企業(yè)檔案工作與文化建設(shè)淺析

黃濤 謝旭 張麗微

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)體制改革和知識經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，企業(yè)文化對于提升企業(yè)競爭力的作用日益顯著，眾多企業(yè)正努力通過加強(qiáng)自身文化建設(shè)來提升企業(yè)內(nèi)部凝聚力和行業(yè)競爭力。在知識經(jīng)濟(jì)爆炸和全球經(jīng)濟(jì)一體化的今天，企業(yè)檔案工作與文化建設(shè)的聯(lián)系愈加緊密。本文試通過對于企業(yè)檔案工作和文化建設(shè)兩者關(guān)系的闡述和分析，旨在探討如何通過提升企業(yè)檔案工作助推企業(yè)文化建設(shè)工作，實現(xiàn)企業(yè)檔案的文化價值，為企業(yè)戰(zhàn)略實施和日常業(yè)務(wù)提供強(qiáng)有力的保證。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案工作；文化建設(shè)

1 企業(yè)檔案與企業(yè)文化

1.1企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、建設(shè)項目活動中形成的對國家、社會、企業(yè)和職工有保存和使用價值的各種形式的文件材料，是企業(yè)無形資產(chǎn)的重要組成部分，也是企業(yè)戰(zhàn)略實施中“軟實力”的綜合體現(xiàn)。企業(yè)檔案作為企業(yè)各項活動的原始記錄，它所記錄的事項反映出企業(yè)當(dāng)時的意識形態(tài)，或者說是一種文化，因此可以說企業(yè)檔案具備文化性的特征或者說是一種企業(yè)文化現(xiàn)象。

1.2 1981年，泰倫斯·迪爾和艾倫·肯尼迪編著了《企業(yè)文化--企業(yè)生存的習(xí)俗和禮儀》一書。該書在當(dāng)年出版后就立刻成為最暢銷的管理學(xué)著作，隨即被世界各國企業(yè)所引進(jìn)和倡導(dǎo)。作為一種先進(jìn)的管理理論，企業(yè)文化引進(jìn)我國是改革開放的產(chǎn)物，是我國以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心發(fā)展戰(zhàn)略的必然要求。

什么是企業(yè)文化？赫爾雷格爾等人在1992年提出：企業(yè)文化是企業(yè)成員共有的哲學(xué)、意識形態(tài)、價值觀、信仰、假定、期望態(tài)度和道德規(guī)范。另一個比較成熟的定義是：企業(yè)文化是在一定的條件下，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中所創(chuàng)造的具有該企業(yè)特色的精神財富和物質(zhì)形態(tài)。它包括文化觀念、價值觀念、企業(yè)精神、道德規(guī)范、行為準(zhǔn)則、歷史傳統(tǒng)、企業(yè)制度、文化環(huán)境、企業(yè)產(chǎn)品等。

1.3從以上定義可以看出，企業(yè)文化從企業(yè)的創(chuàng)建就開始伴生，而企業(yè)檔案自企業(yè)創(chuàng)建之日起就真實、可靠地記錄著企業(yè)文化，成為企業(yè)發(fā)展的歷史文化積淀。因此企業(yè)的檔案工作就需要把企業(yè)文化這種無形的資源轉(zhuǎn)換為有形，并通過多種形式展現(xiàn)出來，使檔案利用者能夠充分利用企業(yè)文化創(chuàng)造出可觀的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，從而更好地服務(wù)于企業(yè)日常各項工作和發(fā)展戰(zhàn)略。企業(yè)要想在激烈的行業(yè)競爭中獲得有利地位和持續(xù)發(fā)展，就必須高度重視企業(yè)文化建設(shè)和檔案工作。

2 企業(yè)檔案工作與文化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 缺乏企業(yè)文化價值觀和檔案工作價值觀

客觀上講，目前我國企業(yè)文化建設(shè)的水平仍處于較低水平，企業(yè)管理者認(rèn)為企業(yè)文化在日常經(jīng)營活動中不能產(chǎn)生價值，而價值觀正是企業(yè)文化的核心。許多企業(yè)缺乏企業(yè)使命和企業(yè)愿景的設(shè)定，以單純追求利潤和股東財富為根本目標(biāo)，導(dǎo)致企業(yè)短期戰(zhàn)略決策傾向，很少從企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展和職工的切身利益出發(fā)考慮問題，忽視了企業(yè)價值最大化和相關(guān)者利益最大化的原則。在這種背景下，企業(yè)文化通過簡化信息處理、補(bǔ)充正式控制、促進(jìn)合作并減少討價還價成本為企業(yè)創(chuàng)造價值就無法實現(xiàn)。

另一方面，在企業(yè)管理者看來，檔案工作只是一種簡單的文書處理，清閑養(yǎng)老，屬于輔助崗位，甚至只設(shè)置兼職崗位開展檔案工作，企業(yè)管理者主觀地認(rèn)為檔案工作并不能為企業(yè)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)利益和價值。檔案工作真得不能產(chǎn)生價值嗎？舉個簡單例子，企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)保管的與企業(yè)資質(zhì)和信用有關(guān)的資料，如海關(guān)和銀行信用評級、質(zhì)量體和環(huán)境體系認(rèn)證書、職業(yè)健康認(rèn)證書、產(chǎn)品等級認(rèn)證書等都是企業(yè)經(jīng)營的重要成果，在企業(yè)日常經(jīng)營管理工作中，利用這些信用檔案可以產(chǎn)生可觀的經(jīng)濟(jì)效益，增加企業(yè)的財富。另一方面，企業(yè)管理者并不了解國家檔案局早在1994年就發(fā)布文件規(guī)定了開發(fā)利用檔案所創(chuàng)效益的計算方法，更不必說了解和掌握其效益計算方法。由此看來，企業(yè)管理者檔案工作價值的缺失嚴(yán)重阻礙了檔案工作的發(fā)展，而通過檔案工作提升企業(yè)文化建設(shè)就更是無從談起。

2.2 缺乏文化體系和檔案工作體系建設(shè)

目前，企業(yè)文化建設(shè)導(dǎo)向從理論上分為四類：即權(quán)利導(dǎo)向型、角色導(dǎo)向型、任務(wù)導(dǎo)向型、和人員導(dǎo)向型。四種類型都存在各自優(yōu)缺點，例如其中權(quán)力導(dǎo)向型文化是小業(yè)主企業(yè)的典型模式；角色導(dǎo)向型可能導(dǎo)致高效率但不太適合動蕩的環(huán)境；任務(wù)導(dǎo)向型文化具有很強(qiáng)的適應(yīng)性，但需要依賴于不斷地學(xué)習(xí)，建立和長期保持這類文化的成本十分昂貴；人員導(dǎo)向性文化中的人員不易管理，造成很多企業(yè)不能持有這種文化而存在。因此，企業(yè)在進(jìn)行文件建設(shè)工作時要根據(jù)自身性質(zhì)和特點，揚(yáng)長避短，確定和搭建持續(xù)、穩(wěn)定并與企業(yè)自身發(fā)展相適應(yīng)的文化建設(shè)體系。

檔案工作方面，企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)雖然建立和運營，但是缺乏軟硬件購置資源和業(yè)務(wù)辦理權(quán)力，檔案工作崗位無明確晉升方向，職務(wù)職級低下，人員配置不足且異動頻繁。在這樣的環(huán)境下，企業(yè)檔案管理人員只能開展最基本的收集、整理、保管和提供利用工作，檔案資源“束之高閣”，編研工作無暇顧及，檔案工作人員只能是“有心無力”、“望檔興嘆”，通過檔案工作促進(jìn)文化建設(shè)就成為紙上談兵的事情。

2.3 企業(yè)文化建設(shè)和檔案工作停留于口號和表面文章

目前企業(yè)文化最常見的文化建設(shè)方式包括空喊口號，頻換標(biāo)語，開展專項學(xué)習(xí)和專場和宣講等，開展活動時組織方大張旗鼓、轟轟烈烈，結(jié)果卻收效甚微甚至適得其反。至于企業(yè)使命、企業(yè)宗旨、企業(yè)價值觀以及企業(yè)目標(biāo)等更是無人問津，文化建設(shè)根本達(dá)不到預(yù)期效果，相反地，頻繁、大規(guī)模的文化建設(shè)不得人心，影響職工日常作息，造成職工怨聲載道，不能認(rèn)同甚至反對企業(yè)文化建設(shè)，極大地影響了企業(yè)文化建設(shè)工作。

同樣，拘泥于形式的企業(yè)文化建設(shè)對檔案工作產(chǎn)生了很不利的影響。有些企業(yè)雖然建立了檔案管理機(jī)構(gòu)，配備了相應(yīng)的工作人員，購置了軟、硬件等辦公設(shè)備，但是對于檔案工作日常業(yè)務(wù)疏于管理，缺乏檔案工作績效考核和目標(biāo)管理，檔案工作并沒有系統(tǒng)開展起來。在許多企業(yè)里，企業(yè)管理者對于檔案工作的日常業(yè)務(wù)知之甚少，檔案工作開展過程中受到各種阻礙，致使企業(yè)檔案工作水平長期停滯不前。

3 強(qiáng)化檔案工作，助推文化建設(shè)

3.1 提高企業(yè)管理者對于檔案工作的重視程度

企業(yè)檔案工作包括檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計等各項工作，具體涉及到文書、科研、會計、基建、設(shè)備、聲像、實物、電子等各種門類和載體的檔案，服務(wù)于應(yīng)對訴訟、勞資糾紛、應(yīng)收賬款收回、項目申報、稅務(wù)減免、信用評級、客商驗廠、工程改建擴(kuò)建、設(shè)備改造、職工培訓(xùn)、參展布展、品牌宣傳等各項事務(wù)。檔案工作作為企業(yè)管理工作的重要組成部分，應(yīng)加強(qiáng)其在企業(yè)中的重要地位，企業(yè)管理者要真正重視檔案工作、合理配備工作人員、提供明確的晉升方向和較高的薪酬水平，將檔案工作作為文化建設(shè)的重要“抓手”，充分發(fā)揮出檔案工作的價值。

3.2 加大檔案編研工作力度，展現(xiàn)企業(yè)文化魅力

企業(yè)應(yīng)在檔案日常工作的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案編研開發(fā)工作，編制諸如“企業(yè)會議文件匯編”、“企業(yè)發(fā)文匯編”、“企業(yè)專題概要”、“科技項目簡介”、“企業(yè)宣傳專題匯編”、“企業(yè)年鑒”、“企業(yè)組織沿革”、“企業(yè)榮譽(yù)錄”、“企業(yè)信用檔案匯編”等專題性資料，將這些專題性資料所包含的企業(yè)文化淋漓盡致地展現(xiàn)出來，使檔案利用者能夠充分感受和融入到企業(yè)文化建設(shè)中來。

3.3 加強(qiáng)檔案利用工作，以檔案利用促進(jìn)文化建設(shè)宣傳工作

檔案工作的終極任務(wù)是提供利用服務(wù)工作，大力開展檔案利用工作是實現(xiàn)檔案工作價值的最佳途徑。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)圍繞利用工作實施“走出去”戰(zhàn)略，開展多種形式的檔案利用服務(wù)工作，有條件的企業(yè)可以著手開展檔案展館建設(shè)，使檔案展館成為上級來訪、商務(wù)會談、客戶驗廠、職工教育、品牌推廣的前沿“陣地”和文化展示中心。同時，對與職工利益密切相關(guān)的企業(yè)檔案，如職工代表大會會務(wù)材料、企業(yè)重大戰(zhàn)略決策、工會福利分配、職務(wù)晉升機(jī)制等與員工利益密切相關(guān)的檔案，要鼓勵以適當(dāng)?shù)男问焦_出來，以充分尊重和體現(xiàn)員工的知情權(quán)和使用權(quán)，使企業(yè)職工真正認(rèn)同和了解企業(yè)檔案工作，為企業(yè)文化建設(shè)的發(fā)展起到推動作用。

加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，是企業(yè)提升核心競爭力和持續(xù)、健康發(fā)展的重要保證和有效途徑。檔案工作作為企業(yè)文化建設(shè)的“抓手”和推動力，其在企業(yè)文化建設(shè)中將發(fā)揮越來越重要的作用。我們要通過不斷加強(qiáng)和改進(jìn)檔案工作，創(chuàng)造出一系列文化建設(shè)成果，推動企業(yè)文化建設(shè)蓬勃、快速、穩(wěn)定地向前發(fā)展。

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