芻議如何搞好財務檔案管理

肉先古麗?亞森

摘 要：檔案管理的最重要組成部分是財務檔案管理，也是財務管理工作的最重要組成部分。當今，各種經濟主體亟待解決的問題是最好財務檔案管理，為主就如何搞好檔案的財務管理進行分析，提出幾點有益的建議。

關鍵詞：財務；檔案管理；建議

財務檔案事實上是各個機關、企業(yè)及事業(yè)單位進行經濟活動發(fā)展最原始的記錄及最真實的反應，它是經濟業(yè)務中最重要的史料依據，是單位最重要的檔案之一?，F(xiàn)如今，我國注重經濟發(fā)展總體方針的引導，各項經濟活動的記錄及發(fā)展中最真實地再現(xiàn)出財務檔案，財務檔案的管理工作顯然已經成為經濟活動及檔案管理最重要的組成部分之一。

1 財務檔案管理的內容

《會計檔案管理辦法》中會計檔案主要是記錄和反應單位經濟業(yè)務發(fā)展中最重要的史料及證據依據。其中具體的檔案管理內容包括會計憑證、會計賬簿及財務報告等。其中會計憑證包括原始憑證、記賬憑證、日記賬及固定資產賬等等；財務賬簿包括總賬、明細賬、日記賬及固定資產賬和其他會計賬簿等等；另外，關于財務報告類，通常包括月度、季度、財務報告、會計報表、附表及附注等等。另外，電算化的會計檔案中包括存儲會計的憑證、賬簿移動硬盤及紙質等等。除此之外，數(shù)據按照一定的時間都有相應地備份，財務軟件升級前還應當對數(shù)據庫進行備份。打印輸出經過蓋章簽字的會計資料中每年一次的系統(tǒng)管理員簽字能夠委會相應地記錄，并且對于所有的版本而言，系統(tǒng)、網絡、數(shù)據庫及軟件應當對資料或者數(shù)據進行有效地存檔。

2 財務檔案管理中存在的問題

2.1 保管責任不明確

當今，不少單位對于財務檔案的管理而言，存在管理檔案不明晰，其責任不明確，沒有對檔案部門和財務部門進行明確的管理，一定程度上出現(xiàn)了亂推亂放的現(xiàn)象。

2.2 整理工作缺乏系統(tǒng)性

會計檔案管理中具有一定的檔案憑證、報表及賬簿等等，這些基本的程序通常是統(tǒng)一的，并且對會計檔案發(fā)展而言，它作為一個較為完整的系統(tǒng)，在具體的實際個工作中，并沒有按照順序進行整理成冊，而且存在編號混亂，造成使用的不方便。

2.3 財務管理人員不專業(yè)

財務管理工作缺乏相應地專業(yè)性，不少人不是科班出身，他們沒有專業(yè)性的檔案知識，財務知識掌握的也不完善，通常是經過簡短的培訓就上崗?？偟膩碚f，缺乏相應地財務知識，且檔案管理的能力相對低下。

3 如何做好財務檔案的管理工作

3.1 提高對財務檔案管理的意識

財務管理水平提高的前提必須從意識上著手，財務管理人員應當讓領導層意識到財務檔案管理對整個企業(yè)及單位發(fā)展的重要性，尤其對于領導而言，需要認識檔案管理對整個行業(yè)經濟活動所帶來的重要影響，提高檔案的認識及意識，并且將財務檔案的管理工作納入到具體的意識章程中。

另外，財務管理工作人員應當提高自己的檔案意識，清楚地認識到自己不僅僅是檔案的管理者，更是財務的工作監(jiān)督者，提高檔案人員的主人問意識，做好對工作的審核及鑒定，積極完善且充分地發(fā)揮好檔案部門的監(jiān)督及參謀功能。

3.2 提高財務管理人員的素質

針對財務檔案管理人員而言，首先，要求自身的發(fā)展素質需要具備財務人員必須具備檔案管理人員的從業(yè)資格和財務人員從業(yè)資格的雙重發(fā)展性格。某種程度上能夠較好地把握好財務檔案管理工作中的細節(jié)，人事任命上做好把關。另外，做好相關性的培訓工作，定期對財務部門和檔案部門組織進行業(yè)務培訓，積極提高自身的業(yè)務發(fā)展水平，并且以求不斷地完善及發(fā)展財務檔案的管理工作。

3.3 設置專門的財務檔案管理機構

財務檔案管理中在具備了相對專業(yè)的財務檔案管理人員后，及需要對財務檔案的管理結構進行完善及設置，首先積極對管理責任制的發(fā)展進行目標推進，如：可進行考核，需要將財務檔案管理納入該部門工作人員的年度目標考核，將財務檔案建設作為評比的必備條件，通過獎優(yōu)罰劣，來調動財務檔案管理人員做好高校財務檔案管理工作的積極性。設置專門的財務檔案管理機構能夠使得管理比較完善，有據可循，有標準可參考，某種程度上能夠提高工作人員的工作積極性。

3.4 加強財務檔案信息化的建設

信息化時代下，加強現(xiàn)代化管理水平的提高，有效地促進社會生產力的提高及驅動，以電子信息發(fā)展為技術，利用網絡通信技術，有效地促進社會生產力的高速發(fā)展。信息化的管理建設中電子商務、電子政務及無紙化的辦公都出現(xiàn)在社會各個領域的發(fā)展中，一定程度上對工作、學習及生活行為方式產生重要的變革及影響，而且對于產業(yè)的發(fā)展而言能夠產生巨大的社會效益及經濟發(fā)展利益。財務管理信息化中，某種程度上而言是信息管理系統(tǒng)重要的子系統(tǒng)，還是衡量單位管理水平最重要的標志之一。具體來說，不應當將檔案管理信息化建設簡單地看做經濟發(fā)展主體的重要發(fā)展資源之一，應當以史為鑒，為企業(yè)今后發(fā)展及決策提供有益的價值及依據參考。事實上，這具有相對較大的社會價值及經濟發(fā)展利益，能夠充分對檔案的資源進行合理使用，并能夠產生客觀的經濟效益。

4 結語

信息化社會的不斷發(fā)展下，必須對財務檔案的管理進行完善及加強，首先，可對管理手段進行優(yōu)化，積極培養(yǎng)專業(yè)的財務檔案管理人才，進而提高財務檔案的管理水平。其次，利用好信息化的發(fā)展優(yōu)勢，更好地為財務檔案管理服務。

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作者簡介

肉先古麗·亞森（1978-），女（維吾爾族）新疆庫爾勒人，會計員，主要研究方向：財務檔案的整理與管理