信息網(wǎng)絡(luò)下高校檔案管理系統(tǒng)研究

李怡林

摘 要：隨著高校不斷發(fā)展，辦學(xué)規(guī)模越來越大，高校各類信息數(shù)量日漸龐大，在這種背景下，高校檔案管理工作變得更加重要和復(fù)雜。計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和普及為高校檔案管理突破傳統(tǒng)界限，實(shí)現(xiàn)信息化管理提供了技術(shù)支持。本文從信息網(wǎng)絡(luò)的視角出發(fā)，對(duì)當(dāng)前高校檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行分析研究。

關(guān)鍵詞：信息網(wǎng)絡(luò)；高等學(xué)校；檔案管理

高校檔案是指高等學(xué)校從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各種活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。高校檔案在高校建設(shè)發(fā)展中發(fā)揮重大作用，檔案建設(shè)是高校建設(shè)的重要組成部分。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，高校檔案信息化建設(shè)勢在必行，館藏檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化已成為高校檔案管理工作的首要問題。

1 高校檔案管理系統(tǒng)分析

高校檔案具有社會(huì)性、廣泛性、系統(tǒng)性特點(diǎn)，這使得高校檔案在信息化建設(shè)的道路上必須針對(duì)這些特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)的設(shè)計(jì)，進(jìn)而是高校檔案信息化管理系統(tǒng)在技術(shù)上可行、經(jīng)濟(jì)上合理、實(shí)施有效。對(duì)當(dāng)前高校檔案存在問題進(jìn)行分析可知，檔案收集比較分散，檔案借閱管理不規(guī)范，圖片及聲像檔案不系統(tǒng)。因此在檔案信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，需要確定合理的目標(biāo)，即數(shù)據(jù)表示必須具有多媒體性，數(shù)據(jù)處理應(yīng)有及時(shí)性，數(shù)據(jù)資料要保證安全完整性，原始數(shù)據(jù)輸入具有便利可靠性，數(shù)據(jù)處理具有自動(dòng)性和連續(xù)性，檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)性和標(biāo)準(zhǔn)性。

在高校檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)中首先需要確定系統(tǒng)開發(fā)范圍，即圍繞檔案管理工作中心任務(wù)展開的活動(dòng)。結(jié)合高校檔案管理的日常工作流程，可確定卷宗目錄整理、卷宗內(nèi)容歸類、檔案借閱服務(wù)及統(tǒng)計(jì)分析是檔案工作的中心，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)“增量式”服務(wù)。檔案管理系統(tǒng)的總體業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)包括數(shù)據(jù)流程、基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)調(diào)整流程、畢業(yè)生成績檔案管理數(shù)據(jù)流程、檔案借閱服務(wù)管理數(shù)據(jù)流程等。

2 高校檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)分析

（1）系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

通常對(duì)于高校檔案管理信息化系統(tǒng)而言，結(jié)合高校檔案管理的實(shí)際情況與服務(wù)對(duì)象的性質(zhì)，應(yīng)用系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)模式可采用“B/S+C/S”混合結(jié)構(gòu)模式。其中B/S結(jié)構(gòu)模式可提供基于Web的查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)在校園網(wǎng)范圍內(nèi)的信息查詢功能，而C/S結(jié)構(gòu)模式則可完成檔案管理部門以及各職能部門內(nèi)部數(shù)據(jù)的管理。系統(tǒng)設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)則采用常見的三層結(jié)構(gòu)思想，即應(yīng)用表示層、邏輯層、物理數(shù)據(jù)層。在高校檔案管理信息化系統(tǒng)中，應(yīng)用服務(wù)器可以分布在不同機(jī)器上，可在多層實(shí)現(xiàn)安全策略，并且中間層只對(duì)有效的數(shù)據(jù)確保進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，此外對(duì)商業(yè)邏輯的修改只需升級(jí)應(yīng)用服務(wù)器即可。

（2）系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

高校檔案管理信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)的目的在于實(shí)現(xiàn)一系列的功能來提升和優(yōu)化檔案管理活動(dòng)。系統(tǒng)的設(shè)計(jì)采用面向?qū)ο蠛兔嫦蜻^程相結(jié)合的方法，其優(yōu)勢在于易于實(shí)現(xiàn)、易于調(diào)試、易于維護(hù)。從高校檔案管理及服務(wù)的實(shí)際需求來看，系統(tǒng)功能模塊應(yīng)包含以下九大功能：系統(tǒng)初始化、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)錄入、系統(tǒng)維護(hù)、借閱管理、數(shù)據(jù)打印、成績交流、幫助。在系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)各模塊功能時(shí)，數(shù)據(jù)與程序應(yīng)相對(duì)獨(dú)立，硬件與軟件相對(duì)獨(dú)立，這樣便于檔案信息化系統(tǒng)的擴(kuò)充與資料共享。

（3）數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫是高校檔案管理信息化系統(tǒng)的重要組成部分，是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的核心基礎(chǔ)，因此設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)一致的數(shù)據(jù)庫是整個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理成功的重要保證。數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)應(yīng)遵循一定的原則，即數(shù)據(jù)庫層次結(jié)構(gòu)分明，總體布局合理，數(shù)據(jù)庫表結(jié)構(gòu)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，提高數(shù)據(jù)共享程度，保證數(shù)據(jù)安全性，降低存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)或邏輯結(jié)構(gòu)對(duì)系統(tǒng)的影響等。數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定、安全、快速是高校檔案管理信息化系統(tǒng)的基礎(chǔ)保障，針對(duì)高校校園網(wǎng)應(yīng)用系統(tǒng)“操作用戶多、數(shù)據(jù)處理多”的特點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)平臺(tái)的設(shè)計(jì)需滿足以下幾點(diǎn)：采用聯(lián)機(jī)備份，多線索、多進(jìn)程體系結(jié)構(gòu)，嚴(yán)格的安全保密措施。對(duì)數(shù)據(jù)庫安全性的設(shè)計(jì)方面，采用ORACLE數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理平臺(tái)，安全措施包括用戶標(biāo)識(shí)和鑒定，安全授權(quán)和檢查機(jī)制，審計(jì)技術(shù)記錄用戶行為等。此外，根據(jù)高校檔案管理系統(tǒng)操作主體需求的不同，保密程度設(shè)置為三級(jí)，即絕密、保密與公開。

（4）系統(tǒng)程序模塊設(shè)計(jì)

高校檔案管理信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，各模塊功能劃分較為細(xì)致，形成了若干個(gè)程序模塊。初始化系統(tǒng)程序模塊是用戶初次啟用檔案管理系統(tǒng)時(shí)，為用戶提供政策運(yùn)行參數(shù)，比如檔案類目代碼、編制單位代碼、歸檔單位代碼等，為保證系統(tǒng)的靈活性，在功能上為用戶留有清除先前參數(shù)數(shù)據(jù)的接口。數(shù)據(jù)收集程序模塊主要針對(duì)各種檔案的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，為實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能，需要設(shè)計(jì)五個(gè)主要錄入界面：文件內(nèi)容掃描、文件目錄錄入、案宗目錄錄入、聲像錄入、圖片內(nèi)容錄入。數(shù)據(jù)查詢程序模塊主要是實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)各種檔案原始信息的查詢，包括實(shí)體目錄查詢、卷宗目錄查詢與瀏覽、聲像圖片查詢等。統(tǒng)計(jì)管理流程模塊是實(shí)現(xiàn)對(duì)全面檔案分類匯總統(tǒng)計(jì)，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果以各種方式展現(xiàn)給用戶。此外，數(shù)據(jù)打印、借閱管理、成績交流、系統(tǒng)維護(hù)等流程模塊通過權(quán)限界定來為用戶提供服務(wù)功能。

（5）輸入輸出設(shè)計(jì)

系統(tǒng)的輸入輸出是實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)價(jià)值的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)于高校檔案信息化管理系統(tǒng)而言，輸入輸出的正確性則是其業(yè)務(wù)活動(dòng)的基本保證，因此在輸入輸出設(shè)計(jì)中一方面要確保輸入的正確性與安全性，另一方面還要提高輸出信息對(duì)用戶的實(shí)用性。輸出設(shè)計(jì)中的輸出格式有兩種，即查詢與檢索用的屏幕顯示畫面，各種單據(jù)、賬簿、表格打印輸出格式。輸入設(shè)計(jì)中的實(shí)體信息輸入設(shè)計(jì)為鍵盤輸入方式，要考慮到屏幕的規(guī)格，以及用戶手工輸入模式。

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