淺議電子文件檔案化管理重要性

常晶

摘 要：隨著高科技技術(shù)的快速發(fā)展，在人們?nèi)粘５纳钪校娮游募n案的數(shù)量在急劇增加，怎樣對這些大量的電子文件檔案資料進(jìn)行有效管理成為現(xiàn)階段需要解決的問題，本文以電子文件檔案化管理重要性為主旨進(jìn)行探究，通過對電子文件檔案化管理的概述及優(yōu)勢進(jìn)行分析，呈現(xiàn)出電子文件檔案化管理的重要性，以提高檔案管理人員素質(zhì)、轉(zhuǎn)變檔案管理觀念等方面給出有效的措施，希望能夠為電子文件檔案化管理的實踐應(yīng)用提供有效幫助。

關(guān)鍵詞：電子文件 檔案 管理 信息化

近年來，隨著電子信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展使用，人們在日常生活中往往使用電子文件進(jìn)行信息處理，由此產(chǎn)生了大量的電子文件，電子文件的使用取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，在為人們生活辦公帶來便利的基礎(chǔ)上也在電子文件管理方面產(chǎn)生了新的問題，電子文件檔案化管理方式的出現(xiàn)為電子文件的管理工作提供了新的思考視角。

一、電子文件檔案化管理概述

在了解電子文件檔案化管理的特點之前筆者先對電子文件做一個簡要介紹，電子文件主要是指在一些數(shù)字信息化的設(shè)備環(huán)境中以數(shù)碼形式進(jìn)行存儲的文件，這些文件以光盤、磁盤等內(nèi)容作為存儲載體，通過計算機(jī)對其進(jìn)行相關(guān)處理與傳送，電子文件已經(jīng)成為人們生活中信息應(yīng)用的主要文件形式，也是對人類文明進(jìn)行記錄的主要方式。電子文件檔案化管理是針對電子文件提出的檔案管理方式，它主要指的是在原有傳統(tǒng)的文件管理基礎(chǔ)上通過對電子文件的主體特征分析，在利用計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的過程中進(jìn)行的自動有效的文件管理，這種管理能夠為電子信息提供安全、優(yōu)質(zhì)的儲存條件，同時也能夠為社會信息使用者提供較為便捷、真實、準(zhǔn)確、有效的電子信息，為人們的生活工作帶來了極大的便利。

二、電子文件檔案化管理的優(yōu)勢

電子文件檔案化管理形式的出現(xiàn)以電子文件信息的管理為主，它區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案文件管理，也由于傳統(tǒng)的文件檔案管理，這種優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.定期歸檔確保信息檔案完整性。電子文件檔案在歸檔的時間上區(qū)別于傳統(tǒng)的文件檔案，在傳統(tǒng)的文件歸檔過程中，一般是在事件結(jié)束以后進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔，由于事件發(fā)生解決的周期不一樣，很容易產(chǎn)生檔案文件內(nèi)容的缺失，但是在電子文件歸檔的過程在主要是在某一周期進(jìn)行定時歸檔，定期歸檔的過程符合電子文件的自身特性，通過電子數(shù)碼簽名的認(rèn)證以及訪問權(quán)限設(shè)置，在避免電子文件檔案出現(xiàn)泄露情況的基礎(chǔ)上使電子歸檔的內(nèi)容具有完整性。

2.認(rèn)證歸檔確保信息檔案真實性。在電子文件進(jìn)行歸檔的過程中，以認(rèn)證的方式進(jìn)行歸檔能夠確保電子文件檔案的真實性。由于電子文件的檔案是通過計算機(jī)進(jìn)行整理歸檔的，在整理的過程中很容易出現(xiàn)信息改寫等情況，因此在電子信息文件歸檔的過程中一般采用數(shù)字簽名、身份驗證、密碼保護(hù)等形式進(jìn)行傳輸歸檔，通過將電子文檔與紙質(zhì)文檔進(jìn)行結(jié)合歸檔的方式，確保了電子文件信息的真實性和準(zhǔn)確性，使電子檔案中的信息在完整原始的基礎(chǔ)上具備真實性。

3.電子儲存確保信息檔案長期性。在電子信息文件的檔案化管理過程中，其儲存、保管形式也與傳統(tǒng)的文件檔案管理有區(qū)別，電子文件再通過磁盤等載體進(jìn)行儲存的過程中，面臨著長時間帶來的老化、變質(zhì)問題，通過電子技術(shù)的不斷發(fā)展，相較于傳統(tǒng)的文件歸檔形式，電子信息文件的檔案化管理具有一定的長期性，通過格式的轉(zhuǎn)化，將信息保存在較大容量的相關(guān)計算機(jī)系統(tǒng)中，即保證了信息檔案的長期性也便于對信息的提取查閱。

4.分類編號確保信息檔案便捷性。電子信息文件自身的特殊性決定了電子文件的檔案化管理與傳統(tǒng)的檔案管理在文件分類、編目上具有較大的不同，通過計算機(jī)系統(tǒng)的利用，在文件檔案管理部門收到電子文件以后對文檔進(jìn)行特定分類號及檔案號的編制存儲，通過文件之間的相互關(guān)系，建立不同的標(biāo)引和目錄，以全方位、多元化的方式進(jìn)行信息歸檔，這種管理增加了信息檔案的便捷性，在進(jìn)行查閱的過程中也減輕了相關(guān)工作人員的工作量，節(jié)省了一定的勞動資源。

5.權(quán)限查詢確保信息檔案安全性。在對電子檔案進(jìn)行查詢的過程中，相較于傳統(tǒng)的檔案查閱，電子文件檔案管理在增加檔案提取便捷性的基礎(chǔ)上，通過計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行合理的條件設(shè)置，以會員的方式進(jìn)行身份認(rèn)證，在便捷信息查閱的過程中確保了信息的安全性，也在一定程度上防止了不法分子對信息的不當(dāng)利用。

三、電子文件檔案化管理的重要性

1.提升了檔案管理意識。電子文件檔案化管理的過程能夠促進(jìn)檔案管理工作者轉(zhuǎn)變檔案管理工作的思路，提升檔案管理者的管理意識，這一意識的提升主要體現(xiàn)在以下四個方面，其一是電子檔案化管理的發(fā)展能夠加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，也在一定程度上提高了電子信息文件檔案化管理過程中計算機(jī)等技術(shù)的應(yīng)用水平；其二是電子檔案化管理的發(fā)展能夠促進(jìn)我國電子檔案信息資源的建設(shè)，實現(xiàn)完整的數(shù)字化檔案館，其三使電子檔案化管理的發(fā)展能夠加強(qiáng)電子文件檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)；其四是電子檔案化管理的發(fā)展能夠加強(qiáng)電子文件的歸檔管理及系統(tǒng)化管理，電子檔案化管理的發(fā)展在提高我國檔案管理意識的基礎(chǔ)上促進(jìn)了我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

2.完善了檔案管理制度。通過上文敘述我們發(fā)現(xiàn)電子文件檔案化管理的過程與傳統(tǒng)的檔案管理有著許多本質(zhì)上的區(qū)別，電子檔案化管理的發(fā)展在使用計算機(jī)先進(jìn)技術(shù)的基礎(chǔ)上通過對檔案管理人員的素質(zhì)要求逐漸完善了檔案管理的制度，總體而言，電子文件檔案化的管理過程需要具備計算機(jī)檔案管理技能的專業(yè)人才，他們通過將傳統(tǒng)檔案管理的經(jīng)驗與電子文件檔案的特征結(jié)合起來，創(chuàng)新出有效的電子文件檔案管理制度、辦法，通過自身檔案管理素質(zhì)、技能的不斷提升促進(jìn)檔案管理制度的不斷完善，解決電子文件檔案管理中出現(xiàn)的問題，在加強(qiáng)對檔案干部管理的基礎(chǔ)上不斷加大檔案材料的服務(wù)面和使用率，建立有效、合理、完善的檔案管理制度。

3.推動了檔案管理發(fā)展。我國電子檔案化管理的發(fā)展是建立在我國實際國情之上的，通過科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)之下，不斷推進(jìn)了我國電子檔案管理事業(yè)的發(fā)展。檔案管理的工作離不開人們的生活、工作，為社會信息的統(tǒng)計、記載提供著重要支撐，在當(dāng)今電子文件的普遍使用過程中，隨著文件形式、內(nèi)容的不斷轉(zhuǎn)變，面對不同的信息需求者，電子文件的檔案化管理能夠為人們帶來便利，提高問題解決的效率。在傳統(tǒng)的檔案管理中，根據(jù)人們對檔案內(nèi)容的需求，其工作層面呈現(xiàn)出平面化的狀態(tài)，電子信息檔案化管理的出現(xiàn)增加了檔案的信息載體，促使電子檔案管理變得三維立體化。電子檔案化管理的發(fā)展能夠?qū)﹄娮游募M(jìn)行合理的數(shù)字化處理，在保障電子文件使用期限的基礎(chǔ)上促進(jìn)檔案管理事業(yè)的立體化發(fā)展。

四、結(jié)語

總而言之，電子文件的檔案化管理有著傳統(tǒng)電子文件管理不可取代的優(yōu)勢，它能夠以信息化的歸檔方式提升工作學(xué)習(xí)效率，在電子文件檔案化管理的過程中通過對檔案管理人才的培養(yǎng)，建立有效的電子文件檔案管理信息化體系，在加強(qiáng)檔案人才建立的基礎(chǔ)上不斷推動電子文件檔案化管理的進(jìn)程，使電子文件管理更加便捷、有序，為人們文件信息的儲存、查閱提供便利。

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