范文博

摘 要： 教學(xué)檔案在一定程度上體現(xiàn)高校的辦學(xué)實(shí)力和辦學(xué)水平，系部作為高校的一個(gè)基本單位，其教學(xué)檔案管理更是不容忽視。本文在總結(jié)教學(xué)檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，對(duì)系部教學(xué)檔案的管理提出了看法。

關(guān)鍵詞： 系部教學(xué)檔案 管理心得 工作建議

一、教學(xué)檔案的重要地位

教學(xué)檔案是教育教學(xué)實(shí)踐與研究和管理活動(dòng)中，形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、實(shí)物、聲像等不同載體的文件材料的總和，全方位反映了學(xué)校的辦學(xué)實(shí)力和辦學(xué)水平。教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用是教學(xué)管理工作的重要組成部分，提高高校教學(xué)檔案的管理水平，并充分發(fā)揮其對(duì)教學(xué)的參考、指導(dǎo)作用，才能有效促進(jìn)教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的提高。

教學(xué)檔案管理工作是系教學(xué)秘書日常最主要的工作內(nèi)容之一，這是因?yàn)橐环矫鏅n案工作是秘書工作的起點(diǎn)，通過對(duì)檔案的利用可以幫助我們?cè)谧疃虝r(shí)間內(nèi)了解系部的工作內(nèi)容、工作特點(diǎn)和規(guī)律，以便更好地開展工作，提高工作效率，另一方面檔案工作是秘書工作的終點(diǎn)，各種辦理完畢有價(jià)值的文件最終都會(huì)作為檔案信息加以整理和保存，并通過各種途徑服務(wù)于各項(xiàng)工作。因此，掌握檔案工作理論和技能具有現(xiàn)實(shí)的指導(dǎo)意義。

教學(xué)檔案不同于其他類型的檔案，具有很強(qiáng)的專業(yè)性、多樣性、系統(tǒng)性、周期性、分散性等特點(diǎn)。這是由于教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)是一種很復(fù)雜的實(shí)踐活動(dòng)，其產(chǎn)生于教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)之中。

二、教學(xué)檔案的歸檔范圍

教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，作用重大。教學(xué)檔案的歸檔范圍包括教學(xué)管理、教學(xué)講授和實(shí)踐活動(dòng)中形成的材料，主要包括：

1.教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)方案、教學(xué)大綱及專業(yè)設(shè)置、課程安排等文件材料，這些是具體實(shí)施教學(xué)工作的重要依據(jù)和前提。

2.自編教材、講義和全國統(tǒng)編教材，采用外來教材的目錄和間接、典型教案、試題試卷分析、專家來校講座、錄音、錄像等材料，這些材料能夠真實(shí)反映教學(xué)水平和學(xué)術(shù)水平。

3.學(xué)校有關(guān)教學(xué)工作的決定、規(guī)定、規(guī)章制度、系部有關(guān)教學(xué)工作的批示等指導(dǎo)性文件。

4.教學(xué)研究活動(dòng)計(jì)劃、總結(jié)、典型材料、重要經(jīng)驗(yàn)交流材料、教學(xué)檢查等材料，本校出版的學(xué)報(bào)等，這些都是教學(xué)水平和科研水平的真實(shí)反映，并對(duì)今后教學(xué)科研工作具有借鑒和指導(dǎo)作用。

5.招生、學(xué)生的名冊(cè)、學(xué)生成績(jī)表、學(xué)籍變動(dòng)、畢業(yè)、結(jié)業(yè)等資料，學(xué)生實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)生畢業(yè)設(shè)計(jì)、論文等資料的收集，這些都反映教學(xué)質(zhì)量和學(xué)生掌握專業(yè)文化知識(shí)的情況。

6.學(xué)生、教師參加社會(huì)實(shí)踐獲得的榮譽(yù)及獎(jiǎng)項(xiàng)等資料，這些反映了學(xué)校的教學(xué)水平和學(xué)生的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)力。

三、教學(xué)檔案的整理

教學(xué)檔案整理可以分為專業(yè)建設(shè)和管理、課程建設(shè)和管理、教材建設(shè)和管理、實(shí)驗(yàn)教學(xué)、實(shí)踐與實(shí)習(xí)、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）、課務(wù)管理、考務(wù)管理、學(xué)籍管理、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、教學(xué)改革、教學(xué)獎(jiǎng)勵(lì)、招生管理、上級(jí)文件、其他需要保存的檔案等大約10余大類，100余小項(xiàng)。其中，根據(jù)檔案的存放年限又分為永久性、長期性和短期性。根據(jù)上述總體原則及日常整理歸檔的習(xí)慣，我將檔案歸檔周期分為以下幾種類型：1.以一學(xué)期為一周期。平時(shí)的教學(xué)管理等檔案大多數(shù)是以某一個(gè)學(xué)期為一周期進(jìn)行整理歸檔，如學(xué)生的學(xué)期成績(jī)、試卷、課程設(shè)計(jì)報(bào)告、試驗(yàn)報(bào)告等。在學(xué)期即將結(jié)束時(shí)開始整理歸檔。2.以年度為一周期。有些檔案主要是一些按照年度編號(hào)的文件等基本是按照年度進(jìn)行歸檔的，即該檔案的整理要貫穿兩個(gè)學(xué)期。如教務(wù)處或其他相關(guān)部門下發(fā)的一些執(zhí)行性、指導(dǎo)性文件等。我一般是按照學(xué)期整理好但暫時(shí)不裝訂，等兩個(gè)學(xué)期都整理好后就按年度進(jìn)行裝訂存檔。3.以完成某一事項(xiàng)為一周期。這一特殊周期可以從幾個(gè)月到幾個(gè)學(xué)期不等。如國家或省市等統(tǒng)一的大型考試（全國計(jì)算機(jī)等級(jí)考試、英語應(yīng)用能力考試或英語四、六級(jí)考試等），我一般是按照考試周期歸檔，即從考試報(bào)名開始一直持續(xù)到考試成績(jī)公布。而有些科研項(xiàng)目及教學(xué)改革等檔案的周期則是從準(zhǔn)備開始之時(shí)一直跟蹤到結(jié)束，形成一個(gè)完整的檔案周期。

關(guān)于平時(shí)檔案的收集方法，可以說是“事無巨細(xì)”。但是如何做到，需要平時(shí)做“有心人”。舉例說，我將日常工作文件所用的文件夾按照歸檔的要求分門別類，按每個(gè)文件夾單獨(dú)成檔，平常相關(guān)文件就放在相應(yīng)的文件夾內(nèi)，到一定周期后即可整理歸檔。這樣既保證了檔案的完整性又節(jié)省了檔案整理的時(shí)間。

四、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的建議

1.制訂檔案管理相關(guān)規(guī)定及實(shí)施方案。把教學(xué)檔案管理作為教學(xué)管理工作的一個(gè)重要組成部分，制定系內(nèi)檔案工作相關(guān)制度，以體現(xiàn)檔案工作的專業(yè)性和科學(xué)性。主要工作制度包括：檔案的編目分類制度，檔案的分級(jí)管理制度，檔案的存儲(chǔ)借閱制度，檔案管理人員的職責(zé)與獎(jiǎng)勵(lì)制度等。

2.轉(zhuǎn)變觀念，強(qiáng)化全員檔案意識(shí)，切實(shí)認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案的重要性，改變片面抓教學(xué)而忽視教學(xué)檔案管理工作的局面。檔案管理工作的根本目的是使檔案信息在系部各項(xiàng)工作和改革中發(fā)揮作用，是為了服務(wù)學(xué)校教學(xué)工作。教學(xué)秘書作為系部檔案工作管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，樹立全新的服務(wù)意識(shí)，學(xué)校其他人員應(yīng)對(duì)檔案尤其是教學(xué)檔案的歸檔管理工作予以重視。

3.加強(qiáng)教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案信息化是適應(yīng)信息化時(shí)代的需要。以檔案信息資源建設(shè)為核心，以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，建立電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，通過對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息，完成數(shù)字化信息資料的轉(zhuǎn)變。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫及檔案信息資源管理網(wǎng)，使檔案信息傳遞及時(shí)，方便廣大師生迅速檢查和查詢需要的檔案信息資料，為學(xué)校及系部教學(xué)改革和發(fā)展服務(wù)。

4.提高教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)與水平。檔案信息化建設(shè)能否取得成功的根本在于檔案人員的配備。為此，需加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，以拓展檔案人員的思維、知識(shí)面，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握新的檔案管理技能和方法。

5.不定期進(jìn)行檔案檢查、監(jiān)督。檢查監(jiān)督是確保教學(xué)檔案建檔、歸檔的質(zhì)量保證，在無數(shù)次總結(jié)—改進(jìn)—再總結(jié)—再改進(jìn)不斷反復(fù)過程中，才能夠達(dá)到規(guī)范歸檔、積累經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)方法、提高檔案管理水平的目的。

總之，系部教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的工作，不僅需要教學(xué)秘書注意平時(shí)一點(diǎn)一滴資料的收集整理，而且需要不斷從思想和行動(dòng)上追求、創(chuàng)新，并且需要全系教職員的積極配合與參與，這樣，系部的檔案管理工作才會(huì)得到更快更好的發(fā)展。