淺談醫(yī)院基建檔案管理

馬文燕

摘 要：本文闡述了檔案管理最根本目的是記載醫(yī)院基本建設(shè)在使用、改建、維修的過(guò)程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄。它對(duì)醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)起著重要作用，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理提供歷史依據(jù)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院基建檔案；管理對(duì)策

基建檔案是醫(yī)院檔案中的重要組成部分，是醫(yī)院建設(shè)中形成的第一手材料。檔案管理的最根本目的是記載醫(yī)院基本建設(shè)在使用、改建、維修的過(guò)程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄。它以文字、圖、表及聲像載體材料記載了醫(yī)院基本建設(shè)的歷史和狀態(tài)。它對(duì)醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)起著重要作用，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理提供歷史依據(jù)。如何做好基建檔案管理，是當(dāng)前基建檔案工作者面臨的比較現(xiàn)實(shí)和嚴(yán)峻的問(wèn)題。

1 醫(yī)院基建檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 基建檔案收集不夠齊全

工程前期文件，如項(xiàng)目批復(fù)、土地批文、規(guī)劃許可證、征用紅線(xiàn)圖等工程合法性、依據(jù)性文件缺失或?yàn)閺?fù)印件；施工文件中材料合格證、試驗(yàn)報(bào)告是復(fù)印件；招投標(biāo)文件，只有評(píng)標(biāo)、議標(biāo)等文件；主要設(shè)備開(kāi)箱時(shí)由于設(shè)備部門(mén)沒(méi)有及時(shí)通知檔案人員到場(chǎng)，造成設(shè)備開(kāi)箱資料不齊全；工程改動(dòng)缺工程聯(lián)系單，工程項(xiàng)目缺監(jiān)理審核單等。

1.2 基建檔案內(nèi)容質(zhì)量與實(shí)際不符

基建檔案的內(nèi)容質(zhì)量要求檔案所反映的數(shù)據(jù)必須真實(shí)、準(zhǔn)確。然而在工程中經(jīng)常出現(xiàn)一些與實(shí)際不符的現(xiàn)象。如合同文件條款中隨意涂改，雙方不簽字不加蓋公章；施工記錄中的數(shù)據(jù)填寫(xiě)不真實(shí)；竣工圖沒(méi)有根據(jù)設(shè)計(jì)變更通知單作相應(yīng)的修改，使竣工圖紙失去準(zhǔn)確性，造成與工程實(shí)際不相符。

1.3 文件填寫(xiě)或書(shū)寫(xiě)簽字不規(guī)范

由于參建單位多，各施工單位管理方式不一致，使得某些施工記錄不規(guī)范。如在施工報(bào)審文件中，只有施工單位申報(bào)內(nèi)容，沒(méi)有監(jiān)理單位審批意見(jiàn)，質(zhì)量驗(yàn)評(píng)等文件中簽字夫結(jié)果或表述不規(guī)范。各種簽字不規(guī)范問(wèn)題，如簽訂的合同、試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)監(jiān)報(bào)告、施工記錄等用私章或用計(jì)算機(jī)打印代替簽名；只簽名字、不簽日期；簽名字跡潦草，難以辯認(rèn)；用圓珠筆、純藍(lán)墨水筆、復(fù)寫(xiě)紙等不耐久的書(shū)寫(xiě)材料簽名或書(shū)寫(xiě)，使基建檔案質(zhì)量大打折扣。

2 醫(yī)院基建檔案存在問(wèn)題的原因

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，只重工程建設(shè)而輕檔案管理，影響基建檔案管理工作的順利開(kāi)展；建設(shè)單位未及時(shí)制訂有關(guān)項(xiàng)目檔案管理制度，明確基建項(xiàng)目資料歸檔的范圍和要求，造成某些項(xiàng)目檔案不符合有關(guān)的檔案規(guī)定；醫(yī)院基建項(xiàng)目參建單位多，工程技術(shù)人員檔案意識(shí)及重視程度差異較大，造成檔案形成質(zhì)量參差不齊；監(jiān)理單位、質(zhì)檢部門(mén)、工程部門(mén)一些專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員把關(guān)不嚴(yán)，造成一些檔案文件內(nèi)容不全或與事實(shí)不符。

3 醫(yī)院基建檔案管理的對(duì)策

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的關(guān)鍵

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視程度，是強(qiáng)化檔案管理意識(shí)的關(guān)鍵。只有領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，建立和落實(shí)項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，并將基建檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，對(duì)工程檔案集中統(tǒng)一管理，定期召開(kāi)參建單位檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議，協(xié)調(diào)和解決檔案材料在收集和積累過(guò)程中的實(shí)際問(wèn)題，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，使檔案工作順利進(jìn)行。

3.2 建立健全制度是做好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證

基建項(xiàng)目從工程建設(shè)一開(kāi)始，必須根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的《科技技術(shù)檔案工作條例》、《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》等，建立科學(xué)、合理、適用和操作性強(qiáng)的一整套基建檔案管理實(shí)施細(xì)則，以規(guī)范基建檔案的管理。實(shí)施細(xì)則明確了醫(yī)院基建檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，基建檔案的移交與整理，保存與借閱的要求，用規(guī)范的檔案管理行為來(lái)推動(dòng)各參建單位的規(guī)范化管理，有效控制檔案形成的質(zhì)量。

3.3 檔案工作與工程建設(shè)同步管理是基建檔案管理的基礎(chǔ)

基建部門(mén)應(yīng)把基建檔案工作納入基建規(guī)范、計(jì)劃、管理制度和工作技術(shù)人員職責(zé)范圍之中，做到三個(gè)同步：基建項(xiàng)目開(kāi)工與建立基建檔案規(guī)劃同步進(jìn)行；工程建設(shè)實(shí)施過(guò)程與竣工材料積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程交工驗(yàn)收與提交一整套合格的竣工圖驗(yàn)收同步進(jìn)行。如果不“同步”會(huì)造成前期資料遺失，施工文件不規(guī)范，設(shè)備資料不完整，竣工圖編制不規(guī)范，檔案不齊全或事后補(bǔ)檔等現(xiàn)象。“同步管理”要求工程檔案工作必須與工程各階段同步，從“事前、事中、事后”加以控制，有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題。

3.4 檔案人員嚴(yán)格做好把關(guān)審查是檔案質(zhì)量的保障

檔案人員注意提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握專(zhuān)業(yè)知識(shí)。在進(jìn)入基建檔案驗(yàn)收階段時(shí)，做到事先制訂好歸檔范圍和整理標(biāo)準(zhǔn)，從整體上審查歸檔的項(xiàng)目檔案是否齊全，是否為原件，分類(lèi)是否科學(xué)，組卷是否合理，簽字手續(xù)是否完備，書(shū)寫(xiě)材料是否合格等。對(duì)那些不符合歸檔要求的檔案，退還限期整改或補(bǔ)全。嚴(yán)格控制把關(guān)歸檔材料的質(zhì)量，做好基建檔案管理的重要一步。

參考文獻(xiàn)

何歡歡.政府信息公開(kāi)與檔案開(kāi)放——兼論檔案開(kāi)放制度改革[J].檔案管理，2009