試析新時(shí)期學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新

摘 要：新時(shí)期下，職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作也逐漸受到社會(huì)的重視，目前，學(xué)校檔案管理工作存在的主要問(wèn)題就是創(chuàng)新的元素較少，工作中的漏洞較多。為此，本文主要探討一些創(chuàng)新的檔案管理方法，并提出一些有益的建議，希望能夠?yàn)閷W(xué)校的檔案管理工作提供幫助。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；學(xué)校；檔案管理；創(chuàng)新

當(dāng)前，我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展速度都得到明顯的提升，但是發(fā)展的質(zhì)量并沒(méi)有隨之而提升，在學(xué)校檔案管理方面，一些管理工作仍沒(méi)有做好，檔案管理的規(guī)范化水平較低，人員的素質(zhì)參差不齊，現(xiàn)代化信息手段較少使用，創(chuàng)新的元素較少，因此，我國(guó)檔案管理工作仍有非常長(zhǎng)的一段路要走，筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)，探討如何創(chuàng)新學(xué)校檔案管理工作，為實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化做出一點(diǎn)貢獻(xiàn)。

1 目前學(xué)校檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

目前，我國(guó)的計(jì)算機(jī)普及率大大提高，計(jì)算機(jī)在越來(lái)越多的領(lǐng)域中發(fā)揮著作用，一些學(xué)校和部門(mén)開(kāi)始嘗試使用計(jì)算機(jī)管理檔案，這種管理的思路非常正確，通過(guò)計(jì)算機(jī)管理能夠提高管理效率，減少人力的使用，而且還能節(jié)省空間，避免傳統(tǒng)檔案出現(xiàn)發(fā)霉變質(zhì)的情況。但是，計(jì)算機(jī)管理方法也需要通過(guò)各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)信息進(jìn)行，如果原始數(shù)據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題，會(huì)影響管理的質(zhì)量，輸入的數(shù)據(jù)信息是“垃圾”，輸出的結(jié)果則是更高級(jí)的“垃圾”。所以，做好檔案管理的基礎(chǔ)工作非常重要。

目前，我國(guó)的學(xué)校在檔案管理方面的主要宗旨是對(duì)檔案進(jìn)行保管，不讓檔案出現(xiàn)丟失情況。這種宗旨會(huì)造成館藏的內(nèi)容過(guò)于龐雜，無(wú)法形成科學(xué)的分類(lèi)，而且檔案的時(shí)間跨度非常長(zhǎng)，查找起來(lái)非常不方便。主要的問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：一是檔案的編號(hào)不規(guī)范，有的檔案沒(méi)有目錄號(hào)，有的卷宗內(nèi)出現(xiàn)多個(gè)檔案；二是檔案的標(biāo)題不規(guī)范，有的檔案的標(biāo)題不能反映出檔案的主題內(nèi)容，有的檔案的標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)，在查找時(shí)非常不方便，有的檔案甚至沒(méi)有標(biāo)題；三是大多數(shù)的檔案缺少內(nèi)容目錄，查閱卷宗的人員在查找所需的內(nèi)容時(shí)，會(huì)浪費(fèi)較多的時(shí)間；四是多數(shù)案卷沒(méi)有標(biāo)注頁(yè)碼，在查閱時(shí)需要自己計(jì)算頁(yè)數(shù)；五是組卷非?；靵y，有的組卷按照時(shí)間進(jìn)行組合，有的按照職能部門(mén)的管轄權(quán)限進(jìn)行組合，有的按照文種進(jìn)行組合；六是案卷的厚薄程度不一樣，有的檔案內(nèi)只有一、二頁(yè)紙，有的檔案內(nèi)有五、六百頁(yè)紙。綜上所述，學(xué)校的檔案管理基礎(chǔ)工作亂象較多，必須要對(duì)管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)[1]。

2 創(chuàng)新學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策

（一）全面普查案卷，去糟取精

在全部檔案中，會(huì)存在許多無(wú)用的檔案，或者制作非常粗糙的檔案，這些檔案的存在不僅增加了工作的數(shù)量，還占據(jù)了檔案管理資源，為此，需要對(duì)這些檔案進(jìn)行清理，保留有價(jià)值和制作精良的檔案，這是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的第一步工作。學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)置一個(gè)綜合性的檔案管理部門(mén)，其主要的職責(zé)是要對(duì)管理的檔案進(jìn)行清查，剔除這些無(wú)用的檔案資料，然后才能為計(jì)算機(jī)信息化管理提供幫助。

（二）按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行重新組合

對(duì)于厚度過(guò)厚、內(nèi)容比較復(fù)雜的檔案，要進(jìn)行重新組卷，該工作的主要原則是將具有相互聯(lián)系的文件組合到一起，對(duì)于那些沒(méi)有頁(yè)碼、沒(méi)有目錄的檔案，要重新進(jìn)行編碼和制作目錄，保證重新組合之后的檔案更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)重新組卷的方式，能夠最大限度地解放館藏場(chǎng)地，優(yōu)化管理資源，提高管理的效率。

（三）規(guī)范著錄工作

著錄工作是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)管理的真實(shí)性和可靠性產(chǎn)生重大的影響，因此，相關(guān)部門(mén)要按照《檔案著錄規(guī)則》中的規(guī)定，規(guī)范自己的著錄行為，由于各個(gè)檔案管理部門(mén)的條件存在差異，且計(jì)算機(jī)管理又提出新的技術(shù)性要求，所以各個(gè)檔案管理部門(mén)，要從自己的實(shí)際情況出發(fā)，結(jié)合計(jì)算機(jī)管理方法的技術(shù)要求，制定出相應(yīng)的著錄細(xì)則[2]。

（四）統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)

計(jì)算機(jī)在檢索時(shí)，會(huì)根據(jù)檔案的分類(lèi)號(hào)進(jìn)行，所以，分類(lèi)號(hào)制作的質(zhì)量會(huì)影響計(jì)算機(jī)檢索的結(jié)果和效率，為了保證檢索的效率，檔案管理人員在分類(lèi)過(guò)程中，要根據(jù)我國(guó)的《中國(guó)檔案分類(lèi)法》進(jìn)行分類(lèi)，同時(shí)，還要根據(jù)各地的具體情況進(jìn)行劃分，提高檔案的可利用價(jià)值，另外，在分類(lèi)工作中，要加強(qiáng)分類(lèi)的審查力度，及時(shí)糾正不合理的分類(lèi)，并且要經(jīng)常組織工作人員統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到前后標(biāo)引一致，同一類(lèi)文件標(biāo)引一致，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的目標(biāo)。

（五）規(guī)范題名

由于一些的檔案的題目缺失，在檢索時(shí)會(huì)遇到障礙，為此，需要對(duì)這些缺少題目的檔案進(jìn)行重新命題，保證這些檔案在檢索時(shí)能夠出現(xiàn)，命題過(guò)程中，要注意題目的準(zhǔn)確性，工作人員最好對(duì)檔案內(nèi)容熟悉一遍，確定其主要內(nèi)容，再根據(jù)內(nèi)容進(jìn)行命題，對(duì)于那些題目過(guò)長(zhǎng)的檔案，要進(jìn)行改變，減少題目的字?jǐn)?shù)，并保證題目的概括性。

（六）加快檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

目前，通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理是一個(gè)重要的趨勢(shì)，相關(guān)部門(mén)一定要認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)越性，擴(kuò)大其應(yīng)用的范圍，促進(jìn)計(jì)算機(jī)與檔案管理工作的有效融合，提高檔案的利用率。在具體的工作過(guò)程中，要注重計(jì)算機(jī)檢索與原始資料的聯(lián)系，使得原始檔案資料能夠及時(shí)找到，提高查全率，在著錄工作中，要采取分級(jí)次著錄的原則，這樣不僅能夠節(jié)省著錄的時(shí)間，還能有效地節(jié)省人力，提高工作效率。一般可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問(wèn)題單一或參考價(jià)值不高的檔案，進(jìn)行案卷級(jí)著錄；對(duì)于那些一卷內(nèi)包含幾個(gè)文件，或者多個(gè)檔案涉及同一個(gè)內(nèi)容的案卷，且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄；而重要的文件或者反映主題龐雜的文件，則使用文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，還能減少著錄的條目和錄人條目，提高工作效率[3]。

總之，目前我國(guó)職業(yè)院校的檔案管理工作還有許多不足之處，其中管理工作問(wèn)題是最先需要解決的問(wèn)題，相關(guān)部門(mén)要正確認(rèn)識(shí)檔案基礎(chǔ)工作的重要性，要進(jìn)一步規(guī)范檔案的基礎(chǔ)工作，增加創(chuàng)新的內(nèi)容，讓更多先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用進(jìn)來(lái)，對(duì)檔案的題目、內(nèi)容、組合等進(jìn)行重新確定，提高其規(guī)范化水平，同時(shí)，要注意檔案基礎(chǔ)工作與計(jì)算機(jī)的銜接過(guò)程，使得檔案能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)發(fā)揮出作用，提高我國(guó)學(xué)校檔案的管理能力和水平。

參考文獻(xiàn)

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[3]魏少辰.抓住學(xué)校升格機(jī)遇，加強(qiáng)檔案管理工作[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2011，34.

作者簡(jiǎn)介

梁遠(yuǎn)飛（1977-），女，廣東陽(yáng)春，最高學(xué)歷本科，檔案助理館員。