探析會計檔案管理工作存在的問題以及對策

劉敏

摘 要：會計檔案，從廣義而言，涉及會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。本文簡要分析了會計檔案管理工作中存在的問題，并提出相關的解決措施。

關鍵詞：會計檔案；問題；對策

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，是一種極其重要的信息資源。會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對一個單位經(jīng)濟活動的記錄和反映。通過會計檔案，以檢查一個單位是否遵守財經(jīng)紀律，在會計資料中有無弄虛作假、違法亂紀等行為；會計檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經(jīng)濟資料，為國家制定宏觀經(jīng)濟政策及單位制定經(jīng)營決策提供參考。

1 會計檔案的作用

1.1 為單位的財務工作及經(jīng)營管理提供決策依據(jù)

經(jīng)濟工作必須按照經(jīng)濟規(guī)律辦事，力求以最小的勞動耗費獲取最大的經(jīng)濟效益。財務軟件中的會計檔案中所記載的各種事項和數(shù)據(jù)，均是本單位執(zhí)行國家預算或經(jīng)營活動的原始記錄。通過利用會計檔案，可以分析、對比歷年來各項資金的來源和運用情況，以及財務、成本計劃執(zhí)行情況，查明獲得成績和出現(xiàn)失誤的原因，為各單位內(nèi)部財務工作及經(jīng)營管理提供決策依據(jù)。

1.2 為保護國家財產(chǎn)、查處經(jīng)濟案件提供有力證據(jù)

會計檔案，尤其會計憑證，既是登記賬簿的依據(jù)，又是記錄經(jīng)濟業(yè)務、明確經(jīng)濟責任的書面證明。它保留了許多歷史標記，如經(jīng)濟事項中經(jīng)辦人員、財會人員、單位負責人等相關人員的簽字、印章等，均為真憑實證，是揭露和查處經(jīng)濟犯罪活動的有力證據(jù)。各類賬簿可以隨時反映各單位的資產(chǎn)的增減變化情況和實有數(shù)額，查明財產(chǎn)的保管和使用情況，從而有效地保護國家財產(chǎn)安全。通過會計檔案，還可查明各項經(jīng)濟業(yè)務是否符合有關政策、制度的規(guī)定，有無鋪張浪費和損害社會財產(chǎn)的行為，從而嚴肅財經(jīng)紀律，防止違法亂紀現(xiàn)象的發(fā)生。

1.3 為研究會計歷史和經(jīng)濟發(fā)展提供研究資料

會計檔案是各單位在特定的經(jīng)濟活動中形成的，反映了一定時期內(nèi)國家的財政、經(jīng)濟、政策及會計核算的原則、方法和程序，記載著各種經(jīng)濟業(yè)務的數(shù)據(jù)和事實，具有重要的查考、利用價值，為研究會計歷史和經(jīng)濟發(fā)展提供了豐富的原始資料。同時，通過會計檔案的積累，還可以為企事業(yè)單位、機關團體編寫大事記、開展會計歷史研究等提供經(jīng)濟活動方面的原始材料。

2 會計檔案管理工作存在的問題

2.1 相關人員對會計檔案管理重視不夠

會計檔案管理相關人員指的是單位領導和財務人員，現(xiàn)階段領導比較注重經(jīng)濟效益、社會效益，對會計檔案管理比較忽略。許多單位只重會計業(yè)務，輕會計檔案管理，沒有專職的財務檔案管理人員。會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓，大多數(shù)是由會計人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對財務檔案的歸檔范圍和標準不清楚，甚至認為會計檔案管理費時費力，根本不把財務資料的整理、歸檔工作列入議事日程，造成會計人員對會計業(yè)務非常熟練，但是對會計檔案規(guī)范化整理的要求知之甚少。沒有設專人負責管理會計檔案，有的單位甚至由出納兼管會計檔案，不符合《會計基礎工作規(guī)范》要求和《會計檔案管理辦法》的規(guī)定。

2.2 財務檔案管理不完善、不規(guī)范、不重視

我國1999年1月1日實施的《會計檔案管理辦法》第四條明文規(guī)定：各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。因此，設置財會檔案管理機構是工作的需要，也是法律規(guī)章的需求，但實際工作中財務檔案工作均不完善，不規(guī)范，都未設置此機構，檔案工作由會計人員兼職。財務會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計憑證、會計賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因?qū)е聲嫏n案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。

2.3 會計檔案保管期限和銷毀不規(guī)范

盡管《會計檔案管理辦法》第八、第九條規(guī)定了會計檔案保管期限，第十、第十一條規(guī)定了會計檔案進行銷毀的程序和特殊情況處理。但是，由于思想上缺少足夠的重視，客觀上缺少專人會計檔案管理，很多單位會計檔案都存在著超期保管的問題（永久保存的除外）。這個問題表面上看沒有大礙，實際上造成有限的保管設施資源浪費，不利于新會計檔案的保管利用。

3 解決會計檔案管理工作問題的對策

3.1 領導帶頭提高對會計檔案管理的重要性的認識

《會計檔案管理辦法》第四條明確規(guī)定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密?！笨梢姀姆傻母叨葋硪婪訌姽芾?，使會計檔案管理走上法制化軌道。因此，領導要帶頭認真學習《會計法》和《會計檔案管理辦法》，財會人員更要主動地學法守法，領會掌握會計檔案管理的規(guī)定和要求，在此基礎上認真履行職責做好會計檔案管理工作。領導要為會計檔案管理工作創(chuàng)造必要的條件，為其解決工作中存在的實際問題，配合有關部門加強對會計檔案管理工作的督查。

3.2 做好會計檔案裝訂立卷工作

會計檔案的裝訂立卷是會計檔案管理的重要工作內(nèi)容，裝訂是否規(guī)范合理很大程度的影響了后期的檔案管理及查閱。在裝訂前按照日期、編號等信息合理的整理會計檔案，摘除多余的金屬物（訂書針、大頭針、曲別針等），大的張頁和附件應折疊為憑證大小，但要避開裝訂線并保證數(shù)字完整，保證憑證序號正確，蓋章及附件完整；裝訂時盡可能縮小所占部位，外加規(guī)格略大的牛皮紙封面，憑證厚度合理，裝訂牢固，美觀大方；裝訂號后在封面填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章，封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于以后的調(diào)閱工作。

3.3 保證會計檔案適當?shù)谋９芷谙?/p>

《會計檔案管理辦法》規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉外及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出，保管到事項完結時為止。單獨抽出的會計檔案，應當在銷毀清冊的備注欄內(nèi)和保管清冊的相關欄內(nèi)列明。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案也不得銷毀。另外，考慮到《刑法》和《民法通則》的訴訟時效以及調(diào)查取證的延時，應將會計檔案的最低保管期限適當調(diào)整為22～25年，使之更好地為社會主義法制建設服務。

4 結束語

總之，會計檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)財務管理和會計事務管理的重要內(nèi)容。為了促進企業(yè)財務管理的合理化、現(xiàn)代化，達到建立現(xiàn)代企業(yè)制度的根本目的，必須實行有效的會計檔案管理，規(guī)范會計工作，保證會計檔案資料的質(zhì)量，為投資者、債權人、社會公眾及政府宏觀調(diào)控部門提供真實、準確的會計資料，為維護市場經(jīng)濟服務。

參考文獻

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