加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案收集管理的幾點(diǎn)措施探討

李言庚　賈巡治

摘 要：農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新是新時代農(nóng)業(yè)發(fā)展的核心和首要任務(wù)，農(nóng)業(yè)的科研事業(yè)進(jìn)入了一個新的發(fā)展時期。尤其是近幾年，出現(xiàn)了很多的農(nóng)業(yè)科研成果和科研項(xiàng)目，對這些科技成果的記錄檔案的數(shù)量也在逐漸增加，檔案利用的對象也變得越來越復(fù)雜。因此，農(nóng)業(yè)科技檔案收集管理工作也越來越重要，本文針對在實(shí)際的工作中農(nóng)業(yè)科技檔案管理存在的一些問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決措施，為從事檔案管理工作人員提供參考。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)；科技檔案；存在的問題；解決措施

1農(nóng)業(yè)科技檔案收集管理工作中存在的問題

1.檔案意識薄弱，沒有健全的規(guī)章制度

一些單位領(lǐng)導(dǎo)對農(nóng)業(yè)科技檔案管理沒有足夠的重視，沒有把它列入日常的工作中，使檔案管理人員對一些工作很難開展。一些科技研究人員沒有意識到檔案管理的重要性，對歸檔資料缺乏主動性和自覺性，對檔案要?dú)w檔的內(nèi)容和要求不了解，經(jīng)常把一些不是歸檔范圍的資料拿給檔案部門，對一些重要的歸檔資料沒有提供完整，所以在很大程度上為檔案的管理工作帶來很大困難，無法保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。一些單位沒有采取切實(shí)可行的措施，導(dǎo)致檔案材料歸檔質(zhì)量不高。

2.總結(jié)性材料比較多，系統(tǒng)性材料比較少

檔案管理是對科研成果進(jìn)行反映和評定的技術(shù)材料，尤其是一些重要的核心材料以及關(guān)鍵性的技術(shù)材料，這些材料充分體現(xiàn)了科研成果的新概念、新思維以及新方法，它的歸檔和利用價值遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出一般性材料。但是實(shí)際的歸納管理中，更多的是總結(jié)性、成果性以及獲獎證書等方面的資料，缺乏研究過程中形成的各種載體的原始記錄，比如，課題調(diào)研報(bào)告、試驗(yàn)記錄、方案論證、測試數(shù)據(jù)、材料成分比例等，這些系統(tǒng)性的資料非常少，無法保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。

3.計(jì)算機(jī)輔助管理水平不高

隨著科技的創(chuàng)新和計(jì)算機(jī)的普遍使用，檔案的管理也要向網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化方向發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)管理模式越來越多，紙質(zhì)檔案的比重越來越少，新型的檔案管理形式尤其是電子文件得到大家的認(rèn)可。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案滿足不了現(xiàn)代的需求，很多單位還是實(shí)行傳統(tǒng)的手工操作，科技檔案管理的信息化水平比較低，很少利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，更沒有建立有關(guān)的電子目錄，注重對資料的傳統(tǒng)保存，嚴(yán)重影響了檔案的開發(fā)和利用。

4.檔案設(shè)施陳舊，保管條件比較差

一些農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理環(huán)境和設(shè)施非常簡陋，閑置的空房大多作為檔案室，達(dá)不到防潮、防火、防蟲的要求，滿足不了通風(fēng)、干燥、降溫等要求，沒有現(xiàn)代信息管理設(shè)備、空調(diào)等。對一些數(shù)碼資料、錄像資料以及錄音資料與紙質(zhì)資料混合保存，在一些高溫天氣或者沒有季節(jié)沒有辦法降溫、排除濕氣，對檔案資料很容易造成褪色、發(fā)霉等問題。

2 加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案收集管理水平的措施

1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識

在工作中逐漸轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)以及科研人員的思想觀念，提高對檔案管理的重視，依法辦事，使大家能夠真正的認(rèn)識到科技檔案的管理與生產(chǎn)、開發(fā)以及科研工作同等重要。為了使檔案管理工作可以順利的實(shí)施，單位應(yīng)該成立檔案管理小組、研究室，并明確檔案管理人員，建立健全的檔案管理制度。把科研材料的收集、整理、歸納列入檔案管理小組的崗位責(zé)任制中，明確具體的工作內(nèi)容以及具體要求，采取積極可行的措施，并建立獎罰制度，與年終獎、評先進(jìn)、成果申請等相聯(lián)系，在制度上做好保障。

2.樹立服務(wù)理念，建立反饋機(jī)制

檔案管理工作的內(nèi)容和形式相對比較復(fù)雜，不同的使用會有不同的要求，隨著時代的發(fā)展，對檔案的利用方式也在發(fā)生著新的變化。所以要對檔案管理工作樹立服務(wù)理念，建立反饋機(jī)制。通過對過去檔案利用情況進(jìn)行了解，總結(jié)出利用規(guī)律，為檔案信息資源的開發(fā)利用提供依據(jù)，。與利用者加強(qiáng)溝通和聯(lián)系，及時了解檔案利用的效果，并給出檔案利用的評價和建議。通過這樣的溝通和信息反饋，可以及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，并及時采取適當(dāng)有效的措施進(jìn)行控制和調(diào)整，進(jìn)一步提高科技檔案的利用率。

3.建立嚴(yán)格的管理制度

在每項(xiàng)科研項(xiàng)目結(jié)束以后對涉及的科研文件資料進(jìn)行系統(tǒng)的收集和整理，由檔案管理負(fù)責(zé)人對其進(jìn)行審查、鑒定、驗(yàn)收，最后歸檔。對歸檔的科研資料都要有完整的審查手續(xù)，內(nèi)容按照格式詳細(xì)填寫，字跡工整干凈，資料圖片清晰并裝訂整齊。一些重點(diǎn)的科研項(xiàng)目在驗(yàn)收和鑒定的過程中要按照分級管理原則，檔案先由有關(guān)的檔案部門進(jìn)行審查和驗(yàn)收，沒有經(jīng)過檔案部門驗(yàn)收的材料，各級科研檔案管理部門不能繼續(xù)辦理，這項(xiàng)重點(diǎn)科研項(xiàng)目也不能申報(bào)成果獎同時該科研小組也不能申請新的研究課題。

4加強(qiáng)檔案部門的自身建設(shè)，提高工作人員的綜合素質(zhì)

農(nóng)業(yè)科研檔案的管理水平主要取決于檔案工作人員的工作能力。所以進(jìn)一步提高檔案人員的綜合素質(zhì)是非常有必要的。首先要對檔案人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和教育，為其創(chuàng)造有利的學(xué)習(xí)環(huán)境，學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識，不斷的開闊視野，提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。其次是檔案人員要與課題研究人員保持良好的溝通和聯(lián)系，及時了解科研研究動態(tài)，提醒科研人員要按照歸檔的內(nèi)容和要求積累有關(guān)資料。最后是檔案部門要建立健全的崗位責(zé)任制，明確崗位職責(zé)，建立工作考核制度，明確分工，獎罰分明，充分調(diào)動員工的積極性和競爭力。

5.多渠道爭取經(jīng)費(fèi)，改善檔案設(shè)備

單位預(yù)算應(yīng)該撥出一部分用于檔案管理費(fèi)用，以保證檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。也可以采取對外實(shí)行有償服務(wù)，比如，可以根據(jù)已經(jīng)建立的檔案資料開展技術(shù)咨詢服務(wù)等，通過提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)以爭取額外的課題經(jīng)費(fèi)，確保條件好的科室資助，為檔案管理工作提供基礎(chǔ)保障。

6.加強(qiáng)檔案開發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理

科技檔案的收集管理工作實(shí)際上就是一種社會信息服務(wù)行業(yè)，對外提供服務(wù)，因此做好這項(xiàng)工作非常重要。首先要有豐富的科研資料，檔案管理人員要與科研人員做好溝通，為他們提供檔案盒，在課題研究過程中所形成的資料可以全面、完整的收集，方便以后歸檔。其次是編制科研檔案，依據(jù)利用者對檔案的不同需求，檔案人員需要對科技檔案進(jìn)行開發(fā)、編制以及檢索，可以快速有效為利用者提供想要的資料。最后是建立信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對科研的最新動態(tài)或者發(fā)展趨勢等，可以通過網(wǎng)絡(luò)隨時查詢了解。網(wǎng)絡(luò)信息的管理要做到安全性和保密性，對科研檔案的收集整理和歸納等一系列工作要規(guī)范，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)才有利于電子化管理，方便檔案的查詢。

3 總結(jié)

通過以上方面的介紹，我們知道現(xiàn)代農(nóng)業(yè)的科研成果越來越多，這也是社會發(fā)展的寶貴財(cái)富，因此做好農(nóng)業(yè)科技檔案收集管理工作非常重要，雖然在實(shí)際的工作中會受到很多因素的影響，但是只要在各個環(huán)節(jié)細(xì)心認(rèn)真，保持良好的溝通，加大信息管理設(shè)備的投入，進(jìn)一步提高檔案人員的工作水平和綜合素質(zhì)，就能把農(nóng)業(yè)科技檔案收集管理工作給做好。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

李言庚（1970-），女，漢族，湖北省巴東縣人，?？疲頇n案管理師，從事檔案管理工作。