檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)與安全問題分析

高蓓

摘 要：隨著科技的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)在生活中的應(yīng)用也愈發(fā)廣泛，目前，信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的程度也不斷加大，對(duì)檔案管理帶來了很多優(yōu)勢(shì)，但是這一過程中也會(huì)出現(xiàn)很多安全性問題，這就需要相關(guān)人員加大重視力度，切實(shí)發(fā)揮出信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)，降低安全隱患，使用新技術(shù)對(duì)信息技術(shù)在檔案管理中出現(xiàn)的各種問題進(jìn)行改善，切實(shí)發(fā)揮出其作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；優(yōu)勢(shì)；安全問題；措施

1 引言

檔案在人們的生活中具有重要的作用，和人們的生活息息相關(guān)，隨著社會(huì)的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)逐漸落后于時(shí)代潮流，科技的進(jìn)步也使檔案管理出現(xiàn)了翻天地覆的改變，常規(guī)的管理方法已經(jīng)不能滿足人們的需求，這就需要在檔案管理中引入信息技術(shù)，能夠有效的提高檔案管理的效率，提升整個(gè)管理的質(zhì)量，但是目前信息技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用中還存在一些問題，給檔案的安全帶來隱患，本文主要對(duì)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及安全問題進(jìn)行分析，并提出一些解決問題的措施，以便促進(jìn)檔案信息化管理的發(fā)展。

2 檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

1.能夠提高對(duì)檔案的信息進(jìn)行利用的效率。隨著現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展，環(huán)保的理念也逐漸深入人心，這就使無紙化辦公愈發(fā)被人們所關(guān)注，在社會(huì)中的各個(gè)方面得到了應(yīng)用。自動(dòng)化辦公的程度增加，就會(huì)使紙質(zhì)的檔案管理與數(shù)字化、信息化辦公間的矛盾與沖突不斷增加。檔案管理引入信息化之后，可以把檔案信息用數(shù)字和信息化的方式展現(xiàn)，進(jìn)而可以在辦公的信息化系統(tǒng)內(nèi)得到直接的應(yīng)用，不僅可以有效解決上述矛盾與沖突，還能夠提高檔案管理的信息的利用率，使檔案的使用者更加方便。

2.可以使搜索的速度不斷加快，提高了檔案搜索中的準(zhǔn)確性，傳統(tǒng)檔案管理的模式，在進(jìn)行檔案的搜索時(shí)，需要工作人員在大量的目錄或者案卷中手動(dòng)進(jìn)行查找，不僅需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，查找的速度也很慢，而且容易產(chǎn)生錯(cuò)誤。實(shí)行檔案的信息化管理之后，不僅能夠極大的提高對(duì)檔案的信息進(jìn)行查找的速度，還可以極大的降低檔案的查找出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率，提高了搜索的準(zhǔn)確度。

3.有利于檔案信息的共享與遠(yuǎn)程的傳輸。傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案，使用人員需要利用相關(guān)的部門進(jìn)行檔案的查找，或者需要借助傳真和郵寄等方式，這些手段對(duì)使用者造成很多不便。使用檔案信息化管理之后，可以借助信息科技，很快的就把使用者需要的檔案信息傳送到其手中，節(jié)省了大量的人力與財(cái)力，為使用者帶來了方便，提高了信息使用的效率。

3 檔案信息化管理安全問題分析

1.檔案信息化管理中檔案的合法性和真實(shí)性問題。根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，紙質(zhì)版的檔案需要相關(guān)單位的蓋章或者領(lǐng)導(dǎo)的簽字，很容易就可以辨別其合法性與真實(shí)性。但是檔案的信息化管理中，電子形式的檔案很容易被復(fù)制和 修改，這就很可能使檔案信息的真實(shí)與合法性受到影響。

2.保管的過程中出現(xiàn)的安全問題。對(duì)電子形式的檔案進(jìn)行長期的管理會(huì)受到很多因素的影響與制約，例如，計(jì)算機(jī)軟件及硬件使用的壽命，計(jì)算機(jī)軟件與硬件的平臺(tái)和檔案的信息間一致性的程度等，這些都要進(jìn)行妥善的處理，如果對(duì)其保管不當(dāng)，就可能使檔案的信息受到損害，嚴(yán)重者可能丟失檔案的信息。

3.檔案信息在傳輸時(shí)出現(xiàn)的安全問題。檔案的信息化管理過程中，信息的傳輸一般都是利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸，而互聯(lián)網(wǎng)形式的復(fù)雜就可能在傳輸?shù)倪^程中出現(xiàn)安全問題，使傳輸?shù)男畔⑹艿奖粋卧?、篡改以及竊取的威脅，尤其是一些需要得到高度重視與保密的信息，傳輸中的安全問題對(duì)其有極大的影響，需要得到相關(guān)人員的重視。

4.計(jì)算機(jī)的病毒帶來的安全問題。信息化時(shí)代不可避免的會(huì)遇到計(jì)算機(jī)的病毒問題，這是全世界都面臨的重要安全問題之一，檔案的信息化管理中，電子檔案在傳輸與保存的過程中可能會(huì)受到病毒的侵?jǐn)_，檔案信息化管理的系統(tǒng)也可能會(huì)受到相關(guān)的攻擊等，很多檔案面臨著被泄露的威脅，給人們的生活帶來很大影響，對(duì)檔案的安全也造成很大威脅。

4 應(yīng)對(duì)檔案信息化管理安全問題的對(duì)策

1.對(duì)電子形式檔案的真實(shí)性與合法性進(jìn)行改善。對(duì)于這一問題，可以使用加密技術(shù)進(jìn)行預(yù)防，目前使用加密的技術(shù)主要有兩大類，即對(duì)稱與非對(duì)稱兩種。對(duì)稱性的加密主要指加密和解密的秘鑰是相同的，這種加密的技術(shù)應(yīng)用比較廣泛；而非對(duì)稱加密是指解密和加密使用的秘鑰是完全不同的兩種，也就是說，加密秘鑰能夠公開，但是解密秘鑰卻不能公開，需要相關(guān)人員掌管，這種加密的方式在目前信息化檔案管理中的應(yīng)用取得了很好的效果。使用非對(duì)稱的加密技術(shù)，能夠把加密的秘鑰在所有需要接受管理的檔案部門進(jìn)行公開，由各個(gè)部門自行對(duì)檔案的管理進(jìn)行加密，這可以有效的解決檔案管理中存在的真實(shí)性與合法性的問題。

2.可以建立健全完善的管理制度。檔案信息化管理中，電子檔案在形成和利用以及管理和保存等各個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)，都可能會(huì)出現(xiàn)信息的更改或者丟失的威脅，而且那些已經(jīng)被更改或者丟失的信息并不容易和及時(shí)的被發(fā)現(xiàn)。所以，對(duì)檔案進(jìn)行管理的部門就需要建立一套統(tǒng)一管理的規(guī)章和制度，對(duì)系統(tǒng)中每份檔案生命的周期進(jìn)行全程管理，確保每個(gè)環(huán)節(jié)電子信息的準(zhǔn)確和完整。而且，對(duì)電子信息進(jìn)行制作的人員需要對(duì)自己所做的檔案負(fù)責(zé)，在對(duì)信息檔案進(jìn)使用時(shí)，只可以采取只讀的方式進(jìn)行觀看，避免在使用的過程中對(duì)電子信息產(chǎn)生破壞。而且，機(jī)關(guān)活動(dòng)中已經(jīng)形成的電子文件在簽發(fā)后就不能對(duì)其進(jìn)行更改，如果必須進(jìn)行更改，需要經(jīng)過相關(guān)部門的批準(zhǔn)。

3.對(duì)電子信息使用的權(quán)限進(jìn)行控制，一般來說，應(yīng)用范圍比較多的方法就是向需要的用戶頒發(fā)使用的通行證，這些通行證一般由專門的符合、數(shù)字或者字母組成，對(duì)于相關(guān)的用戶來說，要想對(duì)檔案進(jìn)行查看，就必須使用正確的數(shù)字或者符號(hào)進(jìn)行輸入，這樣能夠有效的避免無關(guān)的人員進(jìn)入檔案管理的系統(tǒng)。而且，在對(duì)檔案的訪問權(quán)限進(jìn)行設(shè)置時(shí)，還要對(duì)訪問者身份以及檔案保密的等級(jí)等進(jìn)行綜合的考慮。

4.可以使用監(jiān)控技術(shù)對(duì)安全問題進(jìn)行解決。監(jiān)控技術(shù)是對(duì)訪問進(jìn)行控制的技術(shù)中一種特別的形式，可以在檔案信息系統(tǒng)的外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)間設(shè)計(jì)一定障礙，也就是所謂的防火墻，可以對(duì)檔案系統(tǒng)人員的進(jìn)出進(jìn)行鑒別和監(jiān)控，不僅能夠有效的減少無關(guān)的人員對(duì)檔案系統(tǒng)訪問的數(shù)量，還能夠降低一些需要保密的檔案泄露的概率，保證檔案系統(tǒng)中信息的安全，避免其遭到非法的侵犯。

5.可以引進(jìn)新的理念和管理的技術(shù)。隨著信息科技的進(jìn)步，很多行業(yè)都在某種程度上使用了高科技的技術(shù)。檔案的管理需要緊跟時(shí)代潮流，對(duì)傳統(tǒng)、落后的管理理念進(jìn)行創(chuàng)新和改善，加大各方面投入的力度，從源頭上對(duì)檔案的信息化管理進(jìn)行改善。

5 結(jié)語

綜上所述，檔案信息化管理在人們的生活中具有重要的意義，發(fā)揮了巨大的作用，加強(qiáng)對(duì)其安全問題的重視，采取有效的措施對(duì)其進(jìn)行解決能夠切實(shí)有效的發(fā)揮出檔案信息化管理的作用，所以需要得到相關(guān)人員的重視。

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