袁元
【摘要】 在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天,計算機已經(jīng)廣泛應(yīng)用于生活與工作中的各個層面,尤其OA辦公系統(tǒng)以其方便、快捷的操作方式已經(jīng)普遍應(yīng)用于文件的傳輸和管理之中。本篇論文先對OA辦公系統(tǒng)進行簡單的介紹,再針對目前OA辦公系統(tǒng)文件傳輸存在的安全問題進行分析,最后提出幾點相應(yīng)的管理措施,希望為加強OA辦公系統(tǒng)文件傳輸?shù)墓芾砟軌蛱峁﹨⒖夹缘慕ㄗh。
【關(guān)鍵詞】 OA辦公系統(tǒng) 文件傳輸 安全問題 管理措施
引言:當(dāng)前已經(jīng)處于信息化管理的時代,信息的傳輸、儲存與管理決定著當(dāng)今的辦公效率與能力,也是決定著企業(yè)或單位能否在市場占有一席之地的關(guān)鍵因素。OA辦公系統(tǒng)又稱作辦公自動化系統(tǒng),幾乎所有企事業(yè)單位都已經(jīng)運用了這種系統(tǒng),它以操作便捷、傳輸迅速的高效率性能決定著企事業(yè)單位的管理模式與管理能力。OA辦公系統(tǒng)作為一種先進的辦公應(yīng)用技術(shù),雖然有一定的優(yōu)越性能,但是在很多企事業(yè)單位在應(yīng)用管理上還存在著很多不足之外,尤其是信息安全管理方面,沒有與信息化進程進行同步管理,由于管理機制不完善,使一些技術(shù)方面的管理相對比較落后,文件傳輸方面沒有做好防范措施,存在很多傳輸隱患,當(dāng)務(wù)之急是需要對OA辦公系統(tǒng)文件傳輸加強安全管理。
一、OA辦公系統(tǒng)的概述
OA辦公系統(tǒng)屬于一種網(wǎng)絡(luò)辦公應(yīng)用系統(tǒng),可以通過計算機來實現(xiàn)文件的傳輸、儲存與管理,大大提高了日常的工作效率,所需要保存的資料可以通過掃描儀把資料轉(zhuǎn)為電子信息數(shù)據(jù),之后存放在相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺上,可以隨時瀏覽自己需要了解的資料信息,還可以下載保存。企事業(yè)單位的各部門之間的信息操作與溝通都可以通過單位內(nèi)部的局域網(wǎng)來實現(xiàn),同時各部門之間可以進行文件傳輸、資料復(fù)印或者召開網(wǎng)絡(luò)會議。如果出差在外,可以使用便攜式筆記本電腦繼續(xù)辦公,比如起草公司的會議內(nèi)容,之后進行排版、儲存和傳輸,充分體現(xiàn)出OA辦公系統(tǒng)既安全又方便快捷的使用性能。
由于OA辦公系統(tǒng)基本應(yīng)用于Windows系統(tǒng)之下,其涉及到的辦公軟件和硬件的應(yīng)用需要在Windows系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn),雖然給應(yīng)用單位帶來方便快捷的操作,但是在文字的編輯與排版,還有在圖片和聲音的處理上,應(yīng)用軟件是以各種格式來實現(xiàn)的,這就存在著是否兼容的問題。在進行文件轉(zhuǎn)換時不能完全保證文件的安全性與準確性,經(jīng)常會遇到格式不兼容、很多文件無法顯示或者文件的格式不準確的情況。除此之外,我國的電子計算機信息技術(shù)與西方發(fā)達國家還存在著一定的差距,在OA辦公系統(tǒng)的信息管理上還不夠完善,對病毒和黑客等的影響文件傳輸?shù)陌踩珕栴}采取的防范措施還不到位,并且這些問題隨著網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)達,情況也愈發(fā)明顯,發(fā)生的概率也在增加,不能做到及時有效的根除,還需要不斷加強OA辦公系統(tǒng)文件傳輸?shù)陌踩芾韀1]。
二、OA辦公系統(tǒng)文件傳輸存在的安全問題
2.1病毒感染數(shù)據(jù)丟失
計算機信息技術(shù)的應(yīng)用越來越普及與廣泛,但是計算機的病毒爆發(fā)的頻率也越來越高,網(wǎng)絡(luò)信息的安全性受到嚴重的影響。據(jù)不完全統(tǒng)計,現(xiàn)在計算機的病毒種類已經(jīng)達到三萬種之多,并且每個月的病毒種類在不斷的進行更新,對計算機系統(tǒng)具有較強的破壞性,如果計算機的硬盤遭受到病毒的感染,就會使計算機系統(tǒng)無法正常運行,甚至癱瘓,這時候計算機里面儲存的各種信息數(shù)據(jù)就會丟失或者被竊取,導(dǎo)致不同程度的損失發(fā)生,影響了單位的經(jīng)濟利益。目前的計算機病毒的再生能力比較強,單位中如果有一臺計算機感染上病毒,則會通過互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)迅速漫延傳播,使更多的計算機感染上病毒,病毒在感染其他計算機的同時會入侵到應(yīng)用程序之內(nèi),這時候所造成的損失是無法估量的,并且由于互聯(lián)網(wǎng)或局域網(wǎng)所感染的計算機病毒,需要大量的時間才能修復(fù),損失之嚴重性不言而喻。
2.2黑客入侵截取數(shù)據(jù)
現(xiàn)在以太網(wǎng)的應(yīng)用很普及,它是為了實現(xiàn)局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)通信而設(shè)計的一種技術(shù),由于它的簡單易用,在現(xiàn)行的OA辦公系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)大有以太網(wǎng)化的趨勢。在同一個以太網(wǎng)之內(nèi)任意兩個節(jié)點的數(shù)據(jù)信息傳輸都可以被其他節(jié)點的網(wǎng)卡所接收或截取。現(xiàn)在很多單位的信息網(wǎng)絡(luò)都有外網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)的出入口,如果外網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)的黑客入侵到以太網(wǎng)之內(nèi)的任意一個節(jié)點,就可以截取這個以太網(wǎng)之內(nèi)的所有數(shù)據(jù)信息,對數(shù)據(jù)進行甄選后獲取有價值的信息。黑客入侵截取數(shù)據(jù)信息,造成單位內(nèi)部的信息泄露[2]。
2.3其他因素破壞數(shù)據(jù)
在OA辦公系統(tǒng)中會遇到各種因素破壞數(shù)據(jù)。破壞數(shù)據(jù)主要表現(xiàn)在刪除或覆蓋原有的數(shù)據(jù)信息、破壞服務(wù)器硬盤中的引導(dǎo)區(qū)的數(shù)據(jù)信息、破壞相關(guān)的應(yīng)用程序數(shù)據(jù)信息等等。除此之外還有病毒造成的數(shù)據(jù)破壞,計算機感染病毒后,病毒會感染儲存文件的數(shù)據(jù)區(qū)域,造成文件丟失、刪除、覆蓋或程序代碼丟失等,使儲存文件的數(shù)據(jù)區(qū)域受到破壞,導(dǎo)致文件不可用。另外,還存在由于一些生活、工作中的意外情況而造成的數(shù)據(jù)破壞,比如失誤操作、突然斷電、計算機受到撞擊或者自然災(zāi)害等都會造成數(shù)據(jù)破壞。出現(xiàn)數(shù)據(jù)破壞時需要浪費大量的人力、物力與財力來進行修復(fù),給單位或企業(yè)造成不同程度的經(jīng)濟損失。
三、OA辦公系統(tǒng)文件傳輸?shù)墓芾泶胧?/p>
3.1加強網(wǎng)絡(luò)道德教育
在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)達的今天,掌握計算機知識與技術(shù)的人才也越來越多,加強網(wǎng)絡(luò)道德教育是增強OA辦公系統(tǒng)的安全性的主要管理措施之一,尤其是一些技術(shù)水平較高的青少年,要讓他們把所掌握的計算機應(yīng)用到正常的工作與生活之中,解決工作與生活中的難題,而不要成為黑客而竊取單位或企業(yè)的商業(yè)信息,最后做出違法的事情走上犯罪的道路。在網(wǎng)絡(luò)世界也存在著正義與理智的道德觀念,單位與企業(yè)也要加強網(wǎng)絡(luò)道德的宣傳與教育,維護網(wǎng)絡(luò)信息安全,使每個員工都要清楚的知道,如果不注意網(wǎng)絡(luò)信息管理,很容易發(fā)生機密泄露的情況。在經(jīng)濟、科技與軍事飛速發(fā)展的同時,機密信息越來越引起國外情報機構(gòu)的關(guān)注,為了保護國家與企業(yè)的利益,保持職業(yè)操守,加強信息管理,是每個計算機人員的責(zé)任與義務(wù)。
3.2加強網(wǎng)絡(luò)安全管理與防范
隨著互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用,防范網(wǎng)絡(luò)病毒、保護OA辦公系統(tǒng)安全也面臨著嚴峻的考驗,加強網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)管理才能有效的預(yù)防網(wǎng)絡(luò)病毒。提高網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的管理效率,加大對網(wǎng)絡(luò)信息的監(jiān)管力度,才能實現(xiàn)預(yù)防網(wǎng)絡(luò)病毒的目的。在網(wǎng)絡(luò)信息管理上只有結(jié)合監(jiān)管與預(yù)防、雙管齊下才能保障OA辦公系統(tǒng)文件傳輸?shù)陌踩?。加強網(wǎng)絡(luò)安全管理需要建立完善的操作機制,加強網(wǎng)絡(luò)安全防范是保障應(yīng)用程序能夠安全、正常使用。網(wǎng)絡(luò)病毒最主要的特征就是傳播速度比較快,傳播范圍也比較廣,只是加強計算機的管理與防范是遠遠不夠的,消除網(wǎng)絡(luò)病毒效果不是很明顯,必須同時也要加強整個網(wǎng)絡(luò)的管理與防范。為了保證OA辦公系統(tǒng)的安全性,消除網(wǎng)絡(luò)病毒,可以在OA辦公系統(tǒng)中安裝網(wǎng)絡(luò)查殺病毒軟件,在計算機系統(tǒng)中安裝反病毒軟件。安裝查殺病毒軟件可以在日常的網(wǎng)絡(luò)維護中對所有進出的文件進行掃描,以保障文件的安全性、可靠性。局域網(wǎng)之間、內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間、互聯(lián)網(wǎng)之間的數(shù)據(jù)傳輸都要經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)病毒查殺軟件的檢測與過濾,有效的達到查殺病毒的目的[3]。
3.3控制訪問設(shè)置
控制訪問設(shè)置主要是針對人網(wǎng)訪問和操作權(quán)限進行相應(yīng)的控制,是能夠保證網(wǎng)絡(luò)安全的重要措施之一。在網(wǎng)絡(luò)信息管理上,管理人員要對用戶的使用時間和方式采取一定的手段進行控制,網(wǎng)絡(luò)管理人員對各個用戶的賬戶設(shè)立用戶口令,在用戶登陸賬戶時需要提交口令才能進行登陸訪問。如果用戶在登錄時出現(xiàn)多次口令錯誤,系統(tǒng)則顯示預(yù)警提示,同時系統(tǒng)可以按非法用戶顯示口令驗證次數(shù)。在用戶通過驗證登陸賬戶后,網(wǎng)絡(luò)管理人員在系統(tǒng)設(shè)置檢測功能,對用戶賬戶的使用權(quán)限進行檢測,根據(jù)用戶的操作級別給予相應(yīng)的操作權(quán)限,網(wǎng)絡(luò)管理人員還可以對用戶和用戶組所能夠訪問的資源進行設(shè)置,在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上的具體操作類型都進行相應(yīng)的控制,以保障網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)陌踩浴?/p>
3.4提高數(shù)據(jù)恢復(fù)效率
OA辦公系統(tǒng)在遭受病毒感染或者黑客入侵,系統(tǒng)內(nèi)部文件受到破壞后,為了減少損失需要盡快進行數(shù)據(jù)恢復(fù),使用數(shù)據(jù)備方案份可以大大提高數(shù)據(jù)恢復(fù)的效率。進行數(shù)據(jù)備份可以在數(shù)據(jù)受到破壞后,快速地全面恢復(fù)計算機原始的數(shù)據(jù)信息以及資料?,F(xiàn)在可以選擇的OA辦公系統(tǒng)備份方案有很多種,比如對系統(tǒng)應(yīng)用設(shè)備的備份、場點外數(shù)據(jù)的備份、場點內(nèi)大容量高速度自動的數(shù)據(jù)備份,在備份后都可以進行相應(yīng)的存儲與恢復(fù)。使用數(shù)據(jù)備份方案可以在出現(xiàn)技術(shù)故障或者人為失誤操作時快速恢復(fù)原有數(shù)據(jù),并在受到病毒感染或黑客攻擊時能夠?qū)W(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi)的信息進行有效的保護[4]。
3.5加強郵件傳輸管理
在OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用中,很多文件與信息都是通過郵件來進行傳輸?shù)摹,F(xiàn)在隨著網(wǎng)絡(luò)信息傳遞便利的同時,垃圾郵件也越來越多,甚至有很多郵件是病毒郵件,嚴重影響了網(wǎng)絡(luò)安全,所以需要加強郵件的傳輸管理,才能有效的提高OA辦公系統(tǒng)文件傳輸?shù)陌踩?。首先要對用戶普及網(wǎng)絡(luò)安全常識,提高用戶使用郵件傳輸?shù)陌踩庾R,加強郵件的防御,對于來源不明的郵件或者郵件中的附件不要輕易打開,對于陌生人的郵件賬號可以進行屏蔽、過濾處理。另外,還要對郵件的收發(fā)進行加密處理,現(xiàn)在很多單位與企業(yè)的商業(yè)信息和活動都是通過郵件傳輸來完成的,甚至一些機密文件也都是通過郵件傳輸,為了保證郵件的信息不被他人竊取或泄露,所以,加強郵件傳輸?shù)闹匾芾泶胧┚褪且o郵件進行加密,可以提高郵件傳輸?shù)陌踩?,是一種非常有效的安全防范措施,可以根據(jù)郵件的重要性采取不同的加密算法。針對病毒郵件可以采取反病毒保護。
結(jié)語:OA辦公系統(tǒng)為單位與企業(yè)提供先進的工作管理模式,同時,為了保障文件傳輸?shù)陌踩裕粩嗉訌娕c完善信息安全管理,提高管理人員的技術(shù)水平,使OA系統(tǒng)更高效的發(fā)揮其應(yīng)用性能。
參 考 文 獻
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