基于新形勢下如何改革事業(yè)單位檔案管理制度

張洪冰　王秋菊

摘 要：社會經(jīng)濟迅猛發(fā)展、市場經(jīng)濟改革不斷深入，我國事業(yè)單位加大了檔案管理信息化的重視、投資力度。新形勢下，改革事業(yè)單位檔案管理制度是必然選擇，對提高檔案管理質(zhì)量、效率等具有重要的意義。如何改革事業(yè)單位檔案管理制度成為亟待解決的問題。文章根據(jù)筆者實際工作經(jīng)驗，首先論述了事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題；而后，分析了事業(yè)單位檔案管理信息化改革內(nèi)容；最后，提出了推動事業(yè)單位檔案管理信息化的有效策略，旨在為各位同仁提供參考。

關(guān)鍵詞：新形勢；改革；事業(yè)單位；檔案管理；制度

近年來，社會、經(jīng)濟得到了迅猛發(fā)展，我國事業(yè)單位檔案管理工作日趨繁重。大多數(shù)事業(yè)單位在管理檔案方面所采取的方式較為滯后，嚴(yán)重影響了領(lǐng)導(dǎo)的覺得、人才的培養(yǎng)及考核等。新形勢下，計算機網(wǎng)絡(luò)的蓬勃興起為事業(yè)單位管理檔案提供了可靠地軟件，極大地提升了其的工作成效?，F(xiàn)今，事業(yè)單位檔案信息化管理暴露出很多問題，阻礙了工作進程。如何加強檔案信息化管理成為擺在我國事業(yè)單位面前的又一重要課題。文章在論述事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題、分析事業(yè)單位檔案管理信息化改革內(nèi)容的基礎(chǔ)上，對推動事業(yè)單位檔案管理信息化有效舉措進行了全面探究，以期對事業(yè)單位更好地開展檔案信息化管理工作有所幫助。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問題

（一）事業(yè)單位對檔案管理工作重視力度不夠

我國很多事業(yè)單位將絕大部分注意力集中于培養(yǎng)、引進人才，忽視了檔案管理。某些領(lǐng)導(dǎo)甚至認(rèn)為檔案管理不屬于其的工作范疇，且檔案管理工作較為簡單。然而，檔案管理并非僅僅是管理工作人員的職責(zé)，其需要全體員工的參與。值得注意的是，檔案管理與每個員工的個人利益、事業(yè)單位效益、國家經(jīng)濟發(fā)展等存有密切的聯(lián)系。因此，事業(yè)單位應(yīng)加大對檔案管理工作的重視、投資力度。

事業(yè)單位檔案管理缺乏高素質(zhì)的專業(yè)人才

毋庸置疑，人才在事業(yè)單位發(fā)展中占據(jù)著舉足輕重的位置。由此可見，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接關(guān)乎著檔案管理工作的成效。當(dāng)前，我國很多事業(yè)單位在專業(yè)檔案管理人才方面較為匱乏。此外，在職的人員大都年齡偏大，缺乏一定的計算機操作能力、信息理論知識等，無法滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需求。與此同時，某些檔案管理人員缺乏一定的職業(yè)素養(yǎng)，例如：工作過程中開小差、沒有責(zé)任心、缺乏創(chuàng)造力等。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化改革內(nèi)容

就事業(yè)單位檔案管理信息化改革內(nèi)容而言，其包括數(shù)字化、體系化、自動化及互動化。數(shù)字化：數(shù)字化指的是事業(yè)單位借助網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、掃描、數(shù)字加密等技術(shù)實現(xiàn)資料存數(shù)形式（紙質(zhì)變電子數(shù)字）的轉(zhuǎn)化，且對其進行更新、整理、補充等。檔案管理數(shù)字化，主要體現(xiàn)于檔案存量及增量、檔案目錄等方面。嚴(yán)格意義上來講，檔案管理屬于無形資產(chǎn)范疇，在數(shù)字化整合、挖掘的作用下，其價值有所提升，為提高事業(yè)單位效益提供了有力保障；體系化：體系化是檔案管理信息化的重要組成部分。紙質(zhì)檔案管理缺乏體系化，不利于管理、查閱。文檔、傳統(tǒng)及現(xiàn)代模式、部門銜接、內(nèi)部流程等的一體化皆屬于體系化范疇，對實現(xiàn)信息集成與共享具有重要的意義；自動化：較數(shù)字化及體系化而言，自動化是檔案管理信息化改革的重點。自動化主要包括電子標(biāo)簽、數(shù)據(jù)自動處理功能、OCR識別等內(nèi)容。自動化，有利于減少檔案管理所耗費的人力物力。檔案管理自動化由自動篩選、檢索、處理、歸檔等構(gòu)成。為實現(xiàn)檔案管理自動化，可從取出及輸入兩個方面入手：輸入。依照規(guī)范標(biāo)磚將所需信息錄入，并進行自動整理、歸檔。取出。依據(jù)規(guī)范，以指令控制所需信息，從而實現(xiàn)自動、批量處理；互動化：紙質(zhì)存儲檔案，僅限于用戶查閱，缺乏深層次服務(wù)。信息化，加強了用戶與管理人員的交流、互動，能夠充分滿足用戶的需求，有利于獲得高度認(rèn)可。

3 推動事業(yè)單位檔案管理信息化改革的有效策略

首先，提高事業(yè)單位檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。對于檔案管理工作而言，其對工作人員具有很高的要求：過硬的理論知識、扎實的專業(yè)技能、優(yōu)秀的業(yè)務(wù)能力等。為更好地開展檔案管理工作，事業(yè)單位可通過采取座談會、報告會、參觀學(xué)習(xí)、開設(shè)計算機培訓(xùn)課程等方式以加強管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。如此，事業(yè)單位檔案管理工作人員才能做到與時俱進，對提升其的工作質(zhì)量、效率、滿足社會發(fā)展需求等頗有益處。實踐證明，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)、水平的提高，有利于提高事業(yè)單位綜合效益。

其次，增強事業(yè)單位檔案管理工作人員的信息化意識。新形勢下，社會、信息化技術(shù)等取得了長足的進步，對國民經(jīng)濟、生活等產(chǎn)生了巨大的影響。以往的檔案管理模式已不符合時代發(fā)展的潮流，嚴(yán)重影響著檔案管理工作的效率。信息化背景下，檔案管理工作人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變理念，并樹立正確的現(xiàn)代化意識，以各更好地開展工作。在管理檔案時，工作人員須充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)資源，打破、創(chuàng)新以往的資料保存方式，以促使檔案管理更具安全性、完整性、可靠性等，從而實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的跨越式發(fā)展。與此同時，檔案人員應(yīng)最大程度利用現(xiàn)存的檔案資料，以確保自身檔案管理思路適應(yīng)社會發(fā)展要求，從而構(gòu)建出更多科學(xué)、高效的管理策略。

最后，完善事業(yè)單位檔案管理制度體系。縱觀所有行業(yè)，其皆具備相關(guān)的規(guī)范制度，事業(yè)單位檔案管理信息化工作也不例外。因此，事業(yè)單位應(yīng)加大對檔案管理制度體系的重視、完善力度，以確保檔案管理工作平穩(wěn)、有序進行。在收集、保管檔案資料時，管理制度體系對其具有很高的約束力，在順利開展、發(fā)展檔案管理工作中發(fā)揮著不可替代的作用。此外，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)注重檔案管理工作的法治化，使其有法可依。

4 結(jié)束語

新形勢下，改革事業(yè)單位檔案管理制度對提高事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量、效益等具有不可比擬的作用。希冀，我國事業(yè)單位能夠正確認(rèn)識檔案管理制度改革，并通過采用一系列可行性措施，以推動檔案管理信息化建設(shè)進程。

參考文獻

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