輕松設(shè)置頁(yè)眉頁(yè)腳

聶靜

一篇完整的Word文檔，特別是長(zhǎng)文檔，如大論文、學(xué)術(shù)報(bào)告或工作手冊(cè)，它們不僅有正文，還需要有封面、目錄、頁(yè)眉頁(yè)腳以及附加說(shuō)明等。文章有了這些內(nèi)容的襯托，會(huì)顯得更加規(guī)范，讀者也容易從結(jié)構(gòu)上把握文脈，增加閱讀的清晰感。但是在排版過(guò)程中，如果不進(jìn)行特殊處理，在文檔創(chuàng)建頁(yè)眉頁(yè)腳時(shí)，會(huì)默認(rèn)整篇文章從頭至尾的頁(yè)眉頁(yè)腳顯示都是一樣的。而我們真正需要的打印效果可能是：封面和目錄不能有頁(yè)眉和頁(yè)腳；正文部分要求奇偶頁(yè)的頁(yè)眉不同，或偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)眉需要顯示當(dāng)前正文所處的章節(jié)標(biāo)題；目錄及附錄部分的頁(yè)眉與正文中的又有不同；等等。

● Word中的頁(yè)眉頁(yè)腳

在Word文檔中，頁(yè)眉頁(yè)腳的設(shè)置對(duì)統(tǒng)一整篇文章的脈絡(luò)是非常關(guān)鍵的。如果您對(duì)頁(yè)眉頁(yè)腳了解得甚少，但為了應(yīng)急，可選擇把一份文檔的封面、目錄和正文分別保存成不同的文件。然后，在每個(gè)文件中分別設(shè)置默認(rèn)狀態(tài)的頁(yè)眉頁(yè)腳，實(shí)在不行就用文本框逐一代替設(shè)置頁(yè)眉頁(yè)腳，最后打印文檔裝訂成冊(cè)。雖然拿到手中的效果近乎相同，但文檔的設(shè)置過(guò)程繁瑣且容易出錯(cuò)，造成文件管理的混亂。因此，筆者認(rèn)為很有必要做一個(gè)相對(duì)系統(tǒng)的闡述。下面是使用Office 2016對(duì)長(zhǎng)文檔進(jìn)行排版所涉及的難點(diǎn)及注意事項(xiàng)。

1.分隔符

如果文章的正文部分已經(jīng)完成，現(xiàn)在需要插入封面頁(yè)和目錄頁(yè)，此時(shí)使用“布局→頁(yè)面設(shè)置→分隔符”最合適不過(guò)了。分隔符能讓封面、目錄、正文部分及附錄部分分別處于不同的節(jié)當(dāng)中。其中的“分節(jié)符→下一節(jié)”功能，使得前一頁(yè)中文字的增減對(duì)后續(xù)頁(yè)的文字的位置不發(fā)生任何改變。有時(shí)為了省事，可能會(huì)用到回車(chē)鍵來(lái)增加前序頁(yè)的空白，從而多出封面頁(yè)。如果是這樣，隨著前頁(yè)內(nèi)容的輸入，后續(xù)頁(yè)的文字在頁(yè)面中的位置一定會(huì)隨之改變，這就是使用回車(chē)鍵增加頁(yè)面的弊端。所以，再遇到此類(lèi)問(wèn)題時(shí)正確插入分隔符即可解決。

2.頁(yè)眉頁(yè)腳

假設(shè)您撰寫(xiě)的文章題目是《中小學(xué)電子書(shū)包應(yīng)用情況調(diào)研報(bào)告》，要求奇數(shù)頁(yè)的頁(yè)眉顯示為“電子書(shū)包調(diào)研報(bào)告”，偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)眉顯示的內(nèi)容與當(dāng)前頁(yè)的文章內(nèi)容所對(duì)應(yīng)的各篇標(biāo)題一致。具體操作如下。

（1）設(shè)置正文的頁(yè)眉

在已插入分節(jié)符的前提下，首先，選擇“頁(yè)面設(shè)置”中“版式”下的“奇偶頁(yè)不同”選項(xiàng)，確保正文所有頁(yè)面的設(shè)置均為奇偶頁(yè)不同。接下來(lái)便是設(shè)置頁(yè)眉頁(yè)腳的關(guān)鍵及難點(diǎn)。先將光標(biāo)定位于正文的首頁(yè)中，通過(guò)插入頁(yè)眉選項(xiàng)或在頁(yè)眉處雙擊讓光標(biāo)位于頁(yè)眉區(qū)。選擇“頁(yè)眉和頁(yè)腳→設(shè)計(jì)→鏈接到前一條頁(yè)眉”，使該按鈕處于彈起狀態(tài)，取消該頁(yè)“與上一節(jié)相同”。這意味著取消本節(jié)與前一節(jié)奇數(shù)頁(yè)（封面）頁(yè)眉的鏈接關(guān)系。然后在該奇數(shù)頁(yè)中輸入“電子書(shū)包調(diào)研報(bào)告”，并對(duì)頁(yè)眉文字進(jìn)行修飾。這一操作十分關(guān)鍵，如有不當(dāng)，則正文的前一頁(yè)便會(huì)顯示與正文首頁(yè)一樣的內(nèi)容。

其次，設(shè)置偶數(shù)頁(yè)與當(dāng)前頁(yè)的章節(jié)標(biāo)題一致的頁(yè)眉。這里要用到Word域功能，Word的域包含多個(gè)類(lèi)別，每一個(gè)類(lèi)別又含有多個(gè)域名，所以Word域中便有許多個(gè)域名。讓頁(yè)眉中顯示章節(jié)內(nèi)容時(shí)僅需用到StyleRef域名。具體設(shè)置過(guò)程為：選擇“導(dǎo)航→下一節(jié)”切換到正文首張偶數(shù)頁(yè)，讓“鏈接到前一條頁(yè)眉”按鈕處于彈起狀態(tài)，像奇數(shù)頁(yè)的設(shè)置那樣，取消本節(jié)與前一節(jié)偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉的鏈接關(guān)系。接著將光標(biāo)置于正文首張偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)眉中，選擇“插入→文本→文檔部件→域”，彈出“域”對(duì)話框，如上圖所示。從“類(lèi)別”列表框中選擇“鏈接與引用”類(lèi)型，從“域名”列表框選擇“標(biāo)題1”，單擊確定即可完成域的應(yīng)用。其中“樣式名”中所顯示的“標(biāo)題1”，是因?yàn)椤吨行W(xué)電子書(shū)包應(yīng)用情況調(diào)研報(bào)告》中的章節(jié)標(biāo)題使用了“樣式”中的“標(biāo)題1”格式。以上應(yīng)用的StyleRef域名，文章中偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)眉內(nèi)容是動(dòng)態(tài)顯示的，它會(huì)隨著您對(duì)正文內(nèi)容的修改，在偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)眉區(qū)總會(huì)顯示當(dāng)前的章節(jié)名稱，這一點(diǎn)充分體現(xiàn)了頁(yè)眉顯示的靈活性。

（2）設(shè)置正文頁(yè)腳

與頁(yè)眉相比，頁(yè)腳的設(shè)置較為簡(jiǎn)單。緊接以上頁(yè)眉的設(shè)置，此時(shí)光標(biāo)還處在頁(yè)眉區(qū)域。所以，單擊“導(dǎo)航→轉(zhuǎn)至頁(yè)腳”按鈕，切換到頁(yè)腳區(qū)，靈活使用“上一節(jié)”和“下一節(jié)”命令，確保光標(biāo)位于正文首張奇數(shù)頁(yè)的頁(yè)腳區(qū)，單擊“鏈接到前一條頁(yè)眉”按鈕，仍然讓該按鈕處于彈起狀態(tài)，取消與前一節(jié)的鏈接關(guān)系。接著設(shè)置頁(yè)碼位于“頁(yè)面底端”顯示，然后通過(guò)“設(shè)置頁(yè)碼格式”命令，打開(kāi)“頁(yè)碼格式”對(duì)話框，將起始頁(yè)碼編號(hào)設(shè)置為“1”，點(diǎn)擊確定即可生成正文中所有奇數(shù)頁(yè)的頁(yè)碼。最后，借助“下一節(jié)”命令切換至首張偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)腳區(qū)，再次執(zhí)行在頁(yè)面底端插入頁(yè)碼。此時(shí)，正文奇偶頁(yè)頁(yè)碼的設(shè)置全部完成。

（3）設(shè)置目錄頁(yè)的頁(yè)眉

在長(zhǎng)篇文檔中，目錄頁(yè)是必不可少的部分。在文檔的正文完成后，可以利用Word的“自動(dòng)生成目錄”功能，充實(shí)目錄頁(yè)內(nèi)容。然后，為目錄頁(yè)添加頁(yè)眉。將光標(biāo)移至目錄頁(yè)的頁(yè)眉區(qū)，點(diǎn)擊“鏈接到前一條頁(yè)眉”按鈕，使其處于彈起狀態(tài)，在頁(yè)眉中輸入文字“目錄”，然后關(guān)閉“頁(yè)眉和頁(yè)腳”視圖即可。如果需要設(shè)置頁(yè)眉的目錄頁(yè)有多張，則需要將光標(biāo)移至首張目錄頁(yè)，設(shè)置取消該頁(yè)與前一節(jié)頁(yè)眉的鏈接關(guān)系，接著輸入頁(yè)眉的內(nèi)容便可完成。

在設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)腳的過(guò)程中，多次用到同一個(gè)命令——“鏈接到前一條頁(yè)眉”按鈕處于彈起狀態(tài)。該命令扮演著重要的角色，需要在理解了頁(yè)面之間的前后關(guān)系的基礎(chǔ)上，靈活掌握其用法。伴隨日常使用Word編輯應(yīng)用的深入，我們肯定還會(huì)接觸到其他域名的使用。其實(shí)所有域名的選擇方式都相同，目的也相同，體現(xiàn)了Word域的功能在排版中的靈活性，并能實(shí)現(xiàn)多種復(fù)雜的工作要求。

（4）頁(yè)眉區(qū)的補(bǔ)充說(shuō)明

常常在添加頁(yè)眉后，頁(yè)眉的文字是有了，但會(huì)出現(xiàn)兩個(gè)段落標(biāo)記，且頁(yè)眉區(qū)的最下面有一條長(zhǎng)長(zhǎng)的橫線。如果不需要頁(yè)眉內(nèi)容了，頁(yè)眉區(qū)也會(huì)留下一條橫線。其實(shí)，段落標(biāo)記容易處理，使用DEL或退格鍵刪除一個(gè)段落即可，但那條橫線怎么辦呢？方法是：選定頁(yè)眉區(qū)僅有的段落符號(hào)，單擊“開(kāi)始→邊框”側(cè)邊的下拉按鈕，從彈出的選項(xiàng)中選擇“無(wú)框線”，此時(shí)那條橫線就自動(dòng)消失了。

多數(shù)情況下，總是為Word文檔的頁(yè)眉或頁(yè)腳添加文字說(shuō)明，其實(shí)，該區(qū)域不僅支持文本內(nèi)容，通過(guò)“頁(yè)眉→編輯頁(yè)眉”還可以為其插入圖片，如公司的LOGO、個(gè)人的標(biāo)識(shí)等，以使Word的頁(yè)眉頁(yè)腳更加豐富。

● 其他軟件中的頁(yè)眉頁(yè)腳

頁(yè)眉和頁(yè)腳的應(yīng)用不僅在Word中發(fā)揮著重要的作用，在Excel和PowerPoint軟件中同樣也能看到它的身影。

先說(shuō)Excel軟件，我們經(jīng)常使用Excel處理和分析一些復(fù)雜的數(shù)據(jù)，在打印表格之前，您也許很少為表格添加頁(yè)眉頁(yè)腳。事實(shí)上，帶有頁(yè)眉頁(yè)腳的Excel文件會(huì)讓整個(gè)表格顯得更美觀，也更規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。與舊版本一樣，在Excel 2016中添加頁(yè)眉頁(yè)腳的操作也較為簡(jiǎn)單。單擊頁(yè)面設(shè)置區(qū)域的擴(kuò)展按鈕，在頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框中切換至“頁(yè)眉/頁(yè)腳”標(biāo)簽，此時(shí)，您會(huì)發(fā)現(xiàn)這里的設(shè)置和Word比較相似，也有奇偶頁(yè)不同、首頁(yè)不同等。另外，在自定義頁(yè)眉和自定義頁(yè)腳的設(shè)置中會(huì)比較靈活，因?yàn)轫?yè)眉和頁(yè)腳里可以包含很多東西，如單位名稱、聯(lián)系電話、圖片、頁(yè)碼以及時(shí)間等控件。所以，在公司或單位的正規(guī)文件中，為Excel表格插入頁(yè)眉和頁(yè)腳就顯得十分必要。

其次就是PowerPoint軟件，當(dāng)您在演講中所使用的幻燈片頁(yè)數(shù)很多時(shí)，突然想起有重要頁(yè)面需要講述，卻忘記了具體在哪一頁(yè)。遇到這樣的場(chǎng)景是不是太尷尬了？關(guān)于這點(diǎn)下面就簡(jiǎn)單介紹一下怎樣在幻燈片中添加頁(yè)眉和頁(yè)腳。首先通過(guò)“視圖”切換至“幻燈片母版”，選擇“插入→頁(yè)眉頁(yè)腳”，接著便是根據(jù)自己的需要，對(duì)“頁(yè)眉和頁(yè)腳”對(duì)話框中所需內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置，這一環(huán)節(jié)并不復(fù)雜。有了頁(yè)眉和頁(yè)腳的PPT，不管是放映還是預(yù)覽，每一張幻燈片的頂部都會(huì)有頁(yè)眉內(nèi)容顯示，底部都會(huì)有頁(yè)碼或時(shí)間顯示。PPT的頁(yè)眉通常會(huì)添加公司或?qū)W校的名稱、LOGO等重要信息，用以突出顯示自己的所屬單位，起到宣傳和推廣的作用。PPT頁(yè)腳區(qū)域的頁(yè)碼能方便閱讀者或演講者快速翻閱和定位查找幻燈片。

在上述文字中，筆者重點(diǎn)介紹了在帶有封面、目錄的Word文檔中，怎樣合理設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)腳的方法。其實(shí)，無(wú)論是哪一款辦公軟件，頁(yè)眉和頁(yè)腳的顯示都傳遞著文檔的附加信息，對(duì)整篇文章起到了襯托作用，特別是打印后的文檔，如果帶有頁(yè)眉和頁(yè)腳會(huì)顯得更規(guī)范、更專(zhuān)業(yè)。