建立電子檔案在科研院所科技檔案管理中的意義

劉洋

摘 要：電子檔案是現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展和普及，電子檔案已成為檔案管理發(fā)展的最新趨勢(shì)，并在一定程度上取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。本文結(jié)合電子檔案的起源和發(fā)展以及科研院所科技檔案管理的現(xiàn)狀，對(duì)建立電子檔案在科研院所科技檔案管理中的意義進(jìn)行分析，具體論述電子檔案在科研院所科技檔案管理中的重要作用。

關(guān)鍵字：電子檔案；科研院所；科技；檔案管理

檔案管理的本質(zhì)屬性是原始的歷史記錄。檔案管理的目的是保證檔案的完整和安全，并進(jìn)行保存，其目的主要是為了開(kāi)發(fā)和使用檔案，所以能否很好的開(kāi)發(fā)與利用檔案就是衡量檔案管理能力的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。那么如何提升檔案管理的質(zhì)量和保密性，就成了檔案管理人員必須要解決的問(wèn)題。電子檔案的出現(xiàn)，很好的解決了這一問(wèn)題，給人們提供了一種更加便捷、快速、大容量、快捷共享的檔案管理方式。

1 電子檔案的起源和發(fā)展

電子檔案，簡(jiǎn)言之就是指對(duì)電子文件進(jìn)行的檔案管理。美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)將其解釋為“包括數(shù)字的、圖形的以及文本的信息，可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！痹陔娮訖n案出現(xiàn)一段時(shí)間之后，我國(guó)也對(duì)其表現(xiàn)出了極高的興趣和重視。1996年6月，我國(guó)成立了電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組，而在同年12月，國(guó)家科委在北京召開(kāi)了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議。1998年8月11-13日，我國(guó)國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開(kāi)了電子文件管理研究專(zhuān)家研討會(huì)，對(duì)電子檔案的相關(guān)議題內(nèi)容進(jìn)行了意見(jiàn)征求、修補(bǔ)和完善。

2 科研院所科技檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前，一部分科研院所的檔案管理還屬于傳統(tǒng)型，即管理者與用戶(hù)交流模式的服務(wù)方式，管理者的工作主要是提供文獻(xiàn)資料。而對(duì)于農(nóng)科院來(lái)說(shuō)，科研資料大多還以紙質(zhì)資料的形式儲(chǔ)存，特別對(duì)于年份較早的檔案資料來(lái)說(shuō)，某些文獻(xiàn)資料可能已經(jīng)受到不同程度的損壞，日后研究時(shí)調(diào)用相關(guān)檔案便會(huì)面臨諸多不便。而在某些科研院所當(dāng)中，已經(jīng)開(kāi)始使用電子檔案進(jìn)行檔案管理，使用范圍也開(kāi)始逐漸擴(kuò)展。而且在電子檔案方面的研究也在不斷深入，開(kāi)始大力開(kāi)拓現(xiàn)代電子型檔案信息服務(wù)，也就是人機(jī)對(duì)話(huà)的程序化服務(wù)，憑借計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)作為基本條件，將文字、圖像、聲音和動(dòng)畫(huà)等科技檔案信息存儲(chǔ)在光和磁等載體之中，再依靠計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)以及終端來(lái)實(shí)現(xiàn)與用戶(hù)之間的共享服務(wù)，這樣便提升了資料的利用率。

3 建立電子檔案在科研院所科技檔案管理中的意義

3.1 可實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化，革新檔案的生成和存儲(chǔ)方式

相較于傳統(tǒng)的紙張檔案管理來(lái)說(shuō)，電子檔案不需要利用紙張，直接用計(jì)算機(jī)生成，并直接存儲(chǔ)在移動(dòng)設(shè)備中，如光盤(pán)、U盤(pán)和磁盤(pán)等。此外，檔案的表現(xiàn)形式更為豐富了，除了文字和圖畫(huà)，還可以使用動(dòng)畫(huà)、視頻、幻燈片等形式來(lái)記錄整個(gè)研究過(guò)程。這樣記錄下來(lái)的實(shí)驗(yàn)經(jīng)過(guò)更加完整、連貫和精確，可以有效保證農(nóng)業(yè)科技檔案的完整性和連貫性。無(wú)紙化的實(shí)現(xiàn)，使得檔案的儲(chǔ)存時(shí)間變得更加長(zhǎng)，管理人員不用擔(dān)心由于長(zhǎng)時(shí)間的保存或者頻繁的查閱而導(dǎo)致檔案損壞。檔案的備份方式也得到了革新，以往的檔案資料若想備份，就只能選擇手抄或者復(fù)印的方式，備份所花的時(shí)間較長(zhǎng)，而且若使用手抄的方式，容易出現(xiàn)偏差。另外，某些資料難以完全用文字的方式敘述，可能需要用到圖畫(huà)來(lái)進(jìn)行記錄，手繪圖畫(huà)更易產(chǎn)生誤差，不利于維持檔案的準(zhǔn)確性。而電子檔案的出現(xiàn)完全解決了這一問(wèn)題，在進(jìn)行備份時(shí)，無(wú)論是文字、聲音，還是圖畫(huà)、動(dòng)畫(huà)，都可以百分之百相同的備份下來(lái)，而且所需時(shí)間可能只是動(dòng)動(dòng)手指幾分鐘的事情。

3.2 信息保存期限長(zhǎng)，存取便利，共享方便，檔案利用率更高

在使用紙質(zhì)形式保存檔案的過(guò)程中，紙質(zhì)資料在空氣中，受到空氣的氧化和水汽的濕潤(rùn)，以及陽(yáng)光的照射之后，容易出現(xiàn)脆化、變色、損壞的現(xiàn)象，特別對(duì)于查閱頻率較高的檔案來(lái)說(shuō)，磨損程度會(huì)更加嚴(yán)重，不利于檔案的長(zhǎng)期保存。要想長(zhǎng)期保存紙質(zhì)檔案，就需要特殊的保存條件，如防蟲(chóng)、防水、防高溫和防物理以及化學(xué)損傷，這對(duì)很多科研院所來(lái)說(shuō)都是一項(xiàng)巨大的開(kāi)支，而有的科研院所很難達(dá)到這樣高的保存條件。而且紙質(zhì)檔案的體積和重量較大，在查閱資料時(shí)可能會(huì)有諸多不便，特別對(duì)于需要運(yùn)輸和移動(dòng)的時(shí)候而言，那就更不利于檔案資料的共享。以往，在共享時(shí)要么選擇直接借閱檔案（可以是備份也可以是原檔），或者單獨(dú)備份一份的方式，但是這兩種共享方式都需要花費(fèi)一定的時(shí)間和精力。而電子檔案可以長(zhǎng)期保存，不需要較高的保存條件，投入資本較少，存儲(chǔ)容量大，調(diào)取方便，可以在檔案庫(kù)中直接搜索相關(guān)資料，只需進(jìn)行復(fù)制即可得到備份，也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享，提升了共享效率，節(jié)約了大量的時(shí)間和精力。

3.3 保密性較好

在使用電子檔案過(guò)程中，檔案管理員可以設(shè)立權(quán)限，通過(guò)密鑰來(lái)管理電子檔案，用以加強(qiáng)檔案的保密性。為了避免無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案系統(tǒng)對(duì)電子檔案和資料進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)，可以設(shè)置系統(tǒng)對(duì)訪(fǎng)問(wèn)者進(jìn)行身份驗(yàn)證，如密碼某些文件管理系統(tǒng)使用的管理員代碼驗(yàn)證等。最常用的就是給每個(gè)用戶(hù)都設(shè)置一個(gè)通行證，代表該用戶(hù)的身份。而通行證可以由特殊的數(shù)字、字母或者特定的符號(hào)組成。當(dāng)系統(tǒng)承認(rèn)的合法用戶(hù)請(qǐng)求訪(fǎng)問(wèn)系統(tǒng)時(shí)，首先需要輸入自己的通行證，而計(jì)算機(jī)則自動(dòng)將與這個(gè)通行證有關(guān)的、存儲(chǔ)在系統(tǒng)內(nèi)的資料進(jìn)行驗(yàn)證，若驗(yàn)證不通過(guò)，則用戶(hù)無(wú)法訪(fǎng)問(wèn)系統(tǒng)，若驗(yàn)證成功，則允許訪(fǎng)問(wèn)系統(tǒng)。使用類(lèi)似方法還可以限制訪(fǎng)問(wèn)用戶(hù)的權(quán)限，如某些資料可以讓所有的合法訪(fǎng)問(wèn)者訪(fǎng)問(wèn)，而某些檔案則只可以讓有權(quán)限的用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)。這樣便可以提升檔案的保密性，對(duì)某些機(jī)密文件起到極好的保護(hù)作用。另外，電子檔案管理人員還需要對(duì)訪(fǎng)問(wèn)者對(duì)電子檔案的使用權(quán)限進(jìn)行限制，如某些文件某些用戶(hù)只能讀取，不能進(jìn)行修改和拷貝，而只有管理員才能對(duì)其進(jìn)行修改、刪除和拷貝操作，這樣便可以保護(hù)檔案的真實(shí)性，避免其他用戶(hù)對(duì)檔案的誤刪和誤改，確保其不被篡改和偷竊。

3.4 能為科研成果的轉(zhuǎn)化和推廣做好充分的準(zhǔn)備

科研檔案資料真實(shí)可靠，可以為科研成果的轉(zhuǎn)化和推廣打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。例如，筆者所在的農(nóng)科所在進(jìn)行某一項(xiàng)研究或者培育新產(chǎn)品時(shí)，檔案部門(mén)都要根據(jù)工作規(guī)范的要求全面收集實(shí)驗(yàn)過(guò)程中形成的第一手資料，并立即立卷歸檔，確保原始資料及時(shí)可信，以供后續(xù)科研工作使用。在后續(xù)科研出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，便可以根據(jù)前面的檔案發(fā)現(xiàn)問(wèn)題所在，以便成功解決問(wèn)題，較好的完成科研工作。在推廣和轉(zhuǎn)化科研成果時(shí)，這些原始檔案資料都可以成為推動(dòng)該成果發(fā)展的強(qiáng)大助力器。

4 結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)中，科技競(jìng)爭(zhēng)已成為綜合國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)的焦點(diǎn)，科技創(chuàng)新決定了一個(gè)國(guó)家的綜合國(guó)力和未來(lái)發(fā)展?jié)摿?，其中科研院所的研究成果在其中發(fā)揮著巨大的作用。針對(duì)當(dāng)前我國(guó)信息服務(wù)體系不完善，無(wú)法完全滿(mǎn)足科研院所檔案管理需求的現(xiàn)狀，必須實(shí)現(xiàn)更加廣泛的信息交流，完善電子檔案在科研院所檔案管理中的使用效果，擴(kuò)充其使用范圍。不斷提升科研院所檔案管理的效率和質(zhì)量，以便科研成果能夠更好、更及時(shí)的為民服務(wù)，提升我國(guó)的科研水平。

參考文獻(xiàn)

[1]丁穎，曲艷華.淺議建立“兩個(gè)體系”對(duì)科研院所科技檔案管理的啟示[C].檔案事業(yè)發(fā)展與青年檔案工作者的責(zé)任：2010年全國(guó)青年檔案工作者研討會(huì)論文集，2010-06-23.

[2]白國(guó)海.建立電子檔案在煤礦企業(yè)科技檔案管理中的意義[J].山東工業(yè)技術(shù)，2013-12-15.

[3]肖芹.農(nóng)業(yè)科技檔案在促進(jìn)科研成果轉(zhuǎn)化和推廣中的作用[J].江蘇農(nóng)業(yè)科學(xué)，2014-10-25.

[4]張海韻.基于知識(shí)管理的企業(yè)科技檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用研究[D].廣西民族大學(xué)，2015-06-01.