胡友軍

摘 要：“互聯(lián)網(wǎng)+”是一種新興的經(jīng)濟(jì)管理制度，通過合理的利用當(dāng)前較為先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)管理工作的簡單化。隨著科技的不斷進(jìn)步，檔案管理工作也在互聯(lián)網(wǎng)的影響下，有了更好的管理方法，檔案管理原理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代也有了更加合理的運(yùn)用。本文在此對檔案管理“互聯(lián)網(wǎng)”化和檔案管理的基本原理進(jìn)行敘述，并對檔案管理原理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的運(yùn)用進(jìn)行分類討論分析，希望對今后的檔案管理工作的改進(jìn)提供一些文本上的幫助。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；檔案管理；運(yùn)用

檔案和檔案的管理在我國已有千年歷史，檔案最早創(chuàng)立于我國殷商時(shí)期，當(dāng)時(shí)是采用將各種信息刻在甲骨文上的方式來作為檔案記錄，隨著新中國的成立以及檔案管理制度的進(jìn)步，設(shè)立的有相關(guān)國家檔案局來進(jìn)行檔案的管理工作，再到現(xiàn)在，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步給我們帶來了結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)更加完善、全面的互聯(lián)網(wǎng)模式衍生出的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理工作變的更加簡單、安全。檔案管理水平的進(jìn)步同時(shí)也見證了我國檔案管理事業(yè)按照檔案管理原理由低端走向更高層次的腳步。

1 檔案管理“互聯(lián)網(wǎng)+”化

傳統(tǒng)的檔案管理工作現(xiàn)代化指的是檔案管理機(jī)構(gòu)按照科學(xué)合理的檔案管理手段和方法，由同時(shí)具備較為熟練的檔案管理經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)的檔案管理學(xué)習(xí)背景和計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的人員來進(jìn)行檔案從紙質(zhì)文字轉(zhuǎn)換為虛擬文字的管理過程。而在此，計(jì)算機(jī)技術(shù)是傳統(tǒng)檔案管理工作的核心內(nèi)容，涉及到檔案的完善、輸入、填充、處理、檢索、輸出等一系列的工作。

而隨著我國科技的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，檔案管理工作也在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)體制改革下有了更加完善的管理制度，2015年，“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理模式已經(jīng)被提名為當(dāng)前檔案管理工作最為簡單、有效的方法之一，其對于我國文化和經(jīng)濟(jì)等諸多領(lǐng)域的發(fā)展都有著非常重要的作用。在檔案管理工作的原理之下，通過將“互聯(lián)網(wǎng)+”管理模式和檔案管理工作相互結(jié)合的方式，來保證當(dāng)前檔案管理工作的合理性，提高科學(xué)的管理理念和完善的管理模式，是目前乃至以后我國檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的核心目標(biāo)。

2 檔案管理的基本原理

檔案管理工作主要分為檔案信息采集、信息鑒定、數(shù)據(jù)整理、資料保管、內(nèi)容檢索、提供利用、文本統(tǒng)計(jì)等七個(gè)基本環(huán)節(jié)。在檔案整理和數(shù)據(jù)填充的過程中，一定要按照檔案管理的基本原理來進(jìn)行，不可隨意改動(dòng)。

2.1 全宗管理原則

“全宗管理”方法是檔案管理工作的基本原理之一，是檔案管理機(jī)構(gòu)通過對某一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)單位、事業(yè)單位、組織部門或者個(gè)體群眾在社會(huì)中的活動(dòng)類型和活動(dòng)性質(zhì)進(jìn)行整理和收集后將其組合成一個(gè)有機(jī)整體。目前，我國的檔案管理模式就是在“全宗管理”原則的基礎(chǔ)下來進(jìn)行的。

2.2 管理學(xué)基本原則

歸根結(jié)底，檔案管理工作是在管理學(xué)的范疇領(lǐng)域，是管理學(xué)的一個(gè)分支，所以管理學(xué)中所設(shè)計(jì)到的管理原理多多少少都可以被應(yīng)用到檔案管理工作中去，按照我國上海交通大學(xué)在1986年9月份發(fā)表的《現(xiàn)代管理學(xué)詞庫》提出的管理學(xué)相應(yīng)的管理體系，在檔案管理工作的基礎(chǔ)上，管理學(xué)原理可以分為系統(tǒng)原理、整分合原理、反饋原理、封閉原理、能級(jí)原理、彈性原理和動(dòng)力原理等。其中系統(tǒng)原理，整分合原理，反饋原理、動(dòng)力原理在一定程度上更加適用于當(dāng)前的檔案管理工作。

3 檔案管理原理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的運(yùn)用

3.1 系統(tǒng)原理的應(yīng)用

當(dāng)前，現(xiàn)代管理學(xué)方面的學(xué)者和專業(yè)人士普遍認(rèn)為，系統(tǒng)管理原理是當(dāng)前管理工作中采用最多的、也是比較難實(shí)現(xiàn)的管理原理，要想達(dá)成以系統(tǒng)原理為基礎(chǔ)的管理目標(biāo)，就一定要對管理的目的有一個(gè)系統(tǒng)化的了解，通過對其分析制定管理結(jié)構(gòu)的層次性、目的性和全局性。系統(tǒng)管理的方式最能體現(xiàn)出檔案管理原則中的“全宗”原則，也是當(dāng)前管理工作者比較能接受和任用的一種思維和行為模式。

而檔案管理系統(tǒng)原理所要求的管理結(jié)構(gòu)的層次性、目的性和全局性在當(dāng)下我國“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的影響下需要大量的文本數(shù)據(jù)和完善熟練的技術(shù)管理來作為支撐點(diǎn)。大量的文本數(shù)據(jù)也可以稱之為巨量資料，隨著我國改革開放和經(jīng)濟(jì)發(fā)展以來，檔案記錄所要求的領(lǐng)域和范圍在不斷的擴(kuò)大，其中所報(bào)考的細(xì)節(jié)和內(nèi)容也在不斷的增加，這就要求我國檔案管理機(jī)構(gòu)要對檔案中的數(shù)據(jù)和文本信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和對比，在收集和整理的過程中，要能夠從各種各樣的數(shù)據(jù)中找到真正有價(jià)值的來進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的完善。只有這樣，才能保證數(shù)據(jù)的豐富度能夠基本上滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對于檔案資料量的要求。

3.2 整分合原理的應(yīng)用

現(xiàn)代管理學(xué)原理對于整分合原理有以下理解，為了保證管理工作的效率化，需要在整體規(guī)劃的前提下對明確各個(gè)結(jié)構(gòu)的分工，在分工相互協(xié)調(diào)運(yùn)作的基礎(chǔ)上再進(jìn)行有效的整合。這同樣也是當(dāng)前現(xiàn)代企業(yè)管理所應(yīng)用的原理之一。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代影響下，檔案管理整分合原理應(yīng)用的關(guān)鍵點(diǎn)就是“云計(jì)算”?！霸朴?jì)算”是在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下衍生出來的一種通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)大量數(shù)據(jù)計(jì)算的方式，相比傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，“云計(jì)算”具有準(zhǔn)確、快鍵、方便三大優(yōu)點(diǎn)，“云計(jì)算”的內(nèi)涵和外延都相對比較豐富，至今為止還沒有統(tǒng)一的定義?！霸朴?jì)算”的在檔案管理工作的應(yīng)用中具有分布式處理、分布式數(shù)據(jù)庫、虛擬化技術(shù)，能夠承擔(dān)起檔案管理任務(wù)分解和整合的要求和條件?！霸朴?jì)算”的使用方法非常簡單，在檔案管理平臺(tái)上輸入需要找尋檔案的關(guān)鍵詞或者關(guān)鍵字，然后“云計(jì)算”系統(tǒng)會(huì)立刻對數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、整合分析、目標(biāo)搜索等一系列流程，將檔案中所有含有用戶輸出關(guān)鍵詞或者關(guān)鍵字的檔案數(shù)據(jù)顯示出來，而這正是我們所應(yīng)用的傳統(tǒng)的檔案管理模式所無法達(dá)到的。

3.3 反饋原理的應(yīng)用

在面對檔案數(shù)據(jù)不斷發(fā)生變動(dòng)的情況下，反饋原理要求檔案管理機(jī)構(gòu)能夠建立有效、及時(shí)、準(zhǔn)確的反饋機(jī)制，以達(dá)到快速對數(shù)據(jù)進(jìn)行掌握的目的。

反饋原理的運(yùn)用在我們的日常生活中就比較常見，比如網(wǎng)絡(luò)購物中顧客給商家產(chǎn)品做出的評(píng)價(jià)，這種評(píng)價(jià)方式更加直觀、有效的反應(yīng)了顧客對于商品的看法。而在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下的檔案管理中，反饋原理能夠通過引用類似的評(píng)價(jià)體系來更好的反應(yīng)檔案數(shù)據(jù)收集的合理性和準(zhǔn)確性。例如，當(dāng)前很多手機(jī)APP已經(jīng)成為各個(gè)電商為自己爭奪市場份額較量的主要方式之一，與此相同，我國檔案管理部門能夠與時(shí)俱進(jìn)的設(shè)計(jì)出符合自己的移動(dòng)終端產(chǎn)品和軟件等，讓檔案查找者能夠在第一時(shí)間內(nèi)獲得自己需要的信息，并能夠合理的發(fā)表對于該系統(tǒng)的評(píng)價(jià)和體現(xiàn)心得等反饋信息。

3.4 動(dòng)力原理的應(yīng)用

動(dòng)力原理指的是在檔案管理工作中需要強(qiáng)大的內(nèi)動(dòng)力和外動(dòng)力和對整個(gè)工作進(jìn)行推進(jìn)，以此來滿足共組的需要，動(dòng)力原理分為精神動(dòng)力、物質(zhì)動(dòng)力和信息動(dòng)力，傳統(tǒng)學(xué)者認(rèn)為，精神動(dòng)力和物質(zhì)動(dòng)力被認(rèn)為是當(dāng)前動(dòng)力的主要來源，而當(dāng)前的社會(huì)格局在不斷的改變，信息沖擊所產(chǎn)生的動(dòng)力和壓力同樣不容小覷，也是一種強(qiáng)大的競爭力。

檔案管理動(dòng)力原理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下的最需要的是對“物聯(lián)網(wǎng)”思維的深化，通過利用互聯(lián)網(wǎng)或者局域網(wǎng)將人員、物、傳感器、控制器等和網(wǎng)絡(luò)相連，滿足各個(gè)層級(jí)之間的溝通和交流，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程控制與信息化、智能化的網(wǎng)絡(luò)檔案結(jié)構(gòu)。

4 結(jié)論

本文在此著重介紹了檔案管理原理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的運(yùn)用，希望能對今后企業(yè)或機(jī)構(gòu)對于檔案管理工作提供一些文本上的幫助和建議。

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