用，并建立完善的規(guī)章制度，構(gòu)建健全的管理網(wǎng)絡(luò)。施工過程中，根據(jù)不同階段，劃分不同的管理時期，明確該階段下的檔案管理重點與計劃。工程完工后，要及時進(jìn)行檔案整理，盡量在最短的時間內(nèi)完成專項驗收，以保證工程檔案可以實現(xiàn)完整性、系統(tǒng)性等根本目的，從而為高速公路運(yùn)營以供可靠、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]彭鹿. 淺談高速公路建設(shè)項目檔案控制與管理[J]. 公路交通科技（應(yīng)用技術(shù)版），2010，S1：138-140.

[2]蘇培新. 高速公路建設(shè)項目檔案管理與控制的探討[J]. 廣東公路交通，2011，02：62-64.

[3]麥宏汜. 對高速公路建設(shè)項目的工程檔案的管理的分析[J]. 中國科技投資，2013，Z2：22.