如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決行政事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理的弊端

白潔

摘 要：檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作。信息不斷急劇的增加以及新型信息載體的應(yīng)用，給傳統(tǒng)的管理方式帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。如何高效地管理、利用檔案信息已成為檔案管理工作者急需解決的問題。計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的應(yīng)用將從根本上解決傳統(tǒng)管理方式的弊端，將發(fā)揮越來越重要的作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；計(jì)算機(jī)管理；信息管理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用，檔案管理以手工管理為主的傳統(tǒng)方法正在發(fā)生變化，大量現(xiàn)代的技術(shù)手段和方法越來越多地應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域。而以計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的信息技術(shù)，不僅促進(jìn)了檔案管理模式的改變，也促進(jìn)了檔案收集歸檔和管理利用等工作的現(xiàn)代化，極大地提高了檔案管理的應(yīng)用程度和利用效率，從而為社會(huì)的發(fā)展提供一個(gè)更為優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

1 檔案計(jì)算機(jī)管理的特性

我國檔案法規(guī)定“應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化”。何謂檔案的自動(dòng)化管理呢。檔案自動(dòng)化管理即檔案的計(jì)算機(jī)管理，是檔案工作現(xiàn)代化的重要內(nèi)容和核心技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代科技所提供的從事信息處理的重要工具，它處理數(shù)據(jù)的速度極快，一瞬間即可完成加工過程；它計(jì)算精確，不會(huì)產(chǎn)生計(jì)算錯(cuò)誤；它可以長時(shí)間不問斷工作，系統(tǒng)性和邏輯性強(qiáng)；它具有高密度存儲(chǔ)信息的巨大潛力；具備通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程登錄、訪問、數(shù)據(jù)共享等特點(diǎn)。把這些特點(diǎn)恰當(dāng)、合理地運(yùn)用到檔案管理之中去，可以實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理，使其工作效率成倍增加。計(jì)算機(jī)管理檔案可以解決以下難題：

1、文件數(shù)量激增。由于現(xiàn)在已進(jìn)入信息時(shí)代，各級(jí)政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位工作日益繁重，文件數(shù)量激增與庫房緊缺、人手不夠的矛盾日益突出。因此，自80年代以來，這已是擺在大家面前實(shí)實(shí)在在的亟待解決的迫切問題。檔案傳統(tǒng)管理方式的存貯、加工處理、提供利用的能力不足，造成了檔案保存和管理方面的諸多問題。

2、檔案利用者日益增多，工作任務(wù)日益繁重，這無疑又增加了檔案管理的難度。由于社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展特別是經(jīng)濟(jì)建設(shè)的飛速發(fā)展，使得利用檔案的人越來越多，利用范圍不斷擴(kuò)大，利用要求日益提高，手工檢索已不能滿足這些要求。因此，傳統(tǒng)的管理方式已愈顯落后，要求加強(qiáng)檔案的整理和編目工作，提供現(xiàn)代化的利用服務(wù)條件，以滿足日益迫切的利用需求。

3、缺乏資金和工作人員，檔案工作難以開展?，F(xiàn)在國家壓縮財(cái)政，精減人員以求增效，這無不要求把有限的資金用在刀刃上，提高工作效率。當(dāng)然，在用計(jì)算機(jī)管理檔案初期，工作量可能會(huì)更大，但請(qǐng)記住這是轉(zhuǎn)型時(shí)期，一旦逾越了過渡期步入正軌，其優(yōu)越性則不言而喻。

4、科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使檔案的記錄方式出現(xiàn)了多樣化趨勢(shì)。目前，越來越多的社會(huì)活動(dòng)不再采用傳統(tǒng)的紙張記錄形式，而以縮微型、機(jī)讀型等記錄方式而存在，它們需要特定的保管條件、保管技術(shù)和利用手段，這些都是傳統(tǒng)的檔案管理方式所無法相比的。

2 檔案管理現(xiàn)代化的保障措施

1、更新思想觀念

首先要提高檔案工作者的社會(huì)意識(shí)，然后提高整個(gè)社會(huì)的檔案意識(shí)，因?yàn)橹挥械玫缴鐣?huì)的支持和關(guān)注，才有利于檔案工作的開展，有利于提高檔案事業(yè)的地位。檔案作者由于長期處于封閉、半封閉的工作環(huán)境，即使普遍具有勤懇工作、不畏辛苦、不求名利、默默奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神，但也有不少人觀念陳舊保守、社會(huì)活動(dòng)能力和社會(huì)協(xié)調(diào)能力較弱。改變這些現(xiàn)象的方法，一是要改變檔案工作長期的封閉局面，積極面向社會(huì)，參與社會(huì)活動(dòng)，加強(qiáng)協(xié)調(diào)能力，為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的社會(huì)環(huán)境；二是要改良用人機(jī)制，提高檔案工作者的積極性，把檔案的作用充分發(fā)揮出來，并擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)造檔案工作的新局面，從而帶動(dòng)檔案事業(yè)的全面發(fā)展；三是要強(qiáng)化訓(xùn)練，對(duì)檔案工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍。

2、 注重人才的培養(yǎng)

當(dāng)前，檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容和核心，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。電子計(jì)算機(jī)以其高速運(yùn)算與極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力給檔案工作帶來了科學(xué)的管理手段與先進(jìn)的檢索方法。一些專家認(rèn)為：計(jì)算機(jī)的產(chǎn)生和應(yīng)用，就好像發(fā)明紙張一樣，其對(duì)人類科學(xué)文化的發(fā)展產(chǎn)生了巨大的推動(dòng)作用，機(jī)讀文件在文件載體形式中所占的比例將會(huì)越來越大，雖然不會(huì)完全取代紙張，但紙質(zhì)文件的數(shù)量必然會(huì)越來越少，電子文件將越來越廣泛地被使用，成為勢(shì)不可擋的歷史潮流。為了保證電子時(shí)代人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄得以長期保存和利用，檔案：工作者必須學(xué)會(huì)現(xiàn)代化檔案管理手段——檔案計(jì)算機(jī)管理及電子文件的歸檔與管理的知識(shí)與技能，這就

要求每一個(gè)檔案工作者都必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案T作帶來的影響，掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備來進(jìn)行電子文件的制作、使用和維護(hù)，掌握與檔案信息處理有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)，能夠進(jìn)行檔案的自動(dòng)編目和自動(dòng)檢索，檔案自動(dòng)（原文）存儲(chǔ)與檢索；檔案自動(dòng)標(biāo)引；檔案資料的自動(dòng)編輯、文檔一體化自動(dòng)管理；檔案保管環(huán)境的自動(dòng)控制；字跡退變檔案的恢復(fù)性處理。

3 檔案計(jì)算機(jī)管理優(yōu)點(diǎn)

如今計(jì)算機(jī)已應(yīng)用到檔案的編目、統(tǒng)計(jì)、鑒定、檢索等管理工作中，其應(yīng)用領(lǐng)域仍在不斷擴(kuò)大。

1、自動(dòng)編目。編目工作是檔案管理工作的發(fā)展和提高，是開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)和必要條件。計(jì)算機(jī)通過相應(yīng)的軟件，可以對(duì)存貯在計(jì)算機(jī)中的檔案信息進(jìn)行分類、組卷、編號(hào)，然后按管理和使用的不同要求編制各種目錄，并打印輸出。計(jì)算機(jī)整理編目與手工整理編目相比，效率高，質(zhì)雖好，而且能自動(dòng)進(jìn)行。

2、自動(dòng)檢索。檔案自動(dòng)檢索就是使用計(jì)算機(jī)自動(dòng)地從存貯的內(nèi)容中找出用戶所需的檔案信息。現(xiàn)在能夠從檔號(hào)、標(biāo)題、作者、時(shí)間、分類號(hào)、主題詞等方面單條件或多條件組合進(jìn)行檢索。計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢索與手工查找相比，最突出的特點(diǎn)就是速度快、質(zhì)量高，并且能以各種形式提供檢索結(jié)果，從而滿足各類用戶對(duì)檔案的利用要求。

3、用于日常工作，如檔案利用者借閱、檢索檔案時(shí)，可利用計(jì)算機(jī)識(shí)別用戶的合法身份，辦理借閱、歸還等手續(xù)，同時(shí)自動(dòng)計(jì)算出歸還的日期，如到期未還，還可自動(dòng)打印催還通知。

4、利用計(jì)算機(jī)還可進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)和自動(dòng)鑒定及檔案信息的光盤存貯等。

4 結(jié)束語

總之，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加。其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性，這就要求我們檔案管理人員必須全方位地積累和掌握多方面的知識(shí)和技能。既要懂檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，又要懂計(jì)算機(jī)和自然科學(xué)的基礎(chǔ)知識(shí)；既要懂國際標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)，又要懂相關(guān)外語知識(shí)。以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。

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