檔案信息化建設(shè)與檔案管理對策分析

劉麗華

摘 要：檔案信息化建設(shè)與檔案管理具有重要意義，不僅順應(yīng)時代發(fā)展要求，還能提高管理服務(wù)水平和檔案管理效率。但目前信息化建設(shè)和檔案管理存在不足，思想重視不夠、資金投入不足、人員素質(zhì)偏低。為彌補(bǔ)這些不足，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提升檔案管理水平，應(yīng)該采取有效的改進(jìn)對策：提高思想認(rèn)識、加大資金投入、提高人員素質(zhì)、完善規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，并注重管理監(jiān)督，確保檔案信息化和管理安全。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；安全管理

新形勢下，計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，不僅推動檔案信息化建設(shè)，還有效提升檔案管理工作水平，對提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量，滿足人們獲取檔案信息資源需要也具有重要意義。但目前在實(shí)際工作中，由于相關(guān)制度不完善，管理制度不健全，技術(shù)措施沒有嚴(yán)格被落實(shí)，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作存在不足，應(yīng)該采取改進(jìn)和完善對策。文章探討分析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的意義，指出存在的不足，并提出完善對策，希望能為檔案管理和檔案信息化建設(shè)提供指導(dǎo)與參考。

1檔案信息化建設(shè)與檔案管理的意義

在計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)不斷被應(yīng)用到檔案管理的時代背景下，檔案管理水平不斷提升，對滿足人們使用檔案資料需要，提升檔案工作服務(wù)質(zhì)量也具有重要作用，其重要意義體現(xiàn)在以下方面。

1.1順應(yīng)時代發(fā)展要求。新時期和新形勢下，信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)突飛猛進(jìn)，并在檔案管理工作中逐漸得到廣泛應(yīng)用，給傳統(tǒng)的檔案管理方式帶來變革。在這樣的背景下，更應(yīng)該推動檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)提高檔案管理水平的目的，從而更好順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，滿足檔案管理工作需要。

1.2提高管理服務(wù)水平。在信息化建設(shè)的時代背景下，檔案管理人員注重加強(qiáng)自身修養(yǎng)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)檢索和查閱檔案資料，滿足檔案管理需要。并結(jié)合使用者的不同要求，為他們提供個性化服務(wù)，滿足用戶需要，促進(jìn)檔案管理服務(wù)水平提升。

1.3提高檔案管理效率。在信息技術(shù)的支持下，檔案管理方式得到根本轉(zhuǎn)變，能根據(jù)用戶需要，迅速、便捷的搜集檔案信息資源，滿足他們使用檔案信息資源的需要。進(jìn)而避免查閱紙質(zhì)檔案的復(fù)雜環(huán)節(jié)，可以為用戶提供迅速、便捷的服務(wù)，促進(jìn)檔案管理水平有效提升。

2 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的不足

雖然在檔案管理工作中，落實(shí)相關(guān)制度，推動檔案信息化建設(shè)具有重要作用，但由于相關(guān)制度不完善，一些管理人員素質(zhì)偏低，現(xiàn)代信息技術(shù)沒有嚴(yán)格落實(shí)，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)和管理工作中仍然存在不足，存在以下幾個方面的問題。

2.1思想重視不夠。一些檔案管理人員對信息化建設(shè)不重視，仍然采用傳統(tǒng)方式開展檔案管理，局限于采用人工方式進(jìn)行資料收集、編號、整理和歸檔。忽視現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，未能建立有效的數(shù)據(jù)庫，不利于檔案數(shù)據(jù)和信息資料查詢，不僅難以推動檔案信息化建設(shè)，還影響檔案管理水平提升。

2.2資金投入不足。信息化建設(shè)和檔案管理水平提高，離不開相應(yīng)的資金投入。計(jì)算機(jī)設(shè)備購置、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、管理制度建設(shè)和落實(shí)、管理人員積極性調(diào)動等各項(xiàng)工作，都離不開資金投入。但很多單位對該項(xiàng)工作不重視，資金投入不足，資金管理不到位，對信息化建設(shè)和檔案管理水平提升帶來不利影響。

2.3人員素質(zhì)偏低。提高檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用技能和管理水平是必要的，但目前相關(guān)人員的素質(zhì)偏低，思想觀念比較落后，未能嚴(yán)格遵循規(guī)章制度。或者責(zé)任心不強(qiáng)，缺乏奉獻(xiàn)精神，不利于促進(jìn)檔案管理工作水平提高。應(yīng)該加強(qiáng)管理和培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)提高檔案管理水平，推動檔案信息化建設(shè)的目的。

3 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的對策

為彌補(bǔ)實(shí)際工作存在的不足，推動檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)有效提升檔案管理工作水平的目的。根據(jù)存在的不足，筆者認(rèn)為可以采取以下完善對策。

3.1提高思想認(rèn)識，推動檔案信息化和管理建設(shè)。管理人員必須提高思想認(rèn)識，明確管理目標(biāo)和要求，注重信息技術(shù)應(yīng)用，推動檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，促進(jìn)管理水平提高。充分認(rèn)識信息化建設(shè)的必要性和重要性，并在制度、人員、資金等方面加大支持力度。同時做好宣傳工作，營造良好的工作氛圍，制定切實(shí)可行的檔案管理計(jì)劃，推動檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

3.2加大資金投入，滿足信息化建設(shè)和管理需要。增加資金投入，為計(jì)算機(jī)設(shè)備購置、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、管理人員工作、制度建設(shè)等提供資金支持，滿足各項(xiàng)工作需要。這是加快信息化建設(shè)，提高檔案管理水平的必備物質(zhì)條件，有利于加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。要改變管理設(shè)備落后的局面，增加設(shè)備購置的投入，包括掃描儀、光學(xué)儀器、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)安全防御系統(tǒng)建設(shè)等，進(jìn)而有效滿足檔案信息化建設(shè)需要，為提高檔案管理水平提供保障。

3.3提高人員素質(zhì)，推動信息化建設(shè)和管理效率。重視基礎(chǔ)扎實(shí)，業(yè)務(wù)技能強(qiáng)的檔案管理人員引進(jìn)，有效掌握信息技術(shù)的應(yīng)用技能。從而順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展需要，促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理方式得到根本轉(zhuǎn)變。加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提高信息技術(shù)應(yīng)用水平，完善培訓(xùn)制度，豐富培訓(xùn)內(nèi)容，包括檔案管理理論、計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用知識、數(shù)字化建設(shè)、現(xiàn)代管理理論等，促進(jìn)檔案管理人員綜合技能提升。注重檔案管理新技術(shù)、新設(shè)備和新方法的培訓(xùn)，提高信息化技術(shù)應(yīng)用技能，有利于檔案信息化建設(shè)和檔案管理水平提高。

3.4完善規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，有效指導(dǎo)檔案管理各項(xiàng)工作。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是不可忽視的內(nèi)容，也是重點(diǎn)和難點(diǎn)內(nèi)容。要注重現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，對檔案管理的格式和內(nèi)容進(jìn)行更新，實(shí)現(xiàn)檔案的自動化管理，達(dá)到提高管理水平的目的。對庫存檔案整理和著錄，建立檔案管理信息庫，構(gòu)建檔案管理和信息服務(wù)綜合平臺，為管理、檢索、查詢、數(shù)據(jù)更新創(chuàng)造條件。并加快檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和制度的研究，促進(jìn)管理水平提高，有效推動檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

3.5注重管理監(jiān)督，確保檔案信息化和管理安全。注重知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)，提高檔案信息安全防范意識，重視計(jì)算機(jī)檔案信息系統(tǒng)管理，重視日常監(jiān)督管理工作，保障數(shù)據(jù)庫和檔案信息的安全。注重電子文件的管理工作，保障電子文件安全、真實(shí)和完整。管理過程中應(yīng)用防火墻技術(shù)、密鑰技術(shù)、訪問控制技術(shù)等，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸安全。并嚴(yán)格落實(shí)檔案管理的安全制度，預(yù)防存在的不足，促進(jìn)管理水平提高。

4 結(jié)束語

綜上所述，在信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)取得不斷發(fā)展和進(jìn)步的前提下，檔案信息化建設(shè)趨勢越來越明顯，對提升檔案管理水平，有效規(guī)范檔案管理工作具有重要作用。日常工作中應(yīng)該認(rèn)識其重要意義，明確存在的不足，然后有針對性的采取改進(jìn)和完善措施。并注重總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高工作人員的管理水平和信息技術(shù)應(yīng)用技能，從而推動檔案管理水平提升，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，為人們提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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