新形勢(shì)下文書(shū)檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策

陸清

[摘 要]在十二五期間，社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，人們對(duì)信息的決策質(zhì)量要求的不斷提高，文書(shū)檔案管理工作正在面臨著挑戰(zhàn)。本文作者結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)，分析了文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)及存在的問(wèn)題，并提出合理化建議，為新形勢(shì)下做好文書(shū)檔案管理工作的順利開(kāi)展提供了更多參考。

[關(guān)鍵詞]新形勢(shì) 文書(shū)檔案 管理 問(wèn)題 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）15-0144-01

前言

伴隨著十三五的到來(lái)，社會(huì)發(fā)展和科技的進(jìn)步，特別是網(wǎng)絡(luò)的普及化程度的提高，越來(lái)越要求文書(shū)檔案管理要準(zhǔn)確、快速、完整地提供信息，其重要性不言而喻。文書(shū)檔案管理可以說(shuō)是衡量檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，文書(shū)檔案管理水平的高低，不僅影響著檔案資料的質(zhì)量，甚至?xí)绊懙絾挝坏慕ㄔO(shè)與發(fā)展。因此，作為文書(shū)檔案管理人員，必須提高文書(shū)檔案工作科學(xué)管理水平和為本公司中心工作服務(wù)的工作能力，提高文書(shū)檔案管理的工作效率，逐步實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，為本公司和社會(huì)提供更多有價(jià)值的文書(shū)檔案信息資源。

在新時(shí)期，人們雖然不斷地加深了檔案管理工作的意識(shí)，但實(shí)際中存在文書(shū)檔案管理與新時(shí)期形勢(shì)不符的現(xiàn)象，出現(xiàn)了多種問(wèn)題。因此，對(duì)文書(shū)檔案管理的分析具有一定的意義。

1 現(xiàn)階段文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 文書(shū)檔案管理的規(guī)范程度較低

目前有很多單位檔案管理的規(guī)范程度較低，比如卷宗的分類、名稱，文件的檔號(hào)等等都存在著不同程度的不規(guī)范，還有些檔案的卷宗出現(xiàn)組卷錯(cuò)亂，文件內(nèi)缺少目錄等等的問(wèn)題，另外，文件檔案檢索效率不高也是普遍存在的問(wèn)題。檔案檢索一般分為人工檢索和電子檢索。電子檢索速度快，質(zhì)量高，是將來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)，但有些單位由于工作人員不熟悉電腦操作，或者因?yàn)槠渌驔](méi)有安裝高質(zhì)量的檢索軟件，還采用手工檢索，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不適應(yīng)信息化時(shí)代的要求的

1.2 缺乏文書(shū)工作和檔案工作的緊密銜接

文書(shū)檔案管理工作具體包含兩個(gè)方面的工作，分別為文書(shū)和檔案，兩者之間具有較為密切的關(guān)聯(lián)性。因此，實(shí)際的文書(shū)檔案管理工作中，有必要將兩者緊密的銜接為一體，以此來(lái)達(dá)到兩者互相配合的目的，并構(gòu)成較為全面的管理體系?？墒牵谛聲r(shí)期的操作中，一般采取分模塊管理的方式，并單獨(dú)操作，無(wú)法構(gòu)成統(tǒng)一、完善的整體，即便個(gè)別單位建立了管理體系，也存在很大的形式化成分，從客觀的角度上進(jìn)行分析，這種管理模式擴(kuò)大了文書(shū)管理和檔案管理工作之間的距離，并且使兩者產(chǎn)生了一定程度的偏差。

1.3 檔案管理水平有待提高

檔案計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際管理中缺乏通用性，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平有待提高。如：有些檔案管理軟件，僅僅著眼于檔案專業(yè)流程研究，而忽視了檔案與文件的銜接，特別是實(shí)行辦公自動(dòng)化后，檔案管理軟件無(wú)法實(shí)現(xiàn)與OA 系統(tǒng)的無(wú)縫銜接，導(dǎo)致許多電子文件無(wú)法及時(shí)、準(zhǔn)確地歸檔。

1.4 人才隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊，與豐富的人文需求不適應(yīng)

文書(shū)檔案部門往往成為機(jī)構(gòu)改革、機(jī)關(guān)精簡(jiǎn)的對(duì)象，成為職稱評(píng)聘、薪酬改革、閑雜人員安置的“災(zāi)區(qū)”，這些人員沒(méi)有檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，不能快速有效的完成文書(shū)檔案的管理工作，這將會(huì)給檔案工作本身或單位的發(fā)展帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

2.完善文書(shū)檔案管理工作的對(duì)策

2.1 確保文書(shū)檔案管理更為規(guī)范

首先，要對(duì)現(xiàn)存的文書(shū)檔案進(jìn)行整理，剔除那些陳舊失效的卷宗，這樣既可以加快手工檢索的速度，也可以避免以后使用電腦錄入加大工作人員的工作量，其次要對(duì)那些比較混亂的卷宗進(jìn)行重新編排，編排時(shí)，對(duì)那些無(wú)標(biāo)題，無(wú)頁(yè)碼的要重新進(jìn)行填寫(xiě)。最后，對(duì)于那些命題重復(fù)、錯(cuò)誤或者不清楚的檔案資料要統(tǒng)一命題，以避免用計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)不好識(shí)別的情況。

2.2 做好文書(shū)與檔案工作之間的銜接。

在檔案管理中，文書(shū)管理是較為重要的分支。因此，要在檔案管理的各個(gè)工作環(huán)節(jié)中逐漸規(guī)范文件的相關(guān)管理，要求文書(shū)人員充分掌握檔案工作，并具備檔案意識(shí)及利用該意識(shí)進(jìn)行文書(shū)材料的整理。在應(yīng)用文件的過(guò)程中，需要嚴(yán)格關(guān)注文書(shū)的一體化與規(guī)范化，注重在整體上促使字體、文件格式、紙張等方面的統(tǒng)一展現(xiàn)。此外，在收發(fā)文件時(shí)，需要及時(shí)的進(jìn)行登記，并確保所收集資料的統(tǒng)一與完整，標(biāo)注要清晰，要在檔案盒中標(biāo)識(shí)相應(yīng)的資料名稱，從而達(dá)到簡(jiǎn)單查閱的目標(biāo)。

2.3 運(yùn)用先進(jìn)手段，加強(qiáng)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，使得收文、發(fā)文都通過(guò)OA 流轉(zhuǎn)完成，這就要求檔案管理者要改變傳統(tǒng)的手工管理模式。首先，選擇適合本公司文書(shū)檔案管理的軟件，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的整理、立卷、編號(hào)、檢索、存儲(chǔ)和查閱利用，做好OA 系統(tǒng)軟件和檔案管理軟件的接口，實(shí)現(xiàn)OA 辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)無(wú)縫連接，使所有電子文件數(shù)據(jù)直接歸檔進(jìn)入檔案系統(tǒng)，并且紙質(zhì)文件與電子文件對(duì)應(yīng)整理，所有文件信息保持一致。其次，要提高檔案檢索速度。檔案計(jì)算機(jī)檢索工具多樣化，形成從文件級(jí)到案卷級(jí)再到檔案專題，多層次多角度的檢索體系，有利于提

高檢索工具的覆蓋率，使每一種檢索工具都能覆蓋全部文書(shū)檔案，能迅速、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地管理和提供檔案材料，從而提高檔案利用工作效率。

2.4 提升文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

做好文書(shū)檔案管理工作的另一個(gè)要求就是完善文書(shū)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，文書(shū)檔案管理對(duì)于建設(shè)需要全面把握檔案人才的入口，企業(yè)事業(yè)單位更需要結(jié)合目前檔案管理工作的現(xiàn)狀，引進(jìn)和聘用一些具有文化水平和文書(shū)檔案管理能力的人員進(jìn)行管理，優(yōu)秀的文書(shū)檔案管理者需要樹(shù)立現(xiàn)代化的管理理念，全面掌握文書(shū)檔案計(jì)算機(jī)管理運(yùn)用技術(shù)，采用更多渠道、多形式進(jìn)行文書(shū)檔案管理人員的教育，強(qiáng)化文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)。

2.5 著力技術(shù)創(chuàng)新，提高服務(wù)效率

依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)， 建立高效、方便、快捷的檔案信息系統(tǒng)， 更好地服務(wù)于單位的發(fā)展成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。

（1）要樹(shù)立現(xiàn)代的檔案管理理念，確立檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是信息化建設(shè)重要組成部分的主流意識(shí)，轉(zhuǎn)變手工方式可靠的傳統(tǒng)觀念。

（2）要把電子文檔管理系統(tǒng)的研發(fā)融入網(wǎng)絡(luò)大系統(tǒng)，把檔案管理的計(jì)算機(jī)化納入單位信息化建設(shè)的總體方案，使檔案從收集、整理到檢索、利用與單位物流、資金流、信息流的形成部門資源共享、網(wǎng)上流轉(zhuǎn)。

結(jié)語(yǔ)

文書(shū)檔案管理工作十分重要，所以無(wú)論是單位的領(lǐng)導(dǎo)還是工作人員都要高度重視。新形勢(shì)下文書(shū)檔案管理工作充分體現(xiàn)了企事業(yè)單位的基礎(chǔ)管理水平，文書(shū)檔案管理是企事業(yè)單位管理向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展的重要標(biāo)志。只有完善各項(xiàng)文書(shū)檔案規(guī)章制度，不斷提高管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，切實(shí)做好文書(shū)檔案的管理工作，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的信息化，才能有效提高文書(shū)檔案管理的質(zhì)量與效率，促進(jìn)我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)快速健康發(fā)展。

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