圖書館內(nèi)部控制建設(shè)的深度思考

宋悅　雒亞丹

摘 要：圖書館為了保證日常工作的穩(wěn)步開展，需運用相關(guān)專業(yè)控制措施，有效降低運營中的風(fēng)險，使得圖書館逐步達(dá)到科學(xué)管理的目的。隨著國內(nèi)圖書館數(shù)量和規(guī)模的快速發(fā)展，圖書館管理服務(wù)水平參差不齊，內(nèi)部控制不健全的現(xiàn)象日益顯現(xiàn)。因此，本文以內(nèi)部控制理論特征為出發(fā)點，從圖書館內(nèi)部圖書管理流程、圖書館管理體系建設(shè)內(nèi)部控制的視角，剖析圖書館在內(nèi)部管理中存在諸如內(nèi)控理念匱乏、內(nèi)控不規(guī)范、管理人才缺失等具體問題，據(jù)此提出優(yōu)化、健全圖書館內(nèi)部控制的舉措，從而促使圖書館科學(xué)管理。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制理論；圖書館；管理體制；內(nèi)部審計

一、圖書館內(nèi)部控制內(nèi)涵

如今，國內(nèi)不僅企業(yè)，行政事業(yè)單位也為加快和規(guī)范內(nèi)部控制制度建設(shè)，出臺了相關(guān)的政策。2010年年末，財政部首次提出“要加強(qiáng)事業(yè)單位的內(nèi)部控制建設(shè)”；2012年財政部制定印發(fā)了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，明確自2014年起行政事業(yè)單位將實施內(nèi)部控制管理。如今，隨著知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，圖書館建設(shè)也逐步加快，數(shù)量亦逐漸增多。在圖書館日常運營中，對資產(chǎn)的管理、資金的運用、預(yù)算管理、成本控制顯得極為重要，國內(nèi)圖書館大多隸屬于事業(yè)單位，因此內(nèi)部控制理論也可適用到圖書館日常管理。

圖書館的內(nèi)部控制，顧名思義，是指圖書館為了保證日常運營的需要，確?，F(xiàn)金收支的真實性和可靠性、經(jīng)營管理活動的效率等，由管理層及其員工發(fā)起實施的一項具體框架流程體系。廣義地講，圖書館的內(nèi)部控制是指圖書館的內(nèi)部管理系統(tǒng)，包括為保證圖書館正常運轉(zhuǎn)所采取的一系列必要的管理措施（徐紅兵，2007）。

二、對圖書館內(nèi)部控制的深度思考

（一）對圖書館內(nèi)部圖書管理流程內(nèi)部控制的深度思考

日常對圖書的管理中，雖采用“采、分、編、典、流”的框架體系，但不可避免在此過程中出現(xiàn)“失誤”，這次需要引入內(nèi)部控制，在各個環(huán)節(jié)中分別進(jìn)一步加強(qiáng)管理和控制，將易出現(xiàn)的風(fēng)險降到最低。圖書館整體利益的驅(qū)動，使得管理人員須深刻理解并引進(jìn)內(nèi)部控制體系，從微觀上控制風(fēng)險。從圖書館整個管理流程來看，圖書采購、入庫、借閱、典藏等需要以憑證的方式顯現(xiàn)，可以采用紙質(zhì)憑證結(jié)合計算機(jī)管理系統(tǒng)的方式進(jìn)行雙重管理。在處理非紙質(zhì)圖書時，比如電子圖書、電子光盤等應(yīng)建立拷貝、備份制度。對圖書館圖書的日常管理，盡管做到了以上的步驟，但依然存在圖書管理過程中的風(fēng)險。如圖書采購風(fēng)險，其操作流程是在充分知悉讀者需求的情形下，圖書管理人員根據(jù)讀者的意見以及反饋，經(jīng)過相關(guān)的市場環(huán)境和數(shù)據(jù)分析，在圖書采購、入庫、分類等方面所出現(xiàn)的風(fēng)險，此風(fēng)險大多源自于圖書出版商和供應(yīng)商，以及采購者。圖書館管理人員可以進(jìn)行民意測驗，在學(xué)校等學(xué)生、教師或者學(xué)術(shù)研究人員聚集的地區(qū)，派發(fā)民意測驗調(diào)查表，在“選擇期望圖書種類”等可供選擇的問題之外，加一列期望的書籍；在進(jìn)行市場購入圖書前，合理進(jìn)行預(yù)算，編制圖書購入預(yù)算表，羅列圖書的種類、數(shù)量、單價等重要信息，接洽供應(yīng)商，以最合理的成本購置最理想的圖書。從而降低采購風(fēng)險，使得圖書館在圖書管理服務(wù)方面的水平得以提升。

（二）對圖書館內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)建設(shè)過程中風(fēng)險的思考

圖書館管理體系建設(shè)的過程中，在部分環(huán)節(jié)如果不加強(qiáng)控制，易出現(xiàn)相應(yīng)的風(fēng)險，導(dǎo)致圖書館利益整體缺失。首先，在圖書館管理人員招聘過程中，易出現(xiàn)人員招募風(fēng)險。家屬安排是致使圖書館管理內(nèi)控缺失的重要原因，這些家屬安排的工作人員工作態(tài)度怠慢、辦事熱情不高，嚴(yán)重影響圖書館良好氛圍。這就要求圖書館高層在人員招募方面，秉著公平、公正的辦事原則，公開向社會選拔，然后加強(qiáng)一系列館內(nèi)培訓(xùn)，從而在管理源頭降低了圖書館內(nèi)部風(fēng)險。其次，財務(wù)管理風(fēng)險。其主要體現(xiàn)在資金支出方面，包括采購圖書支出、員工工資支出、購置設(shè)備支出、日常行政開支等。高素質(zhì)、具備專業(yè)勝任能力的管理人員在圖書館日常運作中應(yīng)充分發(fā)揮自身的專業(yè)學(xué)識，在應(yīng)對財務(wù)管理，尤其是財務(wù)支出風(fēng)險時，做好必要的防范措施。根據(jù)圖書館經(jīng)費，合理做好相應(yīng)的經(jīng)費分配，采購符合讀者數(shù)量和規(guī)模的最優(yōu)圖書量。同時，在經(jīng)費和業(yè)務(wù)費用使用方面，加強(qiáng)必要的控制，可以適當(dāng)建立內(nèi)部審計監(jiān)督機(jī)構(gòu)，直接對單位管理層負(fù)責(zé)，不受圖書館管理層的約束，這樣可以避免因無謂的支出致使不必要的浪費。

三、我國圖書館內(nèi)部控制管理的具體問題及其成因解析

（一）內(nèi)部控制理念的匱乏，風(fēng)險意識淡漠

部門圖書館可能受到有關(guān)主管部門的影響，制定內(nèi)部控制政策，但主要是為了配合有關(guān)部門的定期考察，實際上并未有效實施內(nèi)部控制。大多圖書館管理者風(fēng)險意識缺乏，在圖書采購等具體業(yè)務(wù)方面，并未通過科學(xué)手段，諸如預(yù)算、市場分析、風(fēng)險評估等，在處理具體的日常業(yè)務(wù)時，會顯現(xiàn)相關(guān)風(fēng)險。

（二）內(nèi)部控制制度不規(guī)范，內(nèi)控缺乏活力

國內(nèi)，受制于主管單位的壓力和外部檢查機(jī)構(gòu)的監(jiān)督，部分圖書館建立了相應(yīng)的內(nèi)部控制制度，但建設(shè)不規(guī)范，對經(jīng)濟(jì)事項的業(yè)務(wù)處理流程控制不合理。在建設(shè)內(nèi)部控制制度方面，很多章文條款都是照本宣科，并未根據(jù)圖書館實際情況進(jìn)行制定。一些圖書館雖然建立了內(nèi)控制度，但執(zhí)行過程中形同虛設(shè)，內(nèi)控活力乏力，有章不循、有禁不止的現(xiàn)象非常普遍（高瀾，2010）。

（三）高層次管理人才的缺失，管理體制亟需調(diào)整

國內(nèi)，圖書館對工作人員的選拔和招募大多是依賴內(nèi)部關(guān)系，多數(shù)人認(rèn)為只需要掌握圖書采購、分類、借閱等基礎(chǔ)層面的知識即可，對館員自身綜合素質(zhì)的要求并不是很高。缺乏高層次、專業(yè)的管理人才，嚴(yán)重阻礙了圖書館內(nèi)部管理的長期穩(wěn)定發(fā)展。圖書館內(nèi)部缺乏高層次管理人才，在正常運營過程中易出現(xiàn)相關(guān)的風(fēng)險。管理體系不完善、內(nèi)控制度形同虛設(shè)、財務(wù)部門不獨立、唯管理層獨大的情境屢見不鮮。

四、完善圖書館內(nèi)部控制制度及科學(xué)管理的對策

（一）提升內(nèi)部控制理念，加強(qiáng)管理風(fēng)險意識

加強(qiáng)圖書館內(nèi)部控制的建設(shè)，首先必須營造良好的內(nèi)部控制氛圍，全體員工必須了解并知悉內(nèi)部控制制度。圖書館管理層理應(yīng)不斷加強(qiáng)管理人員對內(nèi)部控制的培訓(xùn)和考核，在內(nèi)控體系的完善方面，在以往財務(wù)層面的視角，轉(zhuǎn)變?yōu)閺膱D書館內(nèi)部管理整體的角度出發(fā)，對內(nèi)部控制制度的完善進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)和管制。同時，應(yīng)灌輸管理人員風(fēng)險意識，從內(nèi)部控制的源頭削弱缺乏內(nèi)部控制所帶來的弊端。

（二）規(guī)范內(nèi)部控制制度，增強(qiáng)內(nèi)部控制活力

圖書館在內(nèi)控體系的建設(shè)中理應(yīng)結(jié)合實際情況，實事求是，進(jìn)行條文的制定。另除加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)管外，還需外部審計的配合，做到內(nèi)外融合，綜合促進(jìn)內(nèi)部控制的有效實施。其中，在內(nèi)部管制下，可以適當(dāng)增加內(nèi)部審計部門，建立此部門的目的是能夠制約財務(wù)部門和其他相關(guān)部門的職責(zé)，使得更加公平公正，減少風(fēng)險的產(chǎn)生。

（三）引進(jìn)高素質(zhì)管理人才，強(qiáng)化人才管理體制建構(gòu)

圖書館管理層應(yīng)避免內(nèi)部關(guān)系就業(yè)的情形再次發(fā)生，公開向社會招募具有專業(yè)勝任能力、高素質(zhì)的人才。即使“關(guān)系戶”有意向到圖書館就業(yè)，應(yīng)受到公平、公正的待遇，需與其他人才一樣，經(jīng)過初試、復(fù)試等社會考量才能正式就職，這就充分保證了圖書館人才的素質(zhì)和管理水平。同時，定期對引入的人才進(jìn)行外出培訓(xùn)和進(jìn)修，不斷適應(yīng)現(xiàn)代知識經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的要求。另外，可以增加人才的儲備，加強(qiáng)管理培訓(xùn)生隊伍的建設(shè)。（作者單位：上海對外經(jīng)貿(mào)大學(xué)）

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